Avertissement: à la suite de cette lecture, vous ne verrez plus jamais la gestion du temps de la même manière... et votre agenda sera sous stéroïdes.
"Si ce n'est pas dans l'agenda, cela ne sera pas fait."
- Mais que mettre dans son agenda... ?
- Et surtout, comment gérer son agenda?
Si l'école ne vous a pas appris la gestion d'agenda (ou si votre agenda est un bordel sans nom), le but du guide qui suit est de corriger cette lacune. J'en profiterai pour vous dévoiler le concept d'agenda infini.
Et ce concept d'agenda infini n'est pas nouveau: je l'utilise depuis octobre 2018.
Pour vous motiver à lire cet article jusqu'au bout... voici un commentaire d'un lecteur:
Ceci dit...
Dans ce guide Gestion d'agenda 101, je vais répondre à plusieurs questions:
Et tout commence avec une déclaration:
Vous ne pouvez pas ne pas utiliser d'agenda
Si vous lisez ces mots, vous ne pouvez pas vous passer d'un agenda.
Certes, vous n'avez peut-être pas un agenda papier dans lequel vous allez inscrire vos rendez-vous... mais vous allez utiliser un système pour vous souvenir des rendez-vous que vous prenez.
C'est peut-être un rappel que vous configurez dans votre smartphone.
Ou des Post-It que vous collez sur votre porte d'entrée...
Mais pourquoi avoir besoin d'un agenda pour se souvenir de nos événements futurs?
Parce que notre cerveau n'est pas bon pour se souvenir des informations.
Comme disait David Allen (que je ne présente plus), un cerveau n'est pas fait pour mémoriser des informations, il est fait pour travailler l'information.
Un ordinateur est bien plus efficace que nous à stocker et à retrouver l'information (pensez à votre album photo en ligne). Mais un ordinateur est ridicule par rapport à notre capacité à créer des liens, à créer de la nouvelle information, à faire des associations et à inventer des concepts.
L'agenda vient pallier au premier problème de notre cerveau: notre mémoire n'est pas fiable.
Et pour pallier à ce problème, vous utilisez un agenda.
Si tout le monde utilise un agenda, pourquoi faire un article sur le sujet?
Parce que l'utilisation massive d'un outil n'est pas synonyme d'utilisation efficace.
Pour vous en rendre compte...
- il suffit de regarder le nombre de personnes qui n'ont pas configuré leur smartphone (et qui se font constamment racketter l'attention par celui-ci).
- Il suffit de regarder comme la plupart des gens gèrent leurs e-mails...
- Il suffit de voir comme les gens se comportent sur la route... 😉
Et l'utilisation de l'agenda ne déroge pas à cette règle: la plupart des gens n'ont AUCUNE idée du potentiel de leur agenda.
Et peut-être que pour le moment vous n'avez pas encore vu le potentiel de votre agenda... la bonne nouvelle, c'est que c'est en train de changer.
Définition d'un agenda
Selon Wikipédia, un agenda est un outil permettant d'associer des actions à des moments, et d'organiser ainsi son temps. Il est utilisé afin de pouvoir donner à son utilisateur la possibilité de planifier, de noter son emploi du temps et ses rendez-vous.
Cette définition semble OK... mais le truc, c'est qu'on peut faire BIEN PLUS avec un "simple" agenda.
Le rôle incontournable de l'agenda
Que vous le vouliez ou non, chaque fois que vous vous réveillez, une journée est passée. Nous ne sommes plus le 21 juin, mais le 22 juin (par exemple). Chaque jour, vous avancez sur votre agenda.
Durant cette nouvelle journée, vous allez réaliser des tâches, voir des gens et rencontrer des imprévus.
Si vous gardez une trace de votre organisation, vous pourrez travailler cette information et dénicher les récurrences qui dysfonctionnent. Ces récurrences dysfonctionnelles peuvent être les conséquences de votre planification / action.
En regardant ce que vous faisiez dans le passé, vous pourrez améliorer ce que vous faites dans le futur.
Exemple: si j'arrive régulièrement en retard aux rendez-vous qui se trouvent APRÈS une réunion... je peux en conclure que je ne prends pas suffisamment de marge de sécurité dans mes journées. Cette information visible me permet d'apporter les corrections nécessaires dans ma pratique.
Un agenda devient alors une aide à l'amélioration de votre système.
Et je rappelle ce que disait W. Edwards Deming: un système médiocre sera toujours plus efficace qu'une personne intelligente (sans système).
Dans votre agenda infini, vous pouvez également faire votre "journaling" ou mesurer les habitudes de votre choix ou encore vos dépenses.
Mais un agenda est plus communément utilisé pour planifier des tâches, des rendez-vous et se souvenir de nos objectifs.
Maintenant une question qui revient souvent dans les emails que je reçois est le lien entre les projets et l'agenda.
- Dois-je mettre les tâches de mon projet dans mon agenda?
- Est-ce que je dois inscrire mes objectifs dans mon agenda?
Je répondrai à cette question... mais avant cela, faut-il avoir un agenda papier ou un agenda numérique?
Agenda papier ou agenda électronique?
Chaque choix vient avec son lot d'avantages et d'inconvénients. L'agenda ne déroge pas à cette règle. J'ai utilisé les deux formats. Durant des années, j'utilisais l'agenda bloc. Désormais j'utilise l'agenda central infini.
Quelques avantages de l'agenda papier:
Quelques désavantages de l'agenda papier:
Quelques avantages de l'agenda électronique:
Quelques désavantages de l'agenda électronique:
Ce qui nous amène à une question que l'on m'a posée récemment:
Quel est le meilleur agenda?
Le meilleur agenda est celui que vous utilisez.
Mais en fonction de votre contexte, des agendas sont plus appropriés que d'autres. Par exemple, quand je bossais pour l'armée, j'utilisais cet agenda parce que je n'avais pas toujours internet à disposition et que les doigts mouillés sur les écrans de smartphone... ce n’est pas le top.
Quand je bossais en tant que manager, j'utilisais Outlook parce que l'entreprise utilisait Outlook et avoir deux agendas n'était pas une option.
