Vous vous demandez "comment s'organiser au travail" ?
Vous êtes au bon endroit.
Le point essentiel à comprendre ce sont les contraintes.
Si vous êtes solopreneurs, freelance, consultants, vous avez plus de liberté dans votre organisation (dans le choix des outils et vos horaires de travail)… mais pour la rédaction de cet article, je vais me baser sur un dirigeant qui évolue dans un contexte codifié.
Je ne vais pas revenir sur la différence entre les personnes organisées et désorganisées, ni la description d’un système d’organisation (j’ai rédigé un article et je vous invite à le lire avant d’entamer celui-ci).
Prêt.e?
C'est parti.
Identifiez les objectifs à atteindre
Comme manager, vous avez une hiérarchie.
Un chef ou un comité de direction (si vous êtes un dirigeant) qui va définir une stratégie, des moyens, un cadre.
Votre job, dans les bonnes hiérarchies, c'est de trouver COMMENT atteindre l'objectif en respectant le cadre (le cadre est un mélange de culture et de QCD).
C'est de cette manière que je travaillais avec mes officiers quand j'étais à la tête d'une compagnie dans les troupes de sauvetage de l'armée suisse.
Je définissais l'objectif, le cadre, et les officiers devaient trouver le meilleur moyen d'atteindre la cible.
J'ai vécu l'inverse : un CEO qui m'expliquait comment faire mon job.
C'est ce que l'on appelle du micromanagement.
C'est démotivant, inutile, et j'ai démissionné.
Parenthèse fermée, cet objectif qui provient de votre hiérarchie ou de votre réflexion stratégique (si vous êtes un entrepreneur) vous permet de définir des... objectifs.
L'objectif, c'est le QUOI spécifique et temporel.
Par exemple, si ma hiérarchie me donne comme objectif de doubler les visiteurs quotidiens sur le site, avec mon équipe... et ceci en trois mois... alors le cadre est placé.
(Cadre placé dans les grandes lignes, dans la réalité, il y a des éléments culturels souvent tacites, comme le fait de ne pas tricher, de faire du travail éthique, etc).
Je prends cet objectif et je le divise en objectifs pour mon équipe.
Par exemple, écrire 10 articles optimisés pour le référencement Google chaque semaine, publier 30 épingles Pinterest et j'en passe.
Ces objectifs me permettent, selon mon expérience du moment (et donc mes connaissances) de définir des actions précises qui ont le plus de chance d'apporter des résultats.
Ces objectifs considèrent les ressources à ma disposition dans mon équipe.
Pourquoi ?
Parce qu'il y a d'autres projets déjà en cours.
Dans l'ordre, voici le processus pour définir mes objectifs
1. Je reçois un objectif à atteindre (ou j'en définis un si je suis mon propre patron)
2. Je regarde les ressources à ma disposition (temps / personnel / argent).
3. Si les objectifs ne sont pas cohérents avec les ressources à ma disposition, j'utilise le QCD pour discuter avec ma hiérarchie.
Plusieurs options sont à ma disposition : je discute de la demande ou alors je mets sur pause certains autres projets... afin de donner la priorité à cette nouvelle demande.
4. Une fois au clair, je divise cet objectif en sous-objectif qui me permettent de voir, assez rapidement, si je vais dans la bonne direction.
L'exemple des 10 articles optimisés me permet de constater, après un mois d'effort, si mon équipe va dans la bonne direction.
5. Une fois au clair, je définis les priorités pour atteindre ces objectifs.
Définissez les priorités
Il n'y a rien de plus inutile que faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait... disait Peter Drucker.
Mais comment identifier ce qui doit être ignoré ?
C'est la réponse apportée par l'expérience.
Si vous manquez d'expérience dans le projet que vous souhaitez mener, trouvez une personne qui dispose de cette expérience (votre équipe par exemple), et demandez-lui son avis.
Si vous n'avez ni l'expérience, ni la personne qui a de l'expérience, pensez à la méthode Moscow.
J'aime bien la méthode MOSCOW pour définir les priorités
Plutôt que d'utiliser des chiffres abstraits pour définir les priorités, l'idée est de lister toutes les tâches à réaliser... puis de les répartir en quatre catégories :
- Must (je dois faire),
- Should (je devrais faire),
- Could (je pourrais faire),
- Won't do (je ne ferais pas).
