Retroplanning: la méthode de planification inversée pour (souvent) tenir vos échéances

le retroplanning

Vous êtes vous déjà demandé quel est le secret de ces gens qui tiennent leurs échéances? Qui créent des formations dans les temps? Qui organisent avec brio des conférences? Qui ne stressent pas en voyant approcher une deadline d'un projet important?

La réponse se trouve (peut-être) dans le retroplanning. Une méthode de planification inversée souvent utilisée en gestion de projet.

Mais voilà, le retroplanning souffre du biais du survivant. 

C'est-à-dire que si vous demandez à (certains) entrepreneurs qui ont réussi à tenir leur deadline, ils vous diront (parfois) grâce à notre rétroplanning. Mais vous ne verrez pas tous les autres entrepreneurs qui n'ont pas tenu leurs échéances en utilisant la même méthode de planification.

Ainsi si les gagnants et les perdants ont tous deux utilisé le rétroplanning en obtenant des résultats différents, la différence n'est pas dans la méthode (le quoi), mais dans la mise en pratique de celle-ci (le comment).

Le problème de la méthode de planification traditionnelle

Quand on planifie un plan d'action depuis le début (sans penser à la deadline) les probabilités de prendre plus de temps qu'en partant depuis la fin augmentent. 

Ainsi, le rétroplanning est une méthode souvent utilisée pour les projets / objectifs qui ont des deadlines non négociables.

Comme un événement (conférence, mariage, séminaire, week-end immersif) ou l'ouverture d'un magasin, bâtiment, etc.

Avant d'être indépendant, je bossais sur des projets qui avaient des sanctions financières si l'échéance n'était pas respectée. C'est le cas par exemple des infrastructures d'un pays, comme les chemins de fer ou les axes de circulation (les sanctions financières pour l'entreprise peuvent atteindre des sommes astronomiques). Et les rétroplannings étaient toujours utilisés.

La force d'un rétroplanning, c'est que l'on est fixé sur le temps disponible pour réaliser le travail. Ainsi notre marge de manoeuvre se situe uniquement sur la qualité du résultat à atteindre OU les ressources à disposition pour atteindre ce résultat.

Mais ne vous faites pas d'illusion, même avec des sanctions financières et une échéance connue... un rétroplanning ne vous fournira pas les garanties de tenir les délais.

C'est d'ailleurs le problème avec la planification d'une manière générale: 

On pense que l'on est capable de prédire les événements du futur. On fait des plans (en utilisant la méthode CQQCOQP) car ils nous font croire que l'on contrôle les imprévus, le marché, la société, une entreprise.

ON pense que l'on sait, alors que personne ne sait vraiment ce qu'il se passe dans ce monde trop complexe pour notre esprit.

Par rapport à une situation, on a le plus d'information juste avant de commencer. Pas 6 mois avant. Pas 12 mois avant. Les plans nous enferment et nous empêchent de saisir des opportunités. Les rétroplannings n'échappent pas à cette règle.

Regardez par exemple l'aéroport de Berlin qui devait ouvrir en 2011 et qui n'est toujours par ouvert.

retard aéroport de berlin

Comme le dit Nassim Nicholas Taleb dans son livre "the black swan" l'esprit humain souffre de trois maux (page 8)

  1. L'illusion de comprendre notre monde complexe.
  2. La distorsion de la rétrospective (ou comment tout prend sens une fois l'événement passé)
  3. La surévaluation de l'information factuel et l'handicape que nous pose les experts.

Conclusion? Si vous voulez des garanties, achetez-vous un grille-pain, comme dirait Clint Eastwood. Ce n'est pas dans le rétroplanning que vous en trouverez.

Mais ne partez pas si vite... le rétroplanning a aussi des bénéfices...

Il est possible d'obtenir de bons résultats en utilisant de manière intelligente cette méthode de planification inversée.

Avant de créer votre rétroplanning, passons en revue la définition, les avantages et les désavantages de cette méthode de planification.

Quelle est la définition du rétroplanning?

Il s'agit d'une méthode de planification qui se base sur l'échéance du projet.

Contrairement à une planification classique qui se base sur le présent et qui part dans le futur, le rétroplanning part du futur pour revenir dans le présent.

Au final, le but est le même: respecter les délais, réduire les coûts et éventuellement visualiser les tâches à réaliser sur un diagramme de gantt.

Dans certains cas, le chemin critique est recherché.

Quels sont les avantages du rétroplanning?

Avant de vous montrer comment réaliser un rétroplanning dans les règles de l'art, vous vous dites peut-être: pourquoi ne pas simplement planifier un travail à réaliser le début? C'est plus logique non?