Pour ma part, l'agenda infini m'aide beaucoup... et je ne pourrais plus m'en passer.
Mais peu importe votre choix, le meilleur agenda est celui que vous utilisez.
Quel type d'agenda utiliser?
Il existe 3 types d'agendas... (je sors de la liste le calendrier annuel)
1. L'agenda quotidien
2. L'agenda hebdomadaire ou semainier
3. L'agenda mensuel
La problématique du support papier, comme vous l'avez lu, est qu'il n'est pas possible de passer d'un type à un autre. Alors que la plupart des agendas électroniques permettent de jouer avec l'information afin de la présenter de la manière qui nous arrange le plus.
J'ai utilisé Google Agenda pour afficher l'agenda quotidien, hebdomadaire et mensuel (images ci-dessus)
Si vous utilisez un agenda papier, je vous recommande d'utiliser le format de la semaine. Ce que je veux dire, c'est que votre semaine doit être visible en un seul coup d'oeil.
Un exemple d'agenda hebdo (agenda bloc)
Cela vous permet d'éviter d'inscrire des détails, mais surtout, de vous assurer que toutes vos grosses pierres soient présentes...
Vous m'avez bien lu. J'aborde la notion des gros cailloux au chapitre suivant... et ensuite on passera à la pratique.
Que mettre dans son agenda?
Connaissez-vous la métaphore du bocal pour bien appréhender la gestion du temps?
Cette métaphore très connue mérite toujours d'être répétée.
Accrochez-vous! Cela devient intéressant...
Ce bocal représente votre temps.
Je vais à présent remplir ce bocal avec des pierres.
Est-ce que le bocal est plein?
Non, je peux encore y mettre de petits cailloux pour combler les espaces.
Est-ce que le bocal est plein à présent?
Non, je peux encore y mettre du sable.
Est-ce que le bocal est plein à présent?
Non, je peux encore y mettre de l'eau pour combler les derniers espaces.
Le bocal représente les 24 heures que vous recevez chaque jour.
Les 168 heures que vous recevez chaque semaine.
- Les pierres représentent les domaines qui doivent être considérés pour fonctionner de manière optimale, ainsi que votre objectif-clé du moment.
- Les cailloux représentent les actions moins importantes et les rendez-vous.
- Le sable représente les urgences, les distractions et les imprévus.
- Quant à l'eau, elle représente les moments passés avec les gens que vous aimez (et les moments qui vous procurent du plaisir).
Tout tient dans le bocal.
Maintenant si vous essayez de remplir le bocal dans un autre ordre (par exemple en commençant par le sable) vous verrez que vous n'arriverez pas à tout faire rentrer. Vos pierres seront délaissées.
Ce bocal, c'est votre agenda.
Il est impératif d'organiser vos journées dans le bon ordre. C'est-à-dire en commençant par les domaines et tâches importants qui vous permettent d'atteindre un résultat désiré (et maintenir votre système fonctionnel).
Quels sont les domaines importants de votre vie (vos pierres)?
Les domaines importants de votre vie évoluent, mais deux éléments vous accompagneront toute votre vie: votre corps et votre cerveau.
Plus votre corps et votre cerveau sont fonctionnels, et plus vous aurez de la facilité dans tous les domaines de votre vie.
Il est parfois tentant de faire une impasse sur ces aspects-là, mais tôt ou tard, on le paie.
Naturellement, parfois il faudra faire des nuits blanches, des heures sup' et d'autres impératifs de ce genre, mais quand cela arrive, notez une date dans votre agenda à laquelle la situation devrait être revenue à la normale. Cela vous permettra de vous dire "ah... on devait faire des heures sup durant 1 mois... et là ça fait 2 mois...".
Ce que je veux dire est simple: tout ce que vous faites, ressentez, respirez, mangez passe par votre corps et votre esprit.
Si ces deux éléments ne sont pas pris en considération, cela deviendra tôt ou tard une urgence dans votre vie. Ne transformez pas ce qui est important en urgence critique.
Il faut donc prendre du temps pour améliorer / maintenir votre corps et votre esprit.
Semaine après semaine.
Formez-vous, lisez, faites du sport.
Tout le monde le sait... et une raison pour laquelle on n'agit pas selon nos intérêts... c'est que ces éléments se trouvent dans notre tête plutôt que notre agenda. Et souvenez-vous... notre mémoire n'est pas bonne.
Résultat? On se retrouve à la fin de la semaine en se jurant que la semaine suivante sera différente...
Mais ce n'est qu'un éternel recommencement.
Cela vous parle? Si c'est le cas, vous devez bloquer du temps avec vous, dans votre agenda, pour entretenir votre mental et votre corps.
Ensuite d'autres pierres peuvent être ajoutées: prendre du temps pour gérer vos finances, prendre du temps pour entretenir vos relations. Prendre du temps pour cuisiner.
Ces pierres doivent être ajoutées avant...
... Les rendez-vous
Lorsque vous prenez un rendez-vous, vous vous engagez à être à un certain moment et à un certain endroit, avec une certaine personne.
On pourrait s'engager à être physiquement et mentalement présent. Cela nécessite d'avoir de l'énergie et de ne pas être à moitié sur WhatsApp (ou dans ses e-mails).
Quand vous prenez rendez-vous, il faut parfois se préparer au rendez-vous.
- Quand vous allez à une date, cela signifie se doucher, se brosser les dents et prendre des condoms.
- Quand vous allez à un entretien d'embauche, cela signifie se renseigner sur les besoins de l'entreprise, et préparer son dossier.
- Quand vous allez manger en famille, cela consiste à amener des fleurs à sa maman.
Ce genre de trucs.
Si je donne des exemples, c'est pour souligner qu'un rendez-vous nécessite toujours plus de temps que le temps passé avec la personne. Cela peut être le temps de déplacement, le temps de préparation, le temps pour traiter ce qui a été décidé d'être fait, etc.
Pensez-y et prenez des marges de sécurité.
Les tâches
Je suis contre les to-do listes.
À mes yeux, vos tâches doivent être centralisées dans votre agenda. Ainsi, vous pouvez faire concorder vos tâches, votre niveau d'énergie et le bon moment.
