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Comment s’organiser pour être performant et serein?

Cet article a été mis à jour le 01.02.2019, notamment en réponse à une lectrice en proie à l'infobésité.

Vous m’avez trouvé.

  • Peut-être que vous vous demandez comment font ces personnes qui semblent tout réussir tout en restant serein?
  • Et vous pensez que l’organisation est la pièce du puzzle qui vous manque?


Vous avez déjà testé pas mal d’astuces et de techniques, mais aucune n’a porté ses fruits?


Bienvenue dans mon monde. 

Comment s'organiser au quotidien


Mais attention, les Organisologues (les pratiquants de l’Organisologie) ne sont pas comme tout le monde:


  1. Ils savent que l’argent se gagne et se perd alors que le temps s’écoule à jamais.

  2. Ils ne sont pas comme les amateurs qui se satisfont de résultats normaux, ils pratiquent de manière délibérée jusqu’à ne plus pouvoir faire faux.


Pourquoi les Organisologues réussissent à atteindre leur objectif?


Parce qu’ils ne mettent pas autant d’importance sur les événements qui se déroulent dans le présent (comme la plupart des gens). Ils sont capables de prendre de la distance avec le quotidien et gardent en tête la stratégie long terme.


C’est vraiment cela qui fait leur force. La vie n’est pas un sprint.


Et qu’est-ce qui fait la différence entre les personnes qui vont essayer de se dépêcher pour créer des résultats immédiats qui vont durer aussi longtemps qu’un feu de paille… Et les Organisologues?


Leur dévouement. Les Organisologues travaillent sur leur capacité à repousser une gratification immédiate pour une plus grande gratification future.


Et vu que cette gratification future est incertaine, ils vont quotidiennement se rappeler pourquoi ils agissent ainsi et surtout… les compétences qu’ils vont acquérir sur le chemin.


Alors peut-être que vous êtes (pour l’instant) trop centré sur les résultats immédiats et c’est OK: la société nous incite à agir ainsi. Et nous sommes « cablés » ainsi (en terme d’évolution).


Comment s’en vouloir dans un monde qui met l’accent sur les résultats immédiats? 


  1. Je veux un livre, je le commande sur Amazon et un drone me l’amène dans les heures qui suivent (je suis un peu dans le futur… mais pas très loin).

  2. Je me sens seul, je m’inscris sur Tinder, et hop, je me retrouve en rendez-vous quelques heures plus tard.

  3. Je me sens mal, je prends une photo, je la poste sur mon compte Instagram et j’ai des centaines de like.


Mais tout ceci vous éloigne des compétences à développer au XXI siècle: la capacité à travailler sur une stratégie et repousser les gratifications immédiates.


  • La mauvaise nouvelle: peu de personnes y arrivent.

  • La bonne nouvelle: l’Organisologie vous aide à développer cette compétence.


D’ailleurs, je n’ai pas toujours été un Organisologue. 


J’ai mis 10 ans à créer ce site. J’ai créé plusieurs blogs avant et j’ai commencé ma carrière à cultiver des jardins. Maintenant je cultive des mots. Je vous laisse découvrir mon histoire ici (si cela vous intéresse).


L’Organisologie va vous aider. Mais qu’est-ce que l’Organisologie?


L’Organisologie est une discipline qui vise l’étude et l’enseignement d’une organisation holistique, délibérée et créative.


Il est important de décortiquer cette définition pour bien cibler de quoi je parle. Et aussi pour que vous compreniez qu’ici je ne vais pas vous dire:


  • Quel stylo utiliser pour faire de joli dessin dans votre agenda?
  • Quelle est la température idéale pour pouvoir travailler de manière concentrée?
  • Faut-il manger des oméga 3 pour travailler efficacement?
  • 10 applications tendance pour être productifs en 2019?

Je laisse cela aux blogueurs qui veulent créer des feux de paille.

Et honnêtement, on s'en fout.


Revenons à la définition de l'Organisologie


1. Étudier et enseigner


L’idée est de rester un étudiant éternel face à l’organisation et l’efficacité. Cela nous évite de croire savoir, ennemi numéro 1 de l’excellence.


