Rétroplanning : 3 étapes pour planifier votre projet (+modèle)

rétroplanning

Le secret des gens qui réalisent leurs projets et objectifs tient (peut-être) en un mot :"Rétroplanning".

Il s'agit d'une méthode de planification inversée souvent utilisée en gestion de projet.

L'idée est de partir de la date de fin et remonter jusqu'au moment présent pour établir les tâches de votre projet à réaliser.

Cet article vous montre comment faire pour créer votre retroplanning et quelques outils pour y parvenir (en visualisant votre diagramme de Gantt).

Si vous êtes pressé, vous pouvez télécharger le modèle gratuit du rétroplanning pour Excel.

Le rétroplanning, comme toutes les méthodes de gestion de projet...

... souffre du biais du survivant

Si vous demandez à (certains) entrepreneurs qui ont mené à bien leur projet...  ils vous diront (parfois) grâce à notre rétroplanning. Mais vous n'entendrez pas tous les autres entrepreneurs qui n'ont pas tenu leurs échéances en utilisant pourtant la même approche.

Ainsi, si les gagnants et les perdants ont tous deux utilisé ce type de planning en obtenant des résultats différents, la différence n'est pas dans la technique (le quoi), mais dans la mise en pratique de celle-ci (le comment).

Le problème de la planification traditionnelle en gestion de projets

Quand on planifie un plan d'action en partant du début (sans penser à la date de fin) les probabilités de prendre plus de temps qu'en partant depuis la fin augmentent. 

Ainsi, le rétroplanning est une approche souvent utilisée pour la gestion des projets ou objectifs avec des deadlines non négociables.

Comme un événement (conférence, mariage, séminaire, week-end immersif) ou l'ouverture d'un magasin, bâtiment, etc.

Avant d'être indépendant, je bossais sur des projets qui avaient des sanctions financières si l'échéance n'était pas respectée. C'est le cas par exemple des infrastructures d'un pays, comme les chemins de fer ou les axes de circulation (les sanctions financières pour l'entreprise peuvent atteindre des sommes astronomiques). Et les rétroplannings étaient toujours utilisés.

La force de cet outil, c'est qu'on est fixé sur le temps disponible pour réaliser le projet. Ainsi, notre marge de manœuvre se situe uniquement sur la qualité du résultat à atteindre OU les ressources à disposition pour atteindre ce résultat.

Mais ne vous faites pas d'illusion, même avec des sanctions financières et une échéance connue... un rétroplanning ne vous fournira pas les garanties de tenir les délais de votre projet.

On pense que l'on est capable de prédire les événements du futur. On fait des plans (en utilisant l'acronyme CQQCOQP) car ils nous font croire que l'on contrôle les imprévus, le marché, la société, une entreprise.

On pense que l'on sait, alors que personne ne sait vraiment ce qu'il se passe dans ce monde trop complexe pour notre esprit.

Par rapport à une situation, on a le plus d'information juste avant de commencer. Pas 6 mois avant. Pas 12 mois avant. Les plans nous enferment et nous empêchent de saisir des opportunités. Les rétroplannings n'échappent pas à cette règle.

Comme disait le général Dwight David Eisenhower, les plans sont inutiles, mais planifier est essentiel.

Regardez par exemple le projet de l'aéroport de Berlin qui devait ouvrir en 2011 et qui n'est toujours par ouvert.

retard aéroport de berlin

Comme le dit Nassim Nicholas Taleb dans son livre "The Black Swan", l'esprit humain souffre de trois maux (page 8):

  1. L'illusion de comprendre notre monde complexe.
  2. La distorsion de la rétrospective (ou comment tout prend sens une fois l'événement passé)
  3. La surévaluation de l'information factuelle et l'handicap que nous posent les experts.

Conclusion? Si vous voulez des garanties, achetez-vous un grille-pain, comme dirait Clint Eastwood. Ce n'est pas dans cette approche que vous en trouverez.

