Comment organiser une réunion : 3 étapes essentielles

Comment organiser une réunion ? Vaste question.

Entre la préparation, l'invitation des bonnes personnes, le type de réunion, l'animation de la réunion, respecter les délais, créer un compte-rendu...

...il y a une multitude de compétences à développer (la communication, la négociation, l'organisation).

Pas étonnant que beaucoup de travailleurs tombent dans la réunionite (une réunion inutile).

Plutôt que de voir chaque réunion comme une opportunité d'entraîner ces compétences utiles dans d'autres domaines de leur vie...

...ils font comme la majorité : pas d'ordre du jour, pas de préparation, pas le bon câble pour connecter l'ordinateur à l'écran, pas de décision, pas de suivi.

Dans cet article, je vous donne le 20% des techniques qui m'ont permis d'obtenir rapidement de meilleures réunions. 

Comme disait Richard Koch : "La masse des activités sera toujours inutile, mal conçue, mal dirigée, mal exécutée et largement hors propos".

Tout l'enjeu est de trouver les activités qui ont le plus d'effet de levier sur vos réunions.

Si vous voulez organiser des réunions utiles qui se démarquent, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, vous découvrirez : 

  • Le protocole anti-réunion inutiles
  • 3 règles à suivre pour réussir vos réunions
  • Les 3 types de réunions (et le nombre maximum de participants pour chaque type)
  • Les 5 étapes pour préparer vos réunions
  • 10 principes pour animer votre réunion
  • Ma liste de matériel que je prends pour mes réunions

Prêt.e ? C'est parti.

Si vous avez peu de temps (vous organisez une réunion qui a lieu demain...) cliquez ici pour sauver les meubles.

Mon expérience avec les réunions

Dans ma carrière militaire, j'ai animé des centaines de rapports de section puis de compagnie.

Dans les entreprises, on appelle ça une réunion. 

À la tête de ma compagnie (entre 150 et 175 personnes) j'animais, avec mes officiers, une réunion quotidienne de 30 minutes par jour. 

Dans ma carrière de bénévole : j'ai coorganisé le Neuchâtel art festival, dans lequel j'ai animé des réunions.

Dans ma carrière en entreprise : j'ai organisé une multitude de réunions pour la mise en place de procédure qualité, mais aussi l'implémentation d'une gestion documentaire.

5 raisons d'organiser une réunion

1. Vous avez un problème complexe que vous n’arrivez pas à résoudre seul

2. Vous souhaitez prendre une décision à plusieurs (car elle va affecter plusieurs personnes) et vous avez besoin de support.

3. Vous avez besoin de précision sur un plan d’action complexe et interdépendant. Un changement peut affecter plusieurs éléments du plan.

4. Vous lancez une initiative et vous avez besoin d’établir le cadre

6 raisons de ne pas faire de réunions

1. Quand il s’agit de garder tout le monde à la même page (un mail / une vidéo peut faire le job)

2. Quand il s’agit d’informer ce que chacun a fait dans le projet.

3. Pour inciter les gens à avancer

4. Pour faire croire que les gens ont un mot à dire sur une décision déjà prise

5. Prendre des gens en otage pour m'entendre parler. 

Quels sont les 3 types de réunions ?

Réunions de prise de décision

Le but est de prendre une décision en utilisant l'expérience des personnes présentes autour de la table.

Pour éviter de vous retrouver avec trop de monde autour de la table, demandez-vous : si cette personne était malade, est-ce que la réunion serait annulée ?

Si la réponse est non, n'invitez pas la personne.

Participant maximum : 8

Réunions de planification

Le but est d'identifier les objectifs et synchroniser les ressources entre elles.

Plutôt que de rester en communication asynchrone, ce genre de moment, même brefs, peuvent réduire une quantité importante de malentendu et d'e-mails.

Participant maximum : 8

Réunions de résolution de problèmes / amélioration 

Ici le but est d'améliorer un fonctionnement, une situation OU d'identifier les causes sous-jacentes d'un problème, plutôt que de traiter les conséquences.

Exemple d'un problème : j'ai peu d'énergie le matin, car je dors mal

  • Pseudo-solution : boire du café le matin
  • Solution : arrêter les écrans le soir

La méthode des 5 pourquoi est intéressante.

Participants maximum : 18

Faut-il vraiment une réunion ?

"Je jure d’organiser une réunion si c’est la seule option la plus pertinente et qu’aucune autre méthode est disponible." devrait être la devise de chaque organisateur de réunion.

