Workflowy: Organisez toute votre information avec ce logiciel intuitif et puissant


Aujourd'hui, vous découvrirez les 5 caractéristiques clés du logiciel Workflowy qui m'ont permis de mettre mon organisation sous stéroïdes.

Depuis octobre 2018, ce logiciel me permet de:

  • gérer mes notes,
  • mes données brutes,
  • mon traitement de texte,
  • mes check-listes,
  • mon agenda,
  • et toutes mes listes d'idées...


​Toutes ces applications m'empêchaient de voir l'essentiel.

En tant que travailleur du savoir, il existe une multitude d'applications qui sont censées nous aider à stocker, déplacer, visualiser, organiser, traiter et partager l'information.

Dans ces applications "spécialistes" il est difficile de ramener sous le même toit toutes les fonctionnalités que l'on cherche. Et plus particulièrement, il est difficile de trouver un système permettant de rassembler la gestion de projet et l'organisation personnelle au même endroit.

Et cette multitude d'applications dissocie l'information. L'information nécessaire pour travailler et avancer sur nos projets se retrouve dispersée dans plusieurs "lieux".

C'est comme si je devais avoir une petite maison pour mon salon, une petite maison pour mes toilettes, une petite maison pour ma chambre à coucher. Imaginez la situation... Chaque fois que je veux passer d'une pièce à l'autre, j'utilise ma précieuse énergie. Pour rien.

La question qui m'a aidé à me recentrer (et faire le tri)

Pour obtenir quoi ai-je besoin de cette application? Puis celle-ci? Puis celle-ci?

Dans ma réflexion, j’ai réalisé que pas mal des applications que j'utilise viennent avec un cadre très rigide qui donne l'impression de liberté, mais qui en fait... fonctionne d'une certaine manière, et basta

Tel un menu que l’on me présente au restaurant et qui va attirer mon attention sur ce qui se trouve sur le menu… et pas sur ce qui POURRAIT se trouver en dehors du menu (ou sur un autre menu). 

Plus loin dans l'article, je vais vous montrer pourquoi j'ai choisi Workflowy (ses caractéristiques fondamentales) et comment je l'utilise au quotidien. Vous pourrez télécharger le modèle vierge de mon organisation. 

Avant cela... quelle est la promesse du logiciel Workflowy?

Organisez votre cerveau avec Workflowy

Gif workflowy français

Vous avez bien lu. C'est la promesse des fondateurs, Mike Turitzin et Jesse Patel. Rien que ça. Alors... promesse tenue? Pour ma part, promesse dépassée.

Voici pourquoi: 

Ce qui frappe lorsqu'on commence workflowy, c'est son aspect épuré (YES!). 

Tableau accueil workflowy

Un seul point est disponible sur un fond blanc, avec un volet à droite composé de vidéos (en anglais) pour prendre le logiciel en main.

Alors évidemment... ici c'est intéressant d'avoir une idée de comment vous souhaitez vous organiser. Si vous n'avez aucune idée... vous allez devoir expérimenter (si vous souhaitez aller plus vite, inscrivez-vous ci-dessous pour recevoir le guide "WORKFLOWY STARTER")

Mais c'est peut-être cela qui est intéressant... quand aucune structure n'est imposée, vous êtes libre de vous organiser comme vous le souhaitez.

  • Souhaitez-vous séparer votre vie professionnelle de votre privée? 
  • Souhaitez-vous un calendrier mensuel? Hebdomadaire? Quotidien?
  • Voulez-vous des heures dans vos journées?
  • Et après tout… avez-vous besoin d’un calendrier hebdomadaire?
  • Ou avez-vous un calendrier parce que tout le monde en utilise un?

Dans le passé j'avais besoin d'un agenda avec des heures pour organiser mes rendez-vous / réunions. Désormais ce n'est plus le cas. Une liste de tâches, avec l'heure et le lieu à côté du rendez-vous, m'est suffisante. 

prise de note simple

Et c'est le problème avec les systèmes rigides: ils nous enferment et nous empêchent de nous demander si c'est toujours la bonne organisation que nous suivons quotidiennement.

Ils nous empêchent de créer un système qui s'adapte à notre manière de fonctionner. Avec workflowy, c'est le logiciel qui s'adapte à votre manière de fonctionner. Et croyez-moi, c'est grisant.

Les 5 caractéristiques clés de Workflowy

#1 Zoomer et dézoomer, à l'infini

Vous pouvez descendre à l'infini dans chaque point.

