La Méthode des 5S pour gagner en productivité sans forcer

Derrière l'apparente simplicité de la méthode des 5S se cachent des principes puissants pour améliorer votre productivité, mais aussi celle de votre équipe et même votre entreprise.

(Je viens de vous donner l'ordre dans lequel je recommande de déployer les 5S.)

Cette méthode a initialement été déployée dans les industries, mais s'adapte très bien à une multitude de contextes (numérique, physique, atelier, open-space, etc).

L'article qui suit vous aide à comprendre et implémenter la méthode des 5S

Je vous recommande de lire tout l'article, avant de vous lancer dans la mise en place des 5S, car une autoévaluation vous permettra de créer un référentiel bien utile et motivant. J'en parle plus loin

Les origines de la méthode des 5S

Pour certains, notamment les Occidentaux, l'origine de la méthode serait le Japon. Comme le Kaizen ou le Kanban. 

Mais en creusant le sujet, l'origine semble plutôt américaine.

Car durant la Deuxième Guerre mondiale, un programme de formation fut créé pour soutenir l'effort de guerre.

Il s'agit du TWI (Training Within Industry) consistant à former rapidement du personnel peu qualifié.

Voici la petite carte que recevait les ouvriers (et qu'ils devaient conserver sur eux).

Au dos de la petite carte que les ouvriers devaient garder sur eux était écrit ceci :

 Mais au final, est-ce que l'origine d'une méthode est si importante ? Je ne le pense pas. Tout comme l'origine d'une idée, c'est l'efficacité de celle-ci qui compte, dans notre quotidien surchargé.

La signification des 5S

Voici les mots qui se cachent derrière les 5S. Ce sont des mots japonais (écrit avec l'alphabet occidental).

Voici une traduction, avec un gras, la traduction utile. 

• Seiri (整理, débarrasser) : supprimer l'inutile
• Seiton (整頓, ranger) : situer les choses
• Seiso (清掃, nettoyer) : (faire) scintiller
• Seiketsu (清潔, ordonner) : standardiser les règles
• Shitsuke (躾, éduquer et discipliner) : suivre et progresser.

Les objectifs des 5S

Chaque étape sert un objectif précis :

Supprimer l'inutile : faciliter l'utilisation des objets / informations, réduire les erreurs

Situer les choses : gagner du temps / de l'énergie

(faire) Scintiller : améliorer l'image de marque, mais aussi avoir du plaisir sur son poste de travail

Standardiser : prévenir le chaos, faciliter l'arrivée de nouveaux travailleurs (pour les entreprises) mais aussi définir des recettes pour obtenir une certaine qualité.

Suivre et progresser : se maintenir à jour, s'adapter, progresser.

Les bénéfices de la méthode 

1. Identification des dysfonctionnements

Je le répète : régularité n'est pas synonyme d'efficacité. Vous pouvez vivre des années dans une maison mal isolée... qui vous coûte plus cher qu'une maison bien isolée.
Vous pouvez manger depuis des années et prendre du poids depuis des années.

2. Meilleure qualité

Vous créez des procédures qui vous font gagner du temps et permettent d'assurer une certaine qualité de travail.

3. Participation et implication du personnel

Si vous gérez une team ou une entreprise, implémenter le 5S vous aidera à créer (si c'est bien fait) une participation de la part de votre personnel... plutôt qu'une passivité.

4. Amélioration de la performance

Ce qui pousse la plupart des gens à s'intéresser à la méthode des 5S est la performance. Si vous pouvez atteindre vos objectifs actuels avec 2 fois moins de ressources... le ferez-vous ?

Si vous pouvez atteindre deux fois plus d'objectifs avec vos ressources actuelles, le ferez-vous ?  Je pense que oui.

Sinon vous ne liriez pas cet article.

À présent je vous présente les 5S et ensuite, je vous montre dans quel ordre implémenter ceux-ci.

Seiri - supprimer l'inutile

Cette première étape n'est pas une surprise.

C'est aussi le premier principe de l'Organisologie (La soustraction avant l'addition) et le deuxième principe de l'algorithme d'Elon Musk.

