Quand on est un indépendant, un freelance, un entrepreneur, ou SIMPLEMENT UN HUMAIN, il y a des tâches qui doivent être réalisées pour que nos projets avancent (ou pour éviter des conséquences douloureuses...).
C'est un peu l'histoire d'une vie.
Et c'est pour cette raison qu'aujourd'hui je vais vous parler de MeisterTask.
C'est quoi MeisterTask?
C'est un gestionnaire de tâches allemand au style japonais.
Gné?!
Vous comprendrez en lisant la suite ;-)
Maintenant... même si l'humain est un excellent procrastinateur, certaines tâches sont importantes et ont des conséquences douloureuses si on ne les fait pas (comme souhaiter un joyeux anniversaire à sa femme).
D'autres tâches sont moins importantes, mais peuvent devenir de vrais monstres à force d'oublis répétés (les factures ignorées, les emails sans réponse, ne pas aller chez le barbier).
Parfois, c'est une succession de tâches qui nous permet d'atteindre un résultat,
- tel un maçon qui va acheter du ciment (tâche 2)
- puis du sable (tâche 3),
- il va ensuite faire son ciment et attendre la livraison des briques qu'il aura préalablement commandée (tâche 1). Il va ensuite se mettre à monter son mûr, brique (tâche 4) après brique (tâche 5).
Mais parfois, en tant que travailleur du savoir...
Il y a des dizaines de projets qui doivent avancer en parallèle
Et on peut vite s'y perdre.
- On peut vite oublier d'appeler machin truc.
- On peut oublier d'acheter les cartouches d'encre pour l'imprimante.
- On peut vite oublier une deadline.
- Et une opportunité nous file sous le nez.
C'est le problème avec l'information: si celle-ci est mal gérée, c'est vite la misère.
Heureusement, pour mettre de l'ordre dans nos vies, il y a les gestionnaires de tâches.
Au format papier, comme l'organisator.
Mais également au format numérique, comme Trello, Asana et... MeisterTask.
J'ai testé les deux formats pour gérer des projets
En fonction de mon job, je passe du papier au numérique. Et vice versa. Encore une fois, l'organisation est un outil et il est impératif de rester flexible (plutôt que figé).
Mais la tendance est bien là: je m'organise au numérique.
Comment ai-je entendu parler de Meister Task?
Via la recommandation d'un lecteur (Nathan, si tu lis cet article, merci à toi).
Quel type de projet convient à MeisterTask?
Je donne des exemples de projets réels un peu plus loin dans cet article, mais j'utilise MeisterTask pour les projets collaboratifs. Je le souligne, car mes projets perso sont gérés dans Workflowy, de manière centralisée.
Mais vous pouvez parfaitement utiliser MeisterTask pour vos projets perso et vos tâches isolées (celles qu'on met habituellement dans un agenda).
Ceci dit, ouvrons maintenant le capot de MeisterTask afin de découvrir comment ce logiciel peut devenir un véritable soutien dans votre quotidien.
Histoire de MeisterTask
Créé en 2015 par la boîte allemande MeisterLabs (par les fondateurs Michael Hollauf et Till Vollmer), Meister Task est un outil collaboratif intuitif qui permet de gérer des tâches et des projets.
À mon sens, Meister Task est adéquat pour les petits projets, les équipes agiles, les freelances qui ont plusieurs casseroles sur le feu. Pour la grande gestion de projets, il est préférable de se tourner vers d'autres logiciels spécialisés. Ou alors, il faudra d'autres logiciels pour avoir certaines options (comme la possibilité d'avoir un diagramme de gantt).
Mindmeister l'étape précédente de ce gestionnaire de tâches
Il est important de comprendre que la boîte MeisterLabs a d'abord conçu Mindmeister (en 2007), un logiciel de carte heuristique. Ils ont connecté les deux logiciels afin de transformer des idées (de mindmeister) en tâches (dans meistertask).
Brillant!
Cela permet de ce triturer les neurones avec un logiciel de mindmapping, puis une fois les axes principaux du projet défini, de passer au concret, c'est-à-dire la création du plan puis l'exécution de celui-ci.
En parlant d'exécution, celle-ci repose sur une méthode japonaise...
La méthode Kanban comme structure au "task management"
Ce qui m'a convaincu dans MeisterTask est sa structure qui repose sur la méthodologie du kanban ET son design épuré (car d'autres logiciels similaires permettent de s'organiser en mode Kanban).