Parce qu'aujourd'hui, les gens passent de plus en plus de temps à parler du travail, qu'à travailler.

Ils le font avec sur leur messagerie instantanée (slack, teams), les mails, mais aussi en réunion.

Sans surprise, les réunions tuent la productivité et sape le moral des collaborateurs, si celles-ci n'ont pas d'utilité.

Je tiens à préciser un point important : je crois fermement dans la décentralisation lors de la prise de décision.

Les dirigeants supérieurs d'une entreprise n'ont pas besoin de participer à des réunions / d'être informé de toutes les décisions prises sur le terrain par un manager opérationnel (régional).

Dès que le manager compétent est engagé, que le cadre est placé, que les objectifs sont connus, que les ressources sont attribuées...

Le manager devrait participer à très peu de réunions avec les dirigeants supérieurs.

L'autorité et l'autonomie fournie au manager opérationnel sont addictives en soi et permettent de conserver les talents dans l'entreprise.

Bien plus que le salaire.

La première étape ne consiste pas à sauter sur votre agenda et d'inviter les personnes qui vous semblent pertinente... mais de suivre ce simple protocole proposé par Elizabeth Grace Saunders

Protocole réduction de réunion

En prenant l'habitude de prendre 2 minutes pour parcourir ce protocole AVANT d'organiser une réunion... vous réduisez les erreurs de vous retrouver dans une salle avec des membres de votre équipe... pour rien.

Les 3 phases d'une réunion

La réunion se prépare (1), s'anime (2) et se suit (3).

Phase 1 : préparation de la réunion

Que ce soit lors d'une intervention en entreprise, une conférence ou un coaching, la préparation représente 90% de la réussite.

Ça ne veut pas dire qu'il faut y passer des heures et s'assurer de ne rien oublier.

Gardez à l'esprit qu'il est préférable d'être préparé à 5% qu'à 0%.

Règle du pouce : le temps de préparation équivaut à la durée de la réunion.

1h de réunion = 1h de préparation.

Quelques signes d'une réunion mal préparée

1. Pas d'ordre du jour / d'objectif

2. Problème technique (le câble pour afficher certains éléments à l'écran n'est pas le bon, la connexion ne fonctionne pas, etc)

3. Problème logistique : pas assez de places, salle déjà prise, mauvais lien pour la visioconférence, etc

4. Les personnes essentielles pour la prise de décision sont absentes... et d'autres personnes sont là (alors qu'elles ne devraient pas être là).

Je pourrais continuer des heures ainsi.

Quand ça arrive, vous, l'organisateur.rice, vous passez pour un amateur aux yeux des gens conviés.

5 étapes pour préparer votre réunion

À présent, voici les 5 étapes pour préparer une réunion : 

1. Définir l'objectif de la réunion de travail

2. Construisez l'ordre du jour

3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion

4. Planifiez la date de la réunion 

5. Préparez vos outils de réunion

1. Définir l'objectif de la réunion de travail

Sans objectif il est difficile de planifier la réunion : qui inviter ? Combien de temps ? Quels sujets aborder ?

Sans objectif, il est difficile de créer un ordre du jour. Il est difficile d'envoyer des documents pour que les participants puissent se préparer.

Sans objectif, il est difficile d'animer la réunion.

Si une personne (qui aime s'écouter parler) accapare le temps de parole, il est moins évident de recadrer celle-ci sur le but de la réunion.

Une réunion sans objectif est une excellente manière de perdre du temps.

Si 10 personnes participent à la réunion durant 1 heure, vous perdez une journée de travail.

Une question intéressante pour trouver un objectif : "qu'est-ce qui me fera dire que cette réunion valait le temps investi ?"

Voici quelques exemples par type de réunion :

Réunions de prise de décision :

  • Décider de rendre l'offre pour ce projet est prise (oui / non).
  • Décider quel canal de communication utiliser pour l'acquisition payante (max 1 canal)
  • Décider si nous investissons ici ou là

Réunions de résolutions de problèmes /amélioration :

  • Nous avons de plus en plus d'accidents sur nos chantiers. Quelle est la cause profonde ?
  • Chute de trafic SEO, quelle est la cause (les causes) ?
  • Collaborateurs démotivés... quelle est la cause (les causes) ?
  • Les collaborateurs sur les chantiers ne portent pas le casque, que faire pour qu'ils le portent ?
  • Comment réagir face à la concurrence qui écrit des articles avec l'intelligence artificielle ?
  • Comment impliquer les collaborateurs dans la prise de décision ?

