Le Timeboxing : une méthode pour mieux se concentrer et gérer son temps

En fin de journée vous regardez votre liste de tâches et vous réalisez qu'une tâche a kidnappé votre emploi du temps ? Vous pensiez terminer la tâche en 45 minutes... et l'après-midi y est passé ?

Tout votre planning de travail s'est décalé et malgré vos bonnes intentions, vous avez ce goût d'inachevé qui vous pousse à prolonger votre journée de travail jusqu'en soirée ?

Cela fait des années que je le dis :

Si vous ne définissez pas une limite temporelle aux tâches que vous décidez de réaliser, vous inviter la procrastination, la précrastination, le perfectionnisme ou encore le multitasking dans vos journées...

Et votre productivité personnelle est en chute libre.

Heureusement, il y a une méthode de gestion du temps qui peut vous aider.

Le Timeboxing pour mieux gérer votre temps

Le timeboxing se base sur une loi importante : la loi de parkinson. Cette loi stipule qu'un travail prendra tout le temps à sa disposition pour être réalisé.

Si ce temps n'est pas défini ?

Vous l'avez deviné : vous investirez beaucoup plus d'heures que nécessaire.
Vous ferez en 3 heures ce que vous auriez pu faire en 2 heures.

Et parce que vos journées font 24 heures, tout ce temps ne pourra pas être investi pour avancer sur votre projet ambitieux, flâner, faire du sport ou simplement lire un bon bouquin.

Là vous vous dites peut-être...

C'est quoi le timeboxing ? 

Retournons aux origines de la méthode.
 
1988 : la "timebox" est décrite comme une pierre angulaire de l'approche "Rapid Iterative Production Prototyping" de Scott Schultz.

Il semblerait que la première fois que la méthode a été décrite en détail remonte à 1991 dans le livre Rapid Application Development, écrit par James Martin.

La méthode en bref ?

Le timeboxing consiste à inscrire une heure de départ et une heure de fin à une certaine tâche.

Vous pouvez également "timeboxer" vos journées et vos semaines. Comme J.D Meier en parle dans son excellent livre Getting the agile way... "Face à un problème, balancez plus de temps sur le problème n'est rarement la solution".

Donc... lorsque vous atteignez l'échéance (votre minuteur sonne, évitez le smartphone, car les smartphones à portée de main rendent débiles), vous arrêtez ce que vous êtes en train de faire et vous passez au prochain bloc (qui peut être une pause).

Ce que la plupart des "gourous en organisation" ne comprennent pas avec la méthode du time boxing ?

Il est primordial de respecter les blocs de temps que vous vous fixez.

Autrement ?

Vous ne prendrez pas au sérieux votre planification, ni l'exécution de vos tâches.

Ceux qui mentionnent des "blocs de temps souples" n'ont pas compris la méthode (ou ne l'utilisent pas vraiment).

C'est dans votre "intransigeance bienveillante" envers les blocs de temps que vous planifiez que vous refuserez le multitasking ou le vagabondage sur le Net.

Simple à formuler, mais pas facile à réaliser, le timeboxing se rapproche de ce qui fait la force de la méthode pomodoro : le respect des limites que vous vous fixez.

Si vous n'avez jamais eu l'habitude de travailler de la manière suivante, vous rencontrerez probablement les difficultés suivantes :

Les obstacles (et solutions) à l'utilisation du Timeboxing

1. Difficulté à estimer la durée d'une tâche

Vous n'arrivez pas à évaluer la durée d'une tâche?

Par exemple un article comme celui-ci me prend 4 heures 30 de travail. J'applique la méthode pomodoro. Cela me fait donc 8 blocs de 25 minutes.

Si j'arrive à estimer le temps que va me prendre un article, c'est parce que ce n'est pas le premier article que j'écris.

J'utilise des check-listes qui m'aident à avancer dans le processus d'écriture.

Si vous n'avez jamais fait une tâche et que vous rencontrez des difficultés à évaluer la durée, voici plusieurs solutions :

1. Demandez à une personne expérimentée

Faites vos recherches, questionnez votre entourage. Ne le faites pas pour les tâches qui n'ont pas beaucoup d'importance (comme le temps requis pour faire un café ou changer les pneus de votre voiture 1 fois par année), mais pour les tâches importantes et récurrentes.

2. Chronométrez-vous

Lancez-vous dans la tâche en mesurant le temps que vous faites. Faites-le quelquefois et faites une moyenne. 

3. Divisez encore la tâche

Ce qui semble impressionnant de loin semble plus accessible de près. Pensez à diviser. Divisez ce qui vous impressionne, divisez les tâches qui nécessitent plus de 2 heures de travail...
Par exemple la tâche "publier un article" peut se décomposer de la manière suivante :

1. Recherche
2. écriture
3. édition
4. Mise en forme.

Dès que vous décomposez le travail à faire, il est plus facile de planifier celui-ci.

