Loi de Parkinson: la puissance des limites pour votre gestion du temps

Si vous pensez qu'en ayant plus de temps à votre disposition, vous accomplirez plus, alors vous ne connaissez pas encore la loi de Parkinson.

La bonne nouvelle ?

Vous êtes sur le point de propulser votre productivité à des niveaux jamais vus, avec le challenge Parkinson abordé plus loin.

Vous êtes soumis à cette loi importante de la gestion du temps si vous :

• N'arrivez pas à terminer à temps vos tâches...
• Si vous vous perdez dans les détails...
• Vous estimez ne pas suffisamment réaliser de tâches au cours d'une journée...
• Vous n'êtes pas régulier...

La loi de Parkinson en bref

"Le travail s’étale de façon à occuper le temps disponible pour son achèvement" stipule la loi de Parkinson stipule.

Prenons l'exemple de Marie qui veut écrire un article... et John qui veut écrire un article en 3 heures... d'après vous, qui aura terminé en premier le travail ?

Si vous avez répondu John, vous avez raison. Mais en faisant ce jeu mental, vous avez peut-être pensé à la notion de la qualité.

Est-ce que l'article de Marie sera meilleur que celui de John?

Ainsi, il ne suffit pas de définir une échéance à une tâche pour fournir un travail de bonne qualité. Gardez-le à l'esprit avec vos clients.

Si vous rencontrez des difficultés à estimer la durée d'une tâche correctement, rassurez-vous, vous n'êtes pas seul. Il existe différentes méthodes qui vous aideront.

Pour le moment, pour vous souvenir de la loi de Parkinson, pensez au gaz.

Le travail, comme un gaz, est soumis au principe de dilatation

Imaginez avoir une unité de gaz.

Que vous libériez celui-ci dans un volume de 10m3 ou 100m3, celui-ci va se dilater dans tout l'espace à sa disposition. Il ne va pas rester dans une partie du volume.

Ce principe de dilatation ne concerne pas que votre travail :

• Votre matériel aura tendance à se disperser sur la surface à disposition (si on prend l'exemple d'un bureau).
• Vos données auront tendance à occuper tout l'espace à disposition (dossier téléchargement, fond d'écran, disque dur)... C'est ce qui fait que vous devez constamment augmenter la taille de votre stockage iCloud (si vous êtes comme moi).
• En prenant encore un peu de distance, vous réaliserez la dilatation constante de l'Univers. Depuis le bigbang qui s'est produit, il y a 13 milliards d'années, les scientifiques savent que l'univers est en pleine expansion (ne me demandez pas dans quoi).

Ainsi, si vous avez 1 journée pour créer un article, ou 1 semaine... le travail se dilatera dans ce temps à disposition.

Si vous donnez un délai d'un jour à un subordonné pour terminer une tâche, il utilisera un jour. Si vous lui donnez 1 semaine pour la même tâche, il utilisera un mois.

Qui a inventé à loi de Parkinson?

Cyril Northcote Parkinson et les administrations

Né en 1909, Cyril Northcote Parkinson est historien anglais et professeur. 

Cyril observe lors de son passage dans la fonction publique britannique que le nombre d'employés dans la bureaucratie augmentait chaque année. Entre 5 et 7% chaque année.

Peu importe les variations du travail à réaliser. Il donne deux raisons à cela:

1. Un manager dans un système bureaucratique veut des subordonnées, pas des rivaux.
2. Et les employés vont se donner du travail entre eux... ce qui propulse le système bureaucratique dans un cercle vicieux.... plus de monde -> plus de tâches sont générées au sein de l'administration -> qui nécessite plus de personnel à être traité.

Comment détourner la loi de Parkinson à votre avantage ?

La première action à prendre est de définir du temps aux objectifs et aux tâches que vous vous fixez. Définissez le temps à votre disposition. Pas uniquement l'échéance.

Par exemple, il y a une différence entre écrire cet article le vendredi 23 juillet à 1700 et écrire cet article entre 1400 et 1700 le vendredi 23 juillet.

Dans le premier cas, je vais peut-être commencer à écrire l'article le mercredi 21 juillet. Dans le deuxième cas, le temps à ma disposition est bien plus clair.

Cette méthode (du time blocking) fonctionne à merveille dans l'agenda infini.

Mais si vous n'avez jamais réalisé ce projet ou cette tâche auparavant, vous allez être en difficulté. Car même si vous prenez des réserves (admettons 50% de plus que le temps initial estimé), vous serez soumis à la loi de Hofstadter.

Un travail prendra toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter.

Ce qui nous mène au prochain point..