Si vous vous intéressez à l'organisation, supprimer revient souvent (avoir le courage de supprimer / mettre sur pauses des projets est très efficace pour être mieux organisé).

Steve Jobs disait aussi "je suis autant fier des choses que nous avons réalisées que des choses que nous avons décidé de ne pas réaliser" (donc là encore, on supprime des désirs et tentations, pour éviter de se disperser).

Cette première étape consiste à trier et conserver que ce qui est strictement nécessaire sur le lieu du travail.

Accumuler pour accumuler est une manie qui ne favorise pas la propreté et la recherche (d'information, mais aussi la vue d'éventuel problème).

Un poste de travail encombré favorise : les accidents, les oublis, une mauvaise qualité, une baisse de moral et une baisse de productivité.

Tout ce qui n'est pas essentiel est un obstacle à la productivité, et des actions répétées jour après jour, régulières donc, ne sont pas synonymes d'efficacité.

Les 5S, comme ma vision de la productivité sur Organisologie, nécessitent de débrancher l'autopilote.

Voici comment implémenter ce premier S

1. Supprimez les objectifs inutiles / rarement utilisés

Plus c'est utile et souvent utilisé, plus c'est proche de l'opérateur (on en reparlera).

Vous l'avez deviné, il y a une corrélation directe entre la fréquence d'utilisation et la proximité avec l'opérateur.

Pour déterminer ce qu'il faut conserver sur le poste de travail, vous pouvez faire une analyse Pareto afin de trouver le 20% des objets que vous utilisez le plus souvent.

Astuce 1 : vous pouvez coller sur vos objets un autocollant avec la date du jour. Quand vous utilisez l'objet, vous enlevez l'autocollant. Après 30 jours, vous passez en revue les objets qui ont toujours un autocollant. Considérez les objets saisonniers dans votre réflexion (par exemple les skis ;-))

Astuce 2 : supprimez les deuxièmes choix. Si vous préférez utiliser un objet plutôt qu'un autre, c'est un signe que le deuxième choix ne devrait pas exister. Conservez uniquement les objets que vous aimez utiliser.

2. Réparez les objets dysfonctionnels

Si vous souhaitez conserver un objet dysfonctionnel, celui-ci doit être réparé.

Sinon il ne sert à rien.

Utiliser votre Cerveau Numérique pour ne pas oublier de le faire. Attribuer une date à cette tâche spécifique.

3. Supprimez plus que nécessaire

La seule manière de savoir si vous avez suffisamment supprimé, c'est lorsque vous devez réintroduire au moins 10% de ce que vous avez supprimé.C'est le deuxième principe d'Elon Musk.

Application du Seiri sur votre ordinateur

Sur votre ordinateur, c'est pareil : supprimer ce qui est inutile.

Quelles sont les applications que vous n'utilisez plus ? Les raccourcis qui prennent la poussière digitale ? Les abonnements que vous payez dans le vide ?
Le dossier de téléchargement qui contient plus de fichiers que la plupart de vos dossiers ?

Application du Seiri à la maison

Afin d'éviter de collectionner des objets que nous n'utilisons plus, et qui coûtent en espace, en temps et en énergie (à déplacer) mais aussi en charge mentale (toutes ces choses auxquelles on pense au fil des mois) voici quelques questions d'aide : 

• Quand ai-je utilisé pour la dernière fois cet objet ?
• Ai-je réellement besoin de cet objet ?
• Vais-je réellement le réutiliser un jour ?
• Est-ce que je me souvenais de le posséder ? Où il était rangé ?
• A-t-il une valeur sentimentale ?

Vous pouvez aussi utiliser la technique de l'autocollant, avec la date.

Une fois que vous avez fait le tri, la prochaine question est la suivante : où est-ce que je range ce que je ne supprime pas ? 

Seiton - situer, ranger

La deuxième étape concerne les objets qui ont passé l'épreuve du tri.

L'idée est de trouver un lieu pour chacun des objets indispensables au travail : outils physiques, documentations, fourniture de bureau.

