La méthode Kanban

Méthode Kanban: Gérez votre charge de travail comme Toyota


Dans les minutes qui suivent, vous découvrirez comment gérer le charge de travail générée par votre plan d'action. Vous découvrirez comment une entreprise d'automobile comme Toyota vous aidera à mieux vous organiser afin de gérer votre charge de travail quotidienne (tout en réduisant les distractions). Mais ce n’est pas tout, je livre en « bonus » deux méthodes d’organisation pour réaliser plus rapidement vos tâches quotidiennes.



Avant de vous parler de la méthode Kanban:

Je tiens à partager avec vous ma problématique actuelle (qui ne vous concernera peut-être pas si vous êtes manager mais vous ferez sans problème le lien avec votre domaine).

En ce moment je suis amené à réaliser beaucoup de tâches. Car je n'ai pas d'équipe.

Et si on n'est pas organisé, toutes ces activités peuvent vite faire peur et nous faire perdre de vue ce qui est important. Un exemple vous dites?

Voici ce que j'ai à faire en tant que blogueur:

  • Trouver des idées
  • Sauvegarder mon site
  • Améliorer mon taux de conversion des emails
  • Créer des contacts
  • Écrire des articles invités
  • Améliorer mes produits
  • Répondre aux lecteurs / clients
  • Créer de nouveaux produits
  • Faire des podcasts
  • Gérer la maintenance de mon site / les mises à jour
  • Manger
  • Regarder Netflix
  • Etc.

Mais Julien, des To-Do listes ne suffisent pas?

À mes yeux non. C’est même une fausse solution, car les listes de tâches vont accentuer la confusion long terme.

Pourquoi? Parce que des To-Do listes ne prennent pas en considération la direction long terme ni votre plan d’action.

  • Est-ce que cette nouvelle tâche vous aide à accomplir votre objectif?
  • Dois-je dire non ou oui?
  • ​Cet imprévu est une menace ou une opportunité pour mon objectif?
  • Où allez-vous mettre les tâches qui ne sont pas liées à la création de valeurs…?
     
  • Allez-vous faire une autre liste (qui finira perdue entre votre cuisine et votre bureau)?

Pour vous expliquer le concept, j’ai dessiné une pyramide

À la base il y a votre philosophie: pourquoi faites-vous ce que vous faites et que souhaitez-vous avoir réalisé une fois sur votre lit de mort?

(Avouez-le, vous n’auriez pas cliqué si je vous avais dit que l’on descendrait si profondément. Restez avec moi, ce n’est que le début!)

Ensuite, il y a la stratégie: comment vais-je réussir à faire vivre ma philosophie?
Si ma philosophie est de sauver des vies (comme mon frère), je peux faire pompier, chirurgien ou psychologue.

Ce sont mes forces, mes faiblesses, les opportunités et les menaces qui vont influencer mon choix. Si j’aime fracasser des portes à la hache… il vaut mieux que je fasse pompier. Je risquerai de faire un chirurgien un peu bourrin... enfin… je vous laisse imaginer la scène.


Et une fois la stratégie en place, je déroule le plan d’action et enfin je sélectionne les outils. Bon, vous voyez ce dernier élément? Les outils? Oui? Eh bien votre To-do liste se situe à ce niveau.


Certes je peux parfois pondérer mes tâches urgentes et importantes (par exemple avec la matrice d'Eisenhower) mais cela ne m'aidera pas à savoir quel est l'objectif lointain à poursuivre.

S'organiser uniquement avec des To-do listes... revient à marcher dans une rue bondée avec des jumelles. Quand un obstacle entre dans le champ de vision, c'est trop tard et on ne peut plus l'éviter... on réagit plutôt qu'anticiper.

Que faire alors?

Que faire alors pour mieux organiser la création de mon contenu digital?

  • Savoir où vous allez.
  • Décider de comment vous y rendre.
  • Créer un plan d'action.
  • Agir. 

J'ai créé un article sur le sujet que vous pourrez trouver ici. Puis mettre en oeuvre ce plan d'action.

S'il s'agit d'améliorer quelque chose d'existant, vous pouvez vous orienter sur le modèle PDCA, qui est une méthode d'organisation itérative que j'ai utilisée pour augmenter mon taux de conversion sur le site Organisologie. (Je suis passé de 1,16% à + de 10% à l'heure où je vous écris).