1.

Permet de mettre de son côté la loi de parkinson et de réduire le temps nécessaire à la réalisation de certaines tâches.

On travaille sous contraintes temporelles et cela a souvent du bon.

La loi de parkinson en bref: 

La loi de Parkinson pose que tout travail au sein d'une administration augmente jusqu’à occuper entièrement le temps qui lui est affecté (source wikipédia).

2.

Permet de savoir quand débuter le projet au plus tard (date de commencement).

Souvent on se dit que l'on a encore le temps, que l'on peut commencer un peu plus tard et on ne se rend pas compte que l'on est en train de manger nos précieuses ressources.

3.

Permet de définir le début et la fin de chaque étape du projet (et ensuite de visualiser le chemin critique).

Le chemin critique en bref:

En informatique théorique ou en gestion de projet, un chemin critique désigne la liste ordonnée des opérations nécessaires pour obtenir le résultat voulu, dont la durée totale donne la durée du projet. (source wikipédia).

Quels sont les désavantages du rétroplanning?

Les désavantages ne sont pas liés au format du retroplanning mais aux biais cognitifs qui nous concernent tous.

  1. Le biais de l'optimisme nous incite à nous dire que "tout va bien se passer" et à réduire le temps que prendrait une tâche. Au final le plan tient la route, mais en réalité, on est dans le chou. 
  2. On ne prend pas en considération les autres tâches à réaliser (projets en parallèle, obligations, impératif)
  3. On monte une usine à gaz pour rien. Parfois un agenda, un tableau kanban est amplement suffisant.

Souvent, en utilisant cette méthode de planification inversée, les budgets (temps / argent) sont dépassés. Bref, rien de nouveau sous le soleil.

Dans quelles situations un rétroplanning peut être utilisé?

Mariage, séminaires, conférences

Tous des événements qui ont une échéance fixée longtemps à l'avance et qui se retrouvent dans l'agenda de plusieurs personnes. Les journalistes sont conviés, la route doit pouvoir être à nouveau utilisée pour laisser circuler des milliers de voitures, le pasteur et le traiteur DOIVENT être là. Vous voyez le truc.

Lancement de produits

Si vous souhaitez lancer des produits plus fréquemment (comme moi), alors le rétroplanning vous dira QUAND commencer au plus tard. C'est d'ailleurs (pour moi) l'un des avantages principaux de cette méthode de planification.

Projets complexes interdépendants (construction d'un pont)

Quand plusieurs acteurs qui doivent intervenir à plusieurs moments dans la réalisation d'un projet, alors il est intéressant de créer un rétroplanning (couplé à un diagramme de Gantt). Cela permet de visualiser le chemin critique et de montrer QUAND, QUI doit intervenir.

Conseil: quand vous êtes votre propre patron, certaines deadlines ont moins de conséquences que si vous devez rendre du travail pour un client.

C'est le cas de la création de votre contenu.

Vous savez que c'est important sur le long terme, mais aucune conséquence fâcheuse ne vous tombera sur le coin de la gueule si vous repoussez la deadline. Dans ce cas, je vous recommande d'ajouter des conséquences au non-respect de la deadline.

Comment?

En engageant un superviseur.

Un superviseur, c'est une personne que vous portez dans votre estime et qui viendra vous "punir" en cas de non-atteinte d'un résultat.

Rangez le fouet, ce n’est pas de ce genre de punition que je parle.

Voici un exemple:

Pour créer 4 formations en 4 semaines, j'ai demandé à mon frère que vérifier tous les dimanches soir si une nouvelle formation se trouvait dans mon catalogue de formations. Si ce n'était pas fait, je lui versais une certaine somme d'argent (suffisamment douloureuse pour me pousser à agir).

Je ne recommande pas d'utiliser ces solutions extrêmes de façon permanente, mais uniquement pour faire comprendre à votre cerveau l'intérêt d'agir d'une manière différente

Une fois que votre cerveau comprend l'intérêt d'agir de façon différente, vous pouvez virer les incitateurs (comme la présence d'un superviseur).

Il est évident que vous n'avez pas besoin de ce genre de stratagème quand vous bossez pour quelqu'un d'autre (client, patron, etc).

Ceci dit...

Dans quelles situations un rétroplanning n'est pas approprié?

Lorsque les échéances sont proches  

Quand les échéances sont proches, créer un rétroplanning n'est pas toujours utile. Vous allez perdre plus de temps à créer votre rétroplanning qu'à agir. À moins de 7 jours, je ne recommande pas de créer de rétroplanning car vous ne pouvez en général plus attendre pour agir.