1. S'aider du contexte en rendant le rangement le plus visible possible.

Idéalement, une personne qui ne connaît pas le poste de travail devrait savoir où vont les choses...

...et identifier si l'ordre n'est pas respecté.

Voici un exemple de classeurs... sans indice visuel...

Et avec un indice visuel.

Le but est de trouver des accessoires et supports pour ranger / conserver les objets en bon état et les retrouver rapidement.

La maxime à garder en tête : « une place pour chaque chose et chaque chose à sa place ». La difficulté étant, vous l'avez deviné, de remettre les choses en place.

2. Fréquence / proximité

Plus vous utilisez régulièrement un outil, un objet, une information, plus celle-ci doit être accessible rapidement. Donc, proche de vous.

Vous pouvez créer quatre catégories.

• Annuel - dans la cave, l'entrepôt
• Mensuel - dans une armoire
• Hebdomadaire - dans les tiroirs du bureau
• Quotidien - sur le bureau / sur vous (comme les maçons sur les chantiers, qui portent à leur ceinture un marteau avec des clous + double-mètre).

3. Règles de rangement

L'idée est de rendre visibles les problèmes.

Si vous allez dans un atelier mécanique, vous pouvez voir un tableau d'outils.

Quand l'outil n'est pas rangé, ça se voit.

Définissez des règles de rangement : par date (définir le format de la date), par ordre alphabétique, par ligne visuelle (sur l'image ci-dessous, les clés sont alignées).

La règle n'est pas tant importante, par contre, il doit y avoir une règle, connue des utilisateurs.

Si vous ne savez pas quelle règle définir, prenez vos collaborateurs (si vous faites ça en équipe, et demandez-leur : que faut-il faire pour notre classement nous complique la vie au quotidien ?

Cette excellente pratique (l'inversion) vous aidera à savoir ce qu'il ne faut pas faire. Et générera des idées de règles à adopter.

Pour le stock alimentaire et tout ce qui est périssable, suivez le principe FIFO : First In First Out. Ce qui rentre en premier dans votre stock doit sortir en premier.

Application du Seiton sur votre ordinateur

Vous le savez, les disques durs n'échappent pas au désordre, conséquence d'une absence d'organisation.

Si vous n'avez pas un système de classement installé, il vous sera difficile de retrouver facilement une information.

Si vous n'avez pas une méthode pour classer votre documentation, vous vous retrouvez avec des doublons et vous ne savez plus quelle est la bonne version du document.

Un bon test : si je vous demande de sortir votre contrat de location, est-ce que vous arrivez à le faire en 30 secondes ?

Si ce n'est pas le cas, vous pouvez utiliser la méthode Johny Decimal, PARA ou encore Le Cerveau Numérique.

Pour trouver plus rapidement l'information pertinente, vous pouvez utiliser des logiciels et une méthode de recherche pour rapidement trouver l'information (via des raccourcis, ou la génération d'une information spécifique).

Application du Seiton à la maison

Durant plusieurs mois, nos produits de ménage se trouvaient sous l'évier dans la salle de bain. Et régulièrement, je me plaignais de ne pas trouver la bonne éponge, ne plus savoir quelle éponge utiliser pour quelle partie de l'appartement.

Nous avions un signe distinct pour identifier ce qui concerne les toilettes et le reste (un angle coupé de l'éponge). Mais ce n'était pas top.

Notre générateur de chaos (notre fils) commençait à ouvrir les portes et les produits de lavage ne font pas bon ménage avec un enfant de 10 mois.

J'ai donc décidé de mieux structurer, à force de m'entendre dire "c'est toujours le même bordel".

(Astuce : quand vous dites "toujours" ou "jamais" suivis d'une plainte, vous êtes en présence d'un problème récurrent. Quelque chose doit changer.

Photo avant

Photo après

Dans mes recherches pour écrire cet article (source en fin d'articles) , je tombe sur un point intéressant : le réfrigérateur.

"Dans un réfrigérateur, la répartition de la température n’est pas égale. L’étage inférieur est le plus froid. C’est là qu’il faut placer viandes et poissons.