Mais pour la réalisation de mes tâches quotidiennes, j'utilise une autre méthode d'organisation qui est née dans l'industrie automobile

Et là vous vous dites "Dans l’automobile?!" (bon si vous vous souvenez du titre, vous savez déjà qu’il s’agit de Toyota).

Yes! J'utilise depuis des années la méthode Kanban pour gérer la création de mes articles, mes articles invités et mes produits. J’ai même coorganisé un festival d’art avec MeisterTask et la méthode Kanban. Auparavant lorsque j'étais manager, j'utilisais également cette méthode pour avoir une vue d'ensemble du travail à réaliser (et surtout, pour stocker toutes les tâches que moi et mon équipe devions ignorer le temps de faire ce qui est important).

Au début ma méthode était hébergée sur le logiciel Meister Task puis récemment je suis passé sur Workflowy. Pourquoi? Parce que cela me permet de créer des synergies entre mes différents projets et mes différentes sources d'information (ainsi que mes différents kanban).

Et vous vous demandez peut-être qu'est-ce qu'il se cache derrière le terme (un peu barbare) Kanban?!

Allons-y:

Définition de la méthode Kanban

Je vais aller droit au but... mais vous pouvez creuser le sujet dans les sources citées en fin d'article.

Kanban signifie panneau ou signe en japonais.
Cette méthode d'organisation a été inventée par Monsieur Taiichi Ohno pour le groupe Toyota fin des années 40. 

Taiichi Ohno Monsieur Kanban


Le modèle a commencé a bien fonctionné en 1958 (10 ans). Et Toyota continue de baser sa production sur ce système.

Au début, la méthode Kanban servira à gérer les stocks (afin d'avoir le stock zéro ou une production just in time). Puis la méthode va plus loin et elle sert à utiliser le personnel au mieux, de réduire les stocks, d'équilibrer la charge de travail et de faciliter la conception de produit en vue de leur fabrication. 

La philosophie de la méthode Kanban est simple: Fabriquer prématurément est aussi mauvais que fabriquer en retard. Tous les stocks sont des ennemis pour des raisons financières et d'adaptation à la demande.

Mais cela tombe bien... en tant que créateur de contenu digital nous avons pas beaucoup de stock. Mais comment donc utiliser la méthode Kanban à notre activité?

C'est là que l'année 2005 débarque dans l'histoire de la méthode (Taiichi Ohno n'est plus de ce monde depuis 15 ans... je me demande ce qu'il aurait pensé de cette utilisation d’ailleurs.)


En 2005 la méthode Kanban est "volée" par les travailleurs du savoir:

Les travailleurs du savoir reprennent le concept pour gérer de manière visuelle un workflow (un flux de production).

Qu'est-ce un workflow? Une succession d'étape de travail pour créer de la valeur ajoutée. Ainsi on réduit les goulots d'étranglement (surcharge de travail) qui peuvent survenir dans les équipes et on facilite l'exécution en définissant clairement ce qui doit être fait.

Le tableau kanban le plus simple est: 

Tableau kanban pour gérer ses tâches

Source: http://service-conseil-cm.com/le-tableau-kanban-un-outil-fabuleux-pour-gerer-ses-taches/

  • À faire (plusieurs éléments)  
  • En progrès (un élément)
  • Fait (plusieurs éléments).

Par exemple:

  • Idées d'articles  
  • Article en cours de rédaction (notez l'absence de S à article)
  • Articles publiés

À quoi ressemble graphiquement la méthode Kanban?

Vous avez déjà vu un exemple à 3 colonnes. Mais voici d'autres exemples pour vous montrer à quel point cette méthode d'organisation peut être utilisée dans différents contextes.


Dans une entreprise Toyota (à l'époque):

Le tableau Kanban toyota

Un peu plus récemment:

Le tableau Kanban toyota

Au sein d'une équipe

Kanban board par équipe


Mon kanban individuel

Meister Task

Méthode Kanban sur Meister task

Workflowy

Kanban Workflowy


Maintenant que vous avez vu les différents types de Kanban, comment implémenter celui-ci dans votre quotidien?

Mettre en place la méthode Kanban dans votre quotidien. 

Pour cela, il est intéressant de commencer par les 4 principes du Kanban.

En faisant des recherches le nom de David J. Anderson qui apparait souvent comme le pionnier dans le domaine du kanban chez les travailleurs du savoir. Il formule 4 principes d'utilisation de la méthode:

#1. Commencer avec ce qui est fait maintenant.