Et enseigner parce qu’il est important de transmettre ce que l’on apprend, surtout quand on nous le demande.


2. Organisation Holistique

Nous faisons partie d’un système.


La preuve?


  • Vous êtes composé de milliards de cellules qui ont leur propre fonctionnement. 
  • Vous avez un système sanguin.
  • Un système nerveux.
  • Un coeur.
  • Des poumons.


  • Et vous faites partie d’une bande de potes.
  • D’une communauté.
  • D’une société.
  • D’un pays.
  • D’un continent.
  • D’une planète.
  • D’un système solaire.


Et chaque système supérieur influence le système du niveau inférieur.


  • Par exemple, votre environnement va influencer le fonctionnement de votre corps.

  • Si vous vivez dans un environnement bruyant (oui, un open space par exemple), votre corps va réagir à cet environnement: il aura de la difficulté à se concentrer. Cliquez ici si vous souhaitez reprendre la maîtrise de votre attention

  • Si vous travaillez dans une pièce tempérée à 15° avec un ordinateur, vos doigts vous s’engourdir et vous taperez avec moins de précision.

  • Si vous vivez à Bangkok, vous vivrez moins longtemps qu’en Suisse. Simplement parce que l’environnement est plus pollué à Bangkok qu’en Suisse.


C’est con, mais c’est ainsi.


Donc quand je vous parle d’organisation holistique, je vous parle d’actions qui vont avoir un effet bien plus durable qu’un simple feu de paille. C’est à dire, des effets qui vont vous aider à aller loin. À avoir de l’énergie des années.


Prenons l’exemple de la voiture:


Vous pouvez avoir une voiture performante, vous pouvez avoir des compétences de conduite redoutables, vous pouvez avoir le GPS dernier cri et même un copilote pour vous aider à vous diriger dans votre environnement.

Et cerise sur le gâteau, vous pouvez même avoir un objectif SMART correctement défini… (C’est à dire dans notre cas, une adresse à rejoindre à une date précise).

Si votre voiture n’a pas d’essence. Vous n’irez nulle part.


Et votre essence à vous, c’est votre énergie.


Donc, investissez une partie de votre temps à maintenir et développez votre énergie. 


Le sacrifice? Vous irez moins vite (au début) que certains concurrents.


Par exemple, si vous prenez chaque jour un peu de temps pour:

  • Faire du sport
  • Voir les gens qui comptent pour vous
  • Développer vos compétences


Ce temps, vous ne pourrez pas l’investir sur votre projet du moment. Si vous avez une entreprise, cela signifie que vous irez peut-être moins vite que vos concurrents.


Si vous êtes un manager, cela signifie que vous ne pourrez pas faire du « zèle » en faisant des heures supplémentaires, et vos collègues pourraient peut-être être mieux perçus (même si les patrons qui valorisent les heures supplémentaires n’ont pas compris grand-chose à la productivité).


Heureusement, vous êtes malin, car vous voyez loin

Vous savez que la vie est un marathon et pas un sprint.


Et vous savez qu’il n’y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d’être fait.


Et l’un dans l’autre, vous restez concurrentiel.


Mais surtout, là où vous allez gagner, c’est sur le long terme. Là où les sprinters commenceront à faire des surmenages, des burnouts, être habité par le stress chronique (sans compter les divorces), vous vous resterez fiable et cohérent.


Pas de hauts et de bas, mais un vrai métronome qui brique après brique poursuit sa stratégie. Et ce n’est pas vos différents feux de paille qui feront du bruit, mais vos résultats accumulés année après année.


Vous développerez de la résilience, car vous aurez développé votre réseau, vos compétences et vos capacités physiques.


Mais ce n’est pas tout:


3. Une organisation délibérée:


Les amateurs pratiquent jusqu’à pouvoir faire juste.

Les Organisologues pratiquent jusqu’à ne plus pouvoir faire faux.


Cela ne signifie pas que l’on est perfectionniste. On ne croit pas en la perfection. Elle existe peut-être, mais la perfection se loge dans l’oeil de l’observateur.


