Rétroplanning : 3 étapes pour faire votre projet (+modèle)

Vous êtes vous déjà demandé quel est le secret de ces gens qui tiennent les échéances de leurs objectifs? Qui terminent leurs tâches dans les temps? Qui organisent avec brio des conférences? Qui ne stressent pas en voyant approcher la date butoir d'un planning important?

La réponse se trouve (peut-être) dans le retroplanning. Une méthode de planification inversée souvent utilisée en gestion de projet.

Mais voilà, cette approche souffre du biais du survivant. 

C'est-à-dire que si vous demandez à (certains) entrepreneurs qui ont réussi à tenir leur deadline, ils vous diront (parfois) grâce à notre rétroplanning. Mais vous n'entendrez pas tous les autres entrepreneurs qui n'ont pas tenu leurs échéances en utilisant pourtant la même approche.

Ainsi si les gagnants et les perdants ont tous deux utilisé cette technique en obtenant des résultats différents, la différence n'est pas dans la technique (le quoi), mais dans la mise en pratique de celle-ci (le comment).

Le problème de la méthode de planification traditionnelle

Quand on planifie un plan d'action en partant du début (sans penser à la deadline) les probabilités de prendre plus de temps qu'en partant depuis la fin augmentent. 

Ainsi, le rétroplanning est une approche souvent utilisée pour la gestion des projets ou objectifs avec des deadlines non négociables.

Comme un événement (conférence, mariage, séminaire, week-end immersif) ou l'ouverture d'un magasin, bâtiment, etc.

Avant d'être indépendant, je bossais sur des projets qui avaient des sanctions financières si l'échéance n'était pas respectée. C'est le cas par exemple des infrastructures d'un pays, comme les chemins de fer ou les axes de circulation (les sanctions financières pour l'entreprise peuvent atteindre des sommes astronomiques). Et les rétroplannings étaient toujours utilisés.

Mais ne vous faites pas d'illusion, même avec des sanctions financières et une échéance connue... un rétroplanning ne vous fournira pas les garanties de tenir les délais.

C'est d'ailleurs le problème avec la planification en général: 

On pense que l'on est capable de prédire les événements du futur. On fait des plans (en utilisant l'acronyme CQQCOQP) car ils nous font croire que l'on contrôle les imprévus, le marché, la société, une entreprise.

On pense que l'on sait, alors que personne ne sait vraiment ce qu'il se passe dans ce monde trop complexe pour notre esprit.

Par rapport à une situation, on a le plus d'information juste avant de commencer. Pas 6 mois avant. Pas 12 mois avant. Les plans nous enferment et nous empêchent de saisir des opportunités. Les rétroplannings n'échappent pas à cette règle.

Comme disait le général Dwight David Eisenhower, les plans sont inutiles, mais planifier est essentiel.

Regardez par exemple l'aéroport de Berlin qui devait ouvrir en 2011 et qui n'est toujours par ouvert.

Comme le dit Nassim Nicholas Taleb dans son livre "The Black Swan", l'esprit humain souffre de trois maux (page 8):

1. L'illusion de comprendre notre monde complexe.
2. La distorsion de la rétrospective (ou comment tout prend sens une fois l'événement passé)
3. La surévaluation de l'information factuelle et l'handicap que nous posent les experts.

Conclusion? Si vous voulez des garanties, achetez-vous un grille-pain, comme dirait Clint Eastwood. Ce n'est pas dans cette approche que vous en trouverez.

Mais ne partez pas si vite... le rétroplanning est une méthode de planification qui a aussi des bénéfices...

Il est aussi possible d'obtenir de bons résultats en l'utilisant de façon intelligente.

Avant de créer votre rétroplanning, passons en revue sa définition, ses avantages et ses inconvénients.

Quelle est la définition du rétroplanning?

Quels sont les avantages du rétroplanning?

Avant de vous montrer comment réaliser un rétroplanning dans les règles de l'art, vous vous demandez peut-être: Pourquoi ne pas simplement planifier un travail à réaliser le début? C'est plus logique non? 

Quels sont les inconvénients du rétroplanning?

Ses désavantages ne sont pas liés au format de l'approche mais aux biais cognitifs qui nous concernent tous.

1. Le biais de l'optimisme nous incite à nous dire que "tout va bien se passer" et à réduire le temps que prendrait une tâche. En apparence, le plan tient la route, mais en réalité, on est dans le chou. 
2. On ne prend pas en considération les autres tâches à réaliser (projets en parallèle, obligations, impératif)
3. On monte une usine à gaz pour rien. Parfois un agenda, un tableau kanban sont amplement suffisants.

Même en utilisant un rétroplanning, les budgets (temps / argent) sont souvent dépassés. Bref, rien de nouveau sous le soleil.

Dans quelles situations un rétroplanning peut être utilisé?

