Technostress : 5 conseils testés pour protéger votre esprit dans un monde sur connecté

Est-ce que le technostress aura raison de votre santé mentale ?

Pour le savoir, il y a un indicateur fiable que je partage avec mes clients. Cet indicateur vous permet d'identifier le technostress bien avant le surmenage ou le burn-out.

Grâce à cet indicateur, vous pourrez mettre en place les 5 conseils pour vous immuniser contre le technostress.

Mais maintenant... si vous n'avez jamais entendu parler du technostress, vous vous dites peut-être :

C'est quoi le technostress ?

Le technostress se chevauche avec l'infobésité et la surcharge mentale. Ce mal est accentué par la non-maîtrise des outils numériques et la non-gestion de l'information.

Et vous n'êtes pas seul à ressentir les effets du technostress...

Pourquoi le technostress est un mal dégénératif en pleine expansion ? 

J'ai une question pour vous :

Savez-vous combien de temps il a fallu à la radio pour atteindre 50 millions d'utilisateurs ?
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38 ans.

Et il a fallu 13 ans pour la télévision. 4 ans pour internet. 3 ans pour les réseaux sociaux.

Sans surprise, le monde numérique est 44 fois plus grand en 2020 qu'en 2009.

Le paradoxe avec les outils numériques ? Ils font partie du problème, mais aussi de la solution à la surcharge d'information.

Mais n'exagère-t-on pas un peu avec le technostress ?

Quels sont les effets du technostress sur votre bien-être physique et mental ?

Les effets le plus fréquents sont les suivants :

• Sensation de vivre dans le brouillard mental.
• Stress qui s'accumule (surtout dans le haut de votre corps)
• Perte des priorités et difficulté à choisir (par exemple, vous ne savez pas par où commencer votre journée... plutôt que de décider, vous faites ce qui est automatique : comme consulter vos mails).
• Mémoire court terme surchargée... donc mauvaise mémorisation. Difficulté à utiliser la mémoire (trou de mémoire)
• Fatigue persistante...
• Sentiment d'inachevé en fin de journée...
• Difficulté à vous concentrer...

Mais où serions-nous sans les outils numériques ?

Les outils numériques ont amélioré certaines parties de notre travail :

1. Les coûts de coordination sont ridicules : je peux organiser une réunion (réunionite?) à ajouter) en 2 clics.

2. Les coûts de transaction sont dérisoires : je peux transférer mon message via Gmail... sans devoir dresser un pigeon voyageur.

3. Les coûts de collaboration sont insignifiants : je peux modifier les tâches de mon kanban via Meistertask (ou un autre logiciel). Cela me permet de voir les progrès effectués par mon équipe.

4. Le traitement, la production et le stockage de l'information est bien plus faciles... même si l'information n'est pas synonyme de connaissance comme dirait Einstein :

"La connaissance s'acquiert par l'expérience, tout le reste n'est que de l'information "

 Un autre avantage des outils numériques... ? Il est plus facile de voir le flux d'information et ses goulots d'étranglement (je vous parle de ce concept plus loin dans l'article).

Malgré ces avantages... il ne faut pas oublier les dégâts causés par le Technostress :

La surcharge informationnelle peut conduire à la dépression.

Même si les outils numériques ne sont pas synonymes d'accélération du rythme de travail... ils la rendent possible.

Sans surprise, la pression augmente, les attentes aussi (le smartphone offert par l'entreprise est un cadeau... vraiment ?)

La frontière entre la vie pro vie perso diminue.. surtout si vous êtes en télétravail. Face à toutes les options disponibles, vous tombez dans le paradoxe du choix.

Se comparer aux autres n'a jamais été aussi facile... sans surprise, on est moins satisfait de notre vie (et on accélère le processus de l'adaptation hédonique).

On est sur connecté, mais la solitude n'a jamais été autant importante.

Et durant longtemps j'étais plus ou moins concerné par le technostress...

Parce que je n'avais pas compris un point essentiel de la technologie.