La flexibilité du Kanban permet de se superposer à ce qui se fait actuellement. Sa facilité d'implémentation permet d'intégrer certaines parties de vos activités et surtout... éviter la surcharge de nouveauté (et la résistance au changement). C'est plus sympa de tester dans un domaine et de voir si cela vous plait. Non?


#2. Étendre son utilisation étape par étape.


Vu qu'il y a très peu de résistance à une implémentation localisée et que la méthode aide beaucoup à réduire l'infobésité et la surcharge de tâches à faire... en général vous allez rapidement vouloir étendre son utilisation.

C'est une bonne chose mais allez-y progressivement. Basez-vous sur l'indicateur suivant: vos kanbans doivent être continuellement à jour. Mieux vaut avoir deux kanbans à jour que dix qui ne le sont pas.

#3. Respectez les colonnes et les règles.


Lorsque vous travaillez à plusieurs, il y a des rôles et des règles à respecter. Seul c'est plus (et moins) facile. Disciplinez-vous à le mettre à jour quotidiennement et à faire en priorité ce qui se trouve dans la colonne "En cours de réalisation".

Dans cet article je n'aborderai pas la méthode Kanban en équipe.


#4. Encourager le leadership à tous les niveaux

Ce principe est le plus récent et concerne la méthode Kanban en groupe. Donc je ne vais pas m'éterniser dessus... mais en gros, chacun à sa voix au chapitre.

Voyons à présent les pratiques du Kanban...

Les 3 pratiques du Kanban

Il existe 6 pratiques officielles du Kanban que vous pouvez découvrir ici, je vais plutôt partager les miennes (dont certaines se superposent avec les pratiques officielles).


1. Création de valeurs: le concept à garder en tête.

Le premier truc à bien comprendre, c'est qu'en tant que manager, vous ajoutez de la valeur dans l'entreprise qui vous engage.

Vous transformez les ressources que votre boss vous transmet et grâce à votre équipe vous en faites quelque chose d'utile pour un client. Car votre entreprise résout un problème pour vos clients. Et vous résolvez un problème pour votre boss. 😉

Dans ce sens, votre kanban doit toujours vous servir à créer de la valeur.

2. Choisir le type de Kanban

Ensuite, choisir votre type de Kanban.

Vous pouvez évidemment y aller sur papier, mais ce n'est pas pratique pour faire passer les étiquettes d'une étape à une autre. Vous devez effacer, faire des ratures, etc. Beurk.

Vous pouvez soi utiliser un support transportable de type moleskine A6 pour inscrire les idées (qui se trouvent souvent dans la colonne tout à gauche) et ensuite de reporter celles-ci sur un post-it sur votre "mur" Kanban.

Ainsi avec les post-its vous pouvez déplacer d'une colonne les différentes idées à créer. Ou alors, vous pouvez utiliser MeisterTask. J'ai moi-même longtemps utilisé cette solution proposée par Nathan (un lecteur).

Pour ma part, j’ai regroupé ma chaîne de valeur (et la méthode Kanban) dans Workflowy. J'utilise Workflowy pour bien plus que ma chaîne de valeur et cela me permet de centraliser mon information au même endroit. J'ai fait un article sur le sujet disponible ici.


Avec Workflowy, le Kanban n'est plus horizontal, mais il est vertical. 

Avec des points qui s'ouvrent et se ferment pour réduire la distraction visuelle que peut offrir un mur ou d'autres logiciels qui n'offre pas cette fonction.


3. Limiter le travail à réaliser dans la colonne "En réalisation"

Et pour limiter, il faut mettre des priorités. Quoi faire passer avant quoi? Et vous vous demandez peut-être... comment prioriser les choses à faire dans mon Kanban?

Dans ce cas c'est très simple. Pour la création d'articles, je vais en général placer proche de la colonne "en réalisation" les articles qui me semblent le plus prometteurs

Mais dans votre situation, c'est l'objectif poursuivi par votre entreprise ainsi que le plan d'action mis en place (et surtout votre expérience) qui vous donnera la priorité.

Si je suis sur MeisterTask, l’étiquette la plus « importante et urgente » se trouvera en haut de la colonne de gauche, juste avec la colonne création.

