Organiser vos fichiers (et votre information) avec la méthode Johnny.Decimal

Cet article présente la méthode Johnny.Decimal. Une méthode pour organiser vos données. Il se base sur le site web qui explique plus en détail la méthode. Un forum est accessible (et intéressant).

Johnny part d'un constat que vous vivez peut-être au quotidien. La plupart des gens produisent de l'information, mais négligent complètement l'organisation, la catégorisation et la gestion de celle-ci. La voie royale pour l'infobésité.

On pense que les fonctionnalités de recherches peuvent nous sauver... en nous évitant de réfléchir à l'emplacement de l'information, mais selon lui, c'est du bluff.

Le résultat est un bordel sans nom dans lequel il faut encore chercher.

Le but de la méthode Johnny.Decimal est simple

Trouver les choses rapidement, sereinement et avec confiance.

Méthode Johnny Décimal

Sa promesse : trouver n'importe quel document / information en 10 secondes. Il nous invite à tester le "avant après" : cherchez un document maintenant (un justificatif pour la déclaration d'impôt par exemple) et rechercher un document une fois le système en place.

Entrez ensuite le temps que vous économisez... et multipliez-le par le nombre de fois que vous serez amener à répéter ce manège dans les années à venir.

Pour vous aider à calculer, voici un site web fort utile.

Pourquoi la méthode Johnny.Decimal est intéressante 

Selon moi, la méthode vaut votre attention (sinon je n'écrirais pas dessus) pour les raisons suivantes : 

1. Elle vous incite à définir une structure et une méthode de travail

Le point commun de la méthode GTD / PARA / KANBAN / Cerveau Numérique et j'en passe ? Avec ces méthodes, on ralentit, on questionne nos pratiques, et on réfléchit.

La plupart des gens ne font pas ça. La plupart ignorent qu'ils ont un problème.

Question frustrante que je me pose régulièrement :  (cliquez pour lire)

Quel est le problème que j'ignore ? Et vu que je ne sais pas ce que je ne sais pas, ma plus fidèle alliée est la souffrance (qui me permet de réaliser que j'ai un problème). Mais si les problèmes peuvent être douloureux, les améliorations, rarement... BREF.

Au final, ce n'est pas tant important la structure et la méthode que vous décidez d'adopter, TANT que vous êtes au clair sur celles-ci. D'où l'importance de créer un index qui est votre mode d'emploi à vous. Un index que vous tenez à jour évidemment.

La méthode Johnny.Decimal se base sur la catégorisation de l'information en se basant sur deux décimales. Avant et après le point.

Typiquement, en utilisant cette méthode, vous penserez de plus en plus :

  • 13.04
  • 27.08
  • 09.03 

Ce code fait référence à un emplacement dans lequel se trouve un certain type d'information.

Si vous voulez utiliser des émojis à la place des chiffres, rien ne vous en empêche.

Mais l'intérêt des chiffres, c'est qu'ils sont utilisés par tous dans une situation innombrable de notre quotidien. Sans oublier que renommer des fichiers en utilisant des émojis n'est pas possible partout... Bref, la méthode Johnny.Decimal utilise des chiffres parce que c'est pratique.

Cette succession de chiffre XX.XX vous permet de créer une structure cohérente entre vos différents outils qui vous aident à naviguer dans vos données.

À votre avis, qu'est-ce qui est plus facile à retrouver lorsqu'on effectue une recherche :

  • 14.04
  • Ressources (en lien avec un certain projet)

Vous l'avez deviné, les chiffres. Car ceux-ci ont plus de chance d'être unique, que le terme ressources.

Mais surtout, le système Johnny.Decimal vous permet d'être rapide, sans recherche. Si vous créez une structure commune pour gérer votre information, vous pourrez communiquer dans un e-mail, de façon brève, ou trouver l'information en question. Il vous suffira de dire 11.13 pour indiquer à la personne où chercher.

2. Elle s'adapte à n'importe quels programmes et plateformes (Mac, Windows)

Un deuxième intérêt est sa facilité d'implémentation. Vous pouvez superposer la méthode à une autre méthode. Rien n'empêche d'utiliser le Cerveau Numérique (ou para) avec la méthode Johnny.Decimal.

3. Elle est simple, mais permet d'ajouter des couches de complexité

Vous pouvez l'utiliser au format papier. Mais vous pouvez aussi l'utiliser sur le logiciel LogSeq en créant des rétroliens détaillés afin d'en faire une table des matières.

Logseq

4. Elle vous impose des limites

Un système d'organisation utile reste en vie parce qu'il a des limites. L'idée de choisir un certain nombre d'éléments par domaine et catégorie est une limite utile.