La technologie amplifie le comportement de son utilisateur. 

Évidemment, les outils ont leur importance. Une Ferrari sera plus rapide qu'un vélo...
Mais si vous ne savez pas conduire votre Ferrari... alors vous irez moins vite qu'un cycliste qui maitrise son vélo.

L'image est presque parfaite.

À la différence que... cette Ferrari, une fois dans son garage, vous laisse tranquille.

Les outils technologiques ? Ils vous suivent.

 Le smartphone est pour beaucoup le premier objet de la journée à être touché... mais aussi le dernier.

Sans oublier qu'une armée d'ingénieurs cherche (à travers cette fenêtre technologique) à capturer votre attention pour revendre celle-ci à des annonceurs (cette pratique a un nom, il s'agit de la captologie).

Certains sont tellement sensibles qu'ils deviennent accros (nomophobie).

Vous l'avez compris : la solution au technostress ne se trouve pas dans les outils numériques, mais dans vos comportements.

Le truc ?

Les outils sont au centre de l'attention. On se dit qu'un outil qui crée un problème doit être en mesure de résoudre celui-ci.

On veut croire en l'outil magique : celui qui nous enverra des notifications quand on est déconcentré.

L'outil qui nous montrera l'information adéquate. L'outil qui nous permettra d'anticiper la charge de travail.

Mais souvenez-vous, au moment d'écrire ces lignes, même Google ne peut pas rechercher ce que je ne formule pas.

Suis-je en train de vous dire qu'il faut bazarder votre tablette / ordinateur et reprendre un calepin et crayon ?

Non.

Je dis que la technologie amplifie vos comportements.

Avec les bons comportements, vous vous débarrasserez du technostress, mais surtout ?
Vous pourrez tirer profit des informations que vous centralisez au quotidien. Nous y voilà (enfin).

Comment faire pour se débarrasser du technostress ?

Avant de savoir si vous avez une action à prendre contre le technostress, je vous dévoile l'indicateur fiable qui vous permet de savoir si le technostress est un risque pour vous.

Cet indicateur c'est vos inbox encombrées.

Une inbox est un lieu où entre l'information dans votre système de gestion de l'information.

C'est votre boîte aux lettres. Les boîtes de réception de vos adresses e-mail. Votre what's app, votre Telegram. L'application de ticketing des clients...

Votre flux d'information est dysfonctionnel si vos inbox sont encombrées.

Cela ne signifie pas que vous allez succomber au technostress... mais plus le temps passe, et plus les probabilités augmentent.

Faites le test : ouvrez votre boîte e-mail (mais revenez lire la suite de cet article).

Avez-vous une boîte de réception qui déborde ?

Si c'est le cas, alors vous risquez, à terme, de souffrir des effets du technostress.

Vous connaissez à présent l'indicateur qui vous informe du technostress en approche (l'inbox pleine)... maintenant quels sont les 5 conseils pour se protéger du technostress ?

1. Penser en flux 

Quand on travaille derrière un ordinateur, il y a différents types de tâches qui reviennent souvent :

1. rechercher / retrouver
2. réceptionner / capturer
3. traiter / analyser
4. produire
5. diffuser
6. stocker
7. coordonner
8. transmettre
9. tâche d'expertise

Ces tâches constituent une partie de votre flux d'information.

Chaque individu aura un flux différent composé d'une partie de ces tâches.

• Un manager aura plus de tâches de coordination qu'un écrivain.
• Un (bon) journaliste aura plus de tâches de recherche qu'un manager.

L'idée ici n'est pas de vouloir le flux parfait, mais de penser en flux.

Quand on accepte l'idée que nous sommes un processeur de données (infiniment plus complexe qu'un ordinateur) alors la loi du minimum entre en action.

Dans la fabrication de bien ou pour le flux de votre information, ce concept est plus connu sous le terme de goulot d'étranglement: c'est la partie la plus étroite d'un processus qui limite ce que le processus complet peut produire.

Qu'est-ce que cela signifie pour vous ?

