Vous avez entendu parler de Workflowy ? Et vous voulez en savoir plus sur ce petit bijou qui a le potentiel de propulser votre productivité à des niveaux inimaginables ?
Vous êtes au bon endroit.
Depuis octobre 2018, l'application Workflowy m'aide à lutter contre l'infobésité et me permet de centraliser la majorité de mon information.
Cette application me soutient dans la réalisation de mes projets long terme et mes engagements quotidiens.
Et ils sont de plus en plus nombreux à utiliser ce logiciel pour gérer leurs projets, leurs listes, leurs tâches et même leur agenda.
Avant Workflowy, ma tête ressemblait à cela...
Voici comment je me sens depuis que 2018...
Ce que je gère avec WorkFlowy
On me demande souvent ce que je gère dans cette application (que j'utilise le 99% du temps dans mon navigateur web).
Ma réponse :
Je prends mes notes.
Je rédige mes articles.
Je crée mes formations.
Je gère mes checklists (et leurs différentes versions)
J'organise mes contacts.
Je fais du journaling.
J'agende mes rendez-vous (et planifie mes journées).
Je gère mes projets (et leurs échéances).
Je mesure mes habitudes.
Je capture mes idées (via whatsApp, c'est très rapide)
J'avance sur mes tâches.
Je sais... ça parait dingue!
Mais ce n'est que le début de votre découverte...
Comment ai-je découvert cette pépite ?
Jusqu'en 2018, j'avais un système d'organisation hybride. Un peu sur du papier. Un peu sur mon ordinateur. Un peu sur le cloud.
C'est ce que j'appelle, dans mon livre "Le Cerveau Numérique", un frankenstein numérique. Ce monstre qui se crée à notre insu, en voulant bien faire.
En jour, un ami me parle cette application que j'avais déjà découvert en 2016... mais j'étais passé à côté de son potentiel.
Car Workflowy est un outil (et donc un élément de votre système d'organisation)
Sans une méthode d'organisation appropriée, la flexibilité de Workflowy peut se retourner contre vous.
Vous pouvez faire beaucoup de choses avec Workflowy, à condition de savoir quoi faire.
Avant la découverte de cette application, retrouver et gérer mon information était lent et fastidieux.
Je me demandais "est-ce que ce doc est à jour?" ou encore "où ai-je enregistré cette info? Mon disque dur? Mon ordinateur? Google drive? Bear? Things 3?"
Toutes ces applications "spécialistes" étaient censées m'aider au quotidien. Alors qu'en fait ?
Toutes ces applications spécialisées fragmentaient mon information et donc me dispersaient au quotidien.
Un jour j'en ai eu marre et je me suis posé la question suivante:
Quels sont mes besoins pour m'organiser ?
Et je vous recommande de vous poser cette question. Et de mettre de côté toutes les promesses alléchantes des différents créateurs d'applications.
Que vous décidiez de tester Workflowy ou une autre app, posez-vous ces questions :
- Quand je ne parle pas de mon travail (e-mail, réunion, téléphone, messagerie instantanée), qu'est-ce qui crée de la valeur ? Pourquoi suis-je payer ?
- Dans ces activités, qu'est-ce que je dois faire ? Écrire ? Copier des documents ? Utiliser des checklistes ? Des modèles ? Je dois pouvoir prévisualiser des PDFS ? Gérer des projets ? Collaborer ?
Une fois cette liste en main, vous êtes prêt pour découvrir le test de l'application.
Mais attention : ça fait des années que je ne suis plus objectif. J'utilise Workflowy au quotidien, je coache mes clients à l'utilisation de Workflowy, j'ai une formation sur le sujet.
Donc... croisez vos sources.
Tout commence avec une question : c'est quoi Workflowy ?
Workflowy, un outliner fluide et minimaliste (qui cache bien son jeu)
Workflowy ne fait pas tout. J'utilise par exemple Jenji pour ma compta d'entreprise. Je ne scanne pas ma paperasse avec cette application. Je ne bloque pas mon écran avec cette application.
Mais vous l'avez vu, sa flexibilité permet de faire beaucoup. Le hic ?
Il est facile de passer à côté de la puissance de Workflowy tant le premier écran semble minimaliste.
