Si vous pensez qu'en ayant plus de temps à votre disposition, vous accomplirez plus, alors vous ne connaissez pas encore la loi de Parkinson.
La bonne nouvelle ?
Vous êtes sur le point de propulser votre productivité à des niveaux jamais vus, avec le challenge Parkinson abordé plus loin.
La loi de Parkinson mérite votre attention si vous :
- N'arrivez pas à terminer à temps vos tâches
- Si vous vous perdez dans les détails
- Vous n'avancez pas au quotidien sur des tâches importantes
- Vous n'êtes pas régulier.
La loi de Parkinson en bref
"Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement" stipule la loi de Parkinson stipule.
Prenons l'exemple de Marie qui veut écrire un article... et John qui veut écrire un article en 3 heures... d'après vous, qui aura terminé en premier le travail ?
Si vous avez répondu John, vous avez raison. Mais en faisant ce jeu mental, vous avez peut-être pensé à la notion de la qualité.
Est-ce que l'article de Marie sera meilleur que celui de John?
Ainsi, il ne suffit pas de définir une échéance à une tâche pour fournir un travail de bonne qualité. Gardez-le à l'esprit avec vos clients.
Si vous rencontrez des difficultés à estimer la durée d'une tâche correctement, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. Il existe différentes méthodes qui vous aideront.
Pour le moment, pour vous souvenir de la loi de Parkinson, pensez au gaz.
Le travail, comme un gaz, est soumis au principe de dilatation
Imaginez avoir une unité de gaz.
Que vous libériez celui-ci dans un volume de 10m3 ou 100m3, celui-ci va se dilater dans tout l'espace à sa disposition. Il ne va pas rester dans une partie du volume.
Ce principe de dilatation ne concerne pas que votre travail :
- Votre matériel aura tendance à se disperser sur la surface à disposition (si on prend l'exemple d'un bureau).
- Vos données auront tendance à occuper tout l'espace à disposition (dossier de téléchargement, fond d'écran, disque dur). C'est ce qui fait que vous devez constamment augmenter la taille de votre stockage iCloud (si vous êtes comme moi).
- En prenant encore un peu de distance, vous réaliserez la dilatation constante de l'Univers. Depuis le bigbang qui s'est produit, il y a 13 milliards d'années, les scientifiques savent que l'univers est en pleine expansion (ne me demandez pas dans quoi).
Ainsi, si vous avez une journée pour créer un article, ou une semaine... le travail se dilatera dans ce temps à disposition.
Si vous donnez un délai d'un jour à un subordonné pour terminer une tâche, il utilisera un jour. Si vous lui donnez une semaine pour la même tâche, il utilisera un mois.
Qui a inventé à loi de Parkinson ?
Cyril Northcote Parkinson et les administrations
Né en 1909, Cyril Northcote Parkinson est historien anglais et professeur.
Cyril observe lors de son passage dans la fonction publique britannique que le nombre d'employés dans la bureaucratie augmentait chaque année. Entre 5 et 7% chaque année.
Peu importe les variations du travail à réaliser. Il donne deux raisons à cela :
- Un manager dans un système bureaucratique veut des subordonnées, pas des rivaux.
- Et les employés vont se donner du travail entre eux (pour justifier leur poste) ce qui propulse le système bureaucratique dans un cercle vicieux. Plus de monde -> plus de tâches sont générées au sein de l'administration -> qui nécessite plus de personnel à être traité.
Comment détourner la loi de Parkinson à votre avantage ?
Voici quelques actions à prendre pour implémenter la loi de Parkinson dans vos journées, et donc profitez d'un gain de productivité.
1. Définir du temps aux objectifs et aux tâches
Pour les objectifs et les projets, consultez le triangle d'or. Pour les tâches, commencez par les tâches récurrentes (qui peuvent être estimées, contrairement aux "premières fois" qui ne le peuvent pas).
Ne vous arrêtez pas à la définition de l'échéance, mais bloquez le temps à disposition. Pensez budget : si vous voulez acheter une nouvelle voiture, vous allez définir un budgez, puis faire des recherches en fonction. À moins d'être pété de tune, vous irez dans ce sens.
