Il y a plusieurs bénéfices à la communication asynchrone. Mais l'avantage principal est la réduction des dépendances au sein de vos projets, équipes et travail.
Moins de dépendances = moins de retard et économie de temps et d'énergie.
Si vous cherchez à mettre en place une communication asynchrone... vous êtes au bon endroit.
Tout de suite, vous découvrirez :
- Les désavantages (insoupçonnés) de la communication synchrone.
- Les 6 outils de communication asynchrone (le cinquième est mon préféré pour réduire les échanges de mails à n'en plus finir)
- Une histoire qui illustre la dépendance générée par la communication synchrone.
- Une question rapide pour réduire le nombre de réunions.
- Ce qui est plus important que la vitesse dans la communication au sein de vos équipes (et avec vos clients)
- La pire erreur à éviter lorsqu'on travaille sur un document collaboratif...
Prêt.e ? C'est parti.
Communication asynchrone VS synchrone : définition
Pour comprendre les bénéfices de la communication asynchrone pour votre travail et productivité, il est important de commencer par définir ce qu’est la communication synchrone.
La communication synchrone est une communication en temps réel.
Pensez "être en direct".
Si nous échangeons par téléphone, alors nous sommes en direct.
Si nous sommes en réunion, alors nous sommes en direct (et donc en communication synchrone).
La communication synchrone est l’ennemi de votre productivité.
Elle ajoute des dépendances à vos journées, vos projets et votre travail.
Si Kevin ne décroche pas le téléphone pour vous donner l'information requise pour avancer dans votre travail... vous êtes bloqué.
Prenons l’exemple d’un repas entre ami pour illustrer cette idée de dépendance
Si vous voulez manger au restaurant avec trois amis, voici les situations possibles.
- Personne n'est à l'heure - dommage.
- Tout le monde est à l’heure - génial.
- Marc et vous êtes à l'heure - dommage
- Sylvie et vous êtes à l'heure - dommage
- Marc et Sylvie sont à l'heure - dommage
- Marc est à l'heure - dommage
- Sylvie est à l'heure - dommage
- Vous êtes à l'heure - dommage
Ainsi, quand trois personnes doivent être à l’heure pour échanger de l’information, les probabilités que tout le monde soit là à l’heure ne sont pas de 33% mais de 12,5%.
Un autre désavantage de la communication synchrone
Si celle-ci n’est pas planifiée à des moments précis et pour des cas particuliers (que je partage plus loin), vous êtes à la merci de vos clients, vos collègues et toutes les personnes qui ont un accès à vous.
Sans oublier les compromis qu'il faut souvent faire : vous ne partagez peut-être pas le même chronotype avec votre correspondant (ou le même fuseau horaire).
Ça signifie qu'à 15h vous avez peut-être l'énergie idéale pour appeler, collaborer, négocier... mais pas votre correspondant (ou vice-versa).
Nous pensons à tort que la communication synchrone est limitée à l’appel téléphonique.
Ce n’est pas le cas : les personnes qui viennent vous interrompre dans votre bureau, le facteur qui doit vous faire signer le reçu d’un colis, le collaborateur qui vient toquer à votre porte.
Mais aussi les réunion(ites).
Tous ces exemples rentrent dans la communication synchrone : les personnes doivent être là pour que la communication se fasse.
Désavantages de la communication synchrone
L'imprévisibilité va de pair avec la communication synchrone (en direct).
Vous ignorez QUAND une personne va vous appeler.
Vous ignorez QUAND une personne va venir toquer à votre porte.
Alors oui, vous pouvez demander à votre équipe (ou mettre un message sur votre combox) de vous appeler entre certaines heures.
Mais la tentation est grande, ou la raison trop importante, de respecter cette consigne.
Et les gens oublient vos horaires de prédilection.
Quand ma compagnie dans les troupes de sauvetage de l'armée suisse était hors service, je demandais aux 175 membres de la compagnie de m'appeler le lundi et le vendredi de 16h à 18h.
Mais je conservais mon smartphone pour être joignable pour ma famille. Donc quand un appel arrivait à 14h, il m'arrivait de le prendre.
