Plan d'action modèle PDF à télécharger

Plan d’action: créer votre plan en 8 étapes + Modèle à télécharger

  • Réaliser un projet personnel ou professionnel?

Dans ce cas, évitez le piège fréquent d'agir puis ensuite de réfléchir. Pourquoi? Parce que même si cela fait du bien d'avancer sur un projet (commercial ou autre), il est important de définir une stratégie (basée sur vos forces, vos faiblesses, les opportunités et les menaces du marché... mais également sur les valeurs que vous défendez.) 

Car je suis persuadé qu'en réfléchissant différemment, on se donne les possibilités d'obtenir des résultats que l'on n'avait encore jamais obtenu.

Et si vous êtes du même avis, alors vous êtes au bon endroit.


Comment établir un plan d'action en 8 étapes?

Si vous êtes pressé, la table des matières vous permet d'aller au sujet qui vous intéresse le plus.

Table des matières

Avant d'aborder les 8 étapes permettant de mettre sur pied votre plan d'action... revenons sur cette tendance de ne pas suffisamment réfléchir (et d'agir trop rapidement). 

Parfois il est trop tard.

Certaines actions devaient être réalisées avant. C’est un peu comme si vous aviez soudainement envie de partir en vacances, ou gravir le mont Everest puis sans réfléchir, vous réservez votre billet d’avion et partez à l’aventure.

Je tiens cependant à dire ceci: vous pouvez réussir en étant mal organisé, en n’ayant pas de plan d’action et en procrastinant. Cela prendra simplement un peu plus de temps, beaucoup de ressources et réduira vos probabilités de réussite.

Parallèlement, ce n’est pas parce que vous êtes organisé, que votre réussite est assurée. Il y a beaucoup d’éléments que l’on ne contrôle pas… et comme dirait Nassim Taleb dans son livre « Fooled by randomness », la chance a un rôle bien plus important que ce que l’on pense.

Nassim Taleb


Les gros projets sans stratégie et sans plan d’action peuvent être une manière de faire.

Mais je ne suis pas un partisant de cette manière de travailler. Surtout si les projets sont des opportunités qui ne représenteront pas à nous. Revenons sur l'exemple des vacances. Suivant votre destination (disons… une région tropicale comme la Colombie) il est préférable de marquer un moment de pause pour rédiger réfléchir et définir un plan d'action.

Cela vous permettra de penser à:

  • faire vos vaccins.
  • choisir le bon équipement.
  • prendre une carte.
  • cela vous permettra de réfléchir si c’est vraiment le bon truc à faire.
  • si cela n’empiète pas sur vos autres projets.
  • cela vous évitera de revenir en arrière après être partie en trombe sur votre nouvelle idée.

Tout comme lorsque je prépare mes bivouacs (j’adore le bivouac), je ne vais pas directement partir en me disant « ok le but c’est d’atteindre ce sommet et je verrais bien où je vais dormir ».

Plan d'action bivouac

Ces 2 exemples ne vous parlent pas?

Alors c’est un peu comme si vous souhaitez cuisiner un boeuf bourguignon et que sans trop réfléchir vous sortez des aliments, commencez à cuir le boeuf, puis faire la sauce, puis les légumes puis le riz.

Oui tous ces aliments sont importants, mais le fait d’établir un ordre logique vous permet d’augmenter vos chances de faire les choses au bon moment et d’arriver à servir vos invités à l’heure et surtout… avec tous les aliments chauds.

Car si dans votre précipitation, vous oubliez de cuir le riz et que vous vous en apercevez une fois les invités à table… vous pourrez faire ce que vous voudrez, ce sera trop tard.

Et ce qui est valable pour mes bivouacs, mon boeuf bourguignon ou vos vacances, l’est encore plus pour vos projets et vos objectifs. Ou la construction d’un sous-marin nucléaire. 

Avant de vous parler des 10 avantages d'utiliser un plan d'action... mettons-nous d'accord sur la définition:


Quelle est la définition d'un plan d'action?

définition d'un plan d'action

 

C’est la carte visuelle des actions à venir qui inclut toutes les activités, le temps et la durée de chaque activité, ainsi que les personnes responsables de chacune d’elles. En gros, vous savez qui fait quoi quand. C’est également une carte visuelle qui vous permet de définir ce que j’appelle le chemin critique.

En fonction de la complexité de votre projet, votre plan d’action aura un aspect totalement différent.

plan d'action et projet gantt

Ce genre de plan "old school" n'est pas mon genre... mais peut s'avérer utile dans certains cas.