Chacun à sa définition de la perfection. Un Organisologue ne tombe pas dans le piège de la perfection, mais vise l’excellence. L’excellence comme idéal.


Mais le monde bouge. L’environnement change constamment et il y a beaucoup de variables que l’on ne contrôle pas.


Donc on va se concentrer sur les variables qui sont dans notre zone d’influence et surtout, accepter que le monde soit chaotique.


Un bon résultat atteint avec la méthode X en 2018 sera peut-être un résultat lamentable en 2020, simplement parce que la pratique n’est plus d’actualité.


Pour éviter de moisir et de devenir vieux avant l’âge, on mesure nos pratiques en pratiquant de manière délibérée.


Selon le psychologue suédois Anders Ericsson, la pratique délibérée est composée des éléments suivants:


  1. Une pratique concentrée exclusivement sur l’amélioration des résultats
  2. Des exercices facilement répétables
  3. Recevoir un feedback immédiat
  4. Pas vraiment plaisant
  5. Mentalement intense


Lecture recommandée (pas vraiment, plaisante entre nous): the role of deliberate practice de Anders Ericsson.

La route de l'excellence


4. Une organisation créative.


La pire objection à l’organisation que je puisse entendre est la suivante:


L’organisation tue la créativité.


Alors que la créativité se trouve partout.

Quand j’aide des personnes à mettre en place une stratégie, elles me disent souvent

« Ah! Je n’avais pas pensé à cela »

ou encore 

« Bien vu… je vais essayer cette manière de faire ».


Il y a une tendance humaine qui nous touche tous: la procrastination.


C’est-à-dire que l’on va remettre à demain ce qui nous permettrait d’atteindre nos objectifs et nous allons privilégier des gratifications immédiates.


Comment lutter contre cet effet? En réduisant les résistances et le niveau repoussant de certaines tâches…


Et cela demande de la créativité. Cela demande d’agir différemment, de jouer avec ses croyances, avec son environnement.


Vous voilà plus au clair sur la définition de l’Organisologie.


Maintenant, je vais partager avec vous le plan étape par étape pour mettre en place l’Organisologie.


Une fois que vous aurez ce plan, vous n’aurez plus besoin de lire les dizaines d’articles qui se trouvent sur ce site.


Enfin, vous pourrez si cela vous intéresse, mais disons que ce que vous êtes en train de lire représente le 20% qui amène le 80% des résultats.


Le reste est de la pratique. Et oui, si vous lisez les articles qui se trouvent sur ce site, vous irez probablement plus vite.


Comment s’organiser au quotidien avec l’Organisologie?


Au début, il y a la pyramide de l’Organisologie.

Définition de l'Organisologie


4 niveaux.


Le premier niveau, c’est la base: votre philosophie.


Philosophie de l'organisation

Dans ce niveau, il y a vos valeurs, c’est-à-dire ce qui est important pour vous. Les valeurs ne sont pas vos objectifs. Mais ce que vous devez respecter pour atteindre votre objectif.


Prenons l’exemple des deux millionnaires:


  • Le premier est devenu riche en exploitant des enfants.
  • Le deuxième en nettoyant les océans.


De l’extérieur, si on ne connait pas le passé de ces deux hommes, les deux ont le même résultat.


Mais l’un deux aura probablement plus de difficulté à se regarder dans la glace.


Sauf que ce n’est peut-être pas le cas. Pourquoi? Parce que les valeurs sont individuelles.


Conséquences de cette histoire: il n’y a pas de bonnes et de mauvaises valeurs. Par contre, vous devez connaître les vôtres et savoir ce qui est important pour vous.


Ensuite dans ce même niveau, il y a la vision du monde. Qui souhaitez-vous devenir? Que souhaitez-vous accomplir?


On ne parle pas d’objectif, mais plus de voie ou de mission de vie.


Si je prends l’exemple de mon frère pompier, sa voie est la suivante « sauver des vies ».

C’est large. Suffisamment large pour ensuite avoir la possibilité de définir plusieurs stratégies en fonction de ses forces, ses faiblesses et les opportunités/ menaces de son environnement.