Mais ne partez pas si vite... le rétroplanning a aussi des bénéfices...

Il est aussi possible de bien gérer votre projet en l'utilisant de façon intelligente.

Avant de créer votre rétroplanning, passons en revue sa définition, ses avantages et ses inconvénients.

le retroplanning

Quelle est la définition du rétroplanning?

Il s'agit d'une méthode de planificationqui se base sur la date butoir (deadline) du projet.

Au lieu d'utiliser la planification de façon classique en se basant sur le présent et en partant vers le futur, le rétroplanning part du futur pour revenir dans le présent.

En fin de compte, le but est le même : respecter les délais de votre projet, réduire les coûts et éventuellement visualiser les tâches à réaliser sur un diagramme de Gantt.

Dans certains cas, le chemin critique est recherché.

Quels sont les avantages du rétroplanning?

Avant de vous montrer comment réaliser un rétroplanning dans les règles de l'art, vous vous demandez peut-être: Pourquoi ne pas simplement planifier un travail à réaliser le début? C'est plus logique non? 

1.

Permet de mettre de son côté la loi de parkinson et de réduire le temps nécessaire à la réalisation de certaines tâches.

On travaille sous contraintes temporelles et cela a souvent du bon.

La loi de parkinson en bref: 

La loi de Parkinson stipule que tout travail au sein d'une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est attribué (source: Wikipédia).

2.

Permet de savoir quand débuter le projet au plus tard (date de commencement).

Souvent on se dit que l'on a encore le temps, que l'on peut commencer un peu plus tard et on ne se rend pas compte que l'on est en train de manger nos précieuses ressources.

3.

Permet de définir le début et la fin de chaque étape du projet.

Le chemin critique en bref:

En informatique théorique ou en gestion de projet, il désigne la liste ordonnée des opérations nécessaires pour obtenir le résultat voulu, dont la durée totale donne la durée du projet. (source wikipédia).

Quels sont les inconvénients du rétroplanning pour votre projet?

Ses désavantages ne sont pas liés au format de l'approche mais aux biais cognitifs qui nous concernent tous.

  1. Le biais de l'optimisme nous incite à nous dire que "tout va bien se passer" et à réduire le temps que prendrait une tâche. En apparence, le plan tient la route, mais en réalité, on est dans le chou. 
  2. On ne prend pas en considération les autres tâches à réaliser (projets en parallèle, obligations, impératif)
  3. On monte une usine à gaz pour rien. Parfois un agenda, un tableau kanban sont amplement suffisants pour mener à bien votre projet.

Même en utilisant un rétroplanning, les budgets (temps / argent) sont souvent dépassés. Même en utilisant un diagramme de Gantt. Bref, rien de nouveau sous le soleil.

Pour quel type de projet un rétroplanning peut être utilisé ?

Mariage, séminaires, conférences

Tous des événements qui ont une date butoir fixée longtemps à l'avance et qui se retrouvent dans l'agenda de plusieurs personnes. Les journalistes sont conviés, la route doit pouvoir être à nouveau utilisée pour laisser circuler des milliers de voitures, le pasteur et le traiteur DOIVENT être là. Vous voyez le truc.

Lancement de produits

Si vous souhaitez lancer des produits plus fréquemment (comme moi), alors cette approche vous dira QUAND commencer au plus tard. C'est d'ailleurs (pour moi) l'un de ses bénéfices principaux.

Entreprises complexes interdépendantes (ex: construction d'un pont)

Quand plusieurs acteurs doivent intervenir à plusieurs moments dans la réalisation d'un projet, alors il est intéressant de créer un rétroplanning (couplé à un diagramme de Gantt). Cela permet de visualiser le chemin critique et de montrer QUI doit intervenir QUAND.

Conseil: quand vous êtes votre propre patron, certaines dates de fin ont moins de conséquences que si vous devez rendre un projet pour un client.

C'est le cas de la création de votre contenu.