Mariage, séminaires, conférences

Tous des événements qui ont une date butoir fixée longtemps à l'avance et qui se retrouvent dans l'agenda de plusieurs personnes. Les journalistes sont conviés, la route doit pouvoir être à nouveau utilisée pour laisser circuler des milliers de voitures, le pasteur et le traiteur DOIVENT être là. Vous voyez le truc.

Lancement de produits

Si vous souhaitez lancer des produits plus fréquemment (comme moi), alors cette approche vous dira QUAND commencer au plus tard. C'est d'ailleurs (pour moi) l'un de ses bénéfices principaux.

Entreprises complexes interdépendantes (ex: construction d'un pont)

Quand plusieurs acteurs doivent intervenir à plusieurs moments dans la réalisation d'un projet, alors il est intéressant de créer un rétroplanning (couplé à un diagramme de Gantt). Cela permet de visualiser le chemin critique et de montrer QUI doit intervenir QUAND.

Conseil: quand vous êtes votre propre patron, certaines deadlines ont moins de conséquences que si vous devez rendre un projet pour un client.

C'est le cas de la création de votre contenu.

Vous savez que c'est important sur le long terme, mais aucune répercussion fâcheuse ne vous tombera sur le coin de la gueule si vous repoussez la deadline. Dans ce cas, je vous recommande d'ajouter des conséquences au non-respect de l'échéance.

Comment?

En engageant un superviseur.

Un superviseur, c'est une personne que vous portez dans votre estime et qui viendra vous "punir" en cas de non-atteinte d'un résultat.

Rangez le fouet, ce n’est pas de ce genre de punition que je parle.

Ceci dit...

Dans quelles situations ce n'est pas approprié?

Lorsque les échéances sont proches  

Quand les échéances sont proches, créer un rétroplanning n'est pas toujours utile. Vous allez perdre plus de temps à le créer qu'à agir. À moins de 7 jours, je ne recommande pas d'en créer un, car vous ne pouvez en général plus attendre pour agir.

Si jamais vous décidez d'en faire un, notez les jalons principaux (lundi, X doit être fait ; mardi, Y doit être réalisé), mais pas plus.

Quand il n'y a pas d'échéances

Parfois, il n'y a pas de date limite pour réaliser un projet. On a une idée de fin, mais les probabilités de rencontrer des obstacles, de prendre du retard, louper un délai... sont tellement importantes que mettre à jour le rétroplanning nécessiterait une personne à temps plein.

C'est le cas de certaines startups ou de travaux créatif.

Ou alors, vous n'avez pas de concurrence... et vous pouvez prendre le temps que vous souhaitez. C'est le cas de l'État (c'est aussi pour ça que l'État n'est pas efficace. S'il avait des concurrents, le monde se porterait mieux).

Quelle organisation utiliser dans ces cas là? Je partirai sur quelque chose de plus agile, comme la méthode kanban.

Comment créer un rétroplanning?

À présent, passons en revue les différentes étapes pour créer votre planning.
J'énumère les étapes et je vous montre un peu plus loin un exemple de rétroplanning pour mon prochain week-end immersif qui aura lieu le 14 et 15 mars 2020.

1. Listez les tâches

J'aime bien à ce stade créer une carte heuristique sur le logiciel Coggle.it. Cela me permet de stimuler ma créativité d'une manière plus efficace qu'en utilisant Workflowy.

Je fais l'inventaire des tâches en utilisant des verbes d'action.

Si j'ai un gros projet, alors je vais lister les sous-objectifs (objectifs intermédiaires) puis détailler les tâches qui composent ces différents objectifs.

Si je vois que cet article fonctionne bien, je vais peut-être créer un autre article sur le diagramme de PERT pour définir les dépendances et le chemin critique. Mais bon... restons agile et attendons de voir.

2. Évaluez leur durée

ENSUITE, à côté des tâches, j'inscris le temps nécessaire pour réaliser la tâche et les éventuelles autres ressources nécessaires.

À ce stade, c'est là que votre expérience de planificateur va entrer en jeu. Vous devez "sentir" en combien de temps cette tâche (dans ce contexte) pourra être réalisée. Naturellement, même les chefs de projet vous le diront: ça peut toujours partir en couille.

Qu'est-ce qui fait que l'exercice d'évaluation de la durée d'une tâche est compliqué?

À cause du biais cognitif "the planning fallacy"

Popularisé par Daniel Kahneman, ce biais stipule que l'on ne prend jamais suffisamment de temps lorsqu'on évalue la durée d'une tâche. Le pire? Même en étant conscient du biais... on reste soumis à celui-ci.

Plus il y a de dépendances, plus cela peut foirer.

Voici un GIF animé qui rappelle bien le concept.

Quand vous devez attendre d'autres personnes pour que votre projet avance, vous augmentez les risques que le projet prenne du retard.