C'est un conseil très efficace.
Simplement changer le moment de l'exécution de la tâche permet de gagner en productivité sans investir plus de ressources.
Timing is everything: derrière cette phrase il y a ce concept du moment.
Choisir le bon moment pour réaliser une tâche... et être de bonne humeur. Si vous avez le contrôle sur la structure de vos journées, vous serez bien plus productif et serein qu'une personne qui ne peut pas maîtriser son horaire.
Mon conseil: faites en sorte que vos actions actuelles vous permettent de tendre vers une liberté de vos horaires.
La méthode Ivy Lee
Ivy Lee était un consultant au début du 20e siècle.
Sa recommandation était simple: chaque jour, listez 3 tâches à réaliser en priorité. Si vous vous faites interrompre, tentez de repousser l'interruption (sans vous énerver ;-))
Si ce n'est pas possible, traitez l'imprévu et une fois que c'est fait, revenez à la tâche que vous étiez en train de réaliser.
J'utilise la méthode Ivy Lee à une seule différence près: au lieu de définir mes tâches du jour le matin avant de commencer, je les sélectionne le soir avant de déconnecter.
La technique du Time blocking
Le Time blocking consiste à prendre rendez-vous dans votre agenda par bloc de tâches afin de traiter celles-ci par lots.
- Par exemple, le matin: écriture.
- Puis de 14h à 15h: e-mail
- Puis de 15h30 à 17h30, les rendez-vous.
L'avantage est que vous ne vous ennuyez pas à définir précisément votre emploi du temps qui sera de toute façon chamboulé. Si vous avez un imprévu, vous déplacez la totalité du bloc.
Les limites
Il est intéressant de travailler avec des limites. L'un des concepts qui m'a le plus aidé est de définir une quantité de temps pour un certain type de travail, plutôt que de définir une qualité à atteindre (rarement définie avec précision) et le temps nécessaire pour y parvenir.
En indiquant "cet après-midi, j'écris un article sur la gestion d'agenda" (comme je suis en train de le faire avec cet article), je fais au mieux avec ce que j'ai. Par la suite je peux toujours améliorer la qualité de mon article si je constate qu'il plaît aux gens.
D'abord faire fonctionner, plus améliorer.
J'évite ainsi de tomber dans le piège du perfectionnisme.
Et cela me pousse à me souvenir de ce que disait J.D. Meier dans son livre "Getting Results": jeter plus de temps à un problème existant est rarement la bonne approche. Il faut retirer du temps pour nous inciter à trouver de nouvelles approches plus efficaces et efficientes.
Il existe des limites minimales et maximales.
Un exemple de limite minimale : 3 x 15 minutes de sport par semaine (que vous inscrivez dans votre agenda)...
Ou alors des limites maximales. Par exemple 3 sorties sociales par semaine ou maximum 40 heures de travail par semaine.
Ou si vous traversez un moment difficile de votre vie, vous pouvez définir 3 moments dans la journée durant lequel vous allez vous plaindre de votre sort. Une fois ce moment passé, vous passez à la suite. Ce conseil provient de Julian Whitaker et Carol Colman... mais est repris dans le livre 12 rules of life.
Note: L'agenda papier ne vous informera pas qu'une limite approche... alors que l'agenda numérique oui.
Les mesures
L'un des aspects les plus intéressants de l'agenda (et le plus souvent ignoré) est l'aspect de la mesure.
Souvenez les gens qui débutent dans l'organisation me demandent "par où je commence bordel?! Et ton site est énorme! Je suis perdu".
Ma recommandation est consistante: commencer par mesurer ce qui vous semble important dans votre vie. "Vous n'avez pas le temps?" Mesurez le nombre de temps que vous passez sur Facebook, YouTube ou Netflix. Vous pouvez inscrire dans votre agenda différentes mesures que vous souhaitez garder en vue.
Par exemple, j'inscris dans mon agenda infini, à côté de la date du jour, les différents comportements que je souhaite garder en vue jour après jour...
Et parce qu'observer un comportement change celui-ci, je vais inévitablement changer avec le temps.
Pourquoi pas dans une application externe?
Parce que cela nécessite d'y penser... alors que vous êtes automatiquement incité (via les gens qui vous entourent) à regarder votre agenda.
Vous ne pouvez pas ignorer votre agenda, alors que vous pouvez ignorer votre application pour mesurer vos habitudes.
Le nord
Pour terminer, si vous n'avez pas un système pour gérer le progrès vers vos objectifs (comme le système SCOREUR), il peut-être intéressant de garder en vue les objectifs du mois... voir de l'année, au sein de vos semaines. Cela vous permet de prendre de moins mauvaises décisions et d'arriver plus facilement à choisir entre plusieurs options.
Faut-il avoir deux agendas?
Certaines personnes utilisent deux agendas. Un agenda pour le privé, un agenda pour le professionnel. Je vous recommande de n'avoir qu'un seul agenda, sinon ça va vite être le bordel.
Et si ce n'est pas le bordel, maintenir de l'ordre entre vos deux agendas est un effort supplémentaire... dans un quotidien surchargé. Évitez.
Et si votre boss à accès à votre agenda?
Dans ce cas, privatisez vos rendez-vous perso pour qu'ils ne puissent pas les voir.
S'il veut les voir, codifiez vos activités perso...
S'il veut comprendre les codes de vos activités perso?
Changez de boss.
Ceci dit... voyons comment cela prend forme dans votre agenda.
C'est quoi un agenda infini?
Un agenda infini vous permet de descendre dans le détail d'une information, sans être perturbé par les autres informations qui se trouvent en amont ou en aval.
Oui, je suis encore en train de réfléchir à une meilleure définition. Mais bon... d'abord faire fonctionner puis améliorer.
Un agenda Infini, c'est un concept que vous ne pouvez pas faire facilement avec un agenda papier, mais c'est la fonctionnalité inhérente d'un outliner comme Workflowy ou Dynalist qui permet de faire.
Dans un agenda papier, je suis limité par la place.