Par exemple, il pourrait sauver des vies en créant un blog destiné à aider ceux qui vont se suicider.


  • Ou alors en devenant chirurgien.
  • Ou psychologue.
  • Ou nutritionniste.


Si vous ne savez pas exactement ce que vous souhaitez faire de votre vie, il est important de bouger. Ne restez pas immobile en espérant que l’illumination vous tombera sur le coin de la gueule. 


Et il est important de se poser des questions. J’ai créé un guide qui vous aide à trouver cette direction


Lectures recommandées pour trouver sa voie:

  • The subtle art of not giving a fuck - Mark Manson
  • Man’s searching for the meaning - Viktor Frankl
  • Priorité aux priorités - Stephen Covey


Quel est le prix à payer si vous commencez à courir dans tous les sens (par exemple en utilisant des outils pour vous organiser sans connaître votre philosophie)?


Vous risquez de gravir les échelons d’une échelle et une fois arrivés en haut du mur, vous rendre compte que l’échelle n’était pas appuyée contre le bon mur.


Et ça fait mal.


Deuxième niveau de la pyramide: la stratégie


Stratégie organisation

La stratégie vous permet de déterminer la manière d’arriver à votre objectif. Comment savoir si une stratégie va fonctionner? En mettant en pratique la stratégie.


Mais avant de passer à la pratique, vous pouvez demander des conseils aux gens qui sont passés là où vous souhaitez passer, afin d’augmenter les probabilités de réussir. Mais il n’y a aucune garantie.


Souvenez-vous: si vous voulez des garanties dans la vie, achetez un grill pain. C’est Clint Eastwood qui le dit


Donc la stratégie va essentiellement partir de vos compétences actuelles (vos forces), vos faiblesses, mais également les opportunités et les menaces.

terminer ses projets


Réfléchir ainsi vous permet de faire du mieux avec ce que vous avez. Il est inutile de se dire:

  • « si j’avais plus d’argent »,
  • « si j’avais un meilleur réseau »,
  • « si j’avais plus de temps ».

Vous savez pourquoi? Parce que le moment opportun n’arrivera jamais. Faites du mieux avec ce que vous avez. Maintenant. Pas demain.


Commencez de bouger.


Cela ne veut pas dire que vous devez vous précipiter. Avant de lancer l’Organisologie, j’ai cogité des mois, j’ai réfléchi au message, j’ai réfléchi à l’angle.


Par contre, j’ai commencé avant d’avoir un slogan, avant d’avoir une définition de l’Organisologie, etc.


Et en choisissant votre stratégie, évitez de vous comparer aux autres. 


D’une manière générale, évitez de vous comparer aux autres. À la place, comparez-vous à qui vous étiez hier et surtout, apprenez des gens qui sont expérimentés et qui veulent votre bien. Mais ne vous comparez pas aux autres.


Parce que les autres n’ont pas reçu les mêmes cartes.


Troisième niveau de la pyramide de l’Organisologie: le système.

Système d'organisation

Les systèmes que vous mettrez en place vous aideront quand votre volonté (ou votre mémoire) vous jouera des tours.


Et je ne parle pas d’alzheimer, mais simplement de votre mémoire qui vous oubli de réaliser une certaine action tellement vous avez en tête.

Comme par exemple le fait d'oublier de fermer la porte de chez vous à clé en partant.


  • J’utilise un système pour me souvenir d’agir sur mon objectif N°1
  • J’utilise un système pour gérer mon information.
  • J’utilise un système de check-list pour écrire mes articles.


L’idée est la suivante:


Quand vous êtes motivé à changer, votre motivation est haute.
Mais avec cet enthousiasme initial viennent les mauvaises estimations et un optimisme biaisé.


Car dans quelques semaines, face à la routine ou aux premiers obstacles, votre volonté disparaitra. Elle fera clairement moins la maline.


Ainsi plutôt que d’agir immédiatement sur vos objectifs, mettez en place des systèmes qui vous soutiendront quand vous n’aurez plus envie d’agir sur votre objectif.


Par exemple en ajoutant des rappels pour vous inciter d’agir.