Exemple pour écrire un article référencé pour le SEO
- Effectuer des recherches de mots-clés pertinents
- Parcourir les articles en première page de Google sur la requête visée
- Définir un plan
- Rédiger l'article
- Éditer l'article
- Vérifier la pertinence du texte écrit avec Yourtextguru
- Créer des illustrations
- Créer un maillage interne
- Annonce l'article à Google
- Publier l'article sur les réseaux sociaux
Astuce : en ajoutant du temps aux tâches, je peux vérifier si les temps requis par les tâches Must rentre dans le temps à ma disposition.
Je vais ensuite répartir les tâches en fonction des quatre catégories.
Je dois
1. Effectuer des recherches de mots-clés pertinents
3. Définir un plan
4. Rédiger l'article
5. Éditer l'article
Je devrais
2. Parcourir les articles en première page de google sur la requête visée
8. Créer un maillage interne
Je pourrais
6. Vérifier la pertinence du texte écrit avec Yourtextguru
9. Annonce l'article à Google
Je ne ferai pas
7. Créer des illustrations
10. Publier l'article sur les réseaux sociaux
Je me concentre ensuite sur les tâches de la catégorie "Must" (je dois)... en m'assurant que le temps dédié ne dépasse pas mon budget "temps".
Découvrir l'article complet sur la méthode Moscow.
Répartissez les tâches dans le temps
Une fois au clair sur les tâches à réaliser (vos priorités pour atteindre vos objectifs), je vous recommande, une fois par semaine, d'effectuer une révision hebdomadaire.
Durant laquelle vous allez choisir à quel moment réaliser quel type de tâche.
Dans la réalité, vous aurez différents projets à mener en parallèle, sans oublier les urgences.
Ma recommandation est simple : commencez vos journées par le projet le plus important du moment, surtout si celui-ci n'est PAS urgent.
Apprenez à dissocier l'urgence de l'importance.
Car les urgences sont, dans le 90% du temps, des tâches importantes que l'on a laissé devenir urgentes.
Si vous commencez vos journées par traiter ce qui est urgent, vous rentrez dans un cercle vicieux et votre quotidien deviendra de plus en plus instable et chaotique.
Allez-y de manière progressive : 30 minutes sur les projets de fond.
Puis une heure.
Puis deux heures.
Puis trois heures.
En résumé : le matin, pour les projets de fond.
L'après-midi pour les réunions, les urgences et les tâches administratives.
Astuce : fixez une limite claire à vos journées de travail (par exemple, en utilisant Coldturkey pour verrouiller automatiquement votre ordinateur à 18h).
Cet inconfort vous incite à développer vos compétences : vous apprendrez à mieux encadrer votre concentration, à être plus prudent sur les tâches que vous acceptez de réaliser (et qui n'étaient pas prévues)... et par ailleurs à prendre au sérieux votre temps.
Pour apprendre à créer et tenir un planning de travail réaliste, cliquez ici.
Identifier les moments de productivité
Les rythmes circadiens sont les processus biologiques qui se déroulent de manière automatique dans notre corps.
Résultat, à certaines heures, il est plus facile de faire certaines activités.
Un exemple évident : il ne vous viendrait pas à l'esprit, après une bonne nuit de sommeil, de rester au lit.
Vous avez de l'énergie, vous voulez l'utiliser pour avancer sur vos projets.
Pour profiter de la vie.
Mais en soirée, la fatigue arrive et le lit devient attrayant.
Ces hormones de la fatigue qui s'accumulent dans votre organisme au fil des heures se font à votre insu.
En revanche, vous pouvez, en apprenant à connaître votre fonctionnement naturel, savoir à quel moment faire quoi.
Ainsi, le timing à son importance.
Et changer l'ordre de vos activités quotidiennes peut avoir des effets considérables sur votre productivité.
Vous pouvez même cumuler les effets en considérant votre contexte : à quel moment le contexte coïncide avec mon rythme naturel…?
Exemple : si vous avez de la faciliter à vous réveiller le matin... profitez de ce moment pour avancer sur un projet personnel.
Votre famille dort encore, les enfants ne vont pas venir vous déranger... et vous partirez au travail avec la satisfaction d'avoir avancé sur votre projet du moment.
C'est ce que j'ai fait lorsque j'étais salarié.
