La Méthode MoSCoW pour gérer vos priorités (exemple d’utilisation)

Bien avant de mettre la main sur la méthode Moscow, les entrepreneurs productifs que j'ai côtoyés ont fait le deuil de cette idée :

Quand je suis occupé, je suis productif.

Ils ont compris - après s'être épuisés au travail, après avoir obtenu des résultats dans les cris, les pleurs et la sueur - qu'être agité n'est pas synonyme de performance.

"Il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait" 

... est la devise de ces ex-bourreaux du travail qui ont cessé de faire des heures supplémentaires pour commencer à créer des résultats massifs.

C'est aussi la citation de Peter Drucker (auteur, consultant en entreprise et théoricien), qui souligne l'importance de bien choisir vos activités. 

L'importance de fixer vos priorités pour éviter l'éparpillement.

Pour vous aider à identifier ce qui mérite d'être fait, ces questions font sens :

  • Quel résultat spécifique est-ce que je souhaite atteindre? 
  • En combien de temps?
  • Qui va utiliser mon résultat ?
  • Qu'ai-je à disposition pour atteindre ces résultats ?
  • Qu'est-ce que je dois faire en parallèle de ce projet? 

Mais même avec ces questions, 3 raisons compliquent la priorisation... 

  1. L'une des caractéristiques des projets c'est qu'ils sont uniques.
  2. Un trait de notre environnement est qu'il est impermanent.
  3. Sans oublier notre optimisme sans limites qui nous fait dire oui à tout...

Alors oui, vous avez raison.

Il existe d'autres méthodes pour mieux gérer vos priorités :

  • La matrice d'Eisenhower vous aide à catégoriser les tâches selon leur degré d'urgence / importance.
  • La loi de Pareto vous aide à mettre le doigt sur le peu d'activités qui génèrent un maximum de résultats.
  • La matrice préférentielle vous permet de définir ce qui semble le plus important en comparant chaque option entre elles.
  • La méthode NERAC qui permet de regrouper différentes méthodes d'organisation.

Mais le chevauchement des projets, les outils numériques et la pression du profit perpétuel vous empêchent d'y voir clair.  Votre optimisme n'est plus suffisant.

Vous êtes comme écartelé entre l'acquisition de nouveaux prospects, l'amélioration de vos systèmes et le service rendu aux clients...

Sans surprise, vous tirez sur la corde pour joindre les deux bouts. Pour finir un projet dans les temps.

La bonne nouvelle?

La méthode Moscow vous aide à y voir clair dans votre projet.

Plutôt que d'utiliser des numéros pour lister l'ordre des priorités, vous utilisez 4 catégories spécifiques.

D'entrée de jeu, la taille du projet est réaliste (rien ne vous empêche d'ajouter des tâches par la suite). Chaque jour, vous savez sur quelle tâche vous concentrer.

Vous avez plus de facilité à négocier (ou défendre) vos prix avec vos clients.

Mais avant de vous montrer un exemple d'utilisation de la méthode Moscow, il est important d'identifier ce qu'il faut fuir.

L'art de renoncer aux tâches périlleuses

Fixer des priorités, c'est dire non.

Dire non, c'est accepter de troquer de la popularité sur le court terme, pour du respect sur le long terme. 

Pour vous aider dans votre sélection des tâches à ne surtout pas réaliser, faisons un tour par les prisons russes.

Peter Palchinsky est un ingénieur envoyé dans un Goulag.

Il a payé cher son honnêteté sur les dysfonctionnements de l'ex-Union soviétique.

Tim Harford parle de Palchinsky dans son livre "Adapt" (je vous recommande lire ce bouquin).

Peter a réalisé que les entreprises qui réussissent partagent la même signature (hormis le fait qu'elles ont à un moment ou un autre eu de la chance):

  1. Le 80% de leurs ressources est dirigé sur ce qui fonctionne déjà.
  2. Le 20% des ressources restantes est dirigé sur quelque chose de nouveau, qui en cas d'échec, n'est pas fatal pour l'entreprise / la personne. Parce qu'il faut se rendre à l'évidence, beaucoup de tests ne sont pas concluants. Beaucoup de projets prennent du retard.
  3. Il faut s'assurer avoir le bon feedback. Afin de savoir s'il faut continuer ou adapter son approche. Rien de pire qu'avoir dans l'agenda un projet mort-vivant. Un projet voué à l'échec que l'on maintient artificiellement en vie.

Ahhh... les entrepreneurs amoureux qui idéalisent leurs idées... les projets mort-vivants, on connait.

Pour la suite de l'article souvenez-vous de ceci: évitez de vous engager dans des projets / tâches "Roulette russe" qui en cas d'échec, vous mettent KO ou compromettent la totalité du projet.