Gardez ce principe pour planifier : partez du temps à votre disposition (ou que vous souhaitez mettre à disposition) pour fournir une qualité spécifique.
Par exemple, il y a une différence entre écrire cet article le vendredi 23 juillet à 1700 et écrire cet article entre 1400 et 1700 le vendredi 23 juillet.
Dans le premier cas, je vais peut-être commencer à écrire l'article le mercredi 21 juillet. Dans le deuxième cas, le temps à ma disposition est bien plus clair.
Cette méthode (du time blocking) fonctionne à merveille dans l'agenda infini.
Mais si vous n'avez jamais réalisé ce projet ou cette tâche auparavant, vous allez être en difficulté. Car même si vous prenez des réserves (admettons 50% de plus que le temps initial estimé), vous serez soumis à la loi de Hofstadter.
Un travail prendra toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.
2. Estimer vos tâches avec plus de réalisme
Pour estimer vos tâches avec plus de réalisme, il y a deux pratiques qui m'ont beaucoup aidé.
2.1 Si c'est la première fois que je réalise une tâche, je vais utiliser le triangle QCD
Le triangle QCD est un outil qui met en relation 3 éléments interdépendants (quand un élément est modifié, cela influence les deux autres).
Il s'agit de la Qualité, des Coûts et des Délais.
Ainsi si Marie veut écrire un article en 1 semaine, c'est peut-être parce qu'elle veut écrire le meilleur article sur la loi de Parkinson.
Elle sait qu'elle va devoir faire des recherches approfondies. Elle va ensuite écrire, éditer, faire relire le texte.
Elle va peut-être créer un quiz pour aider les lecteurs dans la mémorisation des concepts abordés dans l'article. Elle va peut-être insérer une vidéo. Faire des dessins pour illustrer son article.
Alors que John voulait écrire un article explicatif de 1000 mots (comme il en existe tant) en 3 heures.
La qualité entre l'article de Marie et John est différente.
Et la qualité dépend de votre stratégie et objectif. Si vous ne définissez pas la qualité d'un travail à rendre, vous ne pourrez pas fixer correctement les coûts nécessaires ainsi que les délais.
Et vous tombez dans le piège du "plus c'est mieux" : vous ajoutez du temps à un problème / un travail en pensant bien faire... alors qu'il faut commencer par définir la qualité du travail / l'état de la situation sans le problème.
Si le sujet vous intéresse, j'ai rédigé un article sur le triangle QCD.
2.2 Si ce n'est pas la première fois que je réalise une tâche, je vais rechercher dans mon historique
Je vais rechercher une tâche similaire réalisée dans le passé et voir combien de temps (et ressources) j'avais pris la dernière fois.
Je suis un adepte du journaling car cela me permet de mieux me souvenir des problèmes que j'avais à un certain moment de ma vie, ainsi que l'état dans lequel je me trouvais.
De plus j'ai accès à ce que j'ai fait dans mon agenda infini. Ce qui me permet, quand je suis face à une tâche importante, mais peu fréquente (comme la mise à jour du programme cerveau numérique) que cette tâche peut me prendre facilement 1 semaine (7 heures par jour durant 5 jours).
Si vous utilisez la méthode pomodoro, vous pouvez inscrire à côté de votre tâche le nombre de sessions que vous avez réalisé pour terminer le travail.
Avec le temps, vous savez qu'un article de 3000 mots nécessite environ XX heures de travail.
Comment atteindre la même qualité... en y passant moins de temps ? C'est une question qui fait rêver (et un début de réponse se trouve dans un mot : la checklist).
Le challenge "Parkinson" pour améliorer votre productivité
La première chose à se souvenir est la citation de Peter Drucker :
Il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.
Ainsi, demander à vos clients de manière spécifique ce qui est attendu de votre part est une bonne pratique. Il est inutile de se perdre dans les détails en faisant de la sur qualité (de la qualité que personne ne veut payer).
Mais parfois, vous ne savez pas vraiment ce qui peut-être supprimé... (même en utilisant le générateur de priorités). Dans ce cas, je vous recommande de tester le challenge suivant.
