Rétroplanning : 3 étapes pour créer votre planning inversé (+modèle)

Le secret des gens qui réalisent leurs projets et objectifs tient (peut-être) en un mot :"Rétroplanning".

Si vous cherchez à créer votre planning inversé afin de faciliter la gestion de votre projet, vous êtes au bon endroit.

Dans cet article, vous découvrirez : 

• La définition et les avantages du rétroplanning
• Les 3 étapes clés pour créer votre rétroplanning
• 4 outils pour y parvenir (en visualisant votre diagramme de Gantt).
• Un modèle gratuit à télécharger (si vous êtes pressé, cliquez ici pour le télécharger)
• Un exemple de rétroplanning pour l'organisation d'un week-end immersif avec mes clients

Pressé.e ? Téléchargez le modèle gratuit.

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Résumé des informations

La définition du rétroplanning

Il s'agit d'une méthode de planification qui se base sur la date butoir (deadline) du projet.

Au lieu d'utiliser la planification de façon classique en allant du présent au futur... le rétroplanning part de l'échéance future pour revenir dans le présent.

En fin de compte, le but est le même : respecter les délais de votre projet, réduire les coûts et éventuellement visualiser les tâches à réaliser sur un diagramme de Gantt.

Dans certains cas, le chemin critique est recherché.

Quels sont les avantages du rétroplanning ?

Avant de vous montrer comment réaliser un rétroplanning dans les règles de l'art, vous vous demandez peut-être:

Pourquoi ne pas simplement planifier un travail à réaliser le début? C'est plus logique non? 

Quels sont les inconvénients du rétroplanning pour la gestion de projet ?

Ses désavantages ne sont pas liés au format de l'approche, mais aux biais cognitifs qui nous concernent tous.

1. Le biais de l'optimisme nous incite à nous dire que "tout va bien se passer" et à réduire le temps que prendrait une tâche. En apparence, le plan tient la route, mais en réalité, on est dans le chou. 
2. On ne prend pas en considération les autres tâches à réaliser (projets en parallèle, obligations, impératif)
3. On monte une usine à gaz pour rien. Parfois, un agenda, un tableau kanban sont amplement suffisants pour mener à bien votre projet.

Même avec un rétroplanning, les budgets (temps / argent) sont souvent dépassés. Cela peut augmenter vos sources de stress et d'anxiété à l'idée de ne pas tenir votre planning. Même en utilisant un diagramme de Gantt. Bref, rien de nouveau.

Pour quel type de projet un rétroplanning peut être utilisé ?

Le rétroplanning n'est pas adapté à tous les types de projet. Voici les types de projets qui se prêtent bien à cette méthode d'organisation.

1. Mariage, séminaires, conférences

Tous des événements qui ont une date butoir fixée longtemps à l'avance et qui se retrouvent dans l'agenda de plusieurs personnes.

Les journalistes sont conviés, la route doit pouvoir être à nouveau utilisée pour laisser circuler des milliers de voitures, le pasteur et le traiteur DOIVENT être là. Vous voyez le truc.

2. Lancement de produits, campagne marketing

Si vous souhaitez lancer des produits plus fréquemment (comme moi), alors cette approche vous dira QUAND commencer au plus tard. C'est parfait pour le chef de projet ou l'indépendant qui souhaite améliorer sa gestion de projets. 

C'est d'ailleurs (pour moi) l'un de ses bénéfices principaux.

3. Entreprises complexes interdépendantes (exemple : construction d'un pont)

Quand plusieurs acteurs doivent intervenir à plusieurs moments dans la réalisation d'un projet, alors il est intéressant de créer un rétroplanning (couplé à un diagramme de Gantt).

Cela permet de visualiser le chemin critique et de montrer QUI doit intervenir et QUAND.

Conseil : quand vous êtes votre propre patron, certaines dates de fin ont moins de conséquences que si vous devez rendre un projet pour un client.

C'est le cas de la création de votre contenu.

Vous savez que c'est important sur le long terme, mais aucune répercussion fâcheuse ne vous tombera sur le coin de la gueule si vous repoussez la date butoir.

Dans ce cas, je vous recommande d'ajouter des conséquences au non-respect de l'échéance. 

Comment ? 

En engageant un superviseur.

Un superviseur, c'est une personne que vous portez dans votre estime et à qui vous devez des comptes.

Voici un exemple de projet :

Pour créer 4 formations en 4 semaines, j'ai demandé à mon frère de vérifier tous les dimanches soir si une nouvelle formation se trouvait dans mon catalogue de formations.

Si ce n'était pas fait, je lui versais une certaine somme d'argent (suffisamment douloureuse pour me pousser à agir).