  • Pour certains un plan d’action prend la forme d’un diagramme gantt.
  • Pour d’autres il s’agit d’un tableau Excel.
  • Ou alors il s’agit d’un fichier Microsoft projet, smartsheet, meistertask et encore asana (pour ne citer que ces logiciels). Pour ma part je suis un grand fan de Workflowy.... Et l'outil n'est pas si important car... 

Un plan d’action implique l’identification des activités et des ressources nécessaires à l’accomplissement du projet. 

Il divise un large projet en sous-objectifs plus faciles à gérer, et affecte un responsable à chacun de ces sous-objectifs / sous-projets. Un plan d’action inclut un calendrier et un ordre d’exécution des différentes sous-activités. Il prévoit un espacement réaliste des activités afin d’éviter les problèmes de calendrier.

Développer un plan d’action semble difficile, mais cette énergie investie au début du projet doit vous permettre d’économiser beaucoup de ressources sur toute la durée.

Comme disait Brian Tracy, une minute passée à planifier, c’est 10 minutes d’exécution d’économisées.

Un plan d’action? N'est-ce pas une perte de temps?

 

Et vous doutez d'un tel plan. 

Mais il est déterminant de garder à l'esprit les projets qui nécessitent un plan d'action. 

  • Si les conséquences d'un échec sont importantes
  • Si le projet est complexe (création d'un sous-marin nucléaire) 😉
  • Si le projet implique un nombre important d'acteurs.

Et peut-être que vous vous demandez si le modèle SCOREUR est adapté à l'exécution d'un plan d'action?

La réponse est oui. Mais le modèle SCOREUR est particulièrement adapté à l'exécution d'un objectif (qui est une étape de votre plan d’action) malgré un quotidien surchargé et distrayant en créant un système irrésistible autour de cet objectif.

Il ne remplace pas le plan d'action.

Les 10 avantages de rédiger un plan d'action lors du lancement de vos projets

Avantages d'un plan d'action

Passons en revue les différents avantages de prendre le temps de rédiger votre plan avant de sauter dans l'action.

1. Vous vous projetez

Car nous sommes de mauvais planificateurs. Et cela vous permettra de définir un système qui fonctionnera avec beaucoup moins de motivation que celle que l’on a au début d’un projet.

2. Vous économiserez des ressources

Vous atteindrez plus rapidement, plus facilement et avec moins de ressources un meilleur résultat qu’une personne se dirigeant à l’aveugle et se faisant balloter par les événements et ses humeurs changeantes.


3. Vous penserez aux activités importantes

Qui seraient passées sous votre radar si vous étiez directement passé à l’action (notamment avec la notion de variante que l’on verra un peu plus loin).

4. Un plan d’action permet de traduire des intentions en objectifs (si nécessaire)

Il n’y a pas toujours besoin d’avoir un objectif correctement formulé, mais si celui-ci est lointain et ou difficile à atteindre ou si vous n’avez pas d’expérience, le définir correctement vous permettra de créer des paliers mesurables. Et les paliers mesurables permettent de réduire drastiquement la paralysie / procrastination.

Les paliers mesurables ainsi que les actions nécessaires à l’atteinte de ces paliers vous permettent toujours par quoi commencer. Savoir par quoi commencer une petite action est probablement le secret N°1 des types productifs. Mais ce n’est pas tout…


5. Vous penserez aux situations qui vont "merder"

Oui, vous avez bien lu. Il y aura toujours des situations critiques. En vous demandant « où est-ce que cela va vraiment merder? » vous anticipez. Certes, je ne vous demande pas de peindre le diable sur la muraille en étant pessimiste au point d’abandonner avant d’avoir commencé. Mais simplement de vous concentrer sur les 2-3 obstacles qui pourraient surgir sur votre chemin et entraver la réussite globale du projet? Puis…


6. Vous optimisez les moyens à disposition

Que ce soit les différents magasins dans une ville ou les différents achats à réaliser dans un magasin, vous allez regrouper vos achats par lieu: tous les fruits / légumes, puis tout ce qui est produit laitier, puis les noix, puis les fruits secs, etc. Vous n’allez pas acheter les yoghourts, puis les pommes, puis le fromage, puis les bananes, etc.

Cet exemple basique n’est là que pour vous démontrer que vous optimisez déjà naturellement vos moyens à disposition en réfléchissant par CONTEXTE. En fait, c’est le but de votre cerveau de se faciliter la vie. Avec un plan d’action, vous amplifiez cette tendance.

