Si vous souhaitez créer un emploi du temps qui tient la route, vous êtes au bon endroit.
Je commence avec une question importante : vous êtes-vous déjà demandé pourquoi certaines personnes ne se plaignent PAS de manquer de temps ?
Ma réponse :
- Parce que leurs ressources sont adaptées à leurs priorités.
- Parce qu'elles travaillent d'une manière efficiente.
Pourquoi je vous dis ça ?
Votre emploi du temps vient APRÈS avoir identifié vos engagements (et identifier ce à quoi vous renoncerez pour poursuivre ces engagements. Car chaque oui équivaut à un non).
Donc cet article ne va pas vous aider à mieux choisir vos priorités, ni à trouver votre voie (j'ai fait un partage d'expérience ici), mais à créer et respecter votre emploi du temps quotidien afin de protéger vos priorités.
Le mieux ? Vous le ferez d'une manière ludique (je vous propose un jeu)
Mais avant cela, avez-vous déjà songé aux raisons qui font qu'un emploi du temps déraille chez la plupart des gens ?
Au point que certaines personnes (même des soi-disant experts en organisation) vous disent que la planification ne fonctionne pas ?
Les ennemis d'un emploi du temps qui tient la route
Après avoir épaulé un bon nombre d'individus dans la création de leur organisation, voici les ennemis de votre emploi du temps.
Impermanence
Nous vivons dans un monde impermanent. Cela signifie que les plans ne se déroulent pas comme prévu. En conséquence, il est important de prendre des réserves (financières / temporelles), car des imprévus arriveront.
Parmi les imprévus, il y a ceux qui sont hors de votre contrôle :
- votre enfant qui se met à vomir,
- l'avion qui s'écrase dans votre salon,
- ou encore le blackout qui vous empêche de travailler.
Parmi les imprévus, il y a tous ceux qui sont dans votre zone d'influence :
- votre envie irrésistible de consulter vos e-mails.
- Votre manque d'anticipation qui vous force à ouvrir vos mails pour aller chercher un PDF nécessaire pour réaliser la tâche.
- Le manque de concentration.
- La tendance à se désengager d'une tâche à cause d'une "soi-disant urgence".
Donc l'impermanence ne peut pas être supprimée. Le chaos fait partie de nos vies. Il est important de composer avec. Mais cette impermanence peut être réduite. Comment ?
En créant un contexte physique / numérique qui supporte nos engagements (le contexte plutôt que la discipline).
Deuxième ennemi ?
Mauvaise planification
Même s'il est impossible de prédire, il est possible de planifier.
Naturellement, plus vous avez des dépendances (dans vos plans) ou une planification lointaine, plus il faudra adapter vos plans.
Je veux dire, durant presque 4 ans, j'ai géré une compagnie de miliciens dans les troupes de sauvetage de l'armée suisse.
Il fallait participer à des réunions, lire les missions, analyser la situation, définir des variantes, planifier le cours de répétition puis convoquer et diriger les 175 militaires sur différents sites lors de l'entrée en service.
Est-ce que cela a toujours fonctionné sur des roulettes ? Non. Car certaines choses n'étaient pas prévisibles (on en revient sur l'impermanence).
Mais sans planification, est-ce que cela aura fonctionné ? Bien sûr que non.
Donc la planification a une utilité. Ceux qui vous disent le contraire, ont soit un intérêt à vous "vendre" cette idée, soit n'ont jamais vraiment planifié.
Mauvaise exécution
Même si je passais du temps à vos côtés à créer votre emploi du temps, au final, c'est vous mettrez en œuvre ce plan. Si vous avez tendance à procrastiner, à tomber dans un perfectionnisme maladif ou ne pas réussir à rester concentré plus de 20 minutes... le problème est plutôt du côté de vos comportements.
Dépendances
Plus vous avez de dépendances dans votre projet / planning / emploi du temps, plus la planification est complexe. Plus la planification est complexe, plus elle nécessite des adaptations régulières.
Là encore, je ne dis pas qu'une organisation complexe est inutile, mais des ressources doivent être dédiées à maintenir à jour le plan.
