« Si la vue d’un bureau encombré évoque un esprit encombré... alors que penser de celle d’un bureau vide ? » disait Einstein.
Vous l'avez peut-être deviné : dans cet article, je ne vais pas vous dire qu'il faut ranger votre bureau. Mais je vais partager :
- Mon avant / après de mon organisation bureau (avec quelques images et une vidéo)
- Mes recommandations pour le type de bureau et la position de celui-ci.
- Du matériel important auquel vous n'avez peut-être pas pensé pour l'organisation de votre bureau (et ma liste complète du matériel à télécharger).
Et je commence avec :
Le contexte avant la discipline
C'est le troisième principe de l'Organisologie. Ce principe souligne l'importance que toute la discipline du monde ne sera pas suffisant dans le mauvais contexte.
Sachant cela, la question à vous poser est : comment faire pour ne pas avoir besoin de discipline pour [inscrivez ici votre désir/aversion] ?
Par exemple, si vous voulez mieux organiser votre bureau, votre question pourrait ressembler à : comment rester concentré des heures en travaillant dans mon bureau ?
Parce que dans votre bureau, vous allez en passer du temps. Autant faire en sorte que cet espace soit optimisé (comme votre chambre à coucher d'ailleurs, un autre lieu dans lequel vous passez beaucoup de temps).
Ceci dit, je n'ai rien contre la discipline, et forcément, il en faut, même dans un bureau bien aménagé. Car certains jours, vous aurez simplement mal dormi, et c'est la vie.
Type de bureau
Durant des années, je bossais en déplacement. J'ouvrais mon MacBook air là où je trouvais de la place. Quand je restais quelques semaines au même endroit, j'utilisais ce type de bureau.
Ce n'était pas idéal, mais au moins, je travaillais debout. Ce qui nous amène à un point important : le type de bureau.
Pour ma part, je vous recommande de travailler debout.
Je travaille debout toute la journée. Trop de confort rend faible. Sans oublier que notre corps cesse d'entretenir ce qui n'est pas utilisé. Si vous passez vos journées assis dans un siège très confortable, vous devez sédentaire. Et la sédentarité tue.
Les liens entre mortalité précoce et le fait de rester assis de longues heures ont depuis longtemps été établis (en fait, la sédentarité a un effet sur l'anxiété, la dépression, les cancers, les maladies du cœur, le diabète et je m'arrête là.)
Et même si vous faites du sport, les bienfaits ne contrebalancent pas les méfaits de rester assis toute la journée.
Au début, travailler debout n'est pas confortable. Bientôt, vous n'y penserez plus. Si vous avez des doutes sur la pratique, parlez-en à un médecin (intelligent, pas cela qui a des intérêts à vous vendre des médocs).
J'utilise ce bureau Ikea avec une poignée pour descendre celui-ci. Il existe aussi le modèle électrique, mais je préfère un modèle qui nécessite plus d'efforts pour être redescendu.
Positionnement du bureau
Ma pièce de travail n'est pas grande : elle mesure 5m sur 3m. Elle est composée de deux fenêtres et avant, Madame travaillait aussi dans cette pièce. Ainsi la première configuration était plutôt logique (je montre la position initiale de mon bureau dans cette vidéo).
Un bureau de chaque côté de la fenêtre. Cette position initiale me permettait d'aménager un coin lecture, avoir une bonne exposition à la lumière, sans être exposé au rayon du soleil.
Voici une image que j'ai postée dans le programme Imperturbable en demandant des conseils pour améliorer l'aménagement de mon bureau. Car vous le savez, une devise importante pour moi est : d'abord faire fonctionner puis améliorer.
Comme vous le verrez plus loin, l'organisation de mon bureau (et son positionnement) va complètement changer, car il y avait trop de friction pour l'enregistrement de mes vidéos.
Voici les points de contrôle pour le positionnement de votre bureau :
1. Éviter la lumière directe sur l'écran / visage (rayon du soleil).
2. Éviter d'être face à des objets en mouvement, comme une rue piétonne (cela a tendance à vous distraire).
3. Être proche des prises d'électricité (c'est toujours mieux que de se prendre les pieds dans des câbles).
4. Si vous bossez sur des infos confidentielles, éviter que des regards indiscrets puissent se poser sur votre écran (donc faire face à la porte).
Hauteur de votre bureau
Lors de ma vie de nomade, j'ai pu tester plusieurs bureaux. Certains mieux que d'autres. Parfois, c'était tellement la galère que j'en suis venu à imaginer un bureau pour travailler debout, transportable, qui pèse moins de 2kg et qui se prend dans un sac à dos. J'étais allé assez loin dans l'exploration de l'idée.
Ce que je voulais, c'était de pouvoir régler la position de l'écran par rapport à mes yeux et la position du clavier / souris. Ce sont les éléments les plus importants, vu que vous travaillez debout (souvenez-vous, pas de chaise dans mon monde, on évolue dans des sociétés déjà bien trop confortables).
Et c'est ce que vous devez garder en tête : le haut de votre écran se trouve au niveau de vos yeux. Quant à vos coudes, ils forment un angle à 90°.
Ce n'est pas toujours possible, mais si c'est VOTRE bureau, alors investissez (un bon exemple d'investissement se trouve ici.