Vous savez que c'est important sur le long terme, mais aucune répercussion fâcheuse ne vous tombera sur le coin de la gueule si vous repoussez la deadline. Dans ce cas, je vous recommande d'ajouter des conséquences au non-respect de l'échéance.

Comment?

En engageant un superviseur.

Un superviseur, c'est une personne que vous portez dans votre estime et qui viendra vous "punir" en cas de non-atteinte d'un résultat.

Rangez le fouet, ce n’est pas de ce genre de punition que je parle.

Voici un exemple de projet :

Pour créer 4 formations en 4 semaines, j'ai demandé à mon frère de vérifier tous les dimanches soir si une nouvelle formation se trouvait dans mon catalogue de formations. Si ce n'était pas fait, je lui versais une certaine somme d'argent (suffisamment douloureuse pour me pousser à agir).

Je ne recommande pas d'utiliser ces solutions extrêmes de façon permanente, mais uniquement pour faire comprendre à votre cerveau l'intérêt d'agir différemment

Une fois que votre cerveau comprend l'intérêt d'agir de façon différente, vous pouvez virer les incitateurs (comme la présence d'un superviseur).

Il est évident que vous n'avez pas besoin de ce genre de stratagème quand vous bossez pour quelqu'un d'autre (client, patron, etc).

Ceci dit...

Pour quel projet votre retroplanning n'est pas approprié ?

Voici quelques situations dans lesquelles je ne recommande pas d'utiliser le rétroplanning pour gérer votre projet.

Lorsque les échéances de votre projet sont proches  

Quand les échéances de vos tâches sont proches, créer un rétroplanning n'est pas toujours utile. Vous allez perdre plus de temps à le créer qu'à avancer sur votre projet.

À moins de 14 jours, je ne recommande pas d'en créer un, car vous ne pouvez en général plus attendre pour agir.

Si jamais vous décidez d'en faire un, notez les jalons principaux (lundi, X doit être fait ; mardi, Y doit être réalisé), mais pas plus.

Si votre projet n'a pas d'échéances

Parfois, il n'y a pas de date limite pour réaliser un projet. On a une idée de fin, mais les probabilités de rencontrer des obstacles, de prendre du retard, louper un délai... sont tellement importantes que mettre à jour le rétroplanning nécessiterait une personne à temps plein.

C'est le cas de certaines startups ou de travaux créatif.

Ou alors, vous n'avez pas de concurrence... et vous pouvez prendre le temps que vous souhaitez. C'est le cas de l'État (c'est aussi pour ça que l'État n'est pas efficace. S'il avait des concurrents, le monde se porterait mieux).

Quelle organisation utiliser dans ces cas-là? Je partirai sur quelque chose de plus agile, comme la méthode kanban.

Voici comment créer un rétroplanning en 3 étapes.

À présent, passons en revue les différentes étapes pour créer votre planning.
J'énumère les étapes et je vous montre un peu plus loin un exemple de rétroplanning pour mon prochain week-end immersif qui aura lieu le 14 et 15 mars 2020.

Première étape - Listez les tâches de votre projet

J'aime bien à ce stade créer une carte heuristique sur le logiciel Coggle.it. Cela me permet de stimuler ma créativité d'une manière plus efficace qu'en utilisant Workflowy.

Je fais l'inventaire des tâches en utilisant des verbes d'action.

Si j'ai un gros projet, alors je vais lister les sous-objectifs (objectifs intermédiaires) puis détailler les tâches qui composent ces différents objectifs.

Si je vois que cet article fonctionne bien, je vais peut-être créer un autre article sur le diagramme de PERT pour définir les dépendances. Mais bon... restons agile et attendons de voir.

Deuxième étape - Évaluez la durée de chaque tâche

ENSUITE, à côté des tâches, j'inscris le temps nécessaire pour réaliser la tâche et les éventuelles autres ressources nécessaires.

À ce stade, c'est là que votre expérience de planificateur va entrer en jeu. Vous devez "sentir" en combien de temps cette tâche (dans ce contexte) pourra être réalisée. Naturellement, même les chefs de projet vous le diront : ça peut toujours mal se passer.