Vous pouvez gérer avec brio la plupart de vos tâches de gestion de l'information. Mais, c’est la tâche la moins bien gérée qui va fixer votre rendement.

En quoi cela génère du technostress ?

C'est simple : vous sentez que quelque chose ne tourne pas rond. Logiquement vous cherchez à améliorer la partie de votre travail où vous êtes déjà bon... sans prendre en considération vos goulots d'étranglement.

Un écrivain peut être excellent dans la recherche et la production d'articles / de livres. S'ils ne diffusent pas ses créations... il ne gagne pas sa vie.

Un entrepreneur peut être excellent à capturer des idées... mais s'il n'arrive pas à produire des solutions uniques qui valent de l'or... il ne gagnera pas de nouveaux clients, de nouveaux marchés.

Certes vous pouvez déléguer des parties du flux de l'information à ceux qui sont doués dans ce type de tâche. Mais si vous êtes seul... il est plus intéressant d'élever la valeur moyenne de votre flux d'information que d'être excellent dans un ou deux types de tâches.

Comme disait Mark Forster, il est plus intéressant d'augmenter votre performance moyenne que de battre votre meilleure performance.

Comment identifier les parties du flux qui posent problème ?

Écoutez-vous parler. Identifiez les mots "jamais" et "toujours" négatifs qui concernent votre flux de l'information.

• "Je n'arrive jamais à traiter mes e-mails quotidiens" -> problème de traitement
• "J'ai toujours des rappels à mes factures" -> problèmes de stockage / traitement
• "Je me trouve toujours face à une page blanche (lien)" -> problème de stockage / production

Je creuse plus en détail cette méthode pour corriger les parties défaillantes de votre système, dans cet article.

Le plus important : penser en flux. Vous traitez de l'information dans un but précis. Quel est ce but ? Puis créez votre flux de l'information en fonction de celui-ci.

Deuxième recommandation pour réduire le technostress :

 2. Choisir un outil généraliste pour le 80% de votre information

Plus vous avez besoin d'outils pour gérer votre flux d'information (constitué des 9 types de tâches) et plus la complexité augmente.

La complexité remplit les poches des développeurs qui doivent justifier leurs revenus avec de nouvelles fonctionnalités... mais ce n'est pas parce qu'il est possible de faire quelque chose avec la technologie, que cela doit être fait ainsi.

Plus vous mettez de la complexité dans votre système, plus vous vous exposez à des erreurs.

Des tâches automatiques devaient être réalisées, mais cela n'a pas fonctionné... et vous n'avez pas été informé.

 
Ou alors, des tâches sont tellement automatisées, que vous n'y prêtez plus attention (par exemple, les tâches récurrentes... que l'on ne fait pas).

Plus votre système est complexe, plus vous devrez utiliser de l'énergie pour l'entretenir. 

Vous allez ouvrir plusieurs applications, plusieurs onglets, à la recherche de la bonne information. Est-ce que l'information est dans Meister Task ? Dans Things 3 ?

Votre client s'en fout de savoir combien d'onglets vous avez ouverts pour arriver à créer cette stratégie ou cette page de présentation.

Ainsi, si vous vous sentez victime de technostress, je vous recommande de ne rien automatiser tant que vous n'avez pas tester manuellement votre processus... et de réduire les applications que vous utilisez.

C'est quelque chose que j'ai fait en passant sur Workflowy. 

Ce logiciel ne fait pas tout (je gère toujours mes notes de frais dans ce logiciel). Mais il me permet de gérer de manière correcte mes projets, mes articles, mon agenda, mes contacts, mes modèles, mes check-listes, et la mesure de mes comportements.

Tout se trouve sur le cloud. Je peux passer de mon smartphone / tablette / ordinateur avec aisance.

En cas de besoin j'ajoute un outil pour une mission précise.

Troisième conseil : 

3. Capturer l'information au fil des heures.

Au fil des heures vous rencontrez et générez des informations.