Mais vous pouvez également optimiser vos moyens en utilisant ce qui semble des temps morts… en utilisant par exemple vos déplacements pour travailler sur des tâches qui peuvent être « emportées » avec vous. Comme je le fais en ce moment en écrivant cette partie d’article dans le train reliant Wangen an der Aare et Neuchâtel.


7. La création d'un plan d'action permet de réfléchir aux délais et au réalisme de l’objectif à atteindre

Exemple de plan d'action

Le simple fait de se poser avec un crayon, une feuille de papier et les 8 étapes que je vais vous dévoiler plus loin, permet d’être un peu moins subjectif et parfois cela suffit à se rendre compte que cela ne va pas le faire. Les gens qui cherchent à tout faire en même temps effectuent rarement cet exercice.


8. Vous réfléchissez au sens et aux valeurs à respecter.

Pour obtenir quoi faites-vous quelque chose? Si vous êtes capable de vous remémorer pourquoi vous faites quelque chose, alors vous serez capable de tenir vos engagements bien plus longtemps qu’une personne qui ne s’est jamais demandé pourquoi elle fait quelque chose.

Vous vous dites peut-être que c’est logique de savoir pourquoi on fait quelque chose… mais demandez à vos amis / collègues les raisons pour lesquelles ils bossent dans telle entreprise… et vous risquez d’être un tantinet surpris.


9. Vous trouvez le chemin critique

Le chemin critique représente l’ordre des tâches impératives à réaliser pour éviter que le projet entier ne prenne du retard. Car vous pouvez être très productif, mais sur les mauvaises tâches.

Et comme disait Peter Drucker, il n'y a rien de plus inutile que de réaliser parfaitement ce qui ne devrait pas être réalisé.


10. Un plan d'action permet de penser en variantes et ainsi avoir une solution de rechange sur le mode opératoire au cas où.

Le fait de penser en variantes vous pousse automatiquement à défier l’idée que vous souhaitiez mettre en oeuvre. Cela vous pousse littéralement à chercher les points négatifs de votre plan actuel. Les variantes permettent également de mettre en avant les obstacles principaux qui peuvent survenir et de prendre les mesures préventives nécessaires.

Se vacciner avant de partir en Colombie est une mesure préventive. Par exemple.


Les 3 risques inhérents au plan d’action:

3 risques d'un plan d'action

 Évidemment, si les gens mettent rarement en place un plan d’action (du moins pour leur projet de vie) c’est qu’il y a certains points sombres à commencer par:


1. Trop de détails

Le plus dur, c’est de commencer. Mais une fois assis face à notre feuille, stylo en main, les idées viennent et on va souvent trop dans le détail. Ces détails risquent de nous noyer, de nous faire peur ou de nous faire perdre de vue ce qui compte réellement.


2. Pour la bonne conscience

Pour certains, un plan d’action est la première et dernière étape. Ils sont tellement contents de ce plan qu’ils peuvent réaliser s’ils le souhaitaient vraiment, que cajoler cette idée a plus de valeur que de se mettre en route (et c’est surtout moins risqué pour l’ego). Comme je le dis souvent, vous pouvez avoir le plus beau des plans d'action, si vous ne le mettez pas en exécution, cela restera un plan.


3. Un plan d'action mort-né

Vous créez votre plan d’action une fois puis vous le laissez moisir dans un tiroir ou un dossier numérique.

C’est le dernier problème, souvent lié au point N°1. Lorsqu’il y a beaucoup de détails, modifier un élément du plan a beaucoup de répercussions sur d’autres éléments (surtout s’il s’agit du chemin critique). C’est un effet domino. Il est donc important d’éviter d’entrer dans le détail (excepté lorsque vous définissez vos actions clés: pour plus d’info, voir le système SCOREUR).

Jusqu’ici vous avez vu l’intérêt de développer une stratégie et un plan d’action pour vos projets importants.

J’espère donc vous avoir donné envie d’essayer une nouvelle pratique… car c’est bien sympa de vous expliquer comment faire quelque chose… si vous n’en voyez pas l’intérêt, en somme, si vous n’avez pas envie, c’est inutile.

D’abord susciter le désir, puis expliquer comment faire.

À présent, le plan d’action en question:


Quel plan d’action choisir?