C'est-à-dire que si j'inscris 15h, réunion avec Clément pour parler de ma publicité, je vais devoir utiliser un autre support pour préparer ma réunion. Je peux faire cela sur Meistertask, sur papier ou sur PowerPoint.
Mais... un autre support est utilisé et je décentralise mon information.
Je la fragmente.
- Dans mon agenda j'ai le QUOI / QUAND / QUI / OÙ
- et dans un autre endroit, j'ai le "QUOI (détaillé) / COMMENT + ce qui s'est dit.
Alors qu'avec l'agenda infini, vous avez tout au même endroit, sans que cela devienne un bordel sans nom.
Oui, j'ai fait une vidéo pour tenter de rendre plus clair le concept 😉
Pour faire simple, votre agenda devient bien plus que votre agenda. Il devient la pièce incontournable de votre organisation. La plaque tournante de celle-ci.
Vous pouvez faire votre gratitude, votre journaling, vous pouvez mesurer vos dépenses et gardez une trace de ce que vous faites de vos journées. Vous pouvez faire vos recettes de cuisine et les retrouver grâce à un système de mots-clés.
Et maintenant vous vous dites peut-être... c'est bien beau, mais comment je connecte mon agenda à mes projets?
C'est une question qui revient souvent...
Comment lier mon agenda à mes projets?
Un projet englobe plusieurs objectifs. Ces objectifs englobent plusieurs sous-objectifs. Ces sous-objectifs englobent plusieurs tâches.
Les gens vont ensuite inscrire ces tâches dans leur agenda... et là c'est le bordel.
Ce que je vous recommande de faire, c'est de créer un tableau kanban par projet.
Chaque tableau kanban à une liste d'objectifs / sous-objectifs / tâches.
Votre tableau kanban est réparti en colonne.
- Première colonne: idées
- Deuxième colonne: à faire
Note: entre la première colonne et la deuxième colonne, il y a une prise de décision que vous pouvez faire avec le triangle CDQ.
- Troisième colonne: en cours.
- Quatrième colonne: fait.
Maintenant dans votre agenda, vous allez uniquement lier la colonne "en cours" en créant un bloc de temps destiné à votre projet.
Ainsi votre agenda est le connecteur entre vos différents projets.
Quand vous avez fini une tâche, vous retournez dans votre projet et vous passez à la tâche suivante. Ainsi vos tâches restent dans votre kanban, et vous allez uniquement attribuer le temps alloué au projet dans votre agenda.
Quelles tâches peuvent se trouver dans votre agenda?
- Les tâches solitaires / récurrentes qui ne sont pas liées à un projet.
Par exemple:
- Payer facture X (si elle ne peut pas être automatisée)
- Tondre le gazon (tâche récurrente 6 mois par année)
- Nettoyer l'appartement (si vous ne déléguez pas), 1 fois par semaine.
- Et tout ce qu'un citoyen doit faire lorsqu'il vit en société...
- Et tout ce qu'une personne doit faire pour avoir une relation de qualité avec son partenaire...
Et j'en passe.
Comment lier son agenda à ses objectifs?
Je déconseille de réaliser le suivi de vos objectifs dans votre agenda. Comme vous l'avez vu précédemment, vos objectifs intègrent des projets.
Par contre il y a des objectifs qui n'ont pas de fin en soi. C'est le cas des habitudes. Les habitudes peuvent être mesurées et l'endroit idéal est dans l'agenda.
En français maintenant...
Vos objectifs liés à un projet (par exemple, écrire le chapitre 4 de mon livre XYZ) -> Projet (sous forme de kanban)
Faire 3 fois par semaine, 15 minutes de sport -> Votre agenda.
Chaque fois que vous faites le sport, vous inscrivez un code couleur en haut de votre agenda.
Avec le temps, vous réalisez que vous tenez vos engagements, et un cercle vertueux se met en place.
Visualiser votre procrastination
Ceci est optionnel... mais pour ceux qui veulent arrêter de procrastiner... Un agenda est un excellent moyen de visualiser votre procrastination. On procrastine tous, mais lorsque vous passez une tâche au jour suivant (parce que vous procrastinez) vous allez inscrire une tâche à côté de celle-ci.
Cela vous permet de rendre évident ce que vous souhaitez cacher.
Nous voilà presque à la fin de cet article... je ne pouvais pas vous laisser sans aborder les bonnes pratiques suivantes:
6 Bonnes pratiques pour organiser votre agenda hebdomadaire:
Ces pratiques proviennent du livre "Getting Results" de J.D. Meier.
Chaque semaine, quand vous planifiez votre semaine à venir, définissez dans votre agenda:
1. Vos engagements inflexibles.
Pour Cal Newport, il s'agit d'une plage de travail quotidienne en mode "deep work" (concentration intense) dans laquelle vous allez créer le plus de valeur.
2. Consolider les activités qui vous retirent de l'énergie
Tentez d'avoir maximum 25% de votre temps quotidien attribué à des activités qui vous retirent de l'énergie, des activités que vous n'aimez pas faire. Et mettez ces activités à des moments où vous avez naturellement tendance à avoir de l'énergie.
3. Passer du temps sur vos forces (ou ce qui vous rend fort)
Planifiez des moments où vous allez faire ce qui vous plaît, cela génère de l'énergie. Tentez d'avoir au minimum 75% de votre temps utile, planifiez sur des activités qui augmentent votre énergie.
4. Prenez du temps pour avoir du fun et voir les gens que vous appréciez.
C'est important de s'amuser dans la vie.
5. Évitez l'erreur fréquente d'investir plus de temps sur un problème.
La clé est de réduire le temps investi, en augmentant la valeur que vous créez et en améliorant votre efficacité et efficience.
6. Planifier du temps libre (ou un jour OFF).
Peut-être le point le plus difficile à mettre en pratique si vous êtes un ambitieux.
Conclusion: votre agenda, bien plus qu'un agenda
Le but de cet article était de vous montrer à quel point un agenda, un simple agenda, peut devenir la plaque tournante de votre organisation.
Si créer un agenda infini vous intéresse, j'ai créé un article qui aborde Workflowy (le logiciel que j'utilise).