• À travers vos conversations, à travers les articles, e-mails et livres que vous lisez.
• À travers les vidéos que vous regardez. À travers les formations que vous suivez.
• À travers les idées que vous avez en mangeant votre avocat toast sur une terrasse ensoleillée.

Vous avez quelques secondes pour capturer ces idées. Autrement ?

Dans le pire des cas, vous vous rappellerez avoir eu une idée, sans vous souvenir de l'idée en question.

Dans le meilleur des cas, l'idée reviendra à vous, dans d'autres moments.

Par exemple vous êtes en train d'écrire un article. Vous pensez à votre facture. Cela vous coupe dans la production de votre information.

Vous vous distrayez tout seul.

En capturant vos idées en tout genre dans un lieu fiable, vous vous déchargez l'esprit. Celui-ci peut alors penser et créer de manière unique.

Mais sur quel support capturer l'information ?

Vous pouvez capturer l'information sur un calepin. Difficile de faire plus rapide qu'un calepin / crayon. Gardez à l'esprit que le temps que vous gagnez au moment de la capture sera perdu au moment de la numérisation.

Pour ma part, j'ai un calepin / crayon à côté de mon lit (pour les épiphanies nocturnes) et quand je déconnecte (en vacances par exemple).

Le reste du temps, j'ai Workflowy sur mon smartphone, et l'application notes, si Workflowy met du temps à se charger.

En capturant l'information sur un support numérique, vous êtes plus lent, mais vous n'avez pas besoin de ressaisir l'info.

Ce sont des choix à prendre.

Le plus important ?

 
Capturer l'information au fil des heures dans un lieu unique est un bon début pour se protéger contre le technostress... mais sans le prochain conseil, cela ne sert à rien.

4. Traiter l'information capturée avec régularité.

Le point commun des personnes vraiment productives ? Elles sont régulières. Et la régularité s'entraîne. Si vous n'être pas encore régulier, c'est parce que vous n'avez pas encore trouver la bonne approche pour le devenir. Continuer.

Le lieu dans lequel vous capturez l'information (que ce soit une application ou votre calepin) est comme votre hall d'entrée de votre domicile.

Vous pouvez stocker des habits, des livres, des meubles et même votre piano dans votre hall d'entrée... mais ce n'est pas fait pour ça.

 
Rapidement, entrer chez vous vous démoralise.

Vous voyez tous ces objets empilés.

 
En fait, il y a tellement de bordel à l'entrée, qu'amenez de nouveaux livres, meubles et inviter vos amis devient compliqué.

 
Plus le bordel s'entasse, plus la tâche de rangement devient oppressante.
Plus le bordel s'entasse, moins votre hall d'entrée fait son job (le job d'un hall d'entrée est de donner envie d'aller plus loin... il doit accueillir le visiteur et le mettre dans une bonne disposition mentale).

Il en va de même pour votre inbox / vide cerveau (ce lieu unique dans lequel vous capturez les infos en fil des heures). Vous capturez l'idée rapidement et vous ne la traitez pas au moment de la capture... parce que vous êtes engagé dans une autre activité.

Vous ne voulez pas commencer à passer d'une activité à l'autre (il n’y a rien pire pour fracasser votre productivité et la qualité de votre travail).

Jusque là, c'est parfait.

Mais à un moment, cette information capturée doit être traitée. Autrement vous vous privez du potentiel de l'information.

Pour ma part il y a différents "lieux" qui me permettent de canaliser mon information :
 

1.  Les références
2. Les tâches projets
3. Les tâches isolées
4. Les rendez-vous
5. Les inconnues
6. La poubelle

Parce que vous savez où classer une information, votre anxiété informationnelle (ou devrais-je dire, le technostress) diminue.

Vous n'êtes plus perdu face à une tonne de données. Vous êtes aux commandes.

Les références -> cela peut-être les coordonnées d'un nouveau contact, un modèle à réutiliser, une check-liste (lien) ou encore des notes de vos lectures. Les références regroupent des informations utiles dans plusieurs secteurs de votre vie.