Je ne recommande pas d'utiliser ces solutions extrêmes de façon permanente, mais uniquement pour faire comprendre à votre cerveau l'intérêt d'agir différemment. 

Une fois que votre cerveau comprend l'intérêt d'agir de façon différente, vous pouvez virer les incitateurs (comme la présence d'un superviseur).

Il est évident que vous n'avez pas besoin de ce genre de stratagème quand vous bossez pour quelqu'un d'autre (client, patron, etc.).

Ceci dit...

Pour quel projet votre rétroplanning n'est pas approprié ?

Voici quelques situations dans lesquelles je ne recommande pas d'utiliser le rétroplanning pour gérer votre projet.

Lorsque les échéances de votre projet sont proches  

Quand les échéances de vos tâches sont proches, créer un rétroplanning n'est pas toujours utile.

Vous allez perdre plus de temps à le créer qu'à avancer sur votre projet.

À moins de 14 jours, je ne recommande pas d'en créer un, car vous cela va augmenter les complications et votre frustration. Car, vous ne pouvez en général plus attendre pour agir.

Si jamais vous décidez d'en faire un, notez les jalons principaux (lundi, X doit être fait ; mardi, Y doit être réalisé), mais pas plus.

Si votre projet ne possède pas d'échéances

Parfois, aucune date limite n'existe pour réaliser un projet.

On a une idée de fin, mais les probabilités de rencontrer des obstacles, de prendre du retard, louper un délai... sont tellement importantes qu'actualiser le rétroplanning nécessiterait une personne à temps plein.

C'est le cas pour les gestionnaires de certaines startups ou de travaux créatifs.

Ou alors, vous n'avez pas de concurrence... et vous pouvez prendre le temps que vous souhaitez.

C'est le cas de l'État (c'est pour cette raison également que l'État n'est pas efficace. S'il avait des concurrents, l'état serait plus efficient).

Quelle organisation utiliser dans ces cas-là ? Je partirai sur quelque chose de plus agile, comme la méthode kanban.

Voici comment créer un rétroplanning en 3 étapes

Téléchargez votre Modèle Excel Gratuit de Rétroplanning

À présent, passons en revue les différentes étapes pour créer votre planning. 

J'énumère les étapes et je vous montre un peu plus loin un exemple de rétroplanning pour mon prochain week-end immersif qui aura lieu le 14 et 15 mars 2020.

Première étape - Listez les tâches de votre projet

J'aime bien à ce stade créer une carte heuristique sur le logiciel Coggle.it.

Cela me permet de stimuler ma créativité d'une manière plus efficace qu'en utilisant Workflowy.

Je fais l'inventaire des tâches avec des verbes d'action.

Si j'ai un gros projet, alors je liste les sous-objectifs (objectifs intermédiaires) puis détailler les tâches qui composent ces différents objectifs.

Deuxième étape - Évaluez la durée de chaque tâche

ENSUITE, à côté des tâches, j'inscris le temps nécessaire pour réaliser la tâche et les éventuelles autres ressources nécessaires.

À ce stade, c'est là que votre expérience de planificateur va entrer en jeu.

Vous devez "sentir" en combien de temps cette tâche (dans ce contexte) pourra être réalisée.

Naturellement, même les chefs de projet vous le diront : ça peut toujours mal se passer.

Qu'est-ce qui fait que l'exercice d'évaluation de la durée d'une tâche est compliqué ?

À cause du biais cognitif "the planning fallacy"

Popularisé par Daniel Kahneman, ce biais stipule que l'on ne prend jamais suffisamment de temps lorsqu'on évalue la durée d'une tâche.

Le pire ? 

Même en étant conscient du biais... on reste soumis à celui-ci.

Plus il y a de dépendances, plus votre projet peut foirer.

Voici un GIF animé qui rappelle bien le concept.

Quand vous devez attendre d'autres personnes pour l'avancement du projet, vous augmentez les risques que le projet prenne du retard.

Une personne peut :

• Être malade.
• Mourir.
• Ne plus avoir envie de travailler.
• Gagner au loto.
• Tomber amoureuse et partir de l'autre côté de la planète.

Conseil :

Plus une personne est importante pour la réalisation d'un projet (plus ses compétences sont rares) et plus, vous devez penser à une personne pour remplacer cette personne (ou imaginer faire sans cette personne).

Une fois cet exercice réalisé... il vous faut structurer les tâches...

Troisième étape - Structurez les tâches de votre projet

Comme une recette de cuisine.  Ne vous prenez pas la tête, utilisez votre bon sens, restez simple.

Partez de la date de fin. Puis placez la tâche précédant la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci. 