Les créateurs de MeisterTask ont viré la complexité d'utilisation du software, pour en faire un gestionnaire de tâches intuitif. On glisse et dépose des tâches. C'est presque marrant.
Pas besoin d'avoir suivi l'université du LeanKanban pour utiliser ce logiciel.
Et pour avoir testé pas mal de logiciels (pas uniquement des gestionnaires de tâches), c'est souvent le design d'une app qui va nous faire rester... (ou partir).
Bon... peut-être que vous vous demandez:
C'est quoi la méthodologie KANBAN?
J'en parle plus dans cet article consacré à la méthode kanban, mais pour faire simple, la méthode kanban est une méthode d'organisation du travail japonaise créée par Taichii Ohno un peu avant les années 50. Initialement conçue pour l'industrie, l'idée est de faciliter le flux de travail et réduire les coûts provoqués par les stocks dormants.
Début 2000 les travailleurs du savoir réutilisent le concept de kanban pour en faire des panneaux visuels sur lesquels vont se déplacer des tâches de gauche à droite.
La première colonne récupère les tâches à réaliser... la colonne centrale affiche la ou les tâches en cours... la dernière colonne affiche les tâches réalisées.
Mais en fonction de vos besoins, vous pouvez rajouter d'autres colonnes.
Pour ma part j'aime bien ajouter une colonne "idées" tout à gauche. Cela permet d'ajouter une décision entre les idées et ce que nous devons faire... et intuitivement se demander si on aura les ressources. Car le problème ce n'est pas d'avoir des idées, mais des ressources pour faire vivre ces idées.
À présent... partons découvrir ce logiciel.
La visite guidée de MeisterTask
Je vais à présent vous montrer comment est structuré MeisterTask. Plus vous avancerez dans l'article, et plus vous découvrirez des détails que beaucoup ignorent... c'est dommage. Car c'est se priver de la puissance du logiciel.
J'ai aussi fait une vidéo pour la visite guidée.
Vue générale...
MeisterTask est composé d'un tableau d'accueil où sont réunis vos différents projets (que vous pouvez partager avec les personnes de votre choix).
Vous pouvez personnaliser ce tableau d'accueil. Ajoutez vos images, affichez ou non la citation (et l'heure). Vous pouvez décider d'afficher vos tâches, le temps écoulé et les différentes notifications.
Ensuite, pour la création de cet article, j'ai décidé de créer un projet intitulé "Créer formation prise de notes".
Là je retrouve mes colonnes Kanban que je peux personnaliser selon mes préférences.
La configuration de base? Idées, à faire, en cours, terminé.
Si vous avez une phase de test, alors vous pouvez ajouter une colonne "en test".
Quand vous cliquez sur le +, vous créez une nouvelle tâche. Une fois cette tâche créée, vous pouvez la détailler:
- En affectant une personne à sa réalisation (et juste une personne, détail important).
- En définissant une deadline (date d'échéance)
- En lui attribuant un mot-clé.
- En ajoutant une pièce jointe ou encore une liste de tâches.
En haut à droite de chaque tâche se trouvent 3 petits points. Cela vous permet d'accéder à des options pratiques.
Le volet latéral droit vous permet d'inviter des personnes à participer au projet... et d'effectuer des recherches (utile quand vous avez de grands projets collaboratifs).
Ceci dit qu'elles sont les 3 options qui permettent de rendre MeisterTask si efficace?
Option N°1 - Réduction des communications externes
Contrairement à Slack qui est un canal de conversation, Meistertask permet d'avoir des conversations sur chaque tâche. Le système de citation @ permet de directement notifier une personne. Ainsi on n'est pas à se demander "qu'est-ce qui avait été dit en lien avec cette tâche? Où est-ce que j'en suis déjà plus?"
Cela permet de réduire les emails, les whatsapp et j'en passe. C'est pratique.
Option N°2 - Automatismes utiles
J'ai bien souligné le point "utile", car certaines applications nous permettent de créer des automatismes qui nous faciliteraient la vie... s'ils n'existaient pas.
Bon, ceci dit, chaque colonne me permet de déclencher différents automatismes quand une tâche est déposée ou créer dans celle-ci.
Ainsi mon "glisser - déposer" peut naviguer entre les différents projets. À priori, on ne sait pas vraiment à quoi cela peut servir... donc je vous ai fait une vidéo de la méthode GTD appliquée à MeisterTask... pour ceux que cela intéresse.