Pour avancer avec régularité sur mon livre, je me levais parfois à 5h30... ça me permettait d'écrire 30 minutes sur celui-ci.
Le temps consacré n'est pas trop important, car l'obstacle est la croyance qu'il faut beaucoup de temps pour accomplir de grandes choses.
En réalité, il faut de la régularité.
Autre exemple : si vous buvez votre café immédiatement après le réveil, vous empêchez l'adénosine restante de quitter votre organisme (hormone qui crée la sensation de fatigue).
Une fois que la caféine commence à quitter votre organisme, l'adénosine restante génère le célèbre "coup de barre" entre 13h et 14h.
Vous pouvez faire une sieste de 20 minutes.
Mais vous pouvez aussi attendre 90 minutes avant de boire votre premier café (et ainsi laisser l'adénosine quitter votre organisme).
Pour découvrir l'effet de la caféine sur votre productivité, cliquez ici.
Dernier exemple : entre 10h et 12h, la plupart des gens ont la meilleure concentration de la journée.
Ne gâchez pas celle-ci en réunion ou sur vos mails.
Pour en savoir plus sur vos rythmes circadiens et votre chronotype, j'ai rédigé un article complet sur le sujet.
Ça vous permettra d'optimiser vos journées en fonction de vos rythmes naturels.
Trouvez vos heures de travail les plus efficaces
Dans la continuité du précédent chapitre, il est important de faire des recherches pour découvrir votre rythme à vous.
Vos heures de travail durant lesquelles il est facile de performer.
Même si la plupart des gens ont une bonne concentration entre 10h et 12h, ça ne signifie pas que votre concentration est bonne à ce moment-là.
Vous n'êtes pas une moyenne. Vous êtes unique.
La seule manière de savoir ce qui fonctionne pour vous est de tester et de vous observer.
Avec la pratique, vous aurez de la facilité à synchroniser votre rythme personnel à votre contexte.
Créez des plages horaires dédiées au travail intense
Le travail en profondeur, ou en anglais, Deep Work, est une activité durant laquelle vous êtes à 100 % sur une seule tâche.
Le concept se rapproche du "flow" ou de la "zone". Un état de conscience qui "accélère" le passage du temps.
Vous êtes à 100% immergé dans la tâche du moment... vous vous sentez compétent, la tâche n'est ni trop facile ni trop difficile... et vous faites moins d'erreurs.
Le problème ?
La plupart des travailleurs du savoir (les personnes qui travaillent derrière un ordinateur) ont l'attention d'un poisson rouge.
La raison à ça ?
Ils voient leur concentration comme un interrupteur.
"Je presse sur le bouton, je devrais pouvoir me concentrer."
Sinon, "j'ai un trouble de l'attention... et je dois consulter."
Sans surprise, ils rejoignent le camp de ceux qui sont dérangés toutes les... quatre minutes (vous ne rêvez pas).
Comme le rapporte Courrier international, qui fait écho d’un rapport dévoilé par un laboratoire de réflexion de Berlin, en réalité, un salarié est dérangé toutes les 4 minutes au travail.
"Tous les mois, les employés perdent ainsi l’équivalent de trois jours de travail".
Oui, vous avez bien lu. Une perte de temps monstrueuse qui pourrait être optimisée.
Pas étonnant que les gens soient de moins en moins productifs derrière un écran.
Pour quitter l'enfer de la distraction perpétuelle... qui limite votre potentiel ?
Comprenez les quatre phases de la concentration optimale
La première phase : la préparation
Avant de vous lancer dans l'agitation du quotidien ou de la prochaine période de travail... préparez-vous.
Voici un petit truc tout simple qui réduit les interruptions.
Demandez-vous, avant de commencer à travailler, si toutes les informations nécessaires à la tâche sont disponibles dans le logiciel de travail.
La seconde phase : la transition
Quand vous décidez de vous plonger dans le travail, il est normal de ne pas être à 100% concentré.
Plus vous identifiez et acceptez vos transitions, plus leurs durées diminuent.
Avec un peu de pratique, vos transitions seront de plus en plus courtes.
La troisième phase : la concentration optimale
Vous travaillez avec fluidité, vous êtes dans le flow, le temps passe rapidement.