Pour faire simple : gérer la communication synchrone se fait à l'aide de la volonté (qui fluctue au fil des heures / jours).
C'est moins fiable que la communication asynchrone.
D'autres désavantages de la communication synchrone :
- Prends du temps.
- Difficile à respecter.
- Peu de temps pour réfléchir à ce que l’on va dire.
- Peu de temps pour être créatif (ou alors, il faut prendre beaucoup de temps, comme dans un brainstorming).
Beaucoup vous diront qu’il faut absolument éviter la communication synchrone : je ne le pense pas.
Je pense qu’il faut savoir quand utiliser quel type de communication, et surtout, réduire les interruptions associées aux types de communication.
Attributs de la communication synchrone
- En direct
- Possibilité de transmettre plus de données (son, visuel, odeur, kiné, etc)
Quand utiliser la communication synchrone
- Utile pour résoudre des conflits.
- Utile pour les sujets complexes / créatif.
- Nécessaire pour alimenter une relation, sans optique de productivité (amis, enfants, épouse, etc).
Attributs de la communication asynchrone
Quant à la communication asynchrone, l’expéditeur du message et le destinataire n’ont pas besoin d’être les deux là pour que la communication puisse se faire.
Vous n'êtes pas en direct.
C'est le cas de cet article. Je l'ai écrit un mercredi nuageux, fin février 2024... après une nuit de sommeil trop courte... vu mon humeur, c'est le support le plus adapté, croyez-moi.
L’e-mail est un autre exemple populaire, WhatsApp en est un autre, sans oublier Slack ou les plateformes collaboratives, comme Google doc (qui permet de travailler sur un document à plusieurs) ou encore WorkFlowy.
Les exemples que je viens de citer son intéressant, car il nécessite peu de logistique (une connexion internet + un outil numérique).
Le désavantage est la multiplication des supports qui crée un effet "mille-feuille"...
WhatsApp n'a pas supprimé le SMS.
Slack n'a pas supprimé l'e-mail (qui permet de communiquer facilement peu importe la messagerie utilisée par le correspondant).
Cet effet mille-feuille contribue à l'infobésité.
Pour terminer, il y a l'addiction générée par les outils de communication asynchrone.
Le fait de ne pas savoir si nous avons reçu un message, quel type de message, est une idée que beaucoup n'arrivent pas à encadrer (résultat : ils vérifient frénétiquement leur boîte mail... supprimant tous les bénéfices de la communication asynchrone).
Avantages de la communication asynchrone
Les bénéfices de cette communication : vous êtes bien plus flexible sur la manière de vous organiser.
Vous pouvez, en théorie, consulter vos e-mails, Slack, Teams, etc. quand vous le souhaitez.
Ça vous offre la liberté de planifier vos journées en fonction de votre énergie et avoir plus de facilité à travailler de manière concentrée.
Les coûts d'une interruption sont énormes : il y a le temps et l'énergie utilisés pour gérer l'interruption, puis le temps et l'énergie pour revenir à la tâche... puis encore du temps et de l'énergie pour retrouver le niveau de concentration que l'on avait AVANT la concentration.
Il s'agit de la loi de Carlson (une des 12 lois de gestion du temps)
"Le temps perdu à cause d'une interruption est supérieur au temps de l'interruption" explique pourquoi un travail interrompu prendra plus de temps qu'un travail effectué de manière continue.
Récemment, j'ai écrit sur le sujet du multitâche et pour le coup, j'ai mené une petite expérience.
Le premier scénario consistait à tirer deux traits à la suite (un rouge un noir).
Le second scénario consistait à tirer deux traits en passant d'un à l'autre plusieurs fois... ceci afin de reproduire ce qu'il se passe derrière un ordinateur (par exemple, lorsqu'on passe d'un onglet à un autre).
Le résultat est marquant : 13 secondes pour réaliser les 2 traits dans le premier scénario, 36 secondes dans le deuxième scénario.
D'autres avantages de la communication asynchrone
- Le message peut être modifié après avoir été envoyé.