D’ailleurs ce n’est plus des dossiers, mais des points. Vos listes n'ont plus de limites…

Gérer ses idées workflowy


#2 Recherche rapide et intuitive

Grâce à la fonction « tout ouvrir », « rechercher » et « favoris », vous pouvez rapidement retrouver des informations et trouver un point précis.

Mise à jour 17 juin 2019

J'utilise Workflowy quotidiennement (ou presque) depuis octobre 2018. La quantité d'information stockée est importante et le logiciel ne ralentit pas pour autant.

faire une recherche dans workflowy

Ici, j'ai tapé "julien" dans la barre de recherche


#3 Partage facile

Vous pouvez partager certains points (et sous-points) de votre organisation (de votre cerveau) de façon publique (comme je l'ai fait en partageant mes ressources avec tous les lecteurs du blog) ou de façon privée. Avec la possibilité d'éditer ou non.

En ce sens, cela devient un outil de gestion de projet pour peu que les personnes avec qui vous bossez comprennent comment fonctionne la gestion de projet et le logiciel.z


#4 Progression visuelle

Vous pouvez barrer vos tâches, masquez ou conserver les tâches barrées. Sympa pour la motivation.

barrer les tâches workflowy

#5 La grosse différence: les mots-clés


Là où cela devient vraiment intéressant, c'est que vous pouvez créer les mots-clés de votre choix à l'aide du # et ainsi mélanger organisation par silo et organisation transversale. 

Je m'explique: admettons que vous utilisez des listes de contrôle (check-list)

  • OÙ allez-vous les ranger? 
  • À l'endroit où vous allez les utiliser (par exemple, dans le "point" rédaction d'article si vous avez une liste de contrôle qui vous aide à écrire vos articles)?
  • Ou dans le "point" Check-list (qui regroupe toutes vos check-lists) afin de pouvoir plus facilement les modifier?

Souvent dans l’organisation, cette notion de centraliser / décentraliser revient. Et les mots-clés permettent de contourner le problème (car il n’y a pas de vraies solutions).

Dans le cas de mes checklists, je résous le problème instantanément avec le tag #checklist: je range mes check-lists dans les "points" qui nécessitent la check-list, mais en effectuant une recherche #checklist depuis l'accueil, je retrouve instantanément toutes mes check-lists, sous forme de liste.

Exemple d'une organisation centralisée (les check-lists se trouvent dans les dossiers / points où je les utilise.

mots clés de couleur workflowy

Et un exemple d'organisation décentralisée que je regroupe en recherchant mes check-lists taguées:

Et vous découvrez en même temps le mode nuit


Cette notion de tag est TRÈS utile: j'utilise le tag #today pour les tâches à réaliser dans la journée (et chaque soir je fais le point sur ce que j'ai fait... je déplace en glissant-déposant les tâches que je n'ai pas faites (Kanban vertical).

J'ai également un tag #WIP( work in progress ) que je positionne sur ma rédaction du moment (j'écris mes articles directement dans Workflowy) et qui me permet de rapidement aller noter une idée dans mes listes et de revenir à mon écriture.

Un autre tag pratique: #inspi.

  • Quand une personne me recommande un livre,
  • quand je lis une citation inspirante,
  • quand j'entends une métaphore qui me parle...
  • ou quand je pense à un délire que j'aimerais bien réaliser... 

Je clique sur #inspi et j'arrive directement sur mes différentes listes, qui peuvent être éparpillées partout dans mon cerveau… (dans workflowy) et en quelques secondes l'idée est stockée. Ma mémoire me remercie.

mot-clé workflowy

D'autres avantages de workflowy

  • Le fait de pouvoir tout ouvrir et tout fermer un "point" me permet d'avoir une idée de mon cerveau (presque en tant réel). C'est assez flippant 😉 
  • Je peux également utiliser Workflowy comme Mindmap (dans ce sens, il a remplacé en partie Coggle.it)
  • Je peux sauvegarder automatiquement mes informations sur dropbox.

Bref... vous vous demandez quels sont les inconvénients...? 

Pour le moment il n'y a pas de moyen d'ajouter des rappels à certains éléments. Il aurait été pratique de pouvoir ajouter un tag spécifique + date et de recevoir un email lorsque la date a été atteinte. Selon l'article des développeurs, c'est en cours.

Il est difficile d'intégrer des notes vocales, images, etc. en tout cas depuis le smartphone. Mais je pense que le but des développeurs est de rester très rapide dans les recherches et d'éviter de surcharger le logiciel (car trouver une information se fait en une demi-seconde).


