Goulot d’étranglement : comment les identifier et les réduire ?

Vous travaillez par à-coups ? Comme si vous avanciez à 110km/h puis à 190km/h puis à 35km/h. Éventuellement, vous arrivez à destination, mais dans quel état ?

Et surtout, avez-vous envie de repartir pour un tour ?

Au quotidien, vous avancez d'urgence en urgence ? Alors vous êtes certainement en présence d'un goulot d'étranglement.

Dans les lignes qui viennent, vous comprendrez - et réussirez à réduire - vos goulots d'étranglement qui bloquent votre organisation personnelle, votre productivité et votre sérénité.

Le but est d'avoir des journées avec moins d'imprévus et des résultats plus réguliers.

Une chaîne de montage pour comprendre le goulot d'étranglement

Imaginez la chaîne de montage suivante :

  • Vous avez le poste 1 qui assemble les pièces du smartphone
  • Le poste 2 insère la batterie
  • Le poste 3 referme le téléphone
  • Le poste 4 effectue un test du téléphone
  • Le poste 5 met en boîte le téléphone

Voici le nombre d'unités que chaque poste peut réaliser par heure.

  • Poste 1 : 200
  • Poste 2 : 300
  • Poste 3 : 250
  • Poste 4 : 150
  • Poste 5 : 350

Quelle sera la capacité de production globale de la chaîne de montage ?

Vous l'avez deviné : 150 téléphones.

Maintenant, est-ce que c'est utile d'attribuer plus de ressources au poste 3 ?Non.

Il est préférable d'attribuer des ressources supplémentaires au poste 4.

Aussitôt dit, aussitôt fait. Désormais deux personnes s'occupent du poste 4 et la capacité par heure passe à 300 téléphones testés.

Le poste 1 devient à son tour, le facteur limitant.

Ce petit exemple montre quelques caractéristiques fondamentales des goulots d'étranglement :

1. C'est l'élément essentiel le moins disponible d'un système qui délimite le résultat maximum.

Et les goulots d'étranglement ne concernent pas uniquement les processus d'une chaîne de montage. Par exemple, les rendements d'une récolte seront toujours dictés par le nutriment essentiel qui est le moins disponible, peu importe la quantité des autres nutriments essentiels.

2. Une fois que l'élément essentiel le moins disponible est amélioré, un nouvel élément essentiel devient à son tour le facteur limitant (et ainsi de suite). Le goulot d'étranglement se déplace.

Dans certains cas, le goulot d'étranglement peut se situer en dehors du processus observé. Par exemple, le marché peut être l'élément limitant (le nombre d'acheteurs potentiels disponibles).

3. Certains "problèmes" ne sont pas des facteurs limitants qui peuvent être améliorés, mais des contraintes avec lesquelles il faut composer.

Une machine qui casse toujours après 1000 heures de production est un goulot d'étranglement. 

"24 heures" dans la journée est une contrainte.

Les goulots d'étranglement et votre information

Alors évidemment, vous n'avez pas forcément une chaîne de production dans votre garage... mais les goulots d'étranglements concernent également votre information. 

Imaginez la situation suivante : vous avez besoin de plusieurs applications essentielles pour gérer votre information, vos projets et vos journées.

  • Vous avez le poste 1 : les e-mails (pour communiquer avec vos clients)
  • Poste 2 : What's app et Telegram (pour communiquer avec vos clients)
  • Poste 3 : MeisterTask ou Trello (pour gérer vos projets)
  • Poste 4 : Jenji pour gérer vos notes de frais et les factures
  • Poste 5 : votre agenda qui vous permet de gérer votre temps.

Vous avez raison, votre information ne circulera pas de manière autant linéaire que le smartphone sur sa chaîne de montage... mais le plus important est de comprendre que votre information circule le long d'un flux.

Elle passe d'un mail à votre esprit. De votre esprit à un logiciel de gestionnaire de tâches. De votre logiciel de gestionnaire de tâche à votre devis. Le devis se transforme en pièce jointe et est envoyé en 2 clics à votre client.

Si vous ne considérez pas vos données et vos informations comme un flux, vous ne verrez pas les goulots d'étranglement qui provoquent des à-coups.

Au final, vous risquez d'investir des ressources au mauvais endroit... en pensant bien faire

Prenez l'exemple suivant : vos projets pour vos clients sont à jour (par exemple), mais un seul mail peut vous forcer à devoir réorganiser tous vos projets (et vos journées).

C'est une caractéristique des données (et de l'information) un seul élément peut changer la signification du tout. (Par exemple, une nouvelle demande peut changer la totalité des plans et des ressources requises pour venir à bout d'un projet, comme le montre le triangle QCD)

Est-ce utile d'investir autant de ressources sur le poste 3 (la gestion de vos projets) si un seul e-mail parmi les 2487e mails non lus peut changer votre plan d'action?

Ne serait-ce pas plus malin de travailler sur le goulot d'étranglement actuel (votre boite mail)?

Comment identifier des goulots d'étranglement ?

1. La première étape consiste à visualiser les espaces d'informationnels critiques à votre bon fonctionnement.

Listez les applications, les logiciels et les supports physiques qui sont essentiels au bon déroulement de vos projets.

Essentiels (pour moi) :

  • Workflowy
  • Gmail
  • Jenji
  • Telegram / What's app
  • Ma boîte aux lettres 
  • Activecampaign
  • Schoolmaker
  • WordPress

Observez également le passé et tentez d'identifier les situations où un élément vous a forcé de devoir changer tous vos plans.

Les variables essentielles dans un système complexe sont difficiles à percevoir (on les trouve souvent par hasard), donc si l'exercice semble compliqué, c'est normal.