Si vous ne pouvez pas prendre le temps aujourd'hui pour lire l'article... prenez votre agenda... et appliquez ce que vous venez de découvrir.
Julien
Continuez d'alimenter votre cerveau avec ces articles:
Sacré article Julien. Pour ma part, je garde cette notion de métaphore que je connaissais déjà mais que tu représentes très bien. Plus de détail sur le lien entre tes tableaux de la méthode kanban et agenda sera appréciable.
Marc
Étant un utilisateur de l’agenda BLOC, j’ai vraiment apprécié la vue hebdomadaire avec la gestion du temps perso et pro.
Avoir un but à tenir sur une semaine est primordiale pour mener à bien nos projets…
Bravo pour cette approche!
Je vais me lancer dans un agenda afin d’optimiser mon temps et d’organiser toutes mes tâches à faire, merci pour tous ces conseils !
J’ai utilisé plusieurs types d’agenda et ça m’a vraiment aidé mais jamais je n’ai été régulié soit parce que je m’éparpillais soit parce que je l’oubliais. Merci pour cet article, j’ai très hate de consulter ton guide pour en savoir plus et mieux m’organiser !
j’ai vraiment aimé cet article. il est bien détailllé, mais dans chaque point abordé, j’aurais bien aimé avoir des exemples (par exemple, ce qu’il est important de considérer par rapport à la lecture, au sport et au point concernant “se former”)
Rhoo avec un agenda perso et un agenda pro ..tout cela papier j’ai du chemin à faire …
Hello Julien, merci pour cet article très intéressant (voire fascinant) comme toujours. J’ai essayé il y a un moment d’utiliser WF comme agenda grâce à ton modèle (merci encore), je n’ai pas tenu longtemps. Je pense que la visualisation mensuelle doit être plus légère que l’hebdo, je testerai ; je n’ai pas réussi à intégrer les blocs de couleur, et là j’hallucine un peu sur le passage en mode kanban/colonnes, tu en parles dans un autre article que j’ai loupé ? en tout cas tu m’as motivé à m’y remettre. 🙂
Salut, Julien.
Je viens de fini ta formation scoreur et l agenda est clairement le point de liaison incontournable !
Cet article me donne envie d attaquer workflowy que je repousse depuis 1 moment.
Par ailleur je serais tenté de faire 1 mix quant au sujet 1 seul agenda et version papier ou numérique, je m explique :
Utiliser 1 agenda numérique au quotidien et régulièrement reporté les reussites ( plutôt les grosses pierres) dans 1 agenda papier et consulter celui ci quand C est calme comme 1 journal des trophées et réussites. Utile pour se relancer lorsque la motivation n est pas là.
Intéressé pour voir la matrice block
Bonjour Julien,
J’utilise workflowy. Je vois que tu as créé 2 types de mois :
– en mode semaine (déjà présent dans ta formation Workflowy Master),
– en mode jour à la suite,
Je pense que le 2ème mode me va mieux en voyant ta video.
Peux-tu partager cet agenda SVP ?
Cet article est un bon rappel.
Question : au niveau des blocs de temps, combien de temps en plus (imprévu) prévoit si c’est une tâche que tu ne faisais pas ? 50% de temps en plus par exemple.
Merci d’avance.
Bonjour Julien. Je suis plutôt agenda papier sauf que…. je ne le regarde pas quotidiennement ; et oui, je fonctionne sur ma mémoire J’ai découvert la notion d’agenda infini qui répond tout à fait aux reproches que j’émets vis-à-vis des agenda. Je ne suis pas certaine d’avoir compris la partie consacrée aux comportements avec les 2 méthodes ; est-ce possible d’avoir des précisions ? Par avance, merci. Bravo pour cet article.
J’utilise l’agenda bloc qui permet de gérer sa semaine et m’apporte toujours une meilleure visualisation personnel que dans un agenda électronique qui a chaque fois me fait perdre de vu certains éléments
Bonjour Julien,
Désolée pour le côté décousu, je pourrais réorganiser mes pensées mais ça me prendrait trop de temps.
Merci pour ton article qui repose les bases. Je retiens l’idée de voir depuis combien de jours tu repousses les tâches… Bien que cela m’effraie un peu car j’ai énormément de “sujets en souffrance”. Je crois que je vais devoir créer des sous-sections dans Workflowy “Projets actifs” et “Projets dormants” tellement il y en a.
Sinon, je n’ai pas trop suivi comment tu lies les projets à l’agenda dans Workflowy. J’utilise Workflowy sur tes bons conseils, et c’est vraiment top. J’ai créé une partie agenda, mais c’est plus un journal pour l’instant, que je remplis de façon un peu irrégulière. Pour moi l’utilité est surtout dans la partie structuration de connaissances. Quand je prends des notes, l’outil m’aide vraiment à synthétiser et voir les relations, faire émerger les patterns… On fonctionne en symbiose lui et moi <3
Bref, peut-être juste détailler un peu plus cette section, ça pourrait me donner envie d'essayer.
Je veux bien voir l'agenda BLOC, par pure curiosité… Bien que fan de papier, je constate que l'agenda Google fonctionne bien pour me coordonner avec mon mari. On voit souvent des gens essayer les derniers joujous en espérant que tout deviendra magiquement mieux dans leur vie et qu'il faut juste trouver l'outil parfait. En fait, si l'outil est parfait mais qu'on ne s'en sert pas, aucun intérêt. Le plus important c'est la routine. Et c'est là que mon mari est bien meilleur que moi… les 3/4 du temps je ne vérifie pas régulièrement l'agenda, contrairement à lui, alors il me rappelle mes RDV. Il va falloir que je bosse mes habitudes !
J'ai commencé à lire le livre de David Rock que tu as référencé ailleurs (probablement plusieurs fois). Dès le 1e chapitre il explique que le cortex préfrontral (tâches conscientes) utilise beaucoup plus d'énergie que la "basal ganglia" (flemme de chercher la traduction, perdona me), tâches routinières. Donc pour s'épargner beaucoup d'efforts, il faut *juste* réussir à avoir des habitudes et être en pilote auto au maximum pour dégager son cerveau pour faire autre chose. Je pars du néant absolu en matière d'habitudes, mais je m'accroche.