4. Utilisez le triangle QCD

Le triangle QCD est un outil bien connu par les chefs de projet. Le triangle vous aide à définir le périmètre d'un projet, mais également à définir l'adéquation entre les 3 éléments importants de tout travail : la qualité, les coûts (pour atteindre cette qualité) et les délais.

Investir plus de temps sur un travail dont la qualité à atteindre n'a pas été définie est une activité risquée. Vous risquez de vous perdre, de vous disperser et de ne plus vraiment savoir quoi faire.

Il est impératif de définir une qualité à atteindre.

Dans le cas de cet article ?

 2000 mots en 5 heures de travail en expliquant ce qu'est la méthode du time boxing.

Oui je peux mieux faire, mais j'ai d'autres activités à côté des articles que j'écris : une communauté à animé, des formations à développer, boire des cafés, soulever des kettlebells et me balader en nature.

C'est la problématique de base de la gestion du temps : on aime faire plusieurs choses. Il faut donc choisir.

2. Difficulté à se mettre au travail

Vous ouvrez votre ordinateur et vous voyez le premier bloc. Mais l'envie n'est pas au rendez-vous ?

Il s'agit du deuxième obstacle.

Cela arrive à tout le monde, moi le premier. Dans ce cas, gardez à l'esprit ceci : vos blocs de temps sont comme des rendez-vous avec votre idole.

Vous vous êtes peut-être trompé lors de la planification, mais si l'exécution du bloc de temps n'est pas fatal pour votre projet, je vous recommande de respecter le planning.

Dans mon cas, cela m'incite parfois à faire quelque chose que j'aurais dû faire à un autre moment. Parfois j'écris sur un sujet qui après réflexion ne m'inspire pas ou n'est pas suffisamment recherché.

Mais j'en tire les conséquences et je planifierais mes prochains blocs (en général au moment de créer mon planning de travail) avec plus de précautions et en étant plus attentif.

Ce que je viens de décrire, c'est un processus d'adaptation : quand vous mettez en place une nouvelle méthode, c'est normal de ressentir des effets désagréables.

C'est le changement.

Vous êtes en train d'acquérir de nouvelles compétences.

Acceptez cet inconfort passager qui vous incite à mieux planifier la prochaine fois. Évitez de vous dire "en fait je vais plutôt faire autre chose à la place du bloc que j'ai planifié", car c'est la porte ouverte à la procrastination, au perfectionnisme et à l'inefficacité.

Évidemment, si votre maison brûle, vous ne respecterez pas votre emploi du temps et vos blocs du temps. C'est ce qu'on appelle les VRAIS imprévus.

Apprenez à faire la différence entre les vrais imprévus et les excuses.

Pour vous aider à vous mettre au travail, vous pouvez utiliser une check-liste. La check-liste réduit les prises de décision et la fatigue décisionnelle.

3. Temps insuffisant pour se concentrer

Si vous suivez la méthode pomodoro (qui est une bonne méthode pour gérer son temps, ses priorités et son attention) alors vous aurez des blocs de 25 minutes.

Parfois il sera frustrant de vous faire arrêter dans le feu de l'action par le minuteur.

Respectez le minuteur.

Avec le temps, vous apprendrez à rentrer plus facilement dans une zone de concentration intense.

Votre esprit apprendra à traiter les informations en suspens durant les pauses de 5 minutes et une certaine frustration naîtra de cette action que vous avez stoppée. Vous n'aurez (parfois) qu'une envie : recommencer à travailler après la pause de 5 minutes.

Si vous n'arrivez pas à vous concentrer suffisamment, voici 3 recommandations :

1. Habituez votre muscle attentionnel à ce nouveau protocole / régime / mode de fonctionnement
2. Augmentez la durée de votre bloc. Rien ne vous empêche de fixer un bloc de 2 heures en prenant au milieu une pause de 20 minutes.
3. Réduisez les distractions inhérentes aux outils numériques connectés à internet. Pour cela vous pouvez utiliser le logiciel Cold Turkey.

4. Pas assez d'énergie pour rester concentré durant une journée

Si vous vous concentrez à 100% lors de vos différents blocs, il est normal de ne pas réussir à rester concentré 8 heures de temps.

Cal Newport dans son bestseller Deep Work explique qu'être 100% concentré est possible environ 4 heures par jour avec de l'entraînement.

Mais si vous n'avez pas d'énergie pour vous concentrer ne serait-ce la matinée, alors je vous recommande de prendre plus de pauses, de bien vous hydrater durant ces pauses, d'éventuellement faire quelques exercices physiques (comme des swings de kettlebell).

Et évidemment... alimentation et sommeil.

N'étant pas un spécialiste du sujet, je ne vais pas creuser dans cette direction, mais le sujet du sommeil et de l'alimentation occupe en abondance ma bibliothèque.