Estimer vos tâches avec plus de réalisme

Pour estimer vos tâches avec plus de réalisme, il y a deux pratiques qui m'ont beaucoup aidé.

1. Si c'est la première fois que je réalise une tâche, je vais utiliser le triangle QCD.

Le triangle QCD est un outil qui met en relation 3 éléments interdépendants (quand un élément est modifié, cela influence les deux autres).

Il s'agit de la Qualité, des Coûts et des Délais.

Ainsi si Marie veut écrire un article en 1 semaine, c'est peut-être parce qu'elle veut écrire le meilleur article sur la loi de Parkinson.

Elle sait qu'elle va devoir faire des recherches approfondies. Elle va ensuite écrire, éditer, faire relire le texte. Elle va peut-être créer un quiz pour aider les lecteurs dans la mémorisation des concepts abordés dans l'article. Elle va peut-être insérer une vidéo. Faire des dessins pour illustrer son article.

Alors que John voulait écrire un article explicatif de 1000 mots (comme il en existe tant) en 3 heures.

La qualité entre l'article de Marie et John est différente.

Et la qualité dépend de votre stratégie et objectif. Si vous ne définissez pas la qualité d'un travail à rendre, vous ne pourrez pas fixer correctement les coûts nécessaires ainsi que les délais.

Et vous tombez dans le piège du "plus c'est mieux" : vous ajoutez du temps à un problème / un travail en pensant bien faire... alors qu'il faut commencer par définir la qualité du travail / l'état de la situation sans le problème.

Si le sujet vous intéresse, j'ai rédigé un article sur le triangle QCD.

2. Si ce n'est pas la première fois que je réalise une tâche, je vais rechercher dans mon historique

Je vais rechercher une tâche similaire réalisée dans le passé et voir combien de temps (et ressources) j'avais pris la dernière fois.

Je suis un adepte du journaling car cela me permet de mieux me souvenir des problèmes que j'avais à un certain moment de ma vie, ainsi que l'état dans lequel je me trouvais.

De plus j'ai accès à ce que j'ai fait dans mon agenda infini. Ce qui me permet, quand je suis face à une tâche importante, mais peu fréquente (comme la mise à jour du programme cerveau numérique) que cette tâche peut me prendre facilement 1 semaine (7 heures par jour durant 5 jours).

Si vous utilisez la méthode pomodoro, vous pouvez inscrire à côté de votre tâche le nombre de sessions que vous avez réalisé pour terminer le travail.

Avec le temps, vous savez qu'un article de 3000 mots nécessite environ XX heures de travail.

Comment atteindre la même qualité... en y passant moins de temps ?

C'est une question qui fait rêver.

Le challenge "Parkinson" pour améliorer votre productivité

La première chose à se souvenir est la citation de Peter Drucker :

Il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.

Ainsi, demander à vos clients de manière spécifique ce qui est attendu de votre part est une bonne pratique. Il est inutile de se perdre dans les détails en faisant de la sur qualité (de la qualité que personne ne veut payer).

Mais parfois, vous ne savez pas vraiment ce qui peut-être supprimé... (même en utilisant le générateur de priorités). Dans ce cas, je vous recommande de tester le challenge suivant.

Le challenge de Parkinson vous permettra d'améliorer votre productivité...

...en identifiant des manières de travailler qui sont différentes.

L'idée est de réduire le temps disponible pour réaliser un travail que vous avez l'habitude de faire.

Admettons que vos e-mails en fin de journée vous demandent 30 minutes à être traités.

Vous allez réduire le temps à 20 minutes. Et vous allez tout mettre en oeuvre pour traiter vos e-mails durant ce temps.

En réduisant le temps habituel nécessaire de 30% (voire 50% si vous êtes téméraire) vous n'allez pas réussir du premier coup à atteindre votre objectif.

Votre qualité habituelle va baisser et c'est normal.
Cela fait partie du processus d'adaptation.

Si vous décidez de maintenir ce temps à 20 minutes, vous développerez vos méthodes de travail.

Vous travaillerez peut-être avec votre inbox en mode pause (vous ne pouvez pas recevoir de nouveaux e-mails). Vous utiliserez peut-être l'extension Google Chrome Text Blaze Snippets pour générer du texte type.

Vous allez peut-être travailler votre esprit de synthèse ou lire plus rapidement vos e-mails.

Ou vous cesserez de vous relire 3 fois avant de cliquer sur "envoyer".

Petit à petit, vous retrouverez votre niveau de qualité habituelle, mais votre capacité se sera étirée pour atteindre ce niveau.

Activer la loi de Parkinson quotidienne

Dans la même