Ce que je trouve pratique dans Google Agenda, c'est qu'on peut ajouter des tâches et les affecter à une journée. Si à la fin de la journée, la tâche n'est pas cochée, elle est automatiquement reportée au lendemain. Ce qui fait que tu n'as jamais la bonne claque "vous avez x tâches en retard" qui te met tout de suite de bonne humeur le matin. On ne se concentre pas sur la journée foirée d'hier, on est focus sur ce qu'on peut faire là maintenant tout de suite. Moi ça m'aide beaucoup (comparé à d'autres outils qui mettent du rouge sur les tâches en retard, comme Outlook).
Par contre, je ne suis pas du tout spécialiste de David Allen (je sais qui c'est quand même, hein), mais l'idée que le cerveau n'est pas fait pour mémoriser, ça me titille un peu. Aujourd'hui on stocke les infos dans notre mémoire externe, car le flux d'infos est massif et que notre valeur ajoutée réside dans la manipulation de concepts, là-dessus ok. Dans des temps reculés, la mémorisation était capitale car c'était le seul moyen de retenir et transmettre le savoir. Je te parle par exemple de splendeurs littéraires comme l'Iliade et l'Odyssée que tous les petits gamins devaient apprendre par coeur et qui nous sont arrivées grâce à cette tradition orale (accessoirement, déclamer les premiers vers de l'Iliade en grec ancien en soirée fait toujours son petit effet). Et ce sont de sacrés pavés. Après retenir des informations pouvait aussi avoir des implications vitales (genre, qu'est-ce que je peux manger sans en mourir ?).
Après l'oralité, on a eu le papier, après les PC, après les écrans, bientôt les implants cérébraux ? Cf un épisode de Stargate où l'ordinateur central tue les gens petit à petit en manipulant leurs souvenirs, ceci afin de préserver la communauté. Mais si pour une raison xyz on n'a plus nos petits outils extérieurs, on sera bien embêtés, non ? Dans quelle mesure les évolutions technologiques d'aujourd'hui nous font-elles favoriser certaines capacités cérébrales au détriment des autres ?(ce qui ne veut pas dire qu'on est forcément plus bêtes hein… Par contre on a un vrai problème d'attention) Dans quelle mesure est-ce une bonne ou une mauvaise chose ?
Je dévie très largement du sujet, désolée !
En tout cas merci pour tes articles, je te lis régulièrement, premier commentaire que je prends le temps d'écrire. Je trouve que tu apportes plus de contenu de qualité que la plupart des articles sur l'organisation et le développement personnel dont le web nous inonde et qui se copient allègrement les uns les autres. Donc merci pour ton boulot mis généreusement à disposition de tous. Il n'est pas exclu que j'achète une formation un jour, mais elles m'intéressent toutes alors ça va être compliqué de choisir…
Bien l’article grave chanmé la famille
Bonjour,
Merci pour cet article. Je vais el relire une 3e fois en prenant des notes car il y a quelques pépites (notamment faire fonctionner puis améliorer).
Je suis intéressé par la matrice PDF de l’agenda bloc (je ne l’ai qu’en photo). Pouvez-vous mieux expliquer ce que vous faites de la méthode Kanban ? Là on ne voit qu’un exemple manuscrit et un exemple dans Workflowy mais est-ce qu’on va insérer tout notre emploi du temps dans un des points “à faire”, “en cours”, “fait”?
Avec plaisir!
Salut Julien,
Oui le concept des résultats hebdomadaires est intéressant!
Salut Mel. Merci pour ton retour. J’espère que mon article t’a donné envie :))
Pour être régulier, mesurer mes comportements dans mon agenda m’a beaucoup aidé.
Seul le travail auto-gratifiant peut permettre à un workflow de durer…
A+
Salut Claire,
Je vais réfléchir à des exemples et mettre à jour l’article. Après ce sera des exemples perso qu’il faudra adapter à ton quotidien et tes envies 🙂
Salut Sylvie,
« Le meilleur moment pour planter un arbre était il y a 20 ans. Le Deuxième meilleur moment est maintenant »
Proverbe chinois
Salut Sakura,
Merci pour ton message. Je ne suis pas sûr d’avoir très bien compris ton concept (qui m’intéresse), tu m’en dis plus?
Salut Laurence,
Oui le concept d’agenda infini (propre aux outliners) est vraiment balèze!
Tu parles de la méthode kanban?
Salut Romaric!
Chouette que tu utilises l’agenda bloc avec satisfaction.
L’intérêt d’utiliser un (bon) outliner comme agenda, c’est qu’il permet de structurer l’information selon tes préférences. Regarde la vue kanban de ma semaine…
:))
Salut Julia :))
Merci pour ton riche commentaire!
Pour Workflowy et les notes, je te recommande ce livre (vu que tu lis en anglais à voir: How to take smart notes – Sonke Ahrens). Je suis sa méthode depuis plusieurs mois et c’est vraiment fou. Sinon pour ce qui est pure “gestion de la connaissance, il y a le logiciel Roam Research qui a un sacré potentiel (je suis le développement de près).
Pour les habitudes, j’ai récemment écrit un article sur le sujet. L’intérêt de l’article est qu’il ne voit pas l’habitude comme un élément isolé mais comme une qualité émergente d’un réseau d’habitude. Dans ce réseau il y a des habitudes qui permettent aux autres d’exister.
En français maintenant: sans ton coeur, tu meurs. Sans ton bras, tu continues d’exister. Avec les habitudes c’est un peu pareil: certaines habitudes ont la fonction de ton coeur, d’autres habitudes ont la fonction de ton bras. Le défis? Trouver les habitudes clés Article ici(article ici)
Et pour l’aspect de notre dépendance à nos outils, tu as raison: la technologie, internet, repose sur un système complexe et fragile. Le black out est un risque important pour nos sociétés… et au final… on en revient à l’adaptation.
Pour la formation, prend ton temps 🙂
À bientôt 🙂
Très bon article comme toujours.
Voici mon expérience et mon système.