Et ainsi de suite. Pour certains projets courants, des modèles de rétroplannings existent.

Par exemple pour les mariages.

Si vous devez recourir à ce genre de documents types, je vous recommande de les consulter APRÈS avoir réfléchi de votre côté. 

Cela vous évitera de manquer des points importants spécifiques à votre événement.

Conseil : à ce stade, tentez de percevoir les différentes dépendances entre les tâches.  Par exemple, pour pouvoir réserver la salle d'un séminaire, vous devez savoir combien de personnes seront là. 

Il y a donc une autre tâche avant: envoyez les invitations (puis relancez les personnes au besoin).

Pour vous aider, appuyez-vous sur le triangle QCD, un outil bien connu en gestion de projet.

Exemple d'un rétroplanning pour le projet d'un week-end immersif

Après avoir brainstormé sur ma carte heuristique, voici les différents éléments.

J'aime bien utiliser Workflowy pour les projets perso, car je peux facilement "glisser-déposer" les tâches qui ne me semblent pas dans le bon ordre.

Dans le cas du week-end immersif, les dates ne sont pas définies précisément, parce qu'un sondage est envoyé à mes lecteurs.

Cependant, je souhaite faire cela en hiver. Le mois de mars est choisi. 

Je vais donc prendre le premier week-end de mars comme date limite. 

Ainsi, je prends ma première marge de sécurité au cas où le week-end privilégié par les lecteurs se trouve après cette première date.

(Encore un point, je ne note pas TOUTES les tâches pour des raisons de lisibilité.)

1. Lister les tâches à faire

Basez-vous sur votre expérience ou l'aide d'une personne expérimentée. Si possible, croisez vos sources. Voici la liste de tâches :

• Créer un sondage
• Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation
• Réserver le lieu
• Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches
• Préparer du contenu pour publication hors blog
• Envoyer un sondage
• Créer une offre claire.
• Lancer la landing page.
• Décision si YES OR NO 
• Préparer le contenu du cours
• Acheter le matériel / alimentation 
• …

2. Évaluer leurs durées

Pour une bonne gestion des tâches, évaluez leurs durées :

• Créer un sondage - 1h 
• Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation - 2h
• Chercher et réserver le lieu - 4h
• Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches - 3h 
• Préparer du contenu pour publication hors blog - 8 h
• Envoyer un sondage - 1 mois
• Créer une offre claire - 5 h
• Lancer la landing page  - 2 semaines
• Décision si YES OR NO  - 30 min
• Préparer le contenu du cours - 2 jours
• Acheter le matériel / alimentation - 1 jour
• …

3. Structurer les tâches de votre projet

C'est souvent en structurant les tâches que l'on se rend compte des dépendances. 

On peut ainsi voir le processus de manière itérative (en boucle).

Par exemple, je réalise que pour pouvoir réserver le lieu, je dois attendre que certaines personnes se soient inscrites. 

Combien de temps pour annuler un lieu? 4 semaines ? Je dois donc savoir début février si le séminaire aura lieu ou non.

Rappel :

Partez de la date de fin. 

Puis placez la tâche précédant la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci. 

Et ainsi de suite.

1. 6 et 7 mars - JOUR J - Week-end immersif
2. Acheter le matériel / alimentation  -> 1 jour(éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raisons de lisibilité)
3. Préparer le contenu du cours -> 2 jours(éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raisons de lisibilité)
4. Réserver le lieu -> 30 min
5. Décision si YES OR NO -> 30 min
6. Publier le contenu qui amène sur la landing page -> 2 semaines
7. Préparer du contenu pour publication hors blog -> 2 jours
8. Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation -> 1h
9. Lancer la landing page -> 2 semaines de publication
10. Créer une offre claire -> 10 heures
11. Envoyer un sondage -> 3 semaines
12. Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches -> 2h

Utiliser le diagramme de PERT pour évaluer la durée des tâches

Le diagramme de PERT (Program Evaluation and Review Techniques), permet de :

• déterminer les étapes essentielles d'un projet ou d'un livrable ;
• améliorer le calendrier si c'est nécessaire ;
• examiner les progrès.

L'utilisation de ce diagramme va vous aider à définir une durée moyenne pour chaque tâche. De plus, vous allez pouvoir déterminer quelle tâche doit être adoptée avant une autre tâche. Par exemple, le design d'un produit doit être décidé avant sa création. 