  • Ou en utilisant la méthode de la chaîne. 
  • Ou le contrat anti-procrastination. 
  • Ou l’utilisation de Workflowy.

Le dernier étage de la pyramide est le moins important, mais paradoxalement celui que les gens favorisent le plus:


Quatrième niveau: les outils d’organisation.

Outils d'organisation

Les outils d’organisations (tels qu’applications, techniques et astuces) ne servent pas à grand-chose tant que vous n’avez pas pris le temps de bosser sur les étages précédents.


Mais c’est ceux qui vous donnent bonne conscience le plus rapidement et qui permettent de créer des feux de paille.


Je ne dis pas que les outils ne sont pas importants, ils le sont, mais ils doivent être abordés en dernier.


Et je vais partager avec vous le seul et unique outil qui mérite toute votre attention lorsque vous souhaitez vous organiser pour réussir:


Votre corps et votre cerveau.


Ce qui nous amène au cercle de l’Organisologie entourant la pyramide:


Le cercle qui entoure la pyramide vous permet de continuellement aiguiser votre corps et votre cerveau. 

Cercle de l'organisologie


Le cercle de l’Organisologie vous permet d’avoir de l’énergie et de développer une résilience. Car même si vous avez une vision, une stratégie et un système, rien ne vous dit que vous allez réussir.


Accepter cette idée est important pour réussir. Paradoxalement.


Mais rien ne me dit que demain internet existera. Je devrais donc retourner dans mon premier métier.


Et j’augmente mes capacités de résilience en travaillant sur ces éléments, mais j’augmente également mes probabilités de réussite:


Le cercle de l'Organisologie est composé de:


  1. Votre santé
  2. Vos compétences.
  3. Vos relations

Et chacun est naturellement fort dans un domaine et moins bon dans un autre.


Chez moi, la santé et les compétences, j’en prends naturellement soin. 


Mais je suis un peu attentif à mes relations.


C’est OK tant que vous investissez du temps dans ces différents éléments. Et quand je dis investir du temps, je ne dis pas une fois par mois, mais au minimum hebdomadairement.


La santé 


La santé regroupe le sommeil, l’alimentation et le sport. Commencez là où il y a le moins de résistance.


Trouvez des lectures sur le sujet. Je n’en parle pas ici, car je ne suis pas un spécialiste et parce que je souhaite me concentrer sur l’organisation. Mais sachez que c’est important.


C’est ce qui vous permettra de vivre longtemps, mais aussi d’être plus efficace au quotidien


Nous marchions entre 10 et 20 km par jour durant des milliers d’années. Et maintenant nous avons un mode de vie sédentaire. Sitting is the new smoking.


  • Notre cerveau trouve des solutions à ses problèmes en bougeant. 
  • Nous gérons mieux notre stress si on fait du sport.
  • Nous sommes plus vigilants et on se concentre plus facilement en faisant du sport.


Lectures recommandées:


Brain Rules - John Medina


Les compétences:


Les compétences, c’est mettre en pratique du savoir.

Que vous soyez entrepreneur ou manager, vous allez vite avoir des oeillères si vous ne développez pas vos compétences, vous allez croire savoir. 


Souvenez-vous: l’ennemi N°1 de l’excellence est de croire savoir.


Restez curieux:


  • Est-ce que les poissons ont une haleine?
  • Pourquoi les flamants roses sont-ils roses?
  • Lorsqu’on a un gros ventre, qu’est-ce qui est le plus agréable? Le mettre sous la ceinture ou par-dessus la ceinture?


Les réponses ne sont pas tant importantes, mais elles vous entraînent à ouvrir vos oeillères.


Lisez des livres en dehors de votre centre de compétences (mais n’oubliez pas vos compétences pour autant).


Je ne lis presque aucun livre sur l’organisation. Parce que c’est toujours la même chose. En ce moment, je lis un livre sur la mythologie viking et sur un journaliste japonais qui va avoir des problèmes avec la mafia locale.


Vos compétences vont vous empêcher de plafonner. Elles vous permettront de rester mentalement FIT.