Pour ma part j’ai tout essayé, mais depuis que tu m’as fait découvrir workflowy, j’ai du mal à repasser à un autre modèle que les outliners.
J’utilise actuellement Dynalist qui intègre quelques fonctionnalités interessants comme tu l’as dit dans ton article dédier. Notamment la flexibilité avec le “inboxing” (méthode auquel je crois énormément). Ainsi, j’entre mes informations rapidement à travers une autre application : drafts. Si tu ne connais pas, c’est un intermédiaire interessant qui dès que tu le lance te donne la main pour écrire tout de suite ce que tu souhaites, puis l’envoyer à travers des “actions” dans l’application de ton choix. Terriblement efficace et synergique. Cela doit d’ailleurs marcher avec workflowy. Mais les code couleurs et la la compatibilité markdown m’ont pour l’instant fait basculer vers Dynalist.
Je n’utilise pas la méthode KanBan qui n’est pas adapté à mon fonctionnement. Je n’arrive pas à me faire à l’idée que j’ai besoin de me noter que la tache est en cours alors que je sais déjà que je suis en train de la faire. Enfin ca c’est mon point de vue.
Enfin, pour les habitudes, j’ai toujours souhaité intégrer ce système de tag coloré. Cependant, celui-ci n’étant pas compatible avec l’application iOS, j’ai retenu l’idée des emoji qui eux se retrouvent dans toutes les plateformes sans problème de compatibilité (dynalist ou workflowy).
Je suis curieux de voir l’agenda que tu propose, même si je doute que le passage à l’agenda papier se fera un jour. Mais qui sait…
Bonjour Johann,
La méthode Kanban me permet de gérer mes projets (pro / privé) et ensuite je vais inscrire dans mon agenda le temps que je souhaite dédié à ce projet.
Votre emploi du temps peut aussi fonctionner en mode kanban, mais si vous avez des rendez-vous et beaucoup d’impératif, je vous recommande plutôt d’utiliser un agenda type horaire, dans lequel vous allez inscrire ce que vous faites à quel moment de la journée.
Pour le lien entre Agenda et Kanban, je vais refaire une vidéo dans les jours qui viennent. Cet article était un “premier jet” pour avoir vos retours.
Bonne journée
Salut Yanis,
Merci pour ton retour détaillé!
Je ne connaissais pas Drafts. Je vais voir si cela à un intérêt pour Workflowy, car je m’approche du million de mots et le lancement sur l’application prend parfois jusqu’à 20 secondes. Une fois lancé, c’est fluide, mais parfois je souhaite saisir les idées en vol plus rapidement (c’est ce qui est vraiment bien avec le calepin / stylo).
Pour le système de mots-clés tu soulèves un bon point: les émojis permettent de combler cette lacune. Je ne sais pas si l’application dynalist iOS permet d’intégrer les mots-clés colorés nativement? Cela doit être possible car j’ai testé dynalist et il te permet d’intégrer ton code CSS nativement (à tester).
Pour l’agenda papier, c’est en vue de l’effondrement 😉
A+
bonjour,
articles très interessant. le coté applicatif est tres parlant. cela finalise les recherche que je fais depuis longtemps. je vais appliquer tes conseils et voir si je vaincs ma procrastination.
merci pour ton travail.
Merci pour cet article. Je suis inspiré par plusieurs aspects de ton travail et des résultats que tu partages. Je ne suis pas satisfait de mon agenda, et je suis curieux de voir ce que tu proposes à ce sujet.
Bonjour Julien,
As-tu déjà testé le MOLESKINE Smart Writing Set Ellipse?
Bonne journée, Maric
Salut Julien,
merci pour cette synthèse ! bel article.
Une question :
le mail est souvent la to do list des autres qui s’incruste dans notre agenda ! Beaucoup de tâches arrivent quotidiennement par ce biais (voir parfois des projets). Comment fais-tu la liaison entre ton inbox mail et ton agenda sans passer par une to-do list ?
Pascal
Salut Marie,
La procrastination est l’âme qui se rebelle contre les injonctions de la société (un truc dans le genre partagé par Nassim Taleb). Perso la procrastination je l’utilise à bon escient 🙂
Salut Matthieu,
J’espère que tu apprécieras 😉
Salut Maric,
Non pas encore testé 🙂
Merci pour l’idée!
Bonne question Pascal,
Y’a pas 36’000 manières de gérer une boite email ( à mon avis)
Ce qui rentre dans ton inbox peut rejoindre l’un de ces éléments:
1. Archive
2. Corbeille
3. Tâches
4. Références
5. Rendez-vous
En gros…
Avec l’agenda infini, les tâches et les rendez-vous sont dans ton agenda.
Donc les tâches de l’email, si elle concerne un projet -> KANBAN du projet en question (soit dans idées, soit dans à faire, en fonction de la tâche)…
Si c’est une tâche isolée, comme payer une facture X -> Agenda en fonction de l’échéance de la tâche.
En espérant que cela t’aide!
D’accord avec toi pour le traitement des mails !
Merci pour ta réponse concernant la liaison mail/agenda (qui est logique avec ton concept d’agenda infini)
Eh bien juste après ton commentaire, j’ai creusé un peu dynalist et effectivement j’ai trouvé cette possibilité qui promet une intégration sur toute les plateformes. Et cela marche ! Je peux désormais m’inspirer de tes conseils. l’intégration sera plus rapide en tapant un simple tag plutôt qu’en retrouvant l’emoji qui fait perdre du temps.
A ce propos, je me suis penché sur l’utilisation des raccourcis clavier pour entrer un emoji à la place d’un mot choisi sur mac, mais cela ne marche pas bien étrangement sur workflowy…
Concernant Drafts (https://getdrafts.com), il est possible que tu succombes. Il est extrêmement modulable (puisqu’on peut même y intégrer des scripts) et marche du markdown et des tags également. Il ya des automatisations à ajouter et une fois que cela est fait (créer son système comme sur workflowy…) c’est extrêmement puissant pour inboxer en préformaté (couleur de fond, tag associé automatiquement…). Après il n’y a plus qu’à ranger.