Le challenge de Parkinson vous permettra d'améliorer votre productivité...
...en identifiant des manières de travailler qui sont différentes.
Ce challenge s'adresse à vous si : vous pouvez vous permettre de baisser temporairement la qualité de votre travail. Car cela qui risque d'arriver.
L'idée est de réduire le temps disponible pour réaliser un travail que vous avez l'habitude de faire.
Admettons que vos e-mails en fin de journée vous demandent 30 minutes à être traités.
Vous allez réduire le temps à 20 minutes. Et vous allez tout mettre en oeuvre pour traiter vos e-mails durant ce temps.
En réduisant le temps habituel nécessaire de 30% (voire 50% si vous êtes téméraire) vous n'allez pas réussir du premier coup à atteindre votre objectif.
Votre qualité habituelle va baisser et c'est normal. Cela fait partie du processus d'adaptation.
Si vous décidez de maintenir ce temps à 20 minutes, vous développerez vos méthodes de travail.
Vous travaillerez peut-être avec votre inbox en mode pause (vous ne pouvez pas recevoir de nouveaux e-mails). Vous utiliserez peut-être l'extension Cold Turkey pour limiter le temps d'accès à votre boîte e-mail.
Vous allez peut-être travailler votre esprit de synthèse ou lire plus rapidement vos e-mails. Ou vous cesserez de vous relire 3 fois avant de cliquer sur "envoyer".
Petit à petit, vous retrouverez votre niveau de qualité habituelle, mais votre capacité se sera étirée pour atteindre ce niveau.
Utiliser la loi de Parkinson au quotidien
Dans la même idée, je vous recommande de mettre une heure à laquelle votre ordinateur professionnel n'est plus accessible.
Pour ma part, à 18h30 la session de mon ordinateur se verrouille et je ne peux plus la réactiver avant le lendemain à 5h du mat.
Cela m'incite à être au clair sur mes priorités de la journée. Cela m'incite à correctement utiliser mon temps d'écran.
Comment est-ce que je m'y prends pour automatiquement verrouiller mon ordinateur à une certaine heure ? J'utilise ce logiciel ingénieux.
La loi de parkinson est l'une des lois de la gestion du temps
Il y a d'autres loi.
Comme la loi de Laborit, la loi d'Illich ou encore la Loi de Pareto.
Si vous voulez continuer d'apprendre à mieux gérer votre temps au quotidien, je vous recommande de découvrir les 12 loi de la gestion du temps.
Julien
PS Il s'agit de la version 2 de cet article sur la loi de Parkinson. Pour la première version, je m'étais lancé le défi d'écrire l'article en 45 minutes.
Questions connexes
Sur quel principe repose la loi de Parkinson ?
La loi de Parkinson, formulée par Cyril Northcote Parkinson en 1955, énonce que « le travail s'étend de manière à occuper le temps disponible pour son achèvement ».
En d'autres termes, plus le délai accordé pour une tâche est long, plus cette tâche tend à prendre du temps, même si elle pourrait être réalisée plus vite.
Cette observation souligne l'importance de fixer des délais appropriés pour optimiser l'efficacité et éviter la procrastination. En appliquant cette loi, il est possible d'améliorer la gestion du temps en définissant des échéances réalistes et en se concentrant sur l'essentiel, ce qui conduit à une meilleure productivité.
La loi de Parkinson est-elle vraie ?
La loi de Parkinson est souvent vérifiée dans divers contextes professionnels et personnels. Cependant, sa validité peut varier selon les individus et les situations. Certaines personnes, conscientes de cette tendance, adoptent des méthodes de gestion du temps pour contrer cet effet et améliorer leur productivité.
Ainsi, bien que la loi de Parkinson soit considérée comme pertinente, son impact dépend de la discipline personnelle et des stratégies mises en place pour optimiser l'utilisation du temps.
Comment briser la loi de Parkinson ?
Pour contrer la loi de Parkinson et optimiser votre productivité, voici quelques recommandations :
- Fixer des échéances strictes et réalistes : Définissez des délais précis pour chaque tâche afin de créer un sentiment d'urgence. Ainsi, vous évitez que le travail ne s'étende à l’infini.