Si vraiment, créer un rétroplanning des jalons principaux (lundi, X doit être fait, mardi Y doit être réalisé), mais pas plus.

Quand il n'y a pas d'échéances

Parfois, il n'y a pas d'échéance pour réaliser un projet. On a une idée de fin, mais les probabilités de rencontrer des obstacles, de prendre du retard (etc.) sont tellement importantes que mettre à jour le rétroplanning nécessiterait une personne à temps plein.

C'est le cas de certaines startups ou de travail créatif.

Ou alors, vous n'avez pas de concurrence... et vous pouvez prendre le temps que vous souhaitez. C'est le cas l'état (c'est aussi pour ça que l'état n'est pas efficace. Si l'état avait des concurrents, le monde se porterait mieux).

Quelle organisation utiliser dans ces cas là? Je partirai sur quelque chose de plus agile, comme la méthode kanban.

Comment créer un rétroplanning?

À présent, passons en revue les différentes étapes pour créer votre planning.
J'énumère les étapes et je vous montre un peu plus loin un exemple de rétroplanning pour mon prochain week-end immersif qui aura lieu le 14 et 15 mars 2020.

1. Listez les tâches

J'aime bien à ce stade créer une carte heuristique sur le logiciel Coggle.it. Cela me permet de stimuler ma créativité d'une manière plus efficace qu'en utilisant Workflowy.

Je liste les tâches en utilisant des verbes d'action.

Si j'ai de gros projets, alors je vais lister les sous-objectifs (objectifs intermédiaires) puis détailler les tâches qui composent ces différents objectifs.

Si je vois que cet article fonctionne bien, je vais peut-être créer un autre article sur le diagramme de PERT pour définir les dépendances et le chemin critique. Mais bon... restons agile et attendons de voir.

2. Évaluez leur durée

ENSUITE, à côté des tâches, j'inscris le temps nécessaire pour réaliser la tâche et les éventuelles autres ressources nécessaires.

À ce stade, c'est là que votre expérience de planificateur va entrer en jeu. Vous devez "sentir" en combien de temps cette tâche (dans ce contexte) pourra être réalisée. Naturellement, même les chefs de projet vous le diront: ça peut toujours partir en couille.

Qu'est-ce qui fait que l'exercice d'évaluation de la durée d'une tâche est compliqué?

À cause du biais cognitif "the planning fallacy"

Popularisé par Daniel Kahneman, ce biais stipule que l'on ne prend jamais suffisamment de temps lorsqu'on évalue la durée d'une tâche. Le pire? Même en étant conscient du biais... on reste soumis à celui-ci.

Plus il y a de dépendances, plus cela peut foirer.

Voici un GIF animé qui rappelle bien le concept.

travail en équipe

Quand vous devez attendre sur d'autres personnes pour que votre projet avance, vous augmentez les risques que le projet prenne du retard.

rétroplanning

Note: être seul sur un projet augmente les probabilités d'avoir du retard (pas de superviseur, pas de clients autre que soi, pas de boss).

Une personne peut:

  • Être malade
  • Mourir
  • Ne plus avoir envie de travailler
  • Gagner au loto
  • Tomber amoureuse et partir de l'autre côté de la planète.

Conseil:

Plus une personne est importante pour la réalisation d'un projet (plus ses compétences sont rares) et plus vous devez penser à une personne pour remplacer cette personne (ou imaginez faire sans cette personne).

Une fois cet exercice réalisé... il vous faut structurer les tâches...

3. Structurez les tâches

Comme une recette de cuisine.
Ne vous prenez-vous pas la tête, utilisez votre bon sens, restez simple.

Partez de la date de fin.
Puis placez la tâche précédent la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci. Et ainsi de suite.

Pour certains projets courants, des retroplanning types existent.

Par exemple pour les mariages.

Si vous devez avoir recours à ce genre de documents types, je vous recommande de les consulter APRÈS avoir cogité de votre côté. Cela vous évitera de manquer des points importants spécifiques à votre événement.

Conseil:

À ce stade, tentez de percevoir les différences dépendances entre les tâches. Par exemple, pour pouvoir réserver la salle d'un séminaire, vous devez savoir combien de personnes seront là. Il y a donc une autre tâche avant: envoyez les invitations (puis relancez les personnes au besoin).

Pour vous aider, appuyez-vous sur le triangle QCD, un outil bien connu des chefs de projets.

Exemple d'un rétroplanning pour le week-end immersif.