Les étages du milieu et du haut conviennent aux œufs, produits laitiers, charcuterie, les restes, les gâteaux et en général les produits portant la mention « à conserver au froid après ouverture ».

Le bac à légumes tout en bas est destiné aux fruits et légumes dont les qualités peuvent être altérées par les températures trop basses.

Les compartiments à l’intérieur de la porte sont quant à eux destinés à recevoir les produits qui ne nécessitent qu’une réfrigération légère, ainsi que les boissons, la moutarde et le beurre."

Nous ne mangeons pas de produits animaux à la maison, donc le problème n'était pas important chez nous. Mais peut-être que ça vous sera utile.

Gardez à l'esprit cette notion d'itération. 

Vous n'avez pas besoin de faire tout juste du premier coup. Vos besoins vont changer. Les 5S est avant tout un état d'esprit qui nécessite de débrancher le pilote automatique et s'améliorer un peu chaque jour.

Seiso - (faire) scintiller

Après le tri et la définition des emplacements, l'idée est de nettoyer avec régularité.

Lors du nettoiement, vous supprimerez ce qui est inutile, vous nettoierez / rangerez ce qui a été utilisé.

D'une certaine manière, vous mettez en pratique les 3 premiers S régulièrement, pour maintenir de l'ordre et travailler dans un contexte adéquat.

Le nettoyage est évident dans une usine : de l'huile au sol peut provoquer une chute et une blessure. Sur les chantiers, un clou rouillé dans une planche retournée peut provoquer une blessure.

Mais même pour le travailleur du savoir, nettoyer permet d'éviter qu'une tasse avec un fond de café se renverse sur votre clavier (très efficace pour vous réveiller) ou sur des documents (qu'il faudra réimprimer).

Et vous l'avez probablement deviné : un environnement nettoyé permet de détecter plus facilement les problèmes... mais aussi mieux se concentrer.

Un autre avantage : si d'autres personnes viennent dans vos locaux, le nettoyage (ou son absence) laissera une première impression d’avantage ou désavantageuse.

L'enjeu du Seiso : la régularité

Comme les autres principes, la régularité est plus importante que l'effet des actions. À quoi bon tout ranger parfaitement mais ne plus rien faire par la suite ?

N'est-il pas préférable de créer une routine pour nettoyer, et si des problèmes sont détectés, de corriger ceux-ci ?

Pour m'aider dans la démarche, j'utilise des révisions. Un moment à intervalle régulier (chaque jour, chaque semaine, chaque mois) dédié au nettoyage de mon poste de travail.

Application du Seiso sur votre ordinateur

• Vider la poubelle (physique / numérique)
• Vider le dossier téléchargement
• Supprimer les fichiers du fond d'écran principal
• Lancer un nettoyage de votre ordinateur (j'utilise Norton antivirus)
• Traiter les informations dans votre "vide-cerveau" (un lieu où vous capturez vos idées au fil des heures).
• Nettoyer le clavier / écran / souris

Application du Seiso à la maison

Je vous donne ma checkliste de nettoyage hebdomadaire.

Seiketsu - standardiser

Les 3 premiers S sont des actions opérationnelles.

Le quatrième S permet de réduire la vitesse d'apparition du désordre, en facilitant ce quoi doit être ranger / nettoyer.

Personne n'aime nettoyer (enfin, en tout cas pas moi), mais j'aime me sentir dans un environnement propre. Pour faciliter le nettoyage, il faut créer des standards.

Vous pouvez utiliser des check-listes afin d'éviter de vous demander chaque semaine ce qu'il faut faire. Je suis un fan des check-listes.

Les standards dans une entreprise facilitent l'intégration de nouveaux collaborateurs. Il faut donc documenter et mettre à jour ces standards pour éviter les erreurs de communication.

Voici quelques idées pour vos standards 

Les étiquettes : vous inscrivez sur l'étagère ce qui doit être rangé là.

Les panneaux : la personne qui nettoie les toilettes de l'aéroport note la date / heure de son passage.