Un autre point : quand vous n'utilisez pas de chiffre pour catégoriser vos dossiers, il est facile de simplement créer un nouveau dossier... sans réfléchir.

L'utilisation d'un système vous incite à prendre une pause avant de créer. Dans certains cas, c'est utile (création d'un nouveau dossier), dans d'autres (capture d'une idée), c'est inutile.

Comment implémenter la méthode Johnny.Decimal ?

Si vous êtes intéressé par cette méthode, voici les étapes pour la mettre en place. J'utilise Workflowy pour l'exemple.

1. Divisez tout en (max) 10 choses bien différentes

Prenez tout ce que vous avez à organiser, et créez 10 regroupements différents. Ces regroupements s'appellent dans la méthode Johnny.Decimal, des domaines.

Par exemple

  • Santé
  • Famille
  • Citoyen suisse
  • Business

2. Divisez chaque domaine en (max) 10 éléments

Ces éléments s'appellent des catégories dans la méthode Johnny.Decimal.

Dans le domaine citoyen suisse, je peux avoir une catégorie qui s'intitule "Logement" et une autre catégorie "Impôts".

La catégorisation de l'information est la clé. Une todo liste bordélique qui s'allonge au fil des heures est souvent la conséquence d'un problème de catégorisation (on mélange de l'information en lien à des projets, des tâches isolées à faire dans 3 mois, dans 1 mois, dans 1 jour).

Dans son livre Information Anxiety , Richard Saul Wurman parle de l'acronyme LATCH pour nous aider à catégoriser l'information.

  • L = Lieu
  • A = Alphabet
  • T = Temps
     
    • Période ou phase
    • Événement
    • Interactions
    • Statut d'un flux de travail
  • C = Catégories
     
    • Chiffre
    • Concept
    • Mots-clés spécifiques
    • Ressources
    • Contextes
    • Références
    • Intrant / Sortant
    • Identificateur principal (personne, organisation, etc.)
  • H = Hiérarchie

Le point essentiel à comprendre avec la catégorisation est le suivant : la catégorisation que vous décidez d'utiliser n'est pas si importante, à partir du moment où vous respectez celle-ci.

Les problèmes surviennent quand vous ne respectez pas votre catégorisation (d'où l'importance d'un index).

3. Attribuez un nombre à chaque domaine et catégorie

Vu que vous avez maximum 10 catégories, les 10 premières catégories iront de 10 à 19.

10-19 Citoyen suisse (domaine)

  • 11 Logement (catégorie)
     
    • 11.01 factures (ID)

      Important, Johnny le dit bien, "L'identifiant n'a aucun rapport avec l'objet lui-même - rappelez-vous qu'il s'agit simplement d'un compteur". ("The ID doesn’t have any relevance to the item itself – remember, it’s just a counter.")
  • 12 Impôts
  • 13 Assurances

20-29 Famille (domaine)

30-39 Santé (domaine)

40-49 Business (domaine)

Méthode Johnny Décimal

Ce que j'aime avec la méthode Johnny.Decimal :

La recherche avec la méthode Johnny.Decimal

Vous l'imaginez bien : la recherche est simplifiée. Il vous suffit d'inscrire les XX.XX pour voir apparaitre l'espace approprié.

recherche logseq

L'enregistrement des fichiers

Ce qui est intéressant quand on utilise cette méthode, c'est qu'on peut facilement identifier quand on ne respecte pas les règles du système. Par exemple, chaque fichier doit être enregistré dans un dossier qui contient deux décimales. Autrement, vous êtes en train de faire dysfonctionner le système.

Johnny decimal

Pourquoi la facture du dentiste n'est pas OK ? Parce qu'elle ne se trouve pas un dossier de type XX.XX

Quand ajouter de la complexité ?

Une fois la méthode maîtrisée (c'est-à-dire, vous êtes régulier dans l'utilisation de sa version de base), vous pouvez ajouter de la complexité en ajoutant des mots-clés, des points miroirs (ou bloc synchronisé si vous utilisez Notion) ou encore des liens bidirectionnels.

Par exemple, attribuer le mot-clé #facture à vos dossiers de factures qui se trouvent dans différents domaines.

mot-clé johnny decimal

Mais n'oubliez jamais la loi de Gall : un système complexe qui fonctionne a nécessairement évolué d'un système simple qui fonctionnait.

Julien

PS : Dans les prochains temps je tomberai sur d'autres problématiques (et bénéfices) à l'utilisation de cette méthode. Je vous en parlerais dans un prochain post. 

Mais si vous avez  de l'expérience avec cette méthode, venez en discuter dans la vidéo que j'ai réalisée sur celle-ci.

Julien

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