Faire un diagramme de PERT

Pour créer un diagramme de PERT :

1. Identifiez toutes les tâches en partant de la fin du projet. Notez la durée estimée pour chaque tâche. Identifiez la date de début du projet ainsi que la date de fin. 
2. Déterminez l'ordre dans lequel les tâches doivent être effectuées. Prenez en compte les tâches à terminer avant que d'autres puissent commencer.
3. Représentez chaque tâche par un nœud ou un cercle. Utilisez des flèches pour montrer les dépendances entre les tâches de façon visuelle. 
4. Calculez le chemin critique qui est la séquence de tâches qui prend le plus de temps pour compléter le projet.
5. Ajustez les durées et les dépendances au fil du temps pour optimiser le plan. 

Exemple d'un diagramme de PERT

Prenons l'exemple d'un objectif d'écriture. Voici la réalisation d'un diagramme de PERT pour l'écriture d'un e-book :

1. Tâche A : Recherche et planification (Durée : 5 jours)
2. Tâche B : Rédaction des chapitres (Durée : 20 jours)
3. Tâche C : Révision et édition (Durée : 10 jours)
4. Tâche D : Design et mise en page (Durée : 7 jours)
5. Tâche E : Relecture finale et corrections (Durée : 5 jours)
6. Tâche F : Publication et promotion (Durée : 3 jours)

Ensuite, il faut déterminer les dépendances entre les tâches :

1. Recherche et planification (A) : doit être terminée avant de commencer la rédaction (B).
2. Rédaction des chapitres (B) : doit être complétée avant la révision et l'édition (C).
3. Révision et édition (C) : doit précéder le design et mise en page (D).
4. Design et mise en page (D) : doit être fait avant la relecture finale (E).
5. Relecture finale (E) : doit être terminée avant la publication et la promotion (F).

À vous ensuite de faire votre propre diagramme de PERT.

Que faire quand les tâches n'entrent pas dans le rétroplanning ?

Vous avez identifié l'échéancier, le contenu, les tâches et leurs interdépendances et vous estimez que la faisabilité de votre rétroplanning est à revoir.

Peut-être avez-vous réalisé que pour respecter la deadline, vous auriez dû commencer il y a plusieurs jours. Ou alors, que la charge de travail est trop élevée.

Commencez par vérifier toutes vos estimations. Si vous en avez surévalué certaines, vous pourriez revoir votre date limite. Si cela n'est pas possible, voici les solutions pour que toutes vos tâches soient alignées avec votre rétroplanning :

• revoyez le périmètre du projet ;
• repoussez la deadline ;
• affectez des ressources humaines au projet ;
• corrigez vos processus internes pour réduire la durée des tâches ;
• abandonner le projet.

Il vaut parfois mieux repousser un plan d'action, voire de l'abandonner complètement. En effet, bâcler un travail serait encore pire. Maintenant, la mise en forme visuelle avec un logiciel de gestion...

Planning Google Sheet ? Logiciels spécialisés ? Quels outils utiliser ?

Bon, il y a des dizaines (centaines) de logiciels de gestion de projet. Pour ma part, je vous recommande de rester simple. 

Si vous n'avez pas besoin de visualiser le chemin critique, utilisez Meistertask (ce logiciel propose un diagramme de Gantt simple).

Voici d'autres outils pour implémenter le rétroplanning. 

• Si vous avez besoin de le visualiser sans vous prendre trop la tête (petite équipe), utilisez Google Sheets.
• Pour les développeurs, il existe l'outil Jira.
• Pour les projets complexes, il y a l'outil Microsoft project (attention, peut vite devenir une usine à gaz).
• Pour les petites équipes, vous pouvez utiliser Notion ou Trello.

Tous ces outils restent des outils : une partie infime de votre système d'organisation (un système d'organisation se base sur l'outil, la méthode et le comportement de l'utilisation, comme je le détaille ici.)

N'oubliez pas que votre logiciel doit vous servir pour le suivi du projet et l'état d'avancement des tâches.. 

Voici un exemple d'utilisation du template fourni en téléchargeant le modèle de rétro planning ...

Conclusion : le retroplanning ne vous protège pas de l'impermanence

Tout bouge.

Planifier est un exercice risqué.

Si vous vous intéressez à la gestion du temps et la gestion de projet, je liste les raisons principales des retards... ici.

Pour faire simple, prenez des marges de sécurité, faites attention aux relations de dépendances et demandez des conseils à des personnes qui ont de l'expérience dans le projet que vous souhaitez réaliser.

Ils vous permettront de réduire le nombre de pièges qui vous attendent... et que vous n'êtes pas en mesure de voir.

Internet est votre ami.

Et si vous trouvez que mon modèle n'est pas assez dynamique... découvrez le logiciel Meistertask, le logiciel que j'utilise pour gérer mes projets collaboratifs.

Julien