Les tâches projets -> dans votre gestionnaire de projet

Les tâches isolées -> dans votre agenda (infini)

Les rendez-vous -> dans votre agenda infini.

L'information non identifiable -> dans une liste "utile un jour peut-être"

La poubelle -> les informations qui ne méritent pas d'être conservées.

Au moment de traiter ces informations, souvenez-vous que les tâches qui peuvent être réalisées en peu de temps (1-2 minute) peuvent être faites directement. Pas besoin de les planifier.

C'est l'un des principes de la méthode GTD.

5. Passer du temps hors écran pour réfléchir

Toute l'information qui se trouve au bout de nos doigts nous donne l'impression de connaître un sujet, alors qu'on ne fait que d'effleurer un sujet. Trop d'information est un obstacle à la connaissance. -  Elif Shafak

La connaissance nécessite de lire. Cela nécessite de lire activement et profondément. Cela nécessite de prendre des notes et d'agir.

Un autre avantage de passer du temps hors écran ?

 
Sur un plan physique, les écrans vous inondent de lumière bleue. La lumière bleue ralentit la sécrétion de mélatonine.

 
Résultat ?

 
Vous dormez moins. La qualité de votre sommeil est moins bonne (même avec des lunettes anti-lumières bleues).

Un cocktail explosif pour votre efficacité et votre bien-être mental.

Sans oublier que le temps passé derrière des écrans c'est du temps où l'on va plus facilement se comparer aux autres (plutôt qu'à celui qu'on était hier).

Du temps hors écran, va vous permettre de réfléchir à votre vie, à ce que vous faites, aux obstacles du quotidien et comment résoudre ceux-ci.Mais que font la plupart de gens ? Ils ne prennent plus de temps pour s'entretenir avec eux-mêmes.

Ils ne sont plus jamais seuls avec leurs pensées (alors que c'est essentiel pour penser différemment).

Évidemment, je ne peux pas le prouver, mais je pense que cela joue un immense facteur dans la création du technostress.

On le sait intuitivement : quand on est stressé, on part au vert, on déconnecte, on faite une diète médiatique. Je pense qu'il faut se refaire confiance.

Mais comment passer du temps hors écran ?

Avec votre volonté, c'est une option. Vous pouvez vous dire "ce soir à 1900, je déconnecte".
Pour certains cela fonctionne. Mais pas pour moi...

Qu'ai-je donc fait ?

J'ai mis ma volonté hors de l'équation.

Pour faire cela, j'utilise Cold Turkey. Cela me permet d'ordonner à mon ordinateur de se verrouiller à partir d'une certaine heure. Je ne peux plus ensuite le déverrouiller.
Un peu maso... mais super efficace.

Commencez simplement et regardez ce qu'il se passe. Ce temps hors écran vous permettra de vous ressourcer et de laisser du temps à votre cerveau de traiter les informations auxquelles il a été exposé durant la journée.

Conclusion : Le technostress, ça existe et ça se traite

Vous avez découvert que le technostress était un mal de plus en plus fréquent. Les symptômes peuvent aller du surmenage au burn-out. Il y a également des symptômes physiques : maux de tête, trou de mémoire, tension dans le corps...

Des symptômes plus subtils comme l'impression d'avoir le cerveau en feu. Cette sensation d'inachevé en fin de journée.

Cette sensation de s'enfoncer dans les sables numériques : plus on s'agite.. Plus on reçoit de données... et plus il est difficile de retrouver une clarté d'esprit.

Vous pouvez vous protéger du technostress en comprenant que la technologie amplifie vos comportements. Puis...

1. en considérant votre information comme un flux... (et en agissant sur la partie la plus faible du flux)
2. en choisissant un outil généraliste pour gérer le 80% de votre information
3. en capturant l'info au fil des heures
4. en traitant l'info de manière régulière
5. en passant du temps hors écran.

Julien

PS Pour découvrir l'outil que j'utilise pour centraliser le 90% de mon information, cliquez ici.