Comment obtenir la vidéo? Dites-moi ce que vous pensez de cet article dans les commentaires, et je vous enverrai la vidéo (cela me permet d'améliorer cet article).
Par exemple... je peux attribuer un nouveau tag, archiver la tâche, transférer cette tâche dans un autre projet.
Il s'agit d'une colonne de ma boîte de réception. Cela me permet ensuite de glisser / déposer mes différentes tâches et les envoyer vers d'autres projets.
Option N°3 - Connexion avec d'autres logiciels et statistiques avancées (comme Zapier)
Quand vous passez à la version payante, vous pouvez connecter vos projets avec...
Zapier, Slack, Zendesk, Mindmeister, Gmail, etc.
Cela nécessite du temps et je ne recommande pas de connecter à d'autres logiciels au début. Seule la pratique vous permettra de mettre le doigt sur les tâches qui méritent d'être automatisées.
Mais vous pouvez également avoir vos performances dans vos différents projets.
D'autres aspects qui méritent d'être soulevés
- La possibilité de créer des check-listes modèles (YEEES). Vous savez à quel point les listes de contrôle de tâches sont importantes dans mon organisation.
- L'existence des mots-clés permet de filtrer rapidement différents types de tâches (YEEES)
- La possibilité de chronométrer le temps passé sur une tâche (et de voir ce temps sur la tableau de bord...)
- Le fait d'attribuer une tâche à une seule personne (beaucoup n'aime pas cette option, mais c'est la base de la gestion de projet).
Quels projets ai-je géré avec ce logiciel?
J'ai créé plusieurs projets avec MeisterTask, le plus conséquent était la co-organisation du Neuchâtel Art Festival. Une quinzaine de personnes étaient connectées à ce logiciel pour mettre sur pied le festival.
La gestion des colonnes est un peu différente qu'en travaillant seul, mais le principe du kanban reste identique.
J'ai également à un moment géré mon stock de nourriture que je stockais à la cave. Chaque tâche représentait une boîte de conserve avec comme date d'échéance, la date de péremption.
- À acheter
- En stock
- À consommer
Ce n’était pas vraiment important, mais plutôt marrant à réaliser afin de voir la flexibilité du logiciel.
À une époque je gérais mon site Organisologie avec MeisterTask. Mais ça, c'était avant Workflowy... Ce qui nous amène aux avantages ET désavantages de MeisterTask...
Avantages et désavantages de MeisterTask
Avantages
- Simple & Beau (le design)
- Les automatismes.
- Les intégrations (afficher les tâches dans Google Calendar par exemple)
- La possibilité de passer d'un smartphone, à une tablette, à un ordinateur, tout en conservant un logiciel intuitif.
- La possibilité d'attribuer qu'une seule personne par tâche *
*Beaucoup voient cela comme un désavantage, mais ils oublient les bases de la gestion de projet. Une personne est responsable de la tâche. Cela ne veut pas dire qu'elle doit réaliser la tâche elle-même. Cela signifie qu'elle doit s'assurer que les différents acteurs impliqués dans la réalisation de la tâche se bougent le cul pour terminer dans les temps.
Désavantages
- Il n'est pas possible de fermer les colonnes et je peux facilement être distrait par les tâches qui sont à venir.
- L'absence d'affichage en mode gantt.
- L'impossibilité d'afficher les sous-tâches (sans rentrer dans une tâche).
Trello, Asana ou Meistertask?
Pour ma part, je ne vais pas m'exprimer sur ce point, car je n'ai pas assez creusé les autres logiciels. Je suis en train de le faire et je reviendrais compléter cette partie de l'article dans un futur proche.
En terme de prix, Trello et Meistertask se valent (environ 10€ par mois). Mais vous pouvez déjà aller très loin avec la version gratuite de Meistertask.
Vous pouvez vous inscrire à la newsletter pour être notifié de la mise à jour de cet article (ou simplement si vous souhaitez être informé des prochains articles en lien avec MeisterTask.
À qui est destiné MeisterTask?
Petites équipes, freelance, indépendants, groupe de projets travaillant en mode "agile".
Conclusion?
L'une des bases de la gestion des tâches est d'avoir du temps dans l'agenda consacré à certaines tâches. Avec la version, vous pouvez synchroniser automatiquement vos tâches dans votre calendrier Google.
Une fois connecté au projet en cours, la méthode du kanban permet d'afficher la tâche à réaliser (la tâche qui se trouve dans la colonne en cours). Ainsi on peut rapidement mettre en place une bonne organisation bien efficace.
Julien