Résultats en utilisant Workflowy


Premièrement, cet article a été rédigé sous Workflowy à l'aide d'une check-list intégrée à workflowy. Vous pouvez découvrir ici à quoi ressemble le "premier jet" de cet article (et oui… je peux partager les éléments de mon choix avec qui je veux).

Ensuite, j'ai intégré mon agenda. Cette solution ne s'adresse pas à tout le monde évidemment, mais plutôt à des personnes qui sont indépendantes et qui ont peu de réunions / rendez-vous à partager avec d’autres personnes.

Pour les ceux qui doivent partager un calendrier avec beaucoup de personnes... restez sur des outils plus génériques. Rien de mieux qu'Outlook ou Google Agenda.

Et c’est ça qui est fort avec cette application: vous prenez ce que vous voulez, car finalement, vous créez votre système d’organisation.

Vous sentez mon enthousiasme? 😉

J'ai mis en place un "life log". C'est-à-dire que j'ai créé mes propres indicateurs que je souhaite suivre au fil des mois. Les couleurs ne viennent pas avec la version de base, j'ai mis les mains dans le code (mais c'est super simple avec les bonnes applications).

Life log workflowy
Life log


  • Je gère mes projets simples (2-3 personnes / projet de courte durée) avec Workflowy.

  • Je gère mes tâches récurrentes quotidiennes, hebdomadaires, mensuelles, annuelles et les tâches à faire un jour peut-être.

  • J'ai mes listes: idées, challenge, marketing, livres à lire, lieu à visiter, etc.

  • Je prends mes notes de lecture, de conférence et je compte organiser ma prochaine conférence avec Workflowy (cela remplacera PowerPoint).

C’est tout (pour le moment).

À qui est destiné Workflowy?


Bon là, vous vous demandez... mais à qui est bien destiné cette application qui m'a l'air vraiment sympa?

Ce produit est destiné aux personnes qui en ont marre de toutes ces applications avec plein de gadget et de possibilités, mais qui nous éloignent de l'essentiel. 

Il est destiné à ceux qui aiment le papier et le crayon mais qui veulent les avantages du numériques.

Cette application s'adresse, je dois l'admettre, aux personnes indépendantes et qui ont cet esprit non conventionnel et qui ne veulent pas passer des mois à trouver l'outil parfait (car celui-ci n'existe pas).


Workflowy en bref

Workflowy est un logiciel qui vous permet d'organiser votre information de manière centralisée.

Prix: Gratuit jusqu’à 100 points (100 items)
Ensuite 49 dollars par année.

Avantages

  • S'adapte à votre fonctionnement
  • Rapide
  • Intuitif
  • Flexible
  • Minimaliste
  • La puissance des mots-clés
  • Le zoom et dézoome à l'infini

Désavantages

  • Pas de rappel
  • Déconseillé pour les projets collaboratifs
  • Déconcertant au premier coup d'oeil
  • Image, son et vidéo ne peuvent pas être enregistrées dans ce logiciel
  • Pas de traduction française

Conclusion:

Workflowy c'est votre papier et votre crayon sous stéroïdes. Un logiciel grisant qui s'adapte à votre manière de fonctionner. Je l'utilise depuis octobre 2018 quotidiennement. Probablement le meilleur outil que j'ai pu testé depuis des années. Encore faut-il savoir comment le structurer.

Les applications Google Chrome incontournables

Si vous comptez utiliser Workflowy, voici deux applications très intéressantes:

1. Workflowy Clipper

Disponible ici, cette extension vous permettra d'ajouter dans la destination Workflowy de votre choix, les différentes adresses web que vous visitez. Très pratique si vous surfez régulièrement de site en site.

2. Workflowy to google calendar

Disponible ici, cette extension vous permettra de créer des rappels en un clic de Workflowy à Google Calendar. Un must.

iOS / Android / iPad /Windows

Vous l'avez deviné, Workflowy s'adapte à tous vos outils numériques et aux deux systèmes d'exploitation mobile principaux. iOS et Android.

Découvrez toute la puissance de Workflowy


Si vous n'aimez pas vous retrouver face à un logiciel vide (sans savoir par où commencer) vous pouvez découvrir 3 mini-cours gratuits pour en savoir plus sur Workflowy....

Kanban personnel


Comment y accéder? En vous inscrivant ci-dessous.



On se retrouve de l’autre côté.

Julien

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