Qu'est-ce qui fait que l'exercice d'évaluation de la durée d'une tâche est compliqué?

À cause du biais cognitif "the planning fallacy"

Popularisé par Daniel Kahneman, ce biais stipule que l'on ne prend jamais suffisamment de temps lorsqu'on évalue la durée d'une tâche. Le pire? Même en étant conscient du biais... on reste soumis à celui-ci.

Plus il y a de dépendances, plus votre projet peut foirer.

Voici un GIF animé qui rappelle bien le concept.

travail en équipe

Quand vous devez attendre d'autres personnes pour que votre projet avance, vous augmentez les risques que le projet prenne du retard.

rétroplanning

Note: être seul sur un projet augmente les probabilités de dépasser son délai (pas de superviseur, pas de clients autre que soi, pas de boss).

Une personne peut:

  • Être malade.
  • Mourir.
  • Ne plus avoir envie de travailler.
  • Gagner au loto.
  • Tomber amoureuse et partir de l'autre côté de la planète.

Conseil:

Plus une personne est importante pour la réalisation d'un projet (plus ses compétences sont rares) et plus, vous devez penser à une personne pour remplacer cette personne (ou imaginer faire sans cette personne).

Une fois cet exercice réalisé... il vous faut structurer les tâches...

Troisième étape - Structurez les tâches de votre projet

Comme une recette de cuisine.
Ne vous prenez pas la tête, utilisez votre bon sens, restez simple.

Partez de la date de fin.
Puis placez la tâche précédent la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci. Et ainsi de suite.

Pour certains projets courants, des modèles de rétroplannings existent.

Par exemple pour les mariages.

Si vous devez avoir recours à ce genre de documents types, je vous recommande de les consulter APRÈS avoir cogité de votre côté. Cela vous évitera de manquer des points importants spécifiques à votre événement.

Conseil:

À ce stade, tentez de percevoir les différences dépendances entre les tâches. Par exemple, pour pouvoir réserver la salle d'un séminaire, vous devez savoir combien de personnes seront là. Il y a donc une autre tâche avant: envoyez les invitations (puis relancez les personnes au besoin).

Pour vous aider, appuyez-vous sur le triangle QCD, un outil bien connu en gestion de projet.

Exemple d'un rétro planning pour le projet d'un week-end immersif.

Après avoir brainstormé sur ma carte heuristique, voici les différents éléments. J'aime bien utiliser Workflowy pour les projets perso, car je peux facilement "glisser-déposer" les tâches qui ne me semblent pas dans le bon ordre.

Mais je ne peux pas ensuite faire de Gantt. Donc... à vous de voir selon vos préférences.

Dans le cas du week-end immersif, les dates ne sont pas définies précisément, parce qu'un sondage est envoyé à mes lecteurs.

Cependant, je souhaite faire cela en hiver. Le mois de mars est choisi. Je vais donc prendre le premier week-end de mars comme date limite. Ainsi, je prends ma première marge de sécurité dans le cas où le week-end privilégié par les lecteurs se trouve après cette première date.

(Encore un point, je ne note pas TOUTES les tâches pour des raisons de lisibilité.)

1. Lister les tâches à faire

(basez-vous sur votre expérience ou l'aide d'une personne expérimentée. Si possible croisez vos sources.)

  • Créer un sondage
  • Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation
  • Réserver le lieu
  • Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches
  • Préparer du contenu pour publication hors blog
  • Envoyer un sondage
  • Créer une offre claire.
  • Lancer la landing page.
  • Décision si YES OR NO 
  • Préparer le contenu du cours
  • Acheter le matériel / alimentation 

2. Évaluer leurs durées

  • Créer un sondage - 1h 
  • Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation - 2h
  • Chercher et réserver le lieu - 4h
  • Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches - 3h 
  • Préparer du contenu pour publication hors blog - 8 h
  • Envoyer un sondage - 1 mois
  • Créer une offre claire - 5 h
  • Lancer la landing page  - 2 semaines
  • Décision si YES OR NO  - 30 min
  • Préparer le contenu du cours - 2 jours
  • Acheter le matériel / alimentation - 1 jour

3. Structurer les tâches de votre projet

C'est souvent en structurant les tâches que l'on se rend compte des dépendances. On peut ainsi voir le processus de manière itérative (en boucle).