- Le message peut être supprimé
- J'ai plus de temps pour réfléchir et structurer ma pensée.
- Je peux me cloner : les vidéos que j'ai réalisées dans les formations que j'héberge sur l'académie de l'Organisologie est un autre exemple de communication asynchrone.
- Je peux faire de la télépathie avec mes livres : mes livres sont lus chaque année par des milliers de personnes... et je n'ai pas besoin d'être là.
La bonne nouvelle : pas besoin d'avoir écrit un livre pour vous cloner.
Si vos équipes vous posent souvent les mêmes questions, qu'est-ce qui vous empêche de faire un tuto, un document, un wiki pour ne plus avoir à y répondre ?
Et si les membres de vos équipes ont des questions en lien, ils peuvent commenter sur le document... et ainsi vous laisse la possibilité de répondre quand ça vous arrange.
Outils de communication asynchrone pour le travail en équipe
À présent, les outils pour communiquer de manière asynchrone dans votre équipe.
1. Emails
Le mail est bien connu.
En fait, il est si populaire qu'il en devient problématique. Les gens ne savent pas l'utiliser.
Rappel du modèle Organisologie : Un système est composé d'outils, de méthodes et de comportement.
C'est l'élément le moins performant entre ces trois éléments qui fixe la performance du système.
Les jours où je suis d'humeur nuageuse, j'aime dire que la boîte mail est la todo listes des autres.
Mais pour rester dans le cadre de cet article, je rectifie : la boîte mail est un système avec comme objectif de communiquer de manière claire, précise en y passant le moins de temps possible.
Le hic ?
Certains l'utilisent pour se protéger en mettant le boss en copie cachée, pour disperser des ragots, pour paraître productif (plutôt qu'être productif) en mettant la terre entière en copie, et j'en passe.
- Outil = Gmail / Outlook / Proton / etc.
- Méthode = manière théorique d'utiliser la boîte mail.
- Comportement = utilisation concrète de la boîte mail.
Vous pouvez avoir le meilleur outil (Outlook), une méthode de travail pertinente... si vous vérifiez 10 fois par heure votre boîte mail... votre système ne fonctionnera pas.
Si le sujet des systèmes d'organisation vous intéresse, j'ai rédigé un article sur le sujet.
2. Messagerie instantanée
Une messagerie instantanée est un service en ligne qui permet aux utilisateurs de communiquer en temps réel via des messages texte.
Les utilisateurs peuvent échanger des courts messages, des fichiers multimédias tels que des photos ou des vidéos, et parfois même des messages vocaux ou des appels vidéo, selon les fonctionnalités offertes par la plateforme de messagerie instantanée.
Rentrent dans cette catégorie WhatsApp, Telegram, Signal, etc.
3. Plateformes collaboratives
Slack et Teams disposent aussi de messageries instantanées (plus adaptées au monde professionnel) mais offrent aussi des canaux de communication, la possibilité de créer des groupes, de gérer des droits d'accès de manière plus poussée, de personnaliser l'espace de travail et de connecter d'autres applications tiers (comme Google Drive, Dropbox ou Trello).
À mon sens, ces plateformes sont difficiles à gérer et sans une méthode très claire (au niveau individuel et entreprise), ça peut très vite devenir délicat de savoir quel canal / quelle plateforme utiliser pour faire quoi.
Si vous pilotez des équipes, mettez ça au clair avant de balancer un nouvel outil... sans instruction.
4. Travail d'équipe asynchrone sur un document
La suite Google (Google doc, Google sheet) offre la possibilité d'éditer et modifier un document à plusieurs.
Je l'ai utilisé à plusieurs reprises pour éditer mes livres et ça fait le job.
Important : il suffit d'une seule personne qui télécharge le document partagé (pour y apporter ses modifications hors ligne) pour perdre les effets "cumulés" du travail de groupe.
Donc là encore, pensez "méthode" quand vous incorporez ce genre d'outils dans vos équipes.
Le document reste en ligne, les modifications sont apportées en ligne.