Priorisation

Si je suis sur Workflowy, je vais mettre le prochain article à écrire en bas de ma liste… juste avant le point « en création ».

Priorisation workflowy

Pour définir cet ordre, je vais analyser les recherches mensuelles, la concurrence, mais également d'éventuelles tendances sur le marché.

Ainsi si je vois tout d'un coup qu'un concept redevient à la mode, je vais alors déplacer mes "étiquettes" (qui sont des points dans Workflowy et des cases dans MeisterTask) pour rapprocher de la zone de création. C'est ainsi que je définis mes priorités une fois par semaine.

Une fois les priorités placées, je vais fermer les colonnes "entrée" et "sorties" pour me concentrer uniquement sur la création de valeurs. En général il y a un seul élément dans cette colonne.


Un kanban dans un kanban.

Poupée russe


Rien ne vous empêche pour les grands plans d'action de créer des Kanbans dans un Kanban. Là, MeisterTask a de la peine et Workflowy passe devant.

L'idée est que parfois, certaines tâches à réaliser peuvent elle-même être composée d'un kanban afin de diviser la taille du travail à faire.

Prenons un exemple d'un produit

(Premier Kanban)

  • Idée produit
  • Produit en cours de création

    (Deuxième kanban)
    • À faire
    • En cours
    • Fait
  • Produit lancé

Peut-être que c'est plus simple avec un exemple vidéo 😉

Améliorer l'exécution de la tâche à réaliser

Ici on sort de la méthode Kanban, mais je vous propose de passer en revue deux techniques pour faciliter l'exécution d'une tâche (les tâches qui se trouvent dans la colonne "en réalisation"). Prenons par exemple la rédaction d'un article.

La méthode pomodoro (j'écris cet article sous pomodoro)

L'idée de la méthode pomodoro est simple:

  1. Prenez un minuteur et réglez celui-ci sur 25 minutes.
  2. Travaillez à fond sur la création de cet article  2.1 Si vous avez une idée ou si vous devez réaliser une recherche, vous la notez.

    1. Si vous êtes interrompu, gérez l'imprévu et revenez à la tâche
    2. Prenez une pause de 5 minutes.
  3. Recommencez 25 minutes. 
  4. Après 4 sessions de 25 minutes, prenez 30 minutes de pause.
  5. Vous pouvez définir plus que 25 minutes si vous le souhaitez.

Je tiens à préciser que 25 minutes est une bonne base de départ mais pas un chiffre gravé dans le marbre. Vous pouvez sans autre repousser cette durée à 35, 45 ou voir plus si vous vous sentez prêt.

La check-list

L'idée est d'utiliser une structure pour vos articles afin de faciliter la création de contenus et d'éviter de vous dire: "Je fais quoi maintenant".

Quoi de pire que de se retrouver devant un ordinateur (aux possibilités quasiment illimitée) en se demandant "bon... je commence par quoi? mes emails ou la machine à café?"

En utilisant une structure de travail vous gagnez en cohérence et fiabilité.

Cette structure peut changer dans le temps et vous pouvez également avoir des check-lists pour différents types de travail à réaliser (par exemple: organisation d'une réunion, organisation de la semaine, évaluation annuelle à créer, contrôle du travail XYZ).

J'ai créé un article sur le sujet que vous trouverez ici.


Conclusion

Vous voici maître Kanban. Je déconne évidemment... mais vous verrez que l'intégration de cette méthode d'organisation se fait facilement. Commencez à votre niveau, dans votre organisation individuelle avant de vouloir l'implémenter dans votre équipe.

(Et de toute manière, le terme de "maître" est dangereux... car il nous fait penser que l'on ne sait jamais.)

En implémentant la méthode Kanban dans votre quotidien, vous aurez plus de facilité à vous concentrer et à avancer sur ce qui doit être fait.

Du moins, ce sont les effets que j'ai ressentis.

Si vous pensez qu'un ami peut être intéressé par cet article (et si vous souhaitez m'aider) partagez-le lui.

Que pensez-vous de la méthode Kanban? Avez-vous déjà testé cette méthode?
​Commentez 😉


Julien

Ressources pour aller plus loin:

- Le site de la méthode pomodoro
- Kanban: Visualize work and maximize efficiency - your guide to the basics
- https://edu.leankanban.com/
- https://fr.wikipedia.org/wiki/Kanban



Méthode Kanban: Gérez votre charge de travail comme Toyota
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