Les outils pour s’organiser dans un quotidien surchargé

Cette citation du psychologue Abraham Maslow montre l'importance d'avoir plusieurs outils à votre disposition pour résoudre un problème.

L'outil pour s'organiser est important, mais il ne fait pas tout

J'en parle souvent : vous pouvez avoir la meilleure brosse à dents au monde (plaqué or), une méthode de brossage recommandée par les meilleurs dentistes au monde...

...si vous vous brossez les dents une fois par mois, alors ?

Votre résultat (votre hygiène buccale) sera moins bonne qu'une personne qui dispose d'une moins bonne brosse à dents, d'une moins bonne méthode, mais qui se brosse les dents trois fois par jour.

L'outil est important.
Mais il ne fait pas tout.

Si vous changez constamment d'outils d'organisation, alors jetez un œil aux méthodes d'organisation et aux comportements.

Ceci dit...

Voici ma liste d'outils pour s'organiser

Pour commencer à s'organiser, il vous faut quatre éléments : 

• un outil pour capturer rapidement les informations en tout genre
• un outil pour gérer vos projets
• un outil pour gérer votre agenda
• un outil pour gérer votre documentation.

Ci-dessous, je regroupe différents outils sous ces quatre besoins.
Pour chaque besoin, je liste en premier l'outil que j'utilise.

Puis je donne des alternatives.
Je recommande la centralisation des outils plutôt que la décentralisation. 

C'est-à-dire, si vous pouvez avoir un seul outil pour capturer vos pensées, gérer vos tâches, votre agenda et votre documentation, c'est bien.

Ça vous permet de faciliter la recherche (à condition d'avoir une bonne méthode d'organisation).

Outils pour capturer vos idées

Si vous tentez de tout conserver à l'esprit, alors ces pensées viendront vous déranger dans les moments où vous cherchez à vous concentrer. 

C'est l'intérêt de la capture d'idées au fil des heures.

Au moment de la capture, ne cherchez pas à traiter et classer l'information.

Capturez puis revenez à votre tâche en cours.

Le calepin moleskine - l'indémodable

Même si j'ai digitalisé le 95% de mon information, le calepin Moleskine fait de la résistance.

En termes de vitesse, il est imbattable.

Par contre ? Je dois ressaisir l'information sur mon ordinateur.

C'est un compromis à faire.

Outils pour gérer vos tâches et projets

Vous utilisez des todo lists ? Vous cherchez un outil pour gérer vos tâches et vos projets ?

Il existe des centaines d'applications. En voici trois qui méritent votre attention.

Workflowy (encore lui)

Workflowy me permet de gérer facilement mes projets et de faire apparaître toutes mes échéances dans un espace centralisé (mon agenda).

J'ai depuis longtemps perdu toute objectivité quand je parle de ce logiciel.

Donc, comparez les avis sur le sujet. 

Je peux attribuer des collaborateurs à certaines tâches, insérer des documents sous certaines tâches, utiliser des tableaux kanban.

Cool non ?

Things 3

Things 3 est une application uniquement disponible sur iOS.

Vous pouvez organiser vos tâches selon les catégories suivantes : 

• Aujourd'hui : Voyez ce qui est prévu pour la journée en cours.
• Prochainement : Planifiez et visualisez les tâches à venir.
• Zones : Organisez vos tâches en fonction des différentes sphères de votre vie (travail, personnel, etc.).

Meistertask OU Trello

Meistertask et Trello affichent vos tâches dans un tableau kanban.

Les deux logiciels vous permettent de faire la même chose : collaborer avec vos équipes, attribuer des tâches, fixer des échéances, utiliser des mots-clés pour filtrer l'information.

Vous pouvez ajouter des automatisations et connecter ces logiciels avec d'autres logiciels (en utilisant Zapier).

Je recommande ces logiciels si vous avez peu de temps pour former vos équipes à l'utilisation du logiciel.

Par exemple, j'ai coorganisé le Neuchâtel Art Festival. J'ai utilisé Meistertask.

Outils pour votre agenda / calendrier

Ce qui n'est pas dans l'agenda ne sera pas fait (ou pas au bon moment).

Dans mon monde, l'agenda est une pièce essentielle de votre organisation.

Et je recommande d'avoir un seul agenda.

Pas deux agendas, ni trois.
Un seul agenda. Car vous n'avez qu'une seule journée de 24h.

Si vous avez plusieurs agendas, une partie de votre "jus de cerveau" sera utilisé pour synchroniser ces différents agendas entre eux.

Workflowy (toujours lui)

Je vous avais prévenu : j'ai perdu toute objectivité (et l'équipe Workflowy ne me paie pas pour raconter ça).

Une fois votre agenda infini généré, vous pouvez créer le modèle qui vous plait.

Au sein de mes journées, j'utilise la structure kanban (à faire, fait).

Je connecte ensuite mes tâches, mes réunions, avec mes contacts et mon projet.

C'est moins visuel qu'un agenda Google, mais la flexibilité offerte est grisante.

Google Agenda 

Fonctionne très bien pour démarrer.

Utilisez-le pour vos rendez-vous, mais aussi pour bloquer du temps pour certaines tâches (il s'agit de la méthode Timeboxing).