Une personne peut:

• Être malade
• Mourir
• Ne plus avoir envie de travailler
• Gagner au loto
• Tomber amoureuse et partir de l'autre côté de la planète.

Une fois cet exercice réalisé... il vous faut structurer les tâches...

3. Structurez les tâches de votre projet

Comme une recette de cuisine.
Ne vous prenez pas la tête, utilisez votre bon sens, restez simple.

Partez de la date de fin.
Puis placez la tâche précédent la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci. Et ainsi de suite.

Pour certains projets courants, des modèles de rétroplannings existent.

Par exemple pour les mariages.

Si vous devez avoir recours à ce genre de documents types, je vous recommande de les consulter APRÈS avoir cogité de votre côté. Cela vous évitera de manquer des points importants spécifiques à votre événement.

Exemple d'un rétro planning pour le week-end immersif.

Après avoir brainstormé sur ma carte heuristique, voici les différents éléments. J'aime bien utiliser Workflowy pour les projets perso, car je peux facilement "glisser-déposer" les tâches qui ne me semblent pas dans le bon ordre.

Mais je ne peux pas ensuite faire de Gantt. Donc... à vous de voir selon vos préférences.

Dans le cas du week-end immersif, les dates ne sont pas définies précisément, parce qu'un sondage est envoyé à mes lecteurs.

Cependant, je souhaite faire cela en hiver. Le mois de mars est choisi. Je vais donc prendre le premier week-end de mars comme date limite. Ainsi, je prends ma première marge de sécurité dans le cas où le week-end privilégié par les lecteurs se trouve après cette première date.

(Encore un point, je ne note pas TOUTES les tâches pour des raisons de lisibilité.)

1. Lister les tâches à faire

(basez-vous sur votre expérience ou l'aide d'une personne expérimentée. Si possible croisez vos sources.)

• Créer un sondage
• Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation
• Réserver le lieu
• Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches
• Préparer du contenu pour publication hors blog
• Envoyer un sondage
• Créer une offre claire.
• Lancer la landing page.
• Décision si YES OR NO 
• Préparer le contenu du cours
• Acheter le matériel / alimentation 
• …

2. Évaluer leurs durées

• Créer un sondage - 1h 
• Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation - 2h
• Chercher et réserver le lieu - 4h
• Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches - 3h 
• Préparer du contenu pour publication hors blog - 8 h
• Envoyer un sondage - 1 mois
• Créer une offre claire - 5 h
• Lancer la landing page  - 2 semaines
• Décision si YES OR NO  - 30 min
• Préparer le contenu du cours - 2 jours
• Acheter le matériel / alimentation - 1 jour
• …

3. Structurer les tâches

C'est souvent en structurant les tâches que l'on se rend compte des dépendances. On peut ainsi voir le processus de manière itérative (en boucle).

Par exemple, je réalise que pour pouvoir réserver le lieu, je dois attendre que certaines personnes se soient inscrites. Combien de temps pour annuler un lieu? 4 semaines? Je dois donc savoir début février si le séminaire aura lieu ou non.

1. 6 et 7 mars - JOUR J - Week-end immersif
2. Acheter le matériel / alimentation  -> 1 jour
   (éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raisons de lisibilité)
3. Préparer le contenu du cours -> 2 jours
   (éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raisons de lisibilité)
4. Réserver le lieu -> 30 min
5. Décision si YES OR NO -> 30 min
6. Publier le contenu qui amène sur la landing page -> 2 semaines
7. Préparer du contenu pour publication hors blog -> 2 jours
8. Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation -> 1h
9. Lancer la landing page -> 2 semaines de publication
10. Créer une offre claire -> 10 heures
11. Envoyer un sondage -> 3 semaines
12. Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches -> 2h

Maintenant, la mise en forme visuelle...

Planning Excel? Logiciels spécialisés? Que devez-vous utiliser?

Bon, il y a des dizaines (centaines) de logiciels. Pour ma part, je vous recommande de rester simple. Si vous n'avez pas besoin de visualiser le chemin critique, utilisez Meistertask. Si vous avez besoin de le visualiser sans vous prendre trop la tête (petite équipe), utilisez Google Sheets.

Télécharger le modèle de rétroplanning Excel

Conclusion : cet outil ne vous protège pas de l'impermanence.

Tout bouge.

Planifier est un exercice risqué.

Prenez des marges de sécurité à chaque étape, faites attention aux relations de dépendances et demandez des conseils à des personnes qui ont de l'expérience dans le projet que vous souhaitez réaliser.

Ils vous permettront de réduire le nombre de pièges qui vous attendent... et que vous n'êtes pas en mesure de voir.

Internet est votre ami.

Et si vous trouvez qu'Excel est trop compliqué à utiliser... découvrez le logiciel Meistertask, le logiciel que j'utilise pour gérer mes projets collaboratifs.

Julien