Vous pouvez également utiliser un Kanban pour visualiser les différentes étapes d'un processus clé pour vous (par exemple, l'implémentation de nouvelles fonctionnalités d'un logiciel).

Source : Making work Visible Dominica DeGrandis

Sur l'image vous voyez que le goulot d'étranglement se trouve dans la validation. Il est important ensuite de comprendre la nature du blocage. Cela peut être un manque de ressource, un blocage psychologique (perfectionnisme par exemple) ou encore des contrôles qualité trop poussés.

Pour comprendre la nature d'un goulot d'étranglement, je vous invite à utiliser le questionnement créatif de la méthode JA-TO AVANT de commencer à balancer plus de temps ou d'argent sur le goulot d'étranglement.

Comment réduire les goulots d'étranglement ?

Il y a plusieurs manières de réduire les goulots d'étranglements.

D'une manière générale, avant de vous jeter sur la réponse au problème (qui n'est pas forcément sa solution) la plus disponible, je vous recommande de prendre de la distance en gardant à l'esprit la solution visée (l'état désiré sans le problème).

Une fois ceci fait, voici quelques méthodes pour traiter vos goulots d'étranglements

1. Réduire la quantité d'intrants

En termes de surcharge d'information, le premier goulot d'étranglement est votre esprit et vos capacités cognitives.

Même si vous êtes le pape de la lecture rapide, vous ne pourrez pas lire tous les livres qui sont publiés chaque année.

Même si vous avez suivi le programme "Le Pro de l'E-mail" vous ne pourrez pas traiter 10'000 e-mails chaque jour. Il y a vraiment un aspect important à comprendre : chaque système à ses limites.

Vous devez boire une certaine quantité d'eau, manger une certaine quantité de nourriture (sans parler de la qualité), vous devez dormir d'une certaine manière, un certain nombre d'heures... et ceci chaque jour.

Réduire la quantité d'intrants (choses qui entrent dans le processus) est la manière la plus facile de réduire les goulots d'étranglement.

Mais cette pratique vous prive parfois de beaux résultats qui auraient pu être obtenus en utiliser la méthode suivante.

2. Augmenter les ressources sur le goulot d'étranglement

Si vous augmentez la ressource "temps" sur le poste des mails, vous pouvez réduire le goulot d'étranglement... mais parce que vous répondez à plus d'e-mails, vous recevrez plus d'e-mails.

C'est parfois le serpent qui se mange la queue et c'est l'une des caractéristiques d'un système complexe : c'est toujours plus complexe que ça en a l'air. Si cela semble simple, c'est que vous avez isolé trop de variables.

Si vous engagez une autre personne, peut-être que cela va créer des conflits humains, ou peut-être que vous deviendrez dépendant de cette personne (si la personne est consciente qu'elle dispose d'une compétence difficile à trouver).

Mais quoi qu'il en soit, je pense qu'il est important de tenter de réduire le goulot d'étranglement en augmentant les ressources. Cela générera d'autres problèmes et d'autres goulots d'étranglement, mais le jeu peut en valoir la chandelle.

Si vous êtes SEUL sur votre processus de travail ou que vos ressources sont limitées, vous aurez souvent trois leviers : le temps, l'argent et la technique de travail (créativité).

Le temps et l'argent semblent les solutions les plus évidentes pour supprimer un goulot d'étranglement, mais je vous invite toujours d'utiliser le questionnement créatif pour tenter de trouver de nouvelles manières de faire.

Parfois "jeter" du temps ou de l'argent sur un problème ne fait que grossir celui-ci.

3. Améliorer la qualité du processus

Certains goulots d'étranglement sont des problèmes de qualité. Le travail n'a pas été fait correctement et doit être refait. Cela ralentit le processus ou provoque l'attente d'autres personnes (les dépendances sont une cause importante de retard). Vous pouvez utiliser les check-listes pour améliorer la qualité de votre travail et réduire les erreurs.

4. Arrêter de commencer et commencer à terminer.

Dans son excellent livre Making Work Visible (note de lecture ici), Dominica DeGrandis explique qu'il faut faire très attention au travail négligé et non terminé.

Ne laissez jamais quelque chose d'important devenir urgent - Eliyahu Goldratt.

Le coût de démarrer de nouvelles choses avant de finir de plus anciennes est élevé.

Un travail négligé devient très coûteux quand il a été négligé tellement longtemps qu'on ne sait plus exactement ce qu'il faut faire pour le terminer.

Construire un pont coûte cher, surtout si celui-ci ne se termine pas.

pont non terminé

Pour trouver le travail négligé, il est intéressant d'indiquer depuis combien de temps (après l'échéance) un ticket de votre tableau kanban (une tâche) reste dans le flux de travail (sans être terminé ).

Une fois ceci fait, vous pouvez... soit terminer le travail, soit tuer la tâche (abandonner), soit remettre la tâche dans la colonne backlog / à faire / idées.

Une autre habitude a développer est de d'arrêter de commencer et commencer à terminer.

Les goulots d'étranglement sont inévitables

Pour terminer, les goulots d'étranglement ne peuvent pas être éviter. C'est dans la nature des systèmes complexes d'avoir des facteurs limitants (le facteur limitant permet au système d'éviter les extrêmes et donc de survivre plus longtemps). 

Il y a des goulots d'étranglement et des contraintes. Ne confondez pas les deux (vous ne pouvez pas réduire une contrainte). Un goulot d'étranglement se déplace dans un système, il ne disparaît jamais totalement.

En ce qui concerne votre gestion de l'information, une seule donnée peut vous forcer à changer vos plans. Tentez d'être à jour sur la totalité du petit système, et à partir de ce moment-là, tentez d'améliorer le système dans son ensemble.