Réunions de planification :

  • Le plan d'action (qui fait quoi pour quand) concernant la phase 2 de la création de l'immeuble X est adapté aux nouvelles échéances
  • Le lancement de produit est dans 8 mois, définissons le rétroplanning.
  • Le nouveau podcast sortira dans 3 mois, quelles sont les étapes restantes ?

2. Construisez l'ordre du jour

Au militaire, nous utilisions au niveau de la compagnie l'acronyme PILC pour structurer les rapports de compagnie.

PILC est un acronyme pour :

  • Personnel
  • Instruction
  • Logistique
  • Conduite (management)

Un PILC pour la rétrospection... et un PILC pour la perspective. C'était la structure utilisée pour les réunions standards.

Un bon ordre du jour est adapté au contexte de l'entreprise.

Il existe évidemment des modèles d'ordre du jour pour vous inspirer, mais avec l'expérience, votre ordre du jour changera.

Par expérience, il est préférable d'avoir trop peu de points dans une réunion... que trop de points.

Il m'est arrivé plusieurs fois d'oublier de traiter un point dans une réunion, souvent ça peut attendre... si ça ne peut pas attendre, je peux recontacter les personnes concernées par l'information.

Cet effort supplémentaire (inconfortable, causé par mon oubli ou mon biais de l'optimisme) m'incite à améliorer ma préparation.

Au final (et ça reste une hypothèse), il est préférable d'animer des courtes réunions, dynamiques, concrètes, quitte à oublier certains points qui seront traités en bilatéral... que de prendre en otage 10 cadres supérieurs dans une réunionite qui dure des heures... dans laquelle rien de concret n'en ressort.

J'ai participé à des réunionites qui duraient des heures... même dans ce genre de rencontre (mal organisées, mal animées) pas tous les points étaient traités.

Si c'est inutile, autant que ça dure peu de temps.

Voici un autre modèle d'ordre du jour

Objectif -> points à traiter pour atteindre l'objectif -> temps dédié à chaque point.

Si vous avez un objectif clair pour votre réunion, il est plus aisé de définir les étapes intermédiaires pour atteindre cet objectif.

À côté de chaque bloc, vous pouvez inscrire le temps défini pour traiter ce point et les personnes qui doivent intervenir.

Ça vous permet d'inviter certaines personnes pour un moment spécifique de votre réunion.

Vous pouvez aussi ajouter le type d'animation requis pour chaque point : transfert d'information, lecture individuelle, travail en groupe, discussion libre.

  • Type de réunion : planification
  • Objectif : Adapter le rétroplanning du lancement de la formation XYZ
  • Bloc 1 - 5 min - Chaque participant lit le document de deux pages pour comprendre les raisons de l'adaptation
  • Bloc 2 - 25 min - Redéfinition du périmètre du projet (en montrant la qualité / coût / délai actuel).
    • 1. Le responsable (Jean) défini l'élément non négociable (avec le boss)
    • 2. En fonction, on travaille sur la réduction des coûts (avec Sylvie et Lucille) ou la qualité (Jean).
    • 3. On vérifie le rétroplanning et on l'adapte (tous).
  • Bloc 3 - 10 min - récapitulatif de ce qui a été décidé, actions à prendre
  • Bloc 4 - 5 min - réserve

Astuce : si vous envoyez votre plan aux participants, ceux-ci peuvent commenter et ajouter des points qu'ils aimeraient traiter.

3. Identifiez les participants et leur rôle pendant la réunion

Règle fondamentale de toute réunion : ne jamais inviter à une réunion une personne qui aime les réunions.

Deuxième règle : ne pas avoir de spectateurs (les personnes invitées doivent parler, sinon, pourquoi ne pas leur envoyer le compte-rendu ou une vidéo qu'ils peuvent regarder en accéléré ?)

Troisième règle : plus vous êtes nombreux, moins la réunion est efficace. Une raison est la paresse sociale.

Le « social loafing » ou la flânerie sociale est un des effets négatifs d’une dynamique de groupe. Ce fléau se produit parce que généralement, un être humain normalement constitué, fournit un effort moins grand en situation de groupe que lorsqu’il est seul à conduire la barque ou autrement dit quand il doit répondre seul de ses actes. Plus le groupe est grand, plus les individus paresseux augmentent.

Le point commun de toute réunion : un animateur et un rédacteur du compte-rendu.

Le reste peut changer en fonction du type de réunion.