5. Difficulté à quitter le travail et passer au bloc suivant.

Vous serez peut-être horrifié de voir que la qualité habituelle n'est pas au rendez-vous à la fin de votre dernier bloc de travail.

Dans ce cas il faut faire preuve de bon sens, mais comme cité précédemment, voir une baisse de la qualité lorsque vous commencez à utiliser le timeboxing est normal.

Cet inconfort vous incitera à mieux planifier, mieux vous concentrer, utiliser des check-listes ou encore mieux définir ce qui est attendu avec votre client / votre boss.

Cette baisse de qualité vous plonge dans la nécessité de mieux faire. Et comme disait Ésope "la nécessité est mère de l'innovation".

Dites-vous ceci : si vous ne vous arrêtez pas à l'échéance que vous vous êtes fixée, vous prenez du temps sur d'autres activités importantes. À commencer par votre temps de repos qui vous permet de revenir le lendemain en forme.

Je pense qu'il est préférable de réduire la qualité d'une tâche (de manière provisoire, vu que cela vous incitera à améliorer votre efficacité) plutôt que de saccager votre planning de travail et la qualité de tout ce qui s'y trouve.

Non?

Comment bien commencer le timeboxing ?

Je vous recommande de commencer sur des tâches connues et répétitives.

Cela vous permet d'avoir une bonne idée du temps nécessaire. Commencez par timeboxer vos matinées de manière visuelle.

Gardez vos après-midis libres pour les imprévus ou les détails à peaufiner si nécessaire.

Quand vous êtes à l'aise, vous pouvez timeboxer des demi-journées thématiques.

Par exemple, les matinées du lundi au vendredi -> projet XYZ.

• Lundi après-midi : prospection de nouveaux clients
• Mardi après-midi : administratif
• Mercredi après-midi : libre
• Jeudi après-midi : séances
• Vendredi après-midi : admin + revue hebdomadaire

Trois Conseils testés pour augmenter les bénéfices du timeboxing

1. Votre première heure est critique

La première heure de votre journée est critique.

Si vous passez votre première heure sur des activités surstimulantes (comme les e-mails, YouTube, Réseaux sociaux, shopping, etc.) il sera difficile d'agir sur demande lorsque vous devrez vous mettre au travail.

Donc... quand je veux vraiment soulever des montagnes et tirer des lasers par les yeux, je ne touche pas mon smartphone / mail / tableaux indicateurs divers (ventes, statistiques, etc.) / réseaux sociaux avant midi.

Et je ne bois pas mon premier café avant d'avoir écrit mes 300 mots.

Les raisons à cela sont neurologiques : il est difficile d'être stimulé par une tâche routinière après avoir sauté en parachute.

C'est un exemple tiré par les cheveux... mais ce qu'il se passe dans votre cerveau lorsque vous naviguez sur le net et particulièrement les réseaux sociaux ne fait pas du bien à votre muscle attentionnel.

2. Concentrez-vous sur deux aspects :

Un début intransigeant et une fin intransigeante.

Parce que vous respectez le début et la fin, vous vous apercevrez parfois que vagabonder dans le labyrinthe du net n'est pas une activité adaptée au timeboxing (sauf si vous prévoyez des blocs de temps pour cette activité, comme la recherche pour mes articles).

Cette règle intransigeante va créer un inconfort temporaire que vous réduirez en planifiant mieux et en vous concentrant mieux lors des prochains blocs.

3. Lâchez tout

Après quelques semaines de pratique, essayez de revenir à une semaine sans timeboxing, sans règle et regardez comment vous vous sentez.

Durant cette expérience, je vous recommande évidemment le journaling, car comme disait le philosophe, psychologue et éducateur Américain John Dewey "Nous n'apprenons pas de notre expérience, mais nous apprenons de notre réflexion sur notre expérience".

Alternatives à la méthode du timeboxing

1. Il y a la méthode pomodoro qui se rapproche du timeboxing (en fait, c'est une méthode de timeboxing rythmée par des périodes de 4x25 minutes).

2. Il y a le deep work (travail en profondeur) qui consiste à travailler de manière interrompue durant de longues périodes (1h, 2h, 3h, 4h) sur un sujet.

3. Il y a la méthode du sprint design. Plus souvent utilisé en équipe, cela dure plusieurs jours et l'idée est de trouver des réponses aux challenges de l'organisation.

Conclusion : Le timeboxing une méthode à tester

Si vous avez des problèmes à gérer votre temps ou à vous concentrer, le timeboxing est une méthode intéressante. La clé se trouve dans l'intransigeance bienveillante que vous avez envers les débuts et les fins de vos blocs. 

Mais aussi dans l'acceptation de l'inconfort temporaire qui se réduira au fil des blocs qui passent de votre planification qui s'améliore.

Dans tous les cas, si vous vous intéressez à la productivité, cette méthode mérite votre attention et quelques essais de votre part.

Julien