Un seul point est disponible sur un fond blanc.
Mais cette flexibilité vous permet d'adapter le logiciel à vos besoins... tel un deuxième cerveau
Quoi de plus grisant que de voir votre cerveau numérique évoluer avec vous?
Si vous prenez des notes intelligentes, votre cerveau évolue avec vous. Et plus les années passent, plus celui-ci prend de la valeur.
Dans le passé, j'avais besoin d'un agenda avec des heures pour organiser mes rendez-vous / mes réunions. Désormais j'utilise l'agenda infini de Workflowy.
Je peux facilement connecter une réunion, à un contact et un projet depuis mon agenda.
Et c'est le problème avec les applications rigides: elles nous enferment et nous empêchent de nous demander si c'est toujours la bonne organisation que nous suivons quotidiennement.
Elles nous empêchent de créer un système qui s'adapte à notre manière de fonctionner.
Alors qu'avec Workflowy, c'est le logiciel qui s'adapte à votre manière de fonctionner. Et croyez-moi, c'est grisant.
Les 8 caractéristiques clés de Workflowy
Les développeurs de l'application travaillent consciencieusement pour améliorer leur logiciel sans perdre l'ADN de Workflowy: fiabilité, rapidité, flexibilité.
#1 - Zoomer et dézoomer, à l'infini
Workflowy est le Google map pour votre information.
Vous pouvez zoomer et dézoomer l'information au niveau de détail qui vous convient le plus. La plus petite unité de Workflowy est le "point" (ou "node" en anglais).
Chaque point est unique et dispose de sa propre URL que vous pouvez partager avec qui vous le souhaitez (plus d'info plus loin). Chaque point peut accueillir autant d'infos que vous souhaitez.
Ainsi, vous créez des niveaux qui forment une arborescence. Cette arborescence hiérarchique vous permet d'utiliser Workflowy comme bon vous semble.
- Vous voulez uniquement l'utiliser pour gérer vos to-do listes? Parfait.
- Vous voulez prendre vos notes? Ok.
- Vous voulez remplacer un maximum d'applications? C'est ce que j'ai décidé de faire.
#2 - Recherche partielle, rapide et intuitive
Grâce à la fonction « tout ouvrir », « rechercher » et « favoris », vous pouvez rapidement retrouver des informations et trouver un point précis.
La recherche partielle vous permet de rechercher le début d'un mot puis le début d'un autre mot. Par exemple, j'ai récemment écrit un texte qui s'intitule "l'amour, c'est comme Netflix".
Je peux chercher ce point en inscrivant "am net".
#3 - Partages faciles et précis
Vous pouvez partager certains points (et sous-points) de votre organisation (de votre cerveau) de façon publique (comme je l'ai fait en partageant mes ressources avec tous les lecteurs du blog) ou de façon privée. Avec la possibilité d'éditer ou non.
En ce sens, cela devient un outil de gestion de projet pour peu que les personnes avec qui vous bossez comprennent comment fonctionne la gestion de projet et le logiciel.
#4 Collaboration et communication fluide
L'équipe Workflowy a beaucoup progressé sur les fonctionnalités de collaboration. Il est désormais possible de mentionner les membres de son équipe (ou vos clients coaching, comme c'est mon cas) dans Workflowy.
Vous pouvez ensuite communiquer de manière "fractale". Qu'est-ce que ça signifie ? Si vous voulez réagir à une seule partie d'un message, vous répondez uniquement à cette partie précise.
En un sens, Workflowy remplace les e-mails au sein de l'équipe (et slack).
#5 - Personnalisation et progression visuelle
Vous pouvez barrer vos tâches, masquez ou conserver les tâches barrées. Mesurer certains comportement dans votre calendrier infini. Sympa pour la motivation et le changement de comportement.
#6 - Les mots-clés qui facilitent la recherche
Il y a 3 manières d'organiser votre information:
- Par silo (dossiers, catégories, fichiers),
- Par mots-clés,
- Avec les liens.
Vous pouvez créer les mots-clés de votre choix à l'aide du # et @ et ainsi mélanger organisation par silo et organisation transversale.
Exemple concret : Admettons que vous utilisez des listes de contrôle (checklist) ou des modèles.
Vous pouvez ajouter un mot-clé spécifique devant chaque checkliste et modèle pour rapidement les retrouver. Ainsi, trouver le "bon" endroit pour ranger devient moins important.
Car vous pouvez ensuite demander à Workflowy d'appeler l'information au bon endroit (c'est l'avantage de la centralisation, ce serait con de s'en priver).
Démo :
Ici j'appelle une checklist en utilisant les deux parenthèses (()). La recherche s'ouvre. Pour aider Workflowy, j'écris le mot-clé qui lui permet d'identifier mes checklistes #cl + le nom de ma checkliste.
Il me trouve #cl Organiser un séminaire qui cartonne.
Je vais ensuite détacher le miroir (un concept intéressant que je détaille dans le guide) pour pouvoir modifier ma checklist sans modifier l'élément d'origine.
Je vais ensuite détacher le miroir (un concept intéressant que je détaille dans le guide) pour pouvoir modifier ma checkliste sans modifier l'élément d'origine.
Ça peut paraître complexe la première fois, surtout quand on vient d'un environnement Windows bureau, dans lequel pour retrouver de l'information, il faut faire une recherche, ouvrir le fichier, pour rechercher dans le fichier.
Mais cette manipulation que je viens de détailler libère le potentiel de votre information.
#7 L'affichage en mode Kanban
L'affichage selon la méthode Kanban est désormais possible... avec ça vous pouvez repousser les limites de votre créativité. J'ai par exemple la possibilité de voir mes semaines de manière visuelle.
Ou vos projets.
#8 Les liens bidirectionnels
Pour comprendre le lien bidirectionnel, commençons par zoomer sur le concept de lien unidirectionnel.
En lisant cet article, vous ne pouvez PAS voir les liens d'autres sites web qui mentionnent cet article. Il s'agit d'un lien unidirectionnel : la connexion est invisible.
Le lien bidirectionnel rend visible les connexions entre les éléments.
À quoi ça vous sert ?
Par exemple, si vous êtes dans votre projet, vous pouvez voir l'échéance d'une tâche dans votre calendrier. Et si vous avez plusieurs projets, toutes les échéances peuvent venir s'afficher dans un endroit unique.
Ci-dessous, une capture d'écran qui montre deux échéances de mes projets dans mon agenda (surlignage jaune).
Un autre exemple, car cette fonctionnalité permet de faire beaucoup de choses très intéressantes.
Exemple:
Si j'ai un rendez-vous avec Thomas, je crée une connexion entre Thomas (qui se trouve dans mon carnet d'adresse Workflowy), mon rendez-vous qui se trouve dans mon calendrier... et éventuellement le projet sur lequel nous travaillons. L'info sera présente dans ces endroits.
Pour y parvenir, il vous suffit de faire apparaître le signe [[ ]] et d'effectuer votre recherche.
D'autres fonctionnalités grisantes de workflowy
- La possibilité d'envoyer une information dans le point de mon choix, depuis ma position actuelle. Par exemple, si j'écris un article dans Workflowy, et que je pense à une idée à ne pas oublier, je peux l'envoyer dans un espace dédié au stockage d'idées (le vide-cerveau).
- Je peux afficher une vidéo youtube ou un fil X (Twitter).
Quels sont les inconvénients de Workflowy...?
Oui, j'ai perdu depuis longtemps mon objectivité, mais pas au point d'ignorer certains désavantages.
Workflowy n'a pas de rappel
Il aurait été pratique de pouvoir ajouter un tag spécifique + date et de recevoir un e-mail lorsque la date a été atteinte. C'est typiquement une fonctionnalité de dynalist, le concurrent de Workflowy.
Mais en cherchant un peu, vous trouverez une extension qui vous permettra en un clic, d'ajouter un rendez-vous avec une récurrence.
Workflowy n'est pas traduit en français
C'est en train de changer. En attendant, vous pouvez installer cette extension qui traduit automatiquement la page de votre navigateur web.
Vos données sont hébergées sur le cloud, aux états-unis
Comme Gmail, Facebook, WhatsApp et j'en passe. Si ça pose un problème je vous recommande plutôt Logseq.