Réunions de prise de décision :

Idéalement, un représentant de ceux qui vont porter les conséquences de la prise de décision.

Une personne compétente (techniquement) pour savoir si une décision est faisable (sur un plan technique, mais aussi avec les ressources à disposition).

Réunions de réflexion et d'amélioration :

Une ou deux personnes visées par l'amélioration / le problème.

La personne susceptible de mettre en œuvre l'amélioration / le problème

Réunions de planification :

Les responsables de l'exécution des plans.

4. Planifiez la date de la réunion

La date de votre réunion est importante : trop tard, et vous réduisez vos options pour un projet à mener ou des actions à entreprendre... trop tôt, et vous risquez d'élaborer un plan d'action trop lointain et inapproprié à une situation qui aura changé.

Un conseil : ne démarrez pas vos réunions à l'heure pile.

Et ne faites pas des réunions d'une heure.

Démarrez par exemple à 15h05 et terminez à 15h50.

Si c'est difficile d'avoir tout le monde en même temps (ils se trouvent sur plusieurs lieux), pensez à créer un doodle, bien à l'avance, pour trouver une date commune.

Vous pouvez aussi passer en mode hybride : une partie des participants en physique, les autres connectés à la visioconférence.

5. Préparez vos outils de réunion

Si vous animez régulièrement des réunions, je vous recommande d'avoir une boîte dans laquelle vous mettez :

  • Votre Télécommande (et piles)
  • USB pour la sauvegarde des diapositives (pensez à mettre une sauvegarde dans le cloud)
  • Vos adaptateurs pour projecteurs (VGA et HDMI)
  • Vos adaptateurs d'alimentation
  • Deux minuteurs (un qui affiche le temps restant avant la fin de la réunion et un qui affiche le temps du point en cours)
  • Des marqueurs frais pour tableau blanc (au cas où)
  • Des marqueurs frais pour papier
  • Un haut-parleur Bluetooth (si j'utilise des vidéos ou de la musique)

C'est ce que je prends avec moi lorsque j'interviens en entreprise. À vous d'adapter en fonction des besoins.

Prendre du matériel avec vous nécessite plus d'efforts, mais vous réduisez vos dépendances.

Kevin devait vous mettre le bon câble dans la salle... mais Kevin avait une gueule de bois et n'a pas mis le bon câble dans la salle.

Moins vous connaissez les lieux, et plus vous devez prendre du temps pour faire une reconnaissance des lieux.

Même au sein de votre entreprise, certaines salles sont moins bien équipées que d'autres, du matériel peut être mal connecté, pas actualisé, etc.

À ce stade vous avez : 

Un plan de réunion envoyé aux participants des réunions.

Ce plan contient un objectif et les points à traiter. Une date pour cette réunion.

Il est temps de passé à la réalisation de la réunion.

Phase 2 : Réalisation de la réunion

Votre réunion va suivre 3 étapes.

Le temps est réparti de la manière suivante : 10-70-10-10

Étape 1 : Introduction (10% du temps)

Étape 2 : Discussion, travail (70% du temps)

Étape 3 : Conclusion (10% du temps)

Réserve 10% du temps

Animer la réunion : 10 principes

Je pense que l'on peut apprendre à animer un groupe, une réunion, mais est-ce possible de l'enseigner ?

Question que je laisse ouverte.

Je me contenterais ici de lister quelques points qui m'ont le plus aidé.

Voici les principes : 

1. Ne vous occupez pas du compte-rendu

Désignez une personne pour rédiger le compte-rendu pendant que vous animez.

2. Accueillir et poser le cadre. 

Exemple : 

  • Les points qui ne concernent pas toutes les personnes présentes (ou qui sortent du plan de la réunion) sont traités en bilatéral.
  • Pas de smartphone / mail sur le laptop.
  • Le temps pour traiter un point est représenté par le minuteur bleu, le temps restant, avant la fin de la réunion, par le minuteur rouge.

3. Affichez l'ordre du jour et objectif de la séance

vous pouvez, à côté de votre ordre du jour, inscrire quand vous voulez sonder les participants, à qui demander quoi, etc. Ça vous aide à être structuré et ne pas oublier un point important.

4. Conduire la réunion. 

Garder le temps à l'esprit. Garder l'ordre du jour en tête (affichez-le pour que tout le monde puisse le garder en tête).

5. Encourager la participation.

Si une personne intervient pour la première, même si son propos semble un peu déplacé, laisser terminer. Puis revenir sur le sujet principal.