Modèle de plan d'action

Beaucoup vous diront de faire un brainstorming (seul ou à plusieurs) afin de déterminer vos objectifs, les sous-objectifs, les ressources à votre disposition (temps, information, compétence, argents, etc). Mais pour ma part je préfère utiliser un modèle intéressant que j’avais découvert dans le livre intitulé « The back of the Napkin » puis que j’ai revu sur le site « Therightquestion » sur la forme visuel suivante…

plan d'action en 8 étapes

Ce système je l’ai récemment testé dans le cadre de mon travail pour un projet d’envergure et les premiers résultats sont intéressants. J’ai beaucoup apprécié l’ordre des questions qui semblent très fluides… et qui aident à vraiment y voir plus clair.

Vous conviendrez que c’est plus digeste qu’un Gantt. Par contre, pour certains projets (notamment les projets à plusieurs) les Gantt sont incontournables…

Mais l’organisation à plusieurs / au travail fera l’objet d’une autre branche sur ce blog.


Passons en revue les 8 questions que vous découvrirez dans le modèle du plan d’action

Questions stratégiques

Astuce d'Einstein:

Si j'ai une heure pour résoudre un problème, je passerais 55 minutes à réfléchir au problème et 5 minutes à penser aux solutions.

C'est la raison pour laquelle je vous propose de plan d'action basé sur 8 questions. L'idée est de vous aider dans votre réflexion plutôt que de vous dire quoi noter dans votre plan.

Plus loin dans cet article vous pourrez télécharger le modèle gratuit (en français) au format PDF.

1.  D’où viens-je?

Ici, vous faites un bref résumé du chemin parcouru, les points marquants de votre passé (ou de votre business). 

  • Qu’est-ce qui vous amène à créer ce que vous créez?
  • Qu'est-ce qui vous pousse de quitter le point A (votre situation actuelle) pour rejoindre le point B (situation désirée)?


2. Où suis-je?

Faites un point de la situation avec cette bonne vieille matrice SWOT (Force, opportunité, faiblesses, menaces). Pour chaque élément vous allez définir qu’elles sont vos forces, vos faiblesses, les opportunités dans votre environnement ainsi que les éléments menaçants votre réussite. Notez qu’à ce stade vous n’avez pas encore défini d’objectif. Mais en fonction de votre intention, vous allez pouvoir trouver des réponses pertinentes.

Pensez également à la boucle. Ce questionnement peut (et doit) être refait régulièrement afin d’affiner le plan. C'est un processus itératif.

  • Donc… qu’elles sont vos forces?
  • Vos faiblesses?
  • Les opportunités présentent dans votre contexte
  • Ainsi que les menaces?

Conseil perso: bossez 80% du temps sur l’amélioration de vos forces et 20% du temps sur la réduction de vos faiblesses.


3. Où vais-je?

Définissez-vous (ou votre projet) dans 1 année, 3 ans, 5 ans. On ne parle pas d’objectifs, mais plus d’intention.

  • Dans une année, je souhaite travailler à 50%.
  • Ou dans une année je souhaite être en meilleure santé.
  • Ou encore... je souhaite doubler mon catalogue de produit d'ici la date XYZ.
  • Ou je souhaite doubler mon chiffre d'affaire (dans le cas d'un plan d'action commercial)

Cette étape vous permet de définir une direction.

4. Quel est mon objectif à atteindre? Comment vais-je définir le succès que je cherche à atteindre?

L’idée ici est de transformer votre intention (qui est rarement mesurable) en quelque chose de mesurable. Par exemple… je souhaite perdre 5 kg. Je souhaite faire 3 fois du sport par semaine. Je souhaite augmenter de 60% mon CA.

C’est mesurable, donc divisible.

Si vous êtes pressé de réussir, on parle plus en détail des objectifs et de leur création derrière ce clic.


5. Pourquoi est-ce que je souhaite créer de la tension?

Entre mon moi présent (qui baigne dans la certitude) et mon moi futur (qui est incertain)? Pourquoi suis-je passionné par cela? Quels sont mes principes qui guident ma vie? Quelle idée me permettra de tenir lorsque je serai les deux pieds dans la merde?

Prenez le temps à ce stade de bien réfléchir. Certains utilisent le jeu des 5 pourquoi… perso je ne suis pas fan. Car pourquoi s’arrêter à 5 et pas à 7? Je donne d’autres techniques pour trouver son pourquoi dans la méthode SCOREUR.

Mais si le sujet vous intéresse, vous pouvez également lire le livre « Start with why » et « Priorité aux priorités »


6. Quelles variantes vais-je choisir? Points positifs? Points négatifs?

À ce stade, vous avez un objectif, mais vous n’avez pas encore défini de variante. La variante se base sur le comment. Vous allez en gros définir deux chemins qui peuvent vous mener à l’objectif.