Google Agenda est très populaire et donc ?

Vous pouvez facilement connecter d'autres applications comme Calendly.

Ça vous permet que vos clients (par exemple) puissent réserver un créneau aux plages horaires préprogrammées.

Attention à l'utilisation des tâches récurrentes dans votre agenda : avec les semaines qui passent, on a tendance à les ignorer.

Voici un article pour créer un planning (et s'y tenir)

Outils pour votre second cerveau (et notes de lecture)

Pour rédiger mon troisième livre Le Cerveau Numérique, j'ai testé quelques applications pour créer votre second cerveau.

L'idée est de centraliser au maximum votre information au même endroit.

Je vous épargne Workflowy (vu que, vous l'avez désormais compris, il me permet de tout faire).

Voici, d'autres logiciels intéressants pour prendre des notes et connecter celles-ci.

LogSeq 

Logseq est un logiciel opensource au croisement de Roam Research, Workflowy et Obsidian.

Il vous permet de créer des notes, sauvegardé en local, et de connecter celles-ci facilement.

J'ai rédigé un article test sur Logseq.

Obsidian - le connecteur

Si vous vous intéressez à la méthode Zettelkasten, ou si vous lisez Tiago Forte, vous n'êtes pas passé à côté d'Obsidian.

Obsidian est un connecteur. Que connecte-t-il ?

Vos notes, qui peuvent être des observations, des citations, des théories ou encore le résultat d’études scientifiques.

Mais aussi des contacts et même des tâches. 

Cette connexion permet de générer de nouvelles idées et d’améliorer votre capacité à mémoriser vos notes.

Avec ce logiciel destiné en priorité à ceux qui veulent gérer leurs connaissances personnelles, la structure de vos espaces est moins importante que les liens qui connectent vos notes entre elles.

Notion - la flexibilité

Flexibilité : quel autre mot résume mieux Notion ?

Vous pouvez faire beaucoup dans Notion, et surtout, les fonctionnalités proposées sont très bien développées.

Sans surprise, cette flexibilité, associée à un design soigné, attire une communauté influente. 

Pour comprendre cette application, comparons-la avec le jeu de Lego. Dans Notion, chaque élément est un bloc.

Chaque bloc peut contenir d'autres blocs. Vous pouvez connecter les blocs entre eux.

En jouant aux Lego, vous pouvez prendre une boîte et suivre le plan pour construire votre Lego.

Vous pouvez aussi mettre toutes vos boîtes ensemble et laisser libre cours à votre créativité. 

Outils pour vos documents

Comment classer vos documents ? Un début de réponse se trouve dans la méthode Johnny-Decimal. Mais où classer ceux-ci ? 

Google Drive

J'utilise Google Drive pour stocker ma paperasse numérisée. 

Ce logiciel permet également de collaborer sur des documents et de créer des sondages gratuits.

Je ne vais pas vous la faire à l'envers : chez Google, quand le produit est gratuit, c'est vous le produit (et vos données).

Si vous êtes sensible à la protection de vos données, Kdrive est l'alternative à considérer.

Ce Service est également fourni par l'entreprise suisse Infomaniak : les fonctions sont similaires, mais la sécurité et le prix sont un peu plus élevés.

BONUS : d'autres outils pour s'organiser qui méritent votre attention

Voici d'autres applications intéressantes que j'utilise tous les jours (ou presque)

OnePassword - Le trousseau de clés sécurisé

Lorsque vous conservez de grandes quantités d'informations, la sécurité de vos données devient essentielle.

Pour y parvenir, j'utilise le logiciel OnePassword.

Un logiciel qui me permet de stocker tous mes mots de passe en créant des mots de passe compliqués (jldaskjhfkdl2*ààjllek3q!20) que je n'ai plus besoin de mémoriser.

L'application s'en charge pour moi.

Même avec un pistolet sur la tempe, je ne pourrais pas fournir le mot de passe.

La seule chose à conserver ?

Votre mot de passe principal, la clé unique de votre coffre-fort numérique.

ScanSwift (Pro) - Le scanner de poche professionnel

Ce logiciel me permet de transformer mon smartphone en scanner de poche.

J'envoie automatiquement ma paperasse scannée dans Google Drive.

ColdTurkey - L'Internet sous contrôle

Internet FRACASSE votre muscle attentionnel.

Étude après étude, les participants qui surfent sur le web et qui utilisent des outils numériques font preuve de faiblesse au niveau de la concentration.

Et même si vous avez beaucoup de volonté (ce que je n'ai pas), celle-ci ne tiendra pas les attaques répétées de notifications, liens hypertextes et petits bruits si fréquents lors de l'utilisation d'outils numériques connectés.

L'un des éléments clés pour travailler de manière productive sur Internet est de sortir de l'équation votre besoin de volonté.

ColdTurkey comble enfin ce besoin : vous définissez les sites web et applications que vous ne souhaitez pas consulter à certains moments de la journée. 

Pour mon smartphone ? J'utilise Appblock.

D'autres outils pour s'organiser

Je vous l'avais dit : il existe des centaines d'outils pour vous organiser.

Voici d'autres articles qui vous permettent de découvrir les outils pour s'organiser.

Cliquez sur l'article qui vous intéresse pour continuer votre exploration.