La quatrième phase : la récupération
Vous faites une pause, en dehors des écrans. De préférence, réalisez quelques exercices pour oxygéner votre cerveau.
Sur une heure de travail, vous avez, avec de la pratique, 48 minutes de concentration optimale.
48 minutes de concentration vs 4 minutes de transition (pour la plupart des travailleurs du savoir).
À quand remonte la dernière fois où vous avez réussi à travailler 48 minutes sans vous faire distraire par des sollicitations externes... ou des pensées internes ?
Je donne ici 8 exercices de concentration.
Créez des plages horaires dédiées à la relaxation intense
La quatrième phase de la concentration (la récupération) est souvent ignorée.
La raison ?
Quand le travail consiste à créer de la valeur avec de l'information, il est difficile de trouver des indicateurs pour mesurer la productivité.
Beaucoup de travailleurs du savoir, y compris les managers, se tournent vers des indicateurs de productivité issue des chaînes de montage industrielle : faire beaucoup de choses de manière visibles.
Un dirigeant devrait passer un temps quotidien à réfléchir sérieusement, de manière ininterrompue, sur les pratiques de son équipe / entreprise... et les manières d'améliorer celles-ci.
Un bloc de temps pour le repos ne se trouvera jamais dans votre agenda, comme par magie, il faut créer de l'espace pour ce repos intense.
Le repos intense, ce n'est pas simplement dormir.
C'est passer du temps hors écran, hors travail professionnel... pour laisser libre cours à votre créativité.
Et c'est difficile.
Parce que la technologie qui nous promettait flexibilité et facilité, nous enchaîne à nos jobs en créant l'attente, auprès de nos clients, boss et partenaires, que nous serons toujours accessibles.
Mais ce que je vois depuis des années est simple : la manière dont nous passons nos heures hors du travail, influence fortement la qualité de notre travail.
Commencez par déconnecter des écrans deux heures avant l'heure du repos.
Réduisez la lumière artificielle et si vous ne le pouvez pas, équipez-vous de lunette anti-lumière bleue.
Puis créez des blocs de relaxation intense au fil des heures qui passent.
Les bonnes pratiques pour gérer son temps
Est-ce que le temps se gère vraiment ?
Pour éviter de partir dans un débat de philosophie, et pour faciliter la lecture, je dirai oui.
Pourtant, le temps n'attend pas. Il s'écoule à jamais.
Et vu que nous avons tous des journées de 24 h, il est préférable de penser "priorités" lorsqu'on parle de la gestion du temps.
À quoi vais-je dédier mon énergie et mon attention ?
Et combien de temps ai-je envie d'investir dans cette tâche.
Quand je parle de gestion du temps avec mes clients, beaucoup font l'erreur de définir (vaguement) un objectif à atteindre... puis une fois cet objectif en tête, ils tentent de trouver du temps à investir sur cet objectif.
Ça ne fonctionne PAS pour deux raisons principales :
1. L'objectif est souvent flou.
Comme écrire un livre, mieux gérer mon information... ou faire du sport (je donne ici une liste d'objectifs précis).
2. Le temps à disposition n'est pas considéré.
Il y a cet effet "silo" en planification qui consiste à planifier en considérant un seul projet.
Dans la réalité, ce sont les autres projets, les imprévus... et la vie qui viennent mettre des bâtons dans les roues.
Exemple : je veux écrire mon livre et soudainement un autre projet (lancer mon site web) nécessite beaucoup plus de temps.
La solution la plus pragmatique ?
Qui fait transpirer les perfectionnistes ?
Définir le temps à votre disposition... puis établir un objectif en fonction de ce temps.
Pensez argent.
Si vous voulez acheter une voiture, à moins d'avoir des millions, vous déterminez le budget maximal à votre disposition.
Puis... vous cherchez une voiture qui correspond à ce budget.
Pourquoi en serait-il autrement avec votre temps ?
Prenez l'agenda de la semaine prochaine.
Puis demandez-vous le temps à votre disposition pour ce nouveau projet ?
Voici mon approche quand je souhaite lancer un nouveau projet.
Souvent je comprends que ce n'est pas le bon moment…
Je garde l'idée bien au chaud (à moins que ce soit une opportunité incroyable, qui ne se présentera plus, dans ce cas, je fais de la place).
Et je me rappelle que je peux avoir trop de bonnes priorités.