Le réseau.


Durant longtemps je pensais que je pouvais réussir seul, car finalement je suis un type assez introverti. Cela ne signifie pas que je tremble lorsque je dois prendre la parole en public ou que je n’arrive pas à aborder une inconnue dans à peu près n’importe quelle situation.


Cela signifie que je préfère les interactions en tête à tête et que je gagne de l’énergie quand je suis seul (et que je dépense celle-ci quand je suis avec des gens).


Donc je pensais pouvoir réussir seul.

Mais je me suis dit « peut-être que je fais faux ». 


Et j’ai écouté le conseil d’Etienne Bulidon (qui est très très bon dans son aspect social) et j’ai commencé à faire des interviews en 2018).


Résultats directs de ces interviews?


  • J’ai rencontré des gens magnifiques
  • J’ai découvert de nouvelles manières de faire
  • J’ai découvert des livres à lire
  • J’ai créé des relations.


Résultats indirects?

  • J’ai été invité à parler à l’université de Lausanne de l’Organisologie
  • Et à l’association suisse des cadres
  • Et j’ai pu faire des articles invités


Mais les relations, c’est simplement avoir quelques amis sur qui compter en cas de coup dur. Car contrairement à la famille, on a la chance de choisir ses amis.


Et pour terminer, il y a ce qui englobe le cercle de l’Organisologie ainsi que la pyramide.


Votre environnement

Environnement


  • Si vous êtes entouré de fumeurs, vous fumerez.
  • Si vous êtes entouré d’entrepreneurs, vous entreprendrez.
  • Si vous êtes entouré de bruit, vous aurez de la difficulté à vous concentrer.


C’est statistique. Cela ne veut pas dire que vous ne pouvez pas rester un non-fumeur malgré le fait d’être entouré de fumeurs. Ou un salarié alors que tous vos amis sont entrepreneurs.


Donc commencez là où vous êtes, mais concentrez-vous à changer votre environnement.


Exemple criant:


À un moment de ma vie, je devais faire 2 heures de déplacement cinq jours par semaine. Cela fait 40 heures par mois.


40 heures sur un projet… je vous laisse deviner à quelle vitesse vous pouvez développer de nouvelles compétences, votre réseau ou maintenir votre santé. Surtout si vous le faites de manière délibérée.


Alors j’aurai pu me dire « bah, c’est ainsi ».


Mais non. Je me suis dit « comment faire pour changer? » Et petit à petit, j’ai cherché un nouveau job, puis un nouvel appartement plus proche de mon job.


Cela ne s’est pas fait du jour au lendemain et si j’avais eu une famille, cela aurait probablement pris plus de temps. Mais au bout d’un moment, on est responsable de sa vie.


Et si on baisse les bras avant de commencer, il est certain que vous n’arriverez nulle part.


Et donc dans mon dernier job, je bossais à 4 minutes 56 secondes à pied de mon bureau. Vous vous demandez pourquoi je suis si précis?


Parce que j’avais deux chemins pour arriver la porte du bureau, et j’ai mesuré celui qui me demandait le moins de temps.


En résumé:


  • Définissez ce que vous voulez faire de votre vie (ainsi que vos valeurs). Si c’est votre problème actuel, j’ai fait un guide pour vous.

  • Définissez votre stratégie: vos forces, faiblesses ainsi que les opportunités qui se présentent à vous pour atteindre votre objectif. 

  • Mettez en place un système qui vous soutiendra quand votre motivation chutera. J’utilise personnellement le système SCOREUR.

  • Munissez-vous des outils adaptés à vos besoins en vous souvenant que votre outil le plus précieux est votre cerveau et votre corps. Maintenez-le aiguisé en:

    • Prenant soin de votre santé

    • Développant et maintenant vos compétences

    • Passant du temps avec les gens qui comptent pour vous.

Si vous souhaitez aller plus loin, je vous recommande la lecture suivante:

Gestion des objectifs -> "Comment atteindre ses objectifs en utilisant la méthode P.A.F?"

Gestion de l'attention -> Les 4 éléments clés pour résoudre votre problème d'attention

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