Les dépendances ont une multitude de visages :
- Kevin, le seul ingénieur qui connaît le code nécessaire à l'application que vous développez, est malade. Ou il a la gueule de bois. Ou il n'a pas envie.
- Laure qui planifie ou exécute mal... qui vient souvent vous interrompre à la der en vous suppliant (à genou) de l'aider.
- Un type s'est jeté sous un train. Vous êtes coincé.
- Vos accès pour vous connecter à votre poste de travail doivent être mis à jour.
- Votre corps qui ne fonctionne pas de manière optimale : vous avez une tendinite donc cela vous empêche de travailler.
Vouloir s'affranchir de vos dépendances nécessiterait de ne plus avoir à respirer ni à boire. C'est utopique.
Mais vous pouvez identifier les dépendances critiques sur lesquelles vous avez de l'influence (je peux sortir du train pour prendre un taxi donc ce n'est pas une dépendance critique). Tentez d'anticiper un plan B pour les dépendances critiques.
Trop de travail
Si je vous dis "je veux que vous publiiez un livre de 200 pages demain à 18h (sans utiliser chat GPT)", c'est évident, vous avez trop. Ce sera très compliqué de faire un livre apprécié par les lecteurs.
Si je vous dis, "je veux que vous publiiez un livre de 200 pages pour dans 3 ans..." c'est évident, c'est possible.
Mais si je vous dis, "je veux que vous publiiez un livre de 200 pages pour dans 4 mois", c'est bien moins évident.
Pour savoir si c'est possible, vous devrez chercher de l'information supplémentaire (avant de pouvoir vous engager).
Le trop-plein de travail émerge de ces tâches / projets qui sont dans cette zone grise. Vous accumulez des projets, des tâches, des trucs en tout genre que vous ne terminez pas... (qui grignotent votre disponibilité mentale).
Un jour, vous ne savez pas comment vous en êtes arrivé là, vous avez juste trop d'engagements, qui sont tous coûteux à mettre sur pause.
À ce moment ? Vous êtes sur la voie royale du surmenage.
Comment créer un emploi du temps infernal ?
C'est une question sérieuse que je vous pose. Imaginez devoir créer un emploi du temps ultra stressant. En plus d'être inutile, il est aussi toxique.
C'est un exercice que je partage dans un article du magazine Bilan. Je mentionne l'importance, quand on ne sait pas où commencer, de lister tout ce qu'il faut faire pour atteindre le résultat non désiré.
Puis de s'assurer de :
1. Ne pas commencer ce qui se trouve sur cette liste
2. Arrêter au plus vite ce qui se trouve sur cette liste
Je me suis prêté au jeu.
Pour créer un emploi du temps infernal, deux éléments populaires ressortent :
1. Faire ce qui est urgent en pensant avoir du temps ensuite
La plupart des gens pensent que les urgences doivent être traitées pour pouvoir se consacrer à leur projet de fond. Ça fonctionne qu'en théorie.
En pratique, une grande partie des urgences sont la conséquence à des tâches importantes qui ont été repoussées trop longtemps (parce qu'il fallait s'occuper des urgences).
En pratique, une autre grande partie des urgences sont générées par des personnes désorganisées qui ont plus ou moins une influence dans vos plans. Si vous les aidez, donnez-vous leur un motif pour changer de comportement ?
2. Travailler au feeling sous prétexte d'être plus créatif
Puis il y a ceux qui disent que l'organisation, le fait d'avoir un planning, ou un emploi du temps, les empêche d'être créatifs. Mais si vous lisez la vie de ceux qui ont marqué leur temps (à leur manière), ils avaient tous une routine en place.
Tous les humains ont déjà un système en place, car nous fonctionnons sur le principe des routines. La question est de savoir si les routines sont fonctionnelles.
En fait, ceux qui vous disent que la structure est une entrave à la créativité, ne réalisent pas qu'avec une structure, ils ont plus de temps pour être créatif.
Ils peuvent faire en 4 heures ce que leur moi-passé aurait fait en 8 heures. Cela leur laisse 4 heures pour "être créatif".