Les dessins : pour tout ce qui est physique, vous pouvez dessiner où va quoi. 

Conseil : attendez un moment avant de le faire. Si vous êtes en plein réaménagement, les premiers rangements vont encore être modifiés.

La cohérence dans le rangement (très utile pour les outils numériques et la structure des fichiers) : utiliser la même structure entre vos différents logiciels.

Les tiroirs : l'ouverture / fermeture des tiroirs a tendance à créer du désordre à l'intérieur de ceux-ci. Pour éviter ça, vous pouvez installer des structures de répartition (comme ce que vous avez probablement dans le tiroir dans lequel sont rangés couteaux, fourchettes et cuillères).

Application du Seiketsu sur votre ordinateur

Utiliser un générateur de texte comme (aText) pour facilement générer le format d'une date. Par exemple, quand j'utilise le raccourci +ojd la date du jour, apparaît dans ce format 20240113

La méthode Johny-Decimal vous permet d'aisément voir quand vous enregistrez un fichier dans un mauvais endroit.

• Lors de ma révision mensuelle, je vais faire une différente sauvegarde.
• Lors de ma révision annuelle, je vais faire tourner mes différents disques durs.

Application du Seiketsu à la maison

Pour la gestion de vos stocks de boites de conserve (j'espère que vous avez un stock, vu le monde complexe dans lequel nous vivons), vous pouvez utiliser un distributeur FIFO (First In, First Out).

Shitsuke - suivre et faire évoluer

L’entropie va toujours augmenter. 

L’entropie est une mesure du désordre dans un système pouvant être interprété comme de l’énergie inutilisable pour du travail.

Nous évoluons dans un monde impermanent : on déménage, une entreprise grandit, les membres de l'équipe changent, mais aussi la technologie.

Les règles que vous avez standardisées sont à revoir. Pas tous les jours évidemment, mais cet état d'esprit d'amélioration continue est à conserver.

C'est le but de ce dernier S.

Le suivi des 5S c'est s'autoévaluer avec honnêteté, se féliciter, mais aussi féliciter l'équipe, prendre des moments pour récupérer des idées, se retenir de juger une idée avant d'y avoir réfléchi quelques minutes...

Et célébrer les petites victoires.

Après une première implémentation réussie, vous pouvez repasser tous les éléments en étant plus strict.

Et itération après itération, vous installez un système (c'est-à-dire des outils, méthodes et comportements qui apportent un certain résultat, avec un minimum d'efforts).

L'autoévaluation 5S

Vous avez envie de mettre en place les 5S chez vous ?

Alors, retenez-vous de commencer. Vous m'avez bien lu : avant de vous jeter corps et âme dans le tri, prenez un moment pour établir la référence initiale.

D'où partez-vous ? Ce sera bien plus motivant lorsque vous verrez les progrès.

Cette référence initiale vous permettra aussi de mieux communiquer auprès de vos équipes ou votre conjoint (après tout, vous faites aussi équipe avec votre conjoint / enfants).

Pour chaque S, vous trouverez une fiche d'autoévaluation (qui provient de livre "Guide pratique des 5S et du management visuel" de Christian Hohmann"

Vous pouvez attribuer une note de 0 (mauvais) à 10 (excellent) + une remarque

Autoévaluation Seiri - Supprimer l'inutile

• Les abords de la zone sont propres et dégagés
• Tous les objets dans la zone de travail sont nécessaires à son exécution
• La zone de travail est exempte de déchets, de restes et de rebuts
• Les objets souvent utilisés sont placés à proximité
• Les objets peu utilisés sont hors de la zone de travail
• Tout ce qui concerne le travail précédent a été dégagé : pièces, outils, documents...
• Les documents de travail (procédures, modes opératoires, formulaires...) sont au poste et à jour