6. Critiquez les idées, pas les personnes.

7. Reformulez plusieurs fois. 

Jusqu'ici, nous avons vu ceci, nous avons décidé ça, il reste ceci, et nous avons encore 20 minutes.

8. Écouter pour comprendre, plutôt que pour répondre.

9. Terminer à l'heure.

Il vaut mieux oublier de traiter des points, mais de finir à l'heure, que de prendre tout le monde en otage.

Par exemple, votre réunion durait 45 minutes, et à 40 minutes vous voyez que vous n'allez pas tenir le délai.

Dans ce cas, mettez fin à la réunion.

De cette manière, vous inculquez la ponctualité, le respect des plans et le respect du temps de chacun.

Si vous continuez, vous risquez d'avoir un public de plus en plus désengagé.

Apprenez de cette situation : qu'est-ce qui a fait que vous avez dévié du plan ? Un suroptimisme ? Un participant difficile à gérer ?

Pour réduire ces situations, garder dans un coin de la tête les points qui peuvent "sauter" dans le cas où d'autres points prennent plus de temps.

Si un nouveau sujet s'ouvre, créer un autre moment pour le traiter.

10. Effectuer votre RETEX dans la journée

À la suite de votre réunion, demandez-vous ce qui s'est bien passé et ce qui mérite des efforts pour être amélioré.

Vous pouvez lister 1-2 points pour chaque phase de la réunion (préparation, réalisation, et suivi).

Phase 3 - Suivre la réunion

Dans cette phase, deux activités : le suivi opérationnel de la réunion et le compte-rendu.

Le compte-rendu

Il s'agit d'un document dans lequel est inscrit ce qui a été dit (les points clés) et les prochaines actions, ainsi que les responsables.

Je ferai un article sur le sujet prochainement, mais de manière générale, si c'est compliqué de faire un compte-rendu, c'est que les étapes précédentes n'ont pas été bien menées.

  • Pas de préparation (donc pas d'ordre du jour).
  • Pas d'animation (donc n'importe qui parle de n'importe quoi, donc difficile à synthétiser)

Le suivi opérationnel 

À un niveau personnel, quand vous envoyez un e-mail avec une demande, vous allez probablement avoir un dossier (ou un système) pour avoir toutes vos demandes en attente.

Si ce n'est pas le cas, je vous conseille de le faire. Vous faites un suivi.

Pour vos réunions, un suivi est important, autrement vous risquez de créer des réunions de suivi... ce qui est horrible en termes de productivité.

Là où quelques mails / coup de fil feraient l'affaire, vous réunissez des gens pour parler de la situation... et durant tout ce temps, ils ne peuvent pas travailler.

Les entreprises créent de la valeur parce que leurs employés travaillent. Pas parce que leurs employés parlent du travail.

La plupart des réunions génèrent une série de tâches pour faire avancer la stratégie / le projet du moment.

Vous pouvez créer un plan d'action ou simplement vous assurez de savoir QUI fait QUOI pour QUAND.

En fonction du contexte, vous pouvez relancer les personnes pour connaître le niveau d'avancement.

Vous pouvez aussi leur demander de mettre à jour le projet en question.

De cette manière, vous réduisez les ressources nécessaires pour effectuer le suivi.

Parce qu'une réunion doit être préparée, animée, et suivie, le point clé est d'utiliser le protocole "anti-réunion" et d'utiliser ce moyen de collaboration comme dernier recours.

Préparer une réunion de travail : les points essentiels

1. Utiliser la réunion en dernier recours

2. Ne pas inviter les gens qui aiment les réunions (et donc s'écouter parler)

3. Préparer la réunion

  • Quel est le type de réunion ?
  • L'objectif ?
  • Le plan de réunion (quel sujet doit être abordé, à quel moment, pour atteindre l'objectif)
  • Inviter les participants
  • Matériel prêt ?

4. Animer la réunion

  • Accueillir et posez le cadre.
  • Affichez l'ordre du jour et objectif de la séance
  • Conduire la réunion. Garder le temps à l'esprit. Garder l'ordre du jour en tête (affichez-le pour que tout le monde puisse le garder en tête).
  • Il vaut mieux oublier de traiter des points, mais de finir à l'heure, que de prendre tout le monde en otage.

5. Suivre la réunion

  • Envoyer le compte-rendu des points abordés et des actions à suivre (qui fait quoi pour quand)
  • Suivre les tâches

Et souvenez-vous : chaque réunion est une opportunité d'améliorer votre réputation et vos compétences.

Julien

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