Cela est démultiplié lorsqu’on a plusieurs appareils apple. Malheureusement, l’application ne semble pas disponible sur android ou windows.
Tu as raison pour l’agenda papier. Il faut que je me penche dessus avant que ce soit trop tard .
Très bon article, je vais me lancer !
C’estun article complet, comme on en trouve peu sur le web. Je suis tout à fait d’accord avec le système d’agenda infini, car sinon je me retrouvais avec plusieurs agenda(un comme journal,un autre pour le boulot,…). Mais juste petite astuce de ma part : je conseillerais quand même d’imprimer son agenda mensuel et de l’accrocher, ça aide énormément je trouve.
Voilà
Très très intéressant !! Je suis preneuse de la matrice pdf … merci beaucoup
J’ai bien aimer l’idee de planifier d’abord les gros projets (les gros cailloux) et d’ajouter ensuite le reste.
J’utilise Workflowy grâce à toi mais j’ai du mal à mettre en place les 3 actions par jour et à faire l’analyse de mes jours, semaines et mois.
J’ai fait la formation mais j’ai l’impression qu’il y a trop de choses a mettre en place et je n’arrive pas à faire ce que je planifie, du coup plus le temps de me poser sur ma gestion du temps le soir. Et le matin c’est trop le brouillard, je navigue à vue..
Pas simple de changer son fonctionnement…
Bonjour Julien, merci pour cet article qui répond à un souci d’organisation : comment suivre efficacement ce que l’on fait réellement sans y passer des heures, tout en affichant ce qu’on a tendance à mettre sous le tapis (les trucs qu’on n’a pas envie de faire et qu’on a décalé n fois)…
Merci pour ses explications.
Salut Julien,
Très bon article !
(comme toujours)
Pour le nom d’agenda infini…
Pourquoi ne pas utiliser le terme d’agenda fractal ?
😉
De mon côté, j’utilise un agenda électronique sous Outlook (pour mon travail),
Et Trello comme outil équivalent à Workflowy sur la partie Kanban. (pour mon travail et mon activité Web)
L’outil en ligne se révèle très utile pour manager mon équipe en collaboratif,
Et ainsi faire nos “daily” selon la méthode Agile.
On ajuste alors nos priorités à notre capacité du moment…
Au lieu de vouloir toujours rentrer plus de chose (toujours plus de sable) dans nos journées déjà bien chargées !
Je suis d’accord avec toi :
Le secret c’est de rendre simple et visuel ce qu’on fait.
On voit alors immédiatement :
– ce qu’on a fait
– ce qu’il y reste à faire en priorité
– et ce qu’il faut encore ordonner
Du coup, on peut réajuster efficacement notre agenda…
Et créer notre propre système de productivité par petites améliorations successives.
Et cela finit toujours par générer un incroyable effet cumulé au service de nos projets !
🙂
@+
Vincent
Bonjour Julien!
J’espère que tu es en forme.
J’ai beaucoup apprécié du début jusqu’à la fin. C’était un pur bonheur et vraiment merci car j’ai beaucoup appris. On se croyait un peu presque dans une formation payante.
Je viens de découvrir la notion d’agenda infini avec Workflowy. Je le trouve vraiment super, théoriquement. Je l’adopte et je vais l’appliquer et ça dès aujourd’hui. Je vous ferai un retour de ce que ça donne d’ici quelques jours ou quelques semaines (une semaine et demie à deux).
Ça me paraît un peu complexe mais je vais prendre le temps pour mieux maîtriser l’outil.
Comme vous l’avez dit “D’abord faire fonctionner, plus améliorer.”
Cependant, comme vous l’avez mentionné plus haut parmi les risques de l’agenda électronique :
“il est dépendant de l’électricité et souvent, d’internet.”
Je pense que c’est un risque non négligeable. Alors comment remédier à ce problème si on est privé de l’accès à notre agenda (pour plusieurs raisons : panne technique de la plateforme Workflowy, non-accès à internet, etc…) au moment où on en a vraiment besoin.
Peut-être on peut garder en archive, une capture de notre agenda de la semaine et surtout de la journée et qu’on peut l’effacer une fois la semaine ou la journée écoulée. C’est juste pour s’assurer qu’en cas de pannes techniques ou autres, on peut faire le suivi de notre agenda.
Très cordialement,
YERIM Said Ali Abderemane
Salut ! Merci pour ton retour 🙂
Salut! J’ai regardé Draft. Comme tu dis, uniquement dispo sur iOS… et pour le moment je reste chez android pour la partie mobile.
Et si jamais… Workflowy a de très belles fonctionnalités en vue (voir mon email du 8 mai 2020).
Elles risquent d’être implémentées rapidement.
Toi qui part du côté Dynalist haha 😀
A+
Oui, avoir plusieurs agendas… c’est la cata.
Et avec l’extension chrome Workflowy to Google Calendar, un rendez-vous est vite ajouté!
A++
Salut Steph! Pas simple de changer son fonctionnement. Comme tu le dis. Dans la formation je propose de commencer là où c’est le plus évident / plaisant. Pas besoin d’utiliser tout le système 🙂
À très vite!
Salut Danièle!
Content que cet article te parle. J’ai vu que tu viens d’acquérir le programme Workflowy Master, merci pour ta confiance et… profite à fond du programme!
Julien
Salut Vincent! Super idée pour l’agenda Fractal!
Je n’y avais pas pensé et j’ai regardé la définition.
Je pense que rendre le travail visible est super important, surtout en tant que travailleur du savoir… ou tout a tendance à facilement être accessible.. mais également invisible.
Julien
Salut Yerim!
Merci pour ton message 🙂 Content que l’article te plaise! Pour le risque non négligeable du manque d’électricité, je pense que l’on sera de plus en plus soumis à ce genre de problème.
Contre les pannes court-terme -> batteries chargées
Contre les pannes moyen-terme (2 jours, lol), il faut avoir un agenda papier en stock.
Dis-toi bien que si les plombs sautent au niveau de la société, tu ne seras pas le seul à être impacté.
À bientôt.
Avec plaisir!
Avec plaisir!
Mais grave 😉