Autoévaluation Seiton - Situer, ranger

• Les différentes zones sont marquées et identifiées
• Les indications et consignes de sécurité sont en place et visibles
• Les organes de commande et de contrôle sont repérés, les indications lisibles/compréhensibles
• Les stocks et encours ne débordent pas de leurs zones réservées
• Les bacs, caisses, palettes, produits sont identifiés, on connaît leur provenance et leur destination.
• Ce qui est dans les contenants ou dans les zones correspond bien aux indications
• Livres, classeurs et document sont étiquetés et rangés au bon emplacement

Autoévaluation Seiso - faire (scintiller)

• Les abords de la zone sont propres et dégagés
• Les sols sont propres, régulièrement lavés
• La zone de travail est exempte de déchets, de restes et rebuts
• Le dessus du mobilier est dépoussiéré
• Les classeurs sont repérés, rangés dans le bon endroit
• Les tableaux effacés sont propres, les tableaux papier ont encore suffisamment de papier, ils sont prêts à un nouvel usage
• Tout ce qui concerne le travail précédent a été dégagé : pièces, outils, documents...
• Les disques durs sont régulièrement défragmentés et nettoyés
• Les fichiers temporaires et les essais sont effacés lorsqu'ils sont inutiles

Autoévaluation Seiketsu - Standardiser

• Les coffrets électriques sont verrouillés.
• Tous les objets dans la zone de travail sont nécessaires à l'exécution du travail
• La zone de travail est exempte de déchets, de restes et rebuts
• Les objets fréquemment utilisés sont placés à proximité
• Les objets peu utilisés sont en dehors de la zone de travail
• Tout ce qui concerne le travail précédent a été dégagé : pièces, outils, documents...
• Les documents de travail (procédures, modes opératoires, formulaires...) sont au poste et à jour.
• Une checklist des taches 5s journalières, hebdomadaires et mensuelles existe et est utilisée
• Les programmes antivirus sont mis à jour régulièrement
• Les sauvegardes de données sont programmées et ont lieu périodiquement
• Les codes de sécurité et d'accès sont régulièrement changés

Autoévaluation Shitsuke - Suivre & Progresser

• La hiérarchie n'est plus nécessaire au maintien des activités et des performances 5S
• L'équipe procède régulièrement et de manière autonome à des activités 5S
• Les standards et règles évoluent régulièrement

Les 5S express

Vous avez scrollé et vous voulez améliorer votre productivité sans connaître toutes les subtilités de la méthode des 5S ? 

Voici quelques réponses à trouver.

Trier

• Que puis-je supprimer pour gagner 10% de temps dans mon agenda ?
• Que puis-je supprimer pour gagner 10% de place sur mon ordinateur / dans mes armoires ?

Ranger

• Quelle structure mettre en place pour trouver n'importe quel document en moins de 30 secondes ?
• Quelle structure mettre en place pour atteindre un objet d'usage fréquent en moins de 10 pas ?

Nettoyer

• Comment garder fonctionnel mon ordinateur en 3 minutes par jour ?

Standardiser

• Comment accéder à mes checklistes en 30 secondes ?

Progresser

• Comment maintenir ma méthode de travail adaptée à mon environnement ?

Mise en œuvre de la méthode des 5S

Si vous cherchez à mettre en place la méthode des 5S, je vous recommande de commencer par votre bureau de travail individuel.

Après avoir fait l'autoévaluation, puis apporté les modifications, vous pouvez tenter de créer un groupe de travail, composé des membres de votre équipe qui sont favorables à cette démarche.

Vous pouvez également lire le livre que je recommande ci-dessous.

Les  5S, bien plus que du nettoyage

Beaucoup pensent que les 5S sont une méthode de nettoyage. En réalité, il s'agit d'une méthode d'amélioration continue, qui, tout comme la productivité, nécessite de débrancher l'autopilote.

Encore une fois, la régularité n'est pas synonyme d'efficacité. Appliquer les 5S, c'est changer d'état d'esprit et d'attitude.

Itération après itération.

D'abord faire fonctionner, puis améliorer.

Julien

Sources : 

- Guide pratique des 5S et du management visuel" de Christian Hohmann - édition Eyrolles (la chaîne Youtube de l'auteur se trouve ici).

- Discussion avec une cliente sur le sujet de 5S (Marie)