Après avoir brainstormé sur ma carte heuristique, voici les différents éléments. J'aime bien utiliser Workflowy pour les projets perso, car je peux facilement "glisser-déposer" les tâches qui ne me semblent pas dans le bon ordre.

Mais je ne peux pas ensuite faire de Gantt. Donc... à vous de voir selon vos préférences.

Dans le cas du week-end immersif, les dates ne sont pas définies précisément, car c'est un sondage est envoyé à mes lecteurs.

Cependant, je souhaite faire cela en hiver. Le mois de mars est choisi. Je vais donc prendre le premier week-end de mars comme date d'échéance. Ainsi je prends ma première marge de sécurité dans le cas où le week-end privilégié par les lecteurs se trouve après cette première date.

(Encore un point, je ne liste pas TOUTES les tâches pour des raisons de lisibilité.)

1. Lister les tâches à faire

(basez-vous sur votre expérience ou l'aide d'une personne expérimentée. Si possible croisez vos sources.)

  • Créer un sondage
  • Lister des blogueurs pour affiliation
  • Réserver le lieu
  • Faire un brainstorming / lister les idée et les tâches
  • Préparer du contenu pour publication hors blog
  • Envoyer un sondage
  • Créer une offre claire.
  • Lancer la landing page.
  • Décision si YES OR NO 
  • Préparer le contenu du cours
  • Acheter le matériel / alimentation 
  • Etc...

2. Évaluer leurs durées

  • Créer un sondage - 1h 
  • Lister des blogueurs pour affiliation - 2h
  • Chercher et réserver le lieu - 4h
  • Faire un brainstorming / lister les idée et les tâches - 3h 
  • Préparer du contenu pour publication hors blog - 8 h
  • Envoyer un sondage - 1 mois
  • Créer une offre claire - 5 h
  • Lancer la landing page  - 2 semaines
  • Décision si YES OR NO  - 30 min
  • Préparer le contenu du cours - 2 jours
  • Acheter le matériel / alimentation - 1 jour
  • Etc...

3. Structurer les tâches

C'est souvent en structurant les tâches que l'on se rend compte des dépendances. On peut donc voir le processus de manière itérative (en boucle).

Par exemple, je réalise que pour pouvoir réserver le lieu, je dois attendre que certaines personnes se soient inscrites. Combien de temps pour annuler un lieu? 4 semaines? Je dois donc savoir début février si le séminaire aura lieu ou non.

Rappel: 

Partez de la date de fin.
Puis placez la tâche précédent la date de fin... puis positionnez l'étape précédente à celle-ci.

Et ainsi de suite.

  1. 6 et 7 mars - JOUR J - Week-end immersif
  2. Acheter le matériel / alimentation  -> 1 jours
    (éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raison de lisibilité)
  3. Préparer le contenu du cours -> 2 jours
    (éventuellement, autres tâches à lister. Non détaillé ici pour des raison de lisibilité)
  4. Réserver le lieu -> 30 min
  5. Décision si YES OR NO -> 30 min
  6. Publier le contenu qui amène sur la landing page -> 2 semaines
  7. Préparer du contenu pour publication hors blog -> 2 jours
  8. Lister des blogueurs pour affiliation ->1h
  9. Lancer la landing page -> 2 semaines de publication
  10. Créer une offre claire -> 10 heures
  11. Envoyer un sondage -> 3 semaines
  12. Faire un brainstorming / lister les idées et les tâches -> 2h

Maintenant, la mise en forme visuelle...

Planning Excel? Logiciels spécialisés? Que devez-vous utiliser?

Bon, il y a des dizaines (centaines) de logiciels. Pour ma part, je vous recommande de rester simple. Si vous n'avez pas besoin de visualiser le chemin critique, utilisez Meistertask. Si vous avez besoin de voir le chemin critique sans vous prendre trop la tête (petite équipe), utilisez Google sheet.

Télécharger le rétro planning excel

modèle de retroplanning

Cliquez ici pour télécharger votre rétroplanning

Conclusion - Le rétroplanning ne vous protège pas de l'impermanence.

Tout bouge.

La planification est un exercice risqué.

Prenez des marges de sécurité à chaque étape, faites attention aux relations de dépendances et demandez des conseils à des personnes qui ont de l'expérience dans le projet que vous souhaitez réaliser.

Ils vous permettront de réduire le nombre de pièges qui vous attendent... et que vous n'êtes pas en mesure de voir.

Internet est votre ami.

Julien

PS: Si vous trouvez qu'Excel est trop compliqué à utiliser... découvrez le logiciel Meistertask, le logiciel que j'utilise pour gérer mes projets collaboratifs.

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