Si vous êtes toujours avec moi, voici un jeu pour créer votre emploi du temps, et apprendre à mieux vous organiser.
Créer votre emploi du temps avec le jeu des points quotidiens
L'idée est de respecter la loi de Gall en créant un système simple, pour commencer. Puis d'ajouter des couches de complexité si vos comportements deviennent réguliers dans l'utilisation de ce système simple.
Pour vous aider à créer un emploi du temps utile, voyez celui-ci sous l'angle d'un système simple. Dans mon monde, un système simple est composé d'un outil, d'une méthode et de comportements.
Le point important : c'est l'élément le moins performant qui dicte la performance de votre emploi du temps.
Je précise :
- outil = Google agenda, votre application préférée ou votre agenda papier. Peu importe.
- méthode = ce qui vient
- comportement = vous qui respectez votre emploi du temps
Vous pouvez avoir le meilleur outil (WorkFlowy), une bonne méthode, mais si vous procrastinez... votre emploi ne va pas tenir la route.
Le jeu des points
Le jeu des points est illustré dans le logiciel WorkFlowy (outil) bien configuré.
La méthode à présent :
- Chaque soir, avant de terminer votre journée de travail, vous définissez les tâches à réaliser le jour suivant.
- Chaque tâche est précédée d'une quantité de temps à sa disposition.
- Chaque tâche doit pouvoir être terminée avec le temps à sa disposition.
- Chaque tâche vous donne un point.
- Au fil de la journée, vous collectionnez les points.
- Maintenant, la surprise : si vous ne terminez pas toutes vos tâches planifiées à l'avance, vous obtenez zéro point.
Comment gérer les imprévus dans votre emploi du temps ?
Les imprévus sont gérés de la manière suivante :
1. vous créez un autre espace (papier / numérique, peu importe) dans lequel vous écrivez l'imprévu dans celui-ci.
2. Vous évaluez ensuite si celui-ci doit être fait ou non.
3. Si vous décidez de changer vos plans pour exécuter l'imprévu, vous indiquez : fait + le temps que cela vous a pris.
Avec WorkFlowy, vous pouvez faire apparaître vos imprévus dans un lieu unique, afin de pouvoir identifier ceux qui reviennent souvent.
Pourquoi ce jeu est efficace pour créer (mais surtout respecter) votre emploi du temps ?
1. Il vous fait quitter le mode "stimulus -> réaction" pour faire passer en mode "réflexion -> décision -> action". La plupart des gens avancent en mode autopilote dans leur quotidien. Ils travaillent au feeling. Ils se font balloter par les interruptions (internes / externes)
2. Il vous fait prendre conscience du temps qui passe, mais aussi le temps requis pour vos tâches.
3. Il vous fait prendre conscience de la part importante des interruptions (du temps qu'elles prennent) dans votre quotidien.
4. Il vous incite à être plus objectif : il vaut mieux planifier 5 tâches puis d'en exécuter 5 tâches (journée à 5 points), que d'en planifier 10 puis d'en exécuter 9 (journée à zéro point).
Si vous avez tendance à vous faire avaler par votre quotidien surchargé, vous pouvez utiliser cette technique pomodoro avancée pour rendre vos pauses inévitables.
Créer votre emploi du temps hebdomadaire
Pour évaluer la pertinence du jeu des points ? Une seule manière de le savoir : testez.
Après quelques jours, vous vous apercevrez des changements bénéfiques que cette pratique peut avoir. Suivant votre contexte actuel (interne / externe) vous gagnerez peut-être deux points, puis trois points.
L'importance de ce jeu n'est pas dans la sélection des tâches (cela peut être des tâches triviales) ni dans le nombre de points que vous gagnez, mais dans l'adéquation entre ce que vous planifiez et ce que vous réalisez.
Petit à petit vous sélectionnerez des tâches plus importantes (vous pouvez vous aider de check-liste) ou plus nombreuses.
Puis alors, vous pourrez passer à une organisation hebdomadaire plus délibérée ou mieux gérer les imprévus (article ici).
Amusez-vous bien.
Julien