Organisation de votre bureau : matériel important (auquel vous n'avez peut-être pas pensé)
Le tapis anti-fatigue
Si vous bossez debout, il y a une astuce qui vous permettra de réduire la fatigue de vos pieds : le tapis antifatigue. Il s'agit d'une plaque en caoutchouc que vous placez sous vos pieds.
La souris verticale
Si vous voulez éviter les tendinites (ou du moins, réduire les chances d'avoir une tendinite) je vous recommande la souris verticale de chez Logitec
Le casque antibruit
Si vous voulez éviter d'entendre la souris qui éventre votre chat (ou l'inverse) et vous mettre dans votre bulle, sans réveiller vos voisins ou votre progéniture, c'est pratique. J'utilise ce modèle de Sony.
Un mot sur la musique : je ne l'utilise pas tous les jours, mais quand j'ai besoin d'un peu de motivation pour me mettre à bosser ou continuer à bosser.
Un minuteur physique
Pourquoi acheter un truc en plastique, qui prend de la place et qu'il faut recharger si j'ai un minuteur sur mon ordinateur ou smartphone ?
Parce que c'est plus efficace (en tout cas chez moi). J'en parle en long et en large dans mon programme Imperturbable. Mais le mouvement que je fais en démarrant mon minuteur a un effet pavlovien sur mon cerveau : il m'est de plus en plus facile d'entrer rapidement dans un état de concentration intense qui dure des heures.
Et parce que la simple présence de votre smartphone dans votre bureau est la pire chose que vous puissiez faire pour bousiller toute possibilité d'être productif (juste après boire un ballon de blanc à la place de votre premier café).
Un petit meuble
J'ai un petit meuble dans lequel je vais ranger mon bordel mes outils numériques et câbles en tout genre. Sans oublier les disques durs. Sur celui-ci se trouve une imprimante pour les éventuels courriers à envoyer.
Gestion minimaliste du tas de paperasse
Si vous vivez dans un pays qui se complexifie d'année en année (comme la France, mais aussi de plus en plus la Suisse), vous ne pourrez pas lutter contre l'effet mille-feuille.
En simple : les moyens de communication se juxtaposent les uns sur les autres sans se mélanger véritablement.
- Whats App n'a pas supprimé le SMS.
- Slack n'a pas supprimé le mail.
- Le mail n'a pas supprimé le courrier papier.
Et donc je gère mon courrier avec la technique des deux tas :
Premier tas : je le scanne une fois par semaine (et ensuite j'organise ma paperasse numérisée selon la méthode Zéro Paperasse).
Le deuxième tas vient directement dans ma poubelle
Stylos, post-it et classeurs
Cela n'existe pas dans mon monde. Sauf lorsque j'anime des ateliers.
La plante
Apparemment cela permet de déstresser un peu. Mais bon, si vous dormez mal, mangez mal, buvez trop et ne sortez pas prendre l'air, ce n’est pas votre petite plante qui va changer la donne.
J'ai une plante sur mon bureau.
Organisation bureau : avant
Comme vous l'avez vu, avant mon bureau se trouvait à gauche de la fenêtre. Et bien que cette position soit logique en termes de place disponible pour le reste de la pièce (deuxième bureau, coin lecture, etc.), ce n'était pas idéal pour l'enregistrement de mes formations / vidéos.
Avant, à chaque fois que je voulais enregistrer, je devais monter une installation qui nécessitait du temps et ajoutait de la friction.
À l'arrivée d'une période de tournage importante, j'ai décidé de changer l'emplacement de mon bureau afin de devoir faire le moins d'action pour pouvoir me filmer.
Organisation bureau : après
Désormais, mon bureau fait face à la fenêtre, avec un mètre de distance, et la bibliothèque dans mon dos. Je me trouve au milieu de la pièce. Cette position me permet de pouvoir ouvrir les fenêtres pour fermer les volets (et assombrir la pièce) tout en gardant un trépied qui me permet de fixer ma caméra juste en dessus de mon écran.
Je peux ainsi utiliser mon écran comme aide.
En terme d'utilisation de l'espace, je le répète, ce n'est pas optimal, mais pour réduire la friction, c'est bien meilleur.
On arrive à un point important pour votre organisation de bureau
L'organisation de votre bureau dépend des objectifs que vous vous fixez. Vous voulez que ce soit beau ou utile ? Vous voulez que cela soutienne votre santé et votre concentration ou que cela soit confortable ? Je pense qu'avec un peu de réflexion, on peut se retrouver avec un bureau beau, utile, qui favorise la santé, la concentration et qui ne soit pas trop inconfortable.
Voyez votre bureau comme une voiture : en fonction de vos besoins, vous achèterez le modèle le plus adapté à vos besoins.
Comment organiser le bureau numérique ?
Il vous reste peut-être cette question : comment organiser les fichiers qui se trouvent sur mon ordinateur ? Comment gérer la paperasse ? Comment structurer vos dossiers ?
On en causera dans un prochain article. D'ici là, je vous laisse avec ma boîte à outils : une liste d'applications, de logiciels mais aussi de matériel que j'utilise pour organiser ma vie numérique.
Les outils ne font pas tout, mais c'est un bon début.
Julien
PS : Et vous ? Quel matériel utilisez-vous dans votre bureau ? Quelles sont vos astuces ? Dites-le-moi dans cette vidéo.