Ça revient au même que d'avoir de mauvaises habitudes : dans les deux cas, mes efforts ne servent à rien.
Pour la gestion de mon temps, des projets en cours... j'applique la loi de Parkinson.
Cette loi stipule que le travail ressemble à gaz : il prend la place à sa disposition.
Si vous avez trois heures pour envoyer un dossier, vous utiliserez ce temps.
Si vous avec une heure, vous enverrez ce dossier en une heure.
L'expérience vous aide à trouver le bon dosage entre trop de temps et pas assez de temps pour une tâche.
L'enjeu consiste plutôt à placer des limites à vos journées de travail.
Je demande à Cold Turkey de verrouiller chaque soir mon ordinateur à 18h.
Ainsi je prends au sérieux le temps quotidien qui m'est donné... pour avancer sur mes projets.
Le reste consiste à synchroniser le type de tâche à votre contexte / énergie, et de prendre au sérieux vos actions (car vous êtes dénué de contrôle sur le résultat de vos actions).
Pour éviter de culpabiliser en fin de journée ? Ou d'être démoralisé lorsque vous n'atteignez pas vos objectifs ?
La meilleure manière est de tout donner jour après jour. Ainsi vous ne pouvez rien vous reprocher.
Évitez les distractions
La loi de Carlson stipule ceci :
"Le temps perdu à cause d'une interruption est supérieur au temps de l'interruption".
Ça explique pourquoi un travail interrompu prendra plus de temps qu'un travail effectué de manière continue.
Récemment, j'ai écrit sur le sujet du multitâche et pour le coup, j'ai mené une petite expérience : le premier scénario consistait à tirer deux traits à la suite (un rouge un noir).
Le deuxième scénario consistait à tirer deux traits en passant d'un à l'autre plusieurs fois...
Ceci afin de reproduire ce qu'il se passe derrière un ordinateur (par exemple, lorsqu'on passe d'un onglet à un autre).
Le résultat est marquant : 13 secondes pour réaliser les 2 traits dans le premier scénario, 36 secondes dans le second scénario.
Les personnes productives travaillent sur leur environnement (physique et numérique) pour réduire le besoin d'énergie nécessaire au travail.
En gros, elles suppriment toutes les distractions, tentent de travailler de manière asynchrone, réduisent les réunionites et font en sorte de ne pas être dérangées.
Si vous êtes souvent dérangé, notez ces interruptions (l'heure et le type).
Puis définissez des règles avec vos collègues afin de pouvoir savoir quand vous déranger.
Une idée qui a fait ses preuves : placez un minuteur (devant la porte de votre bureau fermée ou sur votre bureau, si vous travaillez dans un open space) qui indique le temps restant avant votre prochaine pause.
Ça permet à la personne de décider si sa requête peut attendre cette durée restante. Et ceci sans vous déranger.
Souvenez-vous d'Einstein qui disait que l'exemple n'est pas le meilleur moyen pour influencer les autres, c'est le seul.
Faites preuve de cohérence entre ce que vous demandez aux autres et vos comportements.
Que pensez-vous d'un chef qui va interrompre ses collaborateurs, mais qui attend d'eux de ne pas être dérangé ?
Utilisez des outils de gestion du temps
Il existe plusieurs outils pour mieux gérer votre temps.
Commencez par votre smartphone.
Vous pouvez installer une fenêtre de la fonctionnalité "temps d'écran" sur votre écran d'accueil.
Ça vous aide à garder en vue le temps que vous passez sur votre smartphone.
Ce qui ne se mesure pas ne se gère pas.
Si le cœur vous en dit, allez plus loin en installant One Sec App.
Vous pouvez aussi jeter un œil à Rescue Time qui enregistre la manière dont vous utilisez votre temps derrière les écrans.
Munissez-vous d'un. SEUL. Agenda.
Dans lequel vous inscrivez vos tâches isolées (amener la voiture au garage) et les tâches en lien avec vos projets.
Le fait d'inscrire vos tâches dans votre agenda vous incite à penser au temps requis pour accomplir la tâche.
Pour aller plus vite, apprenez à écrire à 10 doigts... (voici un site web gratuit pour mesurer votre vitesse de frappe... et pour vous entraîner).
Et pensez à utiliser le meilleur outil de la gestion du temps : savoir dire non (à vous et aux autres).
Julien