5. Loom pour les messages vidéo asynchrone
Loom permet de filmer son écran et soi-même pour expliquer un concept, présenter un document, ou simplement contacter une personne.
Je trouve très intéressant pour contacter d’éventuel partenaire (blogueurs, podcasteurs, prospects) car ça change du format e-mail (moins de concurrence) et surtout, vous transmettez plus de données (une image vaut mille mots, alors imaginez une vidéo).
C’est quitte ou double.
Vous pouvez ouvrir les commentaires, créer une table des matières, retranscrire le texte via une Intelligence artificielle bien foutue, perso, je l'utilise depuis des mois.
6. Collaboration asynchrone sur un projet
Pour ma part, j'utilise avec les membres de mon équipe, le logiciel Workflowy.
La flexibilité du logiciel, couplée à la communication "fractale" me permet d'être très précis et rapide sur les sujets discutés, sans se perdre dans une conversation sans fin.
Il n'y a pas encore les notifications sonores quand nous sommes mentionnés.
Ça peut être un avantage (même si on me cite, je ne suis pas déconcentré) ou un désavantage (si je ne vais pas souvent dans l'application, je risque de manquer des messages).
Vous pouvez aussi installer une routine : après chaque pause, je vérifie si j'ai une mention dans Workflowy.
Si vous prenez des pauses inévitables chaque heure, alors je pense que la plupart des gens peuvent attendre une heure avant d'avoir une réponse.
Une multitude d'autres logiciels vous permettent de collaborer au sein d'un projet, tout en offrant la possibilité de communiquer de manière asynchrone : Meistertask, Trello, Notion... la liste est longue.
Bonnes pratiques pour mettre en place une communication asynchrone
Le premier point consiste à diriger par l'exemple.
Si vous demandez à vos équipes de passer par le mail, de respecter vos périodes de concentration, de ne pas répondre aux e-mails le soir... d'éviter d'appeler si ce n'est pas urgent...
...alors faites de même.
Mon petit doigt me dit que c'est la raison principale de la guerre des tranchées numériques dans la plupart des entreprises.
Si on demande à nos équipes un certain comportement, alors il faut aussi l'appliquer à soi-même (et c'est difficile).
Je tire un parallèle avec l'ordre du jour d'une réunion : si on vient à le demander à son collègue organisateur, alors on se met dans la situation qui nécessite de créer un ordre du jour lorsqu'on sera à notre tour organisateur d'une réunion.
Beaucoup ne veulent pas prendre ce risque et préfèrent faire "comme on a toujours fait".
Commencez par travailler sur vos propres systèmes d'organisation
Dans l'ordre :
Les outils.
Tentez de diminuer les redondances (supprimer les applications qui ont les mêmes utilités).
Prenez le temps de réellement configurer ceux-ci. Par exemple, mon smartphone est 24/24 en mode "ne pas déranger" et quelques numéros peuvent passer à travers ce "bouclier" numérique.
Les méthodes.
Commencez par prendre une feuille de papier et dessiner les flux d'informations.
Par où arrivent les demandes des autres... par où partent vos demandes ? Pouvez-vous centraliser ? Le cas échéant, pourquoi ? Quels sont les efforts à faire pour centraliser ?
Parfois, il faudra informer / former votre équipe directe à une nouvelle manière de travailler.
Cette mise en route est à voir comme un investissement.
Un investissement qui nécessite plus de ressources qu'en continuant comme "on a toujours fait".
Oui ça prend du temps, mais ne pas le faire c'est s'assurer de continuer à dilapider du temps.
Un bon test pour savoir si votre méthode est simple : êtes-vous capable, dans les grandes lignes, d'expliquer le fonctionnement des communications au sein de votre équipe ? Si ce n'est pas le cas, simplifiez encore.
Les comportements.
Changer des habitudes prend du temps.
Certaines personnes ont l'habitude, depuis des années, d'envoyer un e-mail dès qu'elles ont une question.
Ou de venir frapper à la porte du bureau. Pareil pour vous : même si vous savez qu'il ne faut pas vérifier vos mails 10x par heure, l'addiction est là.