Lorsque vous utilisez Google map, l’algorithme vous propose des variantes. Si vous souhaitez éviter les autoroutes payantes ou non, par exemple.

Variantes de plan d'action

Avec votre plan d’action, c’est pareil et ainsi vous allez forcément commencer à réfléchir aux faiblesses de votre idée initiale. À d’autres moyens. Cette étape est très importante.


7. Qui peut m’aider? Nom / rôle / position

Sur votre route, vous aurez probablement besoin d’aide. Vous n’aurez pas toujours les compétences, le temps, l’argent, le réseau suffisant pour atteindre vos objectifs. C’est là que votre réseau compte.

  • Qui pourra vous aider?
  • Comment allez-vous les aider en échange (si vous n’avez pas d’argent)?

Je me souviens que pour lancer Organisologie, je m’étais approché d’un spécialiste en référencement, une spécialiste en communication et un designer. Cela prend du temps de travailler avec des gens et personnellement, j’aime aller vite. Mais lorsque l’on s’entoure de spécialistes on ressent les efforts sur le moyen / long terme.

Seul on va vite, ensemble on va loin, comme dirait un proverbe africain.

La question « Comment vais-je pouvoir aider mon prochain à mieux réussir dans la vie? » est une question déterminante que j’ai découvert dans le livre « Never eat alone » et qui est pertinente dans beaucoup de contexte et qui vous permettra de vous entourer des gens compétents sans obligatoirement devoir les payer (même si les payer vous permet d’aller plus vite).


8. Quel est l’escalier me menant vers mon objectif?

Quels sont mes sous objectifs? Quelle est l’action clé de l’objectif? Quelle est la prochaine étape qui va me permettre d’avancer?

Ces questions sont déterminantes. Sans elles, vous risquez d’avoir en ce moment un énorme objectif paralysant. L’idée simple est de diviser vos objectifs en sous-objectifs puis en action concrète vous permettant de réaliser vos sous-objectifs.

Je ne vais pas détailler cet aspect ici, j’en parle en long et en large dans cet article.

Toujours est-il qu’un objectif, un sous-objectif et une action clé ont toujours la même structure.


9. Quand vais-je atteindre mon objectif?

  • Quand vais-je atteindre mes sous-objectifs? 
  • Combien de temps ai-je à disposition pour chaque étape?

Ce dernier point nécessite de se projeter dans le futur en évaluant la durée requise pour compléter un objectif et ses sous-objectifs. Cet exercice est difficile. Pour vous aider… voici quelques recommandations:

  1. Prenez 40% de temps supplémentaires par rapport à la première estimation.

  2. Consultez des personnes plus avancées que vous qui vous aideront dans votre démarche. Montrez-leur votre plan d’action complet… Cela leur permettra de vous apporter des conseils plus pertinents.

  3. Une fois les dates de début / de fin ajoutées à la fin de chaque objectif / chaque sous-objectif, faites relire votre plan d’action à des personnes qui vous connaissent et qui vous diront honnêtement ce qu’elles pensent de votre plan.

Il n’est pas nécessaire de faire relire votre plan à des experts. Les novices sont capables de poser des questions qui échappent aux experts formatés par les théories du domaine. 

 

Conclusion: Un plan d’action est-il incontournable?

Conclusion

Bien sûr que non.

Des centaines de milliers de personnes réussissent à atteindre leur objectif sans avoir établi un plan d’action au préalable. Mais un plan d’action à le mérite de mieux vous préparer, d’anticiper les obstacles et prendre les mesures adéquates pour avancer rapidement et plus facilement vers vos projets.

Vous pouvez réussir sans être organisé (vous avez bien lu). Mais une bonne organisation vous permet d’augmenter vos chances de réussite, d'avoir l'esprit plus tranquille, d’économiser des ressources et d’avancer plus rapidement. 

La balle est dans votre camp!


Téléchargez le modèle du PLAN D’ACTION au format PDF

Ci-dessous, vous pourrez télécharger le modèle au format PDF (les 8 questions) ainsi qu'un tableur Google Sheet à compléter par vos soins.

Plan d'action google sheet
Format PDF Plan d'action

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Le toyotisme est composé (en partie) des différents modèles

La Roue de deming (ou modèle PDCA)
- La Méthode Kanban
- La méthode Kaizen

Sources:

1. The back of the Napkin de Dan Roam
2. Therightquestions.org

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