Mes 12 meilleures méthodes d’organisation professionnelle et personnelle

Si vous vous intéressez aux méthodes d'organisation, il y a une citation du milliardaire Charlie Munger qui mérite le détour :

Il y a une vieille règle en deux temps qui fait des merveilles dans le business, les sciences et la vie : 1. Prenez une simple idée 2. Et appliquez-la sérieusement.

Elle met en avant l'un des principes de l'Organisologie (il y a en cinq au total).

La simplicité avant la complexité.

Elle souligne aussi l'importance de vos comportements.

Après tout, vous pouvez avoir le meilleur couteau de cuisine au monde (outils), le meilleur livre de recettes de cuisine au monde... (méthodes).

... si vous restez les bras croisés... ou si vous démarrez trop tard, vous n'arriverez pas à servir vos convives qui arrivent à 19h.

Le problème de la simplicité ? 

"La simplicité est une grande vertu, mais il faut travailler dur pour l'atteindre et être éduqué pour l'apprécier. Et pour ne rien arranger : la complexité se vend mieux." - Edsger Dijkstra

Voici pourquoi la simplicité est importante pour votre méthode d'organisation

Si vous vous intéressez aux méthodes d'organisation, il est difficile de rester simple.

C'est pourtant essentiel. La loi de Gall est claire : 

Un système (d'organisation) complexe qui fonctionne s'avère invariablement avoir évolué à partir d'un système (d'organisation) simple qui fonctionnait. La proposition inverse semble également être vraie : un système complexe conçu à partir de rien ne fonctionne jamais et ne peut pas fonctionner. Il faut tout recommencer, en partant d'un système simple qui fonctionne.

Quand complexifier une méthode d'organisation ?

Je n'ai rien contre la complexité. Il en faut pour que vous puissiez lire ces mots, prendre un avion ou le métro.

Mais la complexité (qui fonctionne) évolue toujours d'un système simple (qui fonctionne).

Et la complexité (qui fonctionne) s'entretient.

Lors de mes accompagnements privés, je recommande à mes clients d'utiliser la régularité de leurs actions, pour évaluer s'ils peuvent ajouter de la complexité.

Exemple : si vous réalisez tous les jours, au démarrage de votre journée, une tâche définie la veille, et ceci depuis plusieurs semaines, alors vous pouvez définir 2 tâches la veille.

Puis 3 tâches. Puis 4 tâches. Tant que vous êtes régulier ?

Vous pouvez augmenter l'intensité, et migrer vers des méthodes plus complexes.

Les méthodes d'organisation que j'utilise

Ils sont nombreux, les experts d'organisation, à parler de méthodes d'organisation qu'ils ne comprennent pas, ou n'utilisent pas.

Sur cette page, je liste les méthodes d'organisation par ordre d'utilisation.
Les premières méthodes sont celles que j'utilise le plus souvent.

Les dernières méthodes d'organisations sont celles que je n'utilise plus (et vous comprendrez pourquoi je déconseille la méthode d'Eisenhower). 

La plupart des méthodes d'organisation sont professionnelles (utiles en entreprise, pour votre travail, votre productivité, vos objectifs, etc.) 

Mais je liste une méthode que j'utilise avec ma femme (méthode perso).

Pourquoi je ne liste pas le Cerveau Numérique ?

Parce que "Le Cerveau Numérique" est un système d'organisation (un système est composé d'outils, de méthodes et d'actions cohérentes).

Lister le Cerveau Numérique sur cette page serait réducteur, même si c'est dans ce système que je passe la plus grande partie de mon temps connecté.

Pour les curieux, j'ai rédigé un livre sur Le Cerveau Numérique. Il existe aussi une formation.

En gros, c'est le système qui me permet d'organiser mes tâches, mes projets, mes objectifs, ma journée, ma vie, collaborer avec mon assistante, soutenir mes clients et gérer mon entreprise.

De la productivité en barre.

Mes 5 méthodes d'organisation professionnelles préférées

J'utilise régulièrement (voire quotidiennement) ces cinq méthodes.

1. La checklist

Si vous êtes déjà parti de chez vous en oubliant de fermer la porte à clé, vous comprenez qu'une petite action importante peut être oubliée.

Parce que nous avons autre chose en tête.

La checklist est un document qui liste les étapes essentielles pour atteindre un résultat.

J'ai des dizaines de checklists et c'est un outil qui m'aide quotidiennement dans la gestion de ma vie et mon entreprise (je rédige mes articles en suivant des checklists).

Découvrez comment créer votre première checklist.

2. La méthode Kanban

La méthode Kanban vous permet de gérer les tâches au sein de votre projet de manière visuelle.

Dans sa version minimaliste, un tableau kanban affiche trois colonnes : à faire | en cours | fait. J'aime y ajouter une première colonne pour stocker mes idées. 

Mais vous pouvez facilement ajouter d'autres colonnes, travailler avec votre équipe et voir des goulets d'étranglements.

J'organise mon travail, mes projets et mes journées avec cette méthode. Voici un article sur la méthode Kanban.

3. La méthode Pomodoro

La méthode Pomodoro consiste à travailler par session de 25 minutes, suivi d'une pause.

La méthode favorise la concentration, une meilleure gestion de votre temps et avec la pratique, une meilleure estimation de la durée de vos tâches récurrentes (je sais qu'un article comme celui que vous lisez va me prendre, hors illustrations, environ 3h).

En savoir plus sur la méthode Pomodoro.