Concernant les comportements, je suis un principe qu'Ulysse utilisait déjà lorsqu'il demande à son équipage de l'attacher au mat de son navire (pour ne pas succomber au chant des sirènes) : le contexte avant la discipline.
- Demandez-vous quels sont les logiciels qui peuvent vous protéger des tentations numériques ?
- Quels changements physiques pouvez-vous mettre en place (dans votre environnement) pour ne plus avoir besoin d'utiliser votre volonté... afin d'agir comme vous le souhaitez ?
Ensuite, soyez patient : en changeant vos comportements qui étaient en place depuis des mois, voire des années, certaines personnes vous feront des remarques :
- "tu ne réponds plus aux e-mails ?"
- "tu ne réponds plus au téléphone?"
- "Tu travailles la porte du bureau fermée maintenant ?".
C'est NORMAL.
Dans un système, des règles implicites se mettent en place très rapidement.
La preuve ?
Si un soir, vous allez dormir sur le côté du lit de votre femme/mari, vous entendrez probablement une remarque.
Si vous changez vos comportements en réduisant la part de communication synchrone pour de la communication asynchrone, vous aurez des remarques (surtout de ceux qui profitaient de la communication synchrone).
Expliquez (encore et encore) les raisons et les avantages. Puis continuez ainsi.
Avec le temps, une nouvelle manière de fonctionner se met en place.
Pour terminer, voici quelques aides rapides pour augmenter le nombre de communications asynchrones.
Règles à tester pour plus de communication asynchrone
1. La règle des 3 e-mails : cette simple règle stipule qu’un échange par e-mails qui ne se termine pas après trois e-mails nécessite un échange synchrone (soit par téléphone, soit en personne).
2. Le protocole de l’organisateur de réunion : la réunion en ligne ou en présentiel est un type de communication synchrone.
C’est l’un des raisons qui fait que la réunion est si chronophage en entreprise.
(Une autre raison est l’absence de formation au réunion : les gens ne savent ni planifier ni conduire une réunion, mais c’est l’objet d’un autre article.
Dans mon livre "2h chrono pour mieux s'organiser" je partage le protocole d'Elizabeth Grace Saunders. Le voici :
3. La question anti-réunion : si j’étais malade, est-ce que cette réunion serait annulée ? (permet de vérifier la nécessité de votre présence).
4. Prévisibilité avant la vitesse.
Le problème de la conversation asynchrone est la tendance à vérifier plusieurs fois par heure si un nouveau message important attend notre réponse.
Au final, on perd les avantages de cette pratique, car nous interrompons notre concentration et notre activité du moment pour vérifier.
Pour lutter contre cette tendance, une idée m’a beaucoup aidé : ce qui est pénible avec l’attente, c’est de ne PAS savoir combien de temps celle-ci va durer.
Qu'est-ce qui est le plus pénible lorsque vous attendez au téléphone ?
Attendre sans savoir combien de temps l'attente va durer... ou savoir combien de temps, on va patienter ?
On pense que l’on apprécie les personnes qui nous répondent vite.
Alors qu’on apprécie surtout les personnes prévisibles.
Si je sais que Marc répond à ses e-mails le vendredi, alors je sais qu’en envoyant un e-mail le mardi, il est normal de ne pas avoir de réponse le jeudi.
À l’inverse, si je suis habitué d’avoir une réponse de Sylvie dans l’heure suivant l’envoi de mon e-mail… un jour d’attente me semblera anormal.
J’aurais tendance à la relancer ou l’appeler (ce qui génère chez Sylvie une charge de travail importante).
Pour fournir du feed-back à la personne qui vous envoie un e-mail, rien de plus simple : il existe la réponse automatique.
Indiquez dans la signature automatique la fréquence à laquelle vous répondez à vos e-mails… et la raison pour laquelle vous faites ça.
Conclusion
La communication synchrone ajoute des dépendances dans vos projets et nuit à votre concentration (le moteur caché de l'excellence).
Privilégiez la communication asynchrone.
Julien