- Utiliser la technique Pomodoro : Travaillez par intervalles de 25 minutes, suivis de courtes pauses, pour maintenir votre concentration et éviter la procrastination.
- Diviser les tâches en étapes plus petites : En fragmentant une tâche complexe en sous-tâches plus gérables, vous pouvez allouer des délais spécifiques à chacune, ce qui facilite leur réalisation dans les temps impartis.
- Limiter le temps alloué à chaque tâche : Réduisez volontairement le temps que vous prévoyez pour accomplir une tâche, ce qui vous incitera à vous concentrer sur l'essentiel et à travailler plus efficacement.
En appliquant ces stratégies, vous pouvez éviter que le travail ne s'étende inutilement et ainsi améliorer votre gestion du temps et votre efficacité.
Quel est l’impact de la loi de Pareto dans la gestion du temps ?
La loi de Pareto, aussi connue sous l’appellation règle des 80/20, affirme que 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. En gestion du temps, ce principe suggère que 20 % de vos activités génèrent 80 % de vos résultats.
Ainsi, identifier et se concentrer sur ces tâches prioritaires permet d'optimiser l'efficacité et la productivité. En appliquant la loi de Pareto, vous pouvez allouer vos ressources de manière plus judicieuse, en privilégiant les actions à fort impact et en réduisant le temps consacré aux tâches moins productives.
Qu’est-ce que la loi de Laborit ?
La loi de Laborit, formulée par le neurobiologiste français Henri Laborit, met en évidence notre tendance naturelle à privilégier les tâches simples et agréables procurant une satisfaction immédiate, tout en évitant celles perçues comme difficiles ou stressantes.
Ce comportement instinctif peut conduire à la procrastination et à une gestion inefficace du temps. Pour contrer cet effet, il est recommandé de commencer la journée par les tâches les plus complexes ou désagréables, afin de les accomplir lorsque notre énergie et notre concentration sont à leur apogée. Cette approche permet d'améliorer la productivité et de réduire le stress lié aux obligations reportées.
Un autre avantage de démarrer par des tâches importantes : plus la journée avance, plus l’énergie baisse et plus les imprévus augmente.
Qu’est-ce que la loi de Douglas ?
La loi de Douglas, bien que son origine exacte demeure incertaine, stipule que « plus on dispose d'espace, plus on a tendance à l'encombrer ». Dans un environnement de travail, cela signifie que l'augmentation de l'espace de rangement conduit souvent à une accumulation excessive de documents et d'objets, entraînant désordre et inefficacité.
Pour contrer cet effet, il est recommandé de maintenir un espace de travail organisé en triant une fois par semaine les documents, en limitant l'espace de stockage et en laissant son bureau dégagé à la fin de chaque journée. Cette approche favorise une meilleure concentration et une productivité accrue.
En quoi consiste la loi de Carlson ?
La loi de Carlson, formulée par l'économiste suédois Sune Carlson dans les années 1950, stipule qu'un travail réalisé de manière continue et sans interruption est plus efficace et prend moins de temps que lorsqu'il est fragmenté en plusieurs sessions.
Les interruptions fréquentes perturbent la concentration, entraînant une perte de temps supplémentaire pour se reconcentrer sur la tâche initiale.
Pour optimiser la productivité, il est recommandé de regrouper les tâches similaires, de limiter les distractions et de créer des plages de travail ininterrompues. Cette approche permet non seulement une gestion du temps optimale mais aussi une efficacité accrue.
Quel est le principe de la loi d’Illich ?
La loi d'Illich, formulée par le penseur autrichien Ivan Illich, stipule qu'au-delà d'un certain seuil, l'efficacité humaine diminue voire devient négative.
En d'autres termes, prolonger le travail sans pauses adéquates conduit à une baisse de productivité et à une augmentation des erreurs. Pour maintenir une performance optimale, il est essentiel d'équilibrer temps de travail et de repos, en intégrant des pauses régulières dans son emploi du temps.
Des méthodes comme la technique Pomodoro, qui préconise des pauses de 5 minutes toutes les 25 minutes de travail, illustrent l'application pratique de ce principe.