Par exemple, je réalise que pour pouvoir réserver le lieu, je dois attendre que certaines personnes se soient inscrites. Combien de temps pour annuler un lieu? 4 semaines? Je dois donc savoir début février si le séminaire aura lieu ou non.

Rappel: 

Partez de la date de fin.
Puis placez la tâche précédent la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci.

Et ainsi de suite.

  1. 6 et 7 mars - JOUR J - Week-end immersif
  2. Acheter le matériel / alimentation  -> 1 jour
    (éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raisons de lisibilité)
  3. Préparer le contenu du cours -> 2 jours
    (éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raisons de lisibilité)
  4. Réserver le lieu -> 30 min
  5. Décision si YES OR NO -> 30 min
  6. Publier le contenu qui amène sur la landing page -> 2 semaines
  7. Préparer du contenu pour publication hors blog -> 2 jours
  8. Faire l'inventaire des blogueurs pour l'affiliation -> 1h
  9. Lancer la landing page -> 2 semaines de publication
  10. Créer une offre claire -> 10 heures
  11. Envoyer un sondage -> 3 semaines
  12. Faire un brainstorming / noter les idées et les tâches -> 2h

Maintenant, la mise en forme visuelle...

Planning Google Sheet ? Logiciels spécialisés ? Quels outils utiliser ?

Bon, il y a des dizaines (centaines) de logiciels. Pour ma part, je vous recommande de rester simple.

Si vous n'avez pas besoin de visualiser le chemin critique, utilisez Meistertask (ce logiciel propose un diagramme de Gantt simple).

Voici d'autres outils pour implémenter le rétroplanning. 

  • Si vous avez besoin de le visualiser sans vous prendre trop la tête (petite équipe), utilisez Google Sheets.
  • Pour les développeurs, il existe l'outil Jira.
  • Pour les projets complexes, il y a l'outil Microsoft project (attention, peut vite devenir une usine à gaz).
  • Pour les petites équipes, vous pouvez utiliser Notion.

Tous ces outils restent des outils : une partie infime de votre système d'organisation (un système d'organisation se base sur l'outil, la méthode et le comportement de l'utilisation, comme je le détaille ici.)

Télécharger le modèle de rétroplanning Excel

modèle de retroplanning

Voici un exemple d'utilisation du template fourni en téléchargeant le modèle de rétro planning ...

Conclusion : le retro planning ne vous protège pas de l'impermanence

Tout bouge.
Planifier est un exercice risqué.

Si vous vous intéressez à la gestion du temps et la gestion de projet, je liste les raisons principales des retards... ici.

Pour faire simple, prenez des marges de sécurité, faites attention aux relations de dépendances et demandez des conseils à des personnes qui ont de l'expérience dans le projet que vous souhaitez réaliser.

Ils vous permettront de réduire le nombre de pièges qui vous attendent... et que vous n'êtes pas en mesure de voir.

Internet est votre ami.

Et si vous trouvez mon modèle n'est pas assez dynamique... découvrez le logiciel Meistertask, le logiciel que j'utilise pour gérer mes projets collaboratifs.

Julien

PS : 

1. Merci d'avoir lu mon article. Celui-ci m'a demandé des heures d'écriture et 30 jours de test. Vous m'aiderez en prenant 3 secondes pour le partager à votre entourage.

Merci d'avance !

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3. Copiez ce lien : https://organisologie.com/retroplanning/ et envoyez-le à un ami ambitieux ou curieux.

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