Depuis 2018, j'utilise le logiciel Workflowy pour centraliser un maximum d'informations dans un espace unique.
J'ai évidemment dans mon radar d'autres logiciels : Notion, Obsidian et Log Seq (pour ne citer qu'eux). Mais quand je ressens des démangeaisons de changer de système, je relis cet article.
Vous êtes encore distant à l'idée de passer au "tout numérique"... ?
Je vous comprends.
D'ailleurs : utiliser des outils numériques comporte un prix à payer que je pourrais résumer par une phrase découverte dans le livre The Shallows "Un outil atrophie la partie de votre corps / esprit qu'il amplifie".
Depuis l'arrivée des smartphones, qui apprend encore par cœur le numéro de ses parents et amis importants ? Ainsi, externaliser votre mémoire sur un outil numérique a tendance à atrophier votre mémoire...
Mais attendez !
Il n'a pas fallu attendre l'arrivée des outils numériques pour que l'on voie notre mémoire s'atrophier... l'arrivée des livres et des cahiers avaient déjà commencé un mouvement que les outils numériques ont accéléré.
Un autre prix à payer à l'utilisation des outils numériques, qui est propre à ceux-ci ? L'addiction qu'ils génèrent.
Ce n'est pas pour rien qu'utiliser un outil numérique s'apprend. Ce n'est pas quelque chose d'inné. Et évidemment, ne vous attendez pas d'avoir une recommandation des bonnes pratiques à avoir dans le manuel d'utilisation de votre smartphone.
Cela desservirait les intérêts des fabricants de smartphones.
Le dernier inconvénient majeur (après je m'arrête) ? La tendance à la dispersion : chaque fois que vous voyez un lien, ou le simple fait d'avoir des options disponibles, augmente la difficulté à rester concentré sur une seule tâche.
Pour cette raison, trop de liens visibles, trop d'options visibles, est parfois plus un frein à la création qu'une aide. Connaître ces désavantages me font rester plus facilement sur Workflowy : un logiciel qui limite les options et qui me permet de faire beaucoup.
Mais je ne fais pas tout dans ce logiciel : j'ai tenté de faire ma compta, c'était une horreur. De la même manière, les fonctions collaboratives qui ont été ajoutées aux logiciels cette année (et que j'aborde plus loin) ne vont pas convenir à celles et ceux qui ne sont pas un peu "tech savy" (une expression désignant une personne qui se sent à l'aise avec les outils numériques).
Une introduction imprévue, que j'ai pourtant décidé de laisser dans la version finale de cet article.
Vous êtes toujours avec moi ?
Voici 5 fonctionnalités sorties en 2022 sur Workflowy.
Ces fonctionnalités seront utilisées dans la nouvelle version du Cerveau Numérique, qui sortira fin octobre / début novembre 2022.
1. Les fonctionnalités collaboratives
En simple, les fonctionnalités collaboratives vous offrent 3 avantages :
- Voir quand une personne vous mentionne
- Voir les changements qui ont été effectués au sein d'un projet
- Discuter au sein de votre projet
J'utilise cette fonctionnalité depuis plusieurs mois avec Loïc (mon bras droit) et cela réduit la durée de notre session opérationnelle hebdomadaire.
Avant, je devais lui demander ce qui a été fait, les obstacles qu'il a rencontrés, les questions qu'il a.
Avant il utilisait Telegram pour me poser des questions. C'est toujours le cas, mais beaucoup moins. Car désormais, il me mentionne en cours de semaine sur la tâche spécifique. C'est un gain de temps important.
Workflowy n’est pas les seuls à faire cela, évidemment : MeisterTask le fait très bien (j'utilise d'ailleurs ce logiciel pour travailler avec des équipes que je ne connais pas, le design est fait pour que la prise en main soit intuitive).
Mais le fait d'ajouter des fonctions collaboratives dans Workflowy permet des trucs sympas comme : Thomas (un autre membre de l'équipe) qui mentionne une idée sympa dans les enseignements de notre projet... je la génère (en 2 clics) dans un mail que j'envoie à mes lecteurs.
Le mieux dans les fonctionnalités collaboratives ? Celles-ci ne viennent pas nous interrompre. Et là ? Je dis bravo à l'équipe Workflowy qui comprend l'importance de rester focus.
2. La commande Slash
La commande Slash nous vient tout droit de Notion.
Cela met en avant un aspect important que je répète à tous ceux qui sont sur le point de changer de système : les fonctionnalités importantes seront intégrées à terme à votre application actuelle, surtout si l'équipe derrière votre application est réveillée.
La commande Slash vous permet de générer des commandes sans devoir utiliser la souris. Vous écrivez / + la première lettre du raccourci à utiliser.
Beau gain de temps que j'utilise tous les jours.
3. Envoyer vers
J'ai fait un article sur cette fonctionnalité, mais en gros, cela vous permet d'envoyer des informations d'un point A à un point B sans vous rendre vers ce point B.
Très utile.
Mais moins précis qu'un script créé avec WFx (qui permet de générer la même fonctionnalité sans devoir passer par la phase de recherche).
4. Les paragraphes et les titres
Les paragraphes et titres sont nés. Honnêtement, ce n'est pas une fonctionnalité que j'attendais, mais je sais que pour beaucoup, les points typiques de l'idéateur (outliner) sont une friction à la rédaction.
Un autre avantage est dans le rendu de l'information que l'on diffuse.
5. La recherche rapide
De mon côté, la recherche tient toujours le coup. Excepté sur smartphone (je n'arrive plus à lancer l'application, probablement à cause de la quantité de mots dans mon Cerveau Numérique).
Mais je trouve des solutions de contournement : je partage uniquement les URL dont j'ai le plus besoin. Ils bossent sur cet aspect apparemment technique compliqué.
En revanche ? Sur l'ordinateur, là où j'utilise le 99% du temps Workflowy, la recherche est toujours très rapide. Il est possible d'être très précis dans la recherche (en 2022, de nouveaux filtres sont apparus).
- Par exemple, vous pouvez chercher dans le formatage du texte : gras, souligné, italique.
- Vous pouvez chercher dans la couleur du texte, ou la couleur du surlignage.
- Vous pouvez chercher vos liens bidirectionnels, vos copies connectées (miroir), vos images ou encore dans les informations partagées avec vous.
Les fonctionnalités en cours de développement
Si vous lisez l'anglais (ou si vous utilisez DeepL.com) vous pouvez accéder ici aux développements du moment.
Je me réjouis d'avoir la possibilité de changer de format de dates, mais aussi... d'avoir la possibilité d'avoir plusieurs fenêtres sur le même écran ou... fonctionnalité attendue depuis des années, de pouvoir créer des rendez-vous dans Google Calendar ou l'agenda Outlook.
Les développeurs ont du pain sur la planche : c'est compliqué de faire évoluer une application complexe en fonction.
Mais pour le moment, je continue d'utiliser Workflowy, et à l'acception de bugs rapidement traités, cela reste mon outil de prédilection.
Julien
PS : Toutes ces fonctionnalités rejoindront Le Cerveau Numérique 5.0. Cliquez sur le bouton pour rester informé.e de sa sortie.