Deux outils permettent de rendre les pauses pomodoro inévitables (ColdTurkey et Appblock)

4. La méthode Timeboxing

Le timeboxing consiste à bloquer des créneaux dans votre agenda pour avancer sur certaines tâches.

Cette méthode se fonde sur la loi de Parkinson qui stipule qu'un travail va utiliser le temps (et les ressources) à sa disposition pour être accompli.

En gros, en attribuant une certaine période dans votre agenda pour réaliser une tâche, vous serez plus rapide qu'en n'attribuant aucune durée.

Pour approfondir la méthode Timeboxing, c'est ici.

5. La méthode MoSCoW

La méthode MoSCoW vous permet de mieux définir les tâches à réaliser au sein d'un projet.

Il s'agit d'identifier rapidement ce qui DOIT être fait, ce qui DEVRAIT être fait, ce qui POURRAIT être fait... ce qui ne SERA PAS FAIT.

Méthode utile pour des projets sur lesquels vous avez de l'expérience (ou accès à de l'expérience).

D'autres méthodes d'organisation que j'utilise au cas par cas

Ces méthodes me sont utiles dans certains cas. Surtout dans un contexte de travail.

6. Le plan d'action

Dans certains cas, je vais créer un plan d'action.

Typiquement quand mon environnement est plutôt stable et qu'une partie de mon temps peut être dédié à la mise à jour du plan d'action.

C'était le cas lorsque j'étais commandant de compagnie dans l'armée suisse.

Faire un plan ne vous assure pas de réussir à appliquer le plan, mais il permet d'anticiper certains problèmes.

Découvrez comment créer votre plan d'action

7. Le rétroplanning

Pour organiser mon mariage, j'ai utilisé un rétroplanning. Pour lancer certaines formations, j'utilise un rétroplanning.

L'idée ? Vous partez de l'échéance et vous vous organisez à rebours afin de savoir QUAND au plus tard, vous devez commencer à travailler sur certaines tâches.

Très utile dans l'événementiel et la gestion de certains projets. Je montre ici comment faire un rétroplanning qui tient la route.

8. La matrice RACI

Dès que vous êtes une équipe à collaborer au sein d'un projet, il est intéressant de définir qui est responsable d'une tâche, qui doit être consulté ou informé, et qui exécute une tâche. 

La matrice RACI génère de la clarté au sein de l'équipe.

Je montre un exemple de matrice RACI ici.

Les méthodes d'organisations que je n'utilise plus

Je n'ai pas dit que ces méthodes sont mauvaises, mais que je ne les trouve pas utiles dans mon contexte actuel. 

9. La méthode Ivy Lee

La méthode Ivy Lee est une méthode qui consiste à réaliser chaque jour, entre 3 et 6 tâches définies la veille.

C'est une excellente méthode pour démarrer dans l'organisation.

Elle vous aide à quitter le mode réactif (travailler dans l'urgence) et à embrasser le mode proactif (je décide de faire quelque chose, et je le fais).

La méthode vous enseigne la patience.

Pour en savoir plus sur la méthode Ivy Lee, cliquez ici.

10. La méthode Johnny-Decimal

La méthode Johnny-Decimal vous aide à classer vos documents. L'idée est de créer au maximum 10 domaines plutôt larges.

Puis d'insérer dans chacun de ces domaines, 10 catégories (maximum). Enfin dans chacune de ces catégories, lister des ID (identifiants à deux chiffres).

La promesse ? Réduire le temps dans la recherche d'informations. Faciliter le travail.
Amener de la clarté. C'est une bonne méthode que je détaille ici.

11. La méthode GTD

Qui peut s'intéresser à l'organisation et la productivité sans tomber rapidement sur la méthode GTD ?

David Allen vous propose de gérer votre information et vos tâches via une procédure en théorie simple.

En pratique, je trouve la méthode trop complexe pour reprendre le contrôle de nos journées.

N'empêche : la méthode fonctionne chez certains, mais je ne commencerais pas là.

La méthode d'organisation personnelle

J'utilise les checklists dans mon job comme dans ma vie privée. Mais si je devais citer une méthode personnelle ?

12. La révision de couple

Avec ma femme, j'utilise la révision de couple. Une méthode hebdomadaire qui permet de faire le point sur ce qui s'est passé... et ce qui arrive.

On l'appliquait avant de devenir parent... mais depuis l'arrivée de notre générateur de chaos, cette pratique nous facilite encore plus notre vie.

En savoir plus sur la révision de couple.

La méthode d'organisation que je déconseille

Fondamentalement, vous ne pouvez jamais savoir à l'avance quelle méthode va fonctionner pour vous.

Donc il est prétentieux de ma part de vous déconseiller une méthode.

Mais je le fais quand même.

La méthode Eisenhower (ou matrice d'Eisenhower)

La méthode / matrice d'Eisenhower a deux utilités :

1. Vous aider à démasquer les experts d'organisation qui ne savent pas de quoi ils parlent (ils recommandent la matrice d'Eisenhower).

2. Vous aider à différencier l'urgence de l'importance.

Mais c'est une mauvaise méthode d'organisation car ce qui est important doit être fait à temps pour ne pas devenir urgent.

D'autres méthodes qui méritent votre attention

Je n'ai pas abordé la méthode NERAC, SMART, KAIZEN, 5S, JATO, QCD...

Au final, une méthode est une série d'étapes à suivre dans un certain ordre.

Avec la bonne méthode, vous pouvez organiser vos journées, votre équipe, votre entreprise, votre vie, même créer votre formation.

Mais pour valider la pertinence d'une méthode, la pratique n'est pas la meilleure manière d'y parvenir. C'est la seule.

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