Pour vous désengager d'un projet mort-vivant, demandez-vous si vous accepteriez d'investir autant, si vous n'aviez pas déjà investi des ressources dans ce projet.

Si la réponse est non... vous savez ce qu'il vous reste à faire.

La méthode MoSCoW pour définir vos priorités.

On y est!

L'inventeur de la méthode s'appelle Dai Clegg (auteur du livre Case Method Fast-Track: A Rad Approach).

MoSCoW est un acronyme qui regroupe 4 catégories de tâches.

1. Must do (M) - je DOIS faire

Il s'agit des tâches impératives à réaliser pour pouvoir utiliser le résultat. Si vous ne réalisez pas ces tâches, le projet est un échec. Le produit est inutile. La valeur n'est pas libérée.

2. Should do (S) - je DEVRAIS faire

Il s'agit des tâches qui apportent une grosse valeur ajoutée au projet.

3. Could do (C) - je POURRAIS faire

Il s'agit des tâches "petit plus" que vous pourriez faire s'il vous reste des ressources (après avoir terminer les tâches M et S.

4. Won't do - je NE FERAIS PAS

Il s'agit des tâches que vous décidez de ne pas faire, car elles se trouvent en dehors de votre triangle QCD (le triangle QCD est une méthode pour transformer les projets impossibles en projets réalistes).

Gardez ces tâches dans votre liste d'idée d'amélioration du projet / produit pour la seconde version.

Le focus est le fait de décider des choses que l'on ne fera pas - John Carmack (ingénieur en informatique américain, par ailleurs programmeur jeux vidéo)

Maintenant, utilisons mon vélo pour s'entraîner à la méthode MoSCoW.

méthode moscow utilisation

Admettons que vous devez construire un vélo de A à Z pour un client hypothétique ( une tâche qui est bien plus difficile qu'elle n'y parait. Avez-vous déjà essayé de construire une roue utilisable en partant de zéro ? )

1. De tête, listez tout ce que vous pensez devoir faire.

Ne vous occupez pas de classer les tâches dans les différentes catégories. Si vous faites cet exercice à plusieurs, faites chacun une liste dans votre coin avant de créer une liste commune. 

2. Demandez-vous ensuite quelles sont les tâches impératives qui doivent être exécutées pour ne pas mettre en danger la vie d'un hypothétique cycliste.

Notez comme je précise le but de mon projet en formulant un critère (ne pas être un danger pour un cycliste).

3. Réfléchissez aux tâches qui devraient être exécutées une fois les tâches M réalisées.

4. Listez ensuite les tâches qui pourraient être faites si tout se passe bien.

5. Puis, listez les tâches que vous ne ferez pas cette fois (ou jamais). Vous lancerez la première version du vélo. Avec le retour des clients, vous améliorerez celui-ci.

Voici à quoi ressemble ma première liste de tâches:

  • Créer des roues
  • Créer un cadre solide qui porte au moins 100 kilos
  • Créer des garde-boues
  • Installer des freins
  • Installer une lampe
  • Ajouter des pédales
  • Ajouter un système de vitesse
  • Créer le compteur de vitesse
  • Ajouter une béquille
  • Ajouter une selle
  • Ajouter un porte-bagage
  • Ajouter un porte-cadenas
  • Ajouter une puce GPS
  • Ajouter une batterie
  • Ajouter des autocollants réfléchissants sur l'arrière des pédales
  • Ajouter une sonnette

Je distribue ensuite ces tâches dans les différentes catégories.

(M) Must Do - Je DOIS faire

  • Créer un cadre solide qui porte au moins 100 kilos
  • Créer des roues
  • Ajouter des pédales
  • Installer des freins
  • Ajouter une selle

(S) Should Do - Je DEVRAIS faire

  • Ajouter un système de vitesse
  • Installer une lampe

(C) Could Do - Je POURRAIS faire

  • Créer des garde-boues
  • Ajouter une béquille
  • Créer le compteur de vitesse

(W) Won't Do - Je NE FERAIS PAS

  • Ajouter des autocollants réfléchissants sur l'arrière des pédales
  • Ajouter une batterie
  • Ajouter une puce GPS
  • Ajouter un porte-cadenas
  • Ajouter un porte-bagage
  • Ajouter une sonnette

Si vous ne savez pas par où commencer, une technique intéressante est de commencer par définir ce que vous ne ferez pas (de commencer par la catégorie Wont avant la catégorie Must).

Maintenant, on peut discuter des heures entre ce qui DOIT, DEVRAIT, POURRAIT et NE SERA PAS FAIT.

Surtout lorsqu'il s'agit d'un travail intangible: qu'est-ce qui fait un bon travail de recherche? Une bonne présentation ?

Ou un travail créatif : qu'est-ce qui constitue un bon article ? Un bon livre ? Une bonne formation en ligne?

Il est important de comprendre que la méthode MoSCoW est utile lors de la planification, mais ne remplace pas votre stratégie.

Une fois le projet lancé vous aurez toujours d'autres projets, d'autres opportunités, qui vous donneront envie d'agir. 

C'est le dilemme du chercheur d'or: dois-je exploiter ou explorer? (chaque fois que vous faites quelque chose, vous utilisez des ressources qui pourraient être utilisées pour trouver un projet plus prometteur). Retenez vos ardeurs. Surtout si les résultats mettent du temps à venir.

Le programme le Coach numérique est conçu dans ce but: vous aider à progresser sur un seul objectif, malgré les doutes et la motivation instable.

Mais même au sein de votre projet, vous aurez de nouvelles idées... par exemple, si vous voulez balader en ville, vous verrez peut-être un vélo qui a vraiment de la gueule. Un vélo qui a de la fourrure sur le guidon.

Ajouter une tâche

Retenez-vous.

Une technique intéressante est de vous demander ce que vous retirez pour faire rentrer la nouvelle tâche dans le projet (là encore, je m'appuie sur l'outil du triangle QCD cité plus haut, Ô combien important).

Pour mettre la fourrure sur le guidon, dois-je enlever les freins ou la selle?

À présent, vous augmentez les avantages de la méthode MoSCoW avec la procédure 1-1-1-1

La méthode MoSCoW avec la procédure 1-1-1-1

Reprenez votre liste initiale.

Cette fois, pour chaque tâche inscrite dans la catégorie Must... vous mettrez une tâche dans les autres catégories... cet exercice vous aide à préciser ce qui est impératif à réaliser (dans mon cas, j'ai viré les freins. Certes les freins sont importants, mais d'autres tâches sont plus importantes).

Je peux vendre un vélo sans frein.
Mais un vélo sans selle?

M

  • Créer un cadre solide qui porte au moins 100 kilos
  • Créer des roues
  • Ajouter des pédales
  • Ajouter une selle

S

  • Installer des freins
  • Installer une lampe
  • Ajouter un système de vitesse
  • Ajouter un porte-cadenas

C

  • Ajouter une béquille
  • Créer le compteur de vitesse
  • Ajouter des autocollants réfléchissants sur l'arrière des pédales
  • Ajouter une batterie

W

  • Créer des garde-boues
  • Ajouter un porte-bagage
  • Ajouter une puce GPS
  • Ajouter une sonnette

À ce stade vous vous demandez peut-être comment approcher les tâches qui sont trop vagues?

Utiliser la poupée russe pour détailler votre projet.

Poupée russe

Si lors du premier exercice, il reste des tâches floues (vous ne savez pas par où commencer la tâche), alors vous pouvez préciser celle-ci. En réutilisant la Méthode MoSCoW pour la tâche vague.

Par exemple, dans la catégorie M, il y a la tâche "Créer un cadre solide qui porte au moins 100 kilos". Rien ne vous empêche de recommencer le processus cité plus haut.

Ma première liste de tâches pour créer un cadre solide

  • Trouver un métal résistant et léger qui correspond au budget.
  • Faire un plan d'assemblage pour le cadre
  • Souder les différents éléments du cadre
  • Protéger le cadre contre les intempéries
  • Préparer les encoches pour les autres pièces du vélo
  • Ajouter le logo de la marque

Je vais ensuite répartir ces différentes tâches dans les 4 catégories (sans utiliser la méthode 1-1-1-1)

M - Must do

  • Trouver un métal résistant et léger qui correspond au budget.
  • Souder les différents éléments du cadre
  • Préparer les encoches pour les autres pièces du vélo

S - Should do

  • Faire un plan d'assemblage pour le cadre

C - Could do

  • Protéger le cadre contre les intempéries
  • Ajouter le logo de la marque

W- Won't do

Passer du plan à la réalité

Une fois que vous avez des tâches précises, vous pouvez utiliser un rétroplanning, un plan d'action ou encore la méthode Kanban (ma préférée) pour exécuter les tâches avec régularité. 

Mais gardez à l'esprit le général Eisenhower qui disait: les plans sont inutiles, mais planifier est essentiel.

Adaptez-vous à la réalité.
Au besoin, modifiez la qualité, les coûts ou les délais de votre projet.

Julien

Sources images

- Mes photos

- Unsplash.com (image de la poupée russe)

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