Si le seul outil que vous avez est un marteau, tous vos problèmes ressembleront à un clou - Abraham Maslow
Cette citation du psychologue Abraham Maslow montre l'importance d'avoir plusieurs outils à votre disposition pour résoudre un problème.
Mais l'outil n'est que le premier élément de votre système d'organisation. Pour en savoir plus sur ce concept central de l'Organisologie, j'ai créé ce guide.
Ceci dit, il y a :
Cinq types d'outils pour s'organiser
- Les outils pour capturer rapidement les informations en tout genre
- Les outils pour gérer vos projets
- Les outils pour gérer votre agenda
- Les outils pour gérer votre documentation.
- Les outils pour collaborer / communiquer.
D'une manière générale, pour l'organisation personnelle, je recommande la centralisation des outils plutôt que la décentralisation.
C'est-à-dire, si vous pouvez avoir un seul outil pour capturer vos pensées, gérer vos tâches, votre agenda et votre documentation, c'est bien.
Mon outil préféré pour centraliser mes données
Depuis 2018, j'utilise Workflowy pour centraliser le 95% de mon information. Il m'aide à capturer mes idées, gérer mon agenda, mes projets, mes listes, mes notes de lecture. Sans oublier mes contacts, mes modèles et mes checklists.
Je collabore aussi avec mon équipe dans Workflowy.
Outils pour capturer vos idées
Si vous tentez de tout conserver à l'esprit, alors ces pensées viendront vous déranger dans les moments où vous cherchez à vous concentrer. C'est l'intérêt de la capture d'idées au fil des heures.
Le calepin moleskine - l'indémodable
Même si j'ai digitalisé le 95% de mon information, le calepin Moleskine fait de la résistance.
En termes de vitesse, il est imbattable. Par contre ? Je dois ressaisir l'information sur mon ordinateur. C'est un compromis à faire.
Fredo - le bot Fredo capture vos idées
Fredo est une application qui connecte WhatsApp à votre logiciel favori. Au moment d'écrire cet article, Fredo fait le lien entre WhatsApp et : Workflowy, Notion, Todoist, Trello, Clickup, Google, Monday.com.
Outils pour gérer vos tâches et projets
Vous utilisez des todo lists ? Vous cherchez un outil pour gérer vos tâches et vos projets ? Il existe des centaines d'applications. En voici trois qui méritent votre attention.
Things 3
Things 3 est une application uniquement disponible sur iOS. Vous pouvez organiser vos tâches selon les catégories suivantes :
- Aujourd'hui : Voyez ce qui est prévu pour la journée en cours.
- Prochainement : Planifiez et visualisez les tâches à venir.
- Zones : Organisez vos tâches en fonction des différentes sphères de votre vie (travail, personnel, etc.).
Meistertask OU Trello
Meistertask et Trello affichent vos tâches dans un tableau kanban.
Les deux logiciels vous permettent de faire la même chose : collaborer avec vos équipes, attribuer des tâches, fixer des échéances, utiliser des mots-clés pour filtrer l'information.
Outils pour votre agenda / calendrier
Dans mon monde, l'agenda est une pièce essentielle de votre organisation. Et je recommande d'avoir un seul agenda.
Google Agenda
Fonctionne très bien pour démarrer. Utilisez-le pour vos rendez-vous, mais aussi pour bloquer du temps pour certaines tâches (il s'agit de la méthode Timeboxing).
Outils pour vos documents
Comment classer vos documents ? Un début de réponse se trouve dans la méthode Johnny-Decimal. Mais où classer ceux-ci ?
Google Drive
J'utilise Google Drive pour stocker ma paperasse numérisée.
Ce logiciel permet également de collaborer sur des documents et de créer des sondages gratuits. Si vous êtes sensible à la protection de vos données, Kdrive est l'alternative Suisse à considérer.
Outils pour collaborer / communiquer
Le logiciel LOOM me permet de filmer mon écran avec mon visage. Idéal pour augmenter la quantité d'informations transmises en très peu de temps.
Je l'utilise pour :
- Aborder des sujets complexes
- Contacter certains prospects
- Filmer certains modules de mes formations
- Filmer certaines checklists (en vue d'une future délégation)
Collaboration / communication au sein des projets
- Je collabore / communique directement au sein des projets avec mes équipes / mes clients en accompagnement (via Workflowy).
Communication externe
- J'utilise Gmail pour mes e-mails.
- J'évite les emails avec mes clients / mes équipes, autant que possible.
L'e-mail est un ennemi de la productivité.
D’autres outils que j’utilise au quotidien
Je ne pourrais plus m'en passer.
La checklist - utilisez vos erreurs à votre avantage
Si vous êtes déjà parti de chez vous en oubliant de fermer la porte à clé, vous comprenez qu'une petite action importante peut être oubliée.
Parce que nous avons autre chose en tête. La checklist est un document qui liste les étapes essentielles pour atteindre un résultat.
J'ai des dizaines de checklists. C'est un outil qui m'aide quotidiennement dans la gestion de ma vie et mon entreprise (je rédige mes articles en suivant des checklists). Découvrez comment créer votre première checklist.
OnePassword - Le trousseau de clés sécurisé
OnePassword me permet de sauvegarder et sécuriser mes mots de passe.
ScanSwift (Pro) - Le scanner de poche professionnel
Ce logiciel me permet de transformer mon smartphone en scanner de poche. J'envoie automatiquement ma paperasse scannée dans Google Drive.
ColdTurkey - L'Internet sous contrôle
ColdTurkey permet de configurer à quel moment vous pouvez consulter quelle application (ou quel site web). Pour mon smartphone ? J'utilise Appblock.
3 logiciels pour votre second cerveau
Si vous cherchez à centraliser la gestion de vos projets ou vos connaissances, je liste 3 logiciels intéressants (dont Notion et Obsidian)
Toujours avec moi ?
Découvrez d'autres outils et applications pour vous organiser.