Il n'est pas possible de prévisualiser les PDF
La seule raison qui me fait rester sur Gdrive, pour le moment. Il est possible de prévisualiser les fichiers vidéos, les url des vidéos Loom, écouter les fichiers audios, Youtube, twitter, et j'en passe. Mais pas encore les pdfs (snif 😢).
À qui est destiné Workflowy ?
Bon là, vous vous demandez... mais à qui est bien destinée cette application qui m'a l'air vraiment sympa ?
- Workflowy est destiné aux travailleurs du savoir qui veulent un cerveau numérique. Si vous ne voulez pas avoir votre information fragmentée dans plusieurs logiciels... vous êtes au bon endroit.
Mon avis sur Workflowy en bref
Workflowy est un logiciel qui vous permet d'organiser votre information de manière centralisée.
Prix : Gratuit jusqu’à 100 points (100 items) / mois
Ensuite 49 dollars par année.
Avantages
- S'adapte à votre fonctionnement
- Rapide
- Intuitif
- Flexible
- Minimaliste
- La puissance des mots-clés
- Le zoom et dézoome à l'infini
- Le tableau kanban
- Les points miroirs
- Les images et les liens bidirectionnels
- La collaboration
Désavantages
- Pas de rappel
- Déconcertant au premier coup d’œil
- Pas encore de traduction française
- Les données qui ne peuvent pas uniquement être sauvegardées en local.
Avantage unique (par rapport à Evernote / Notion / etc)
Je n’ai pas à me demander si je crée un “titre”, un “sous-titre” ou un “paragraphe”. Je n’ai pas à me demander (et perdre de l’énergie) à réfléchir au principe d’organisation à appliquer. Je crée et je peux réorganiser cela plus tard, si nécessaire.
Les alternatives à Workflowy
Pour centraliser l'information, il existe beaucoup d'applications. Dans mon dernier livre je présente Notion et Obsidian comme alternative. Il y en a d'autres.
Workflowy VS Dynalist
Vous avez peut-être entendu parler de Dynalist? Le concurrent de Workflowy? Dynalist est une pâle copie de Workflowy. L'UX n'est pas au point et l'équipe de Dynalist travaille surtout sur Obsidian.
Workflowy VS Logseq
En 2023, j'ai hésité de passer sur Logseq. Mais non.
iOS / Android / iPad / Windows
Vous l'avez deviné, Workflowy s'adapte à tous vos outils numériques et aux deux systèmes d'exploitation mobile principaux. iOS et Android.
Les extensions incontournables
Si vous comptez utiliser Workflowy, voici trois applications très intéressantes:
1. Workflowy Clipper
Disponible ici, cette extension vous permettra d'ajouter dans la destination Workflowy de votre choix, les différentes adresses web que vous visitez. Très pratique si vous surfez régulièrement de site en site.
2. Workflowy to Google Calendar
Disponible ici, cette extension vous permettra de créer des rappels en un clic de Workflowy à Google Calendar. Un must.
3. WFx
Permet d'effectuer des recherches rapides, de créer des raccourcis et d'évoluer très rapidement dans Workflowy. Permet également d'effectuer des recherches dans toutes l'arborescence, peu importe votre emplacement. Un must. Dispo ici.
4. Thunderpack
Un ensemble de script créés par Loïc qui rajoute des options à Workflowy. Sympa !
Conclusion
Workflowy, c'est votre papier et votre crayon sous stéroïdes. Un logiciel grisant qui s'adapte à votre manière de fonctionner. Je l'utilise depuis octobre 2018 quotidiennement.
Probablement, le meilleur outil que j'aie pu tester depuis des années. Encore faut-il savoir comment le structurer et l'utiliser.
Pour les PRO de Workflowy qui veulent aller plus loin
Workflowy est un outil flexible. Que ce soit pour vos projets, listes, notes, contacts, échéances, tâches et même votre calendrier... c'est possible.
Vous l'avez vu. Mais ce qui vous permet de créer un système pour centraliser l'information c'est la méthode et vos comportements. Si vous voulez en savoir plus, découvrez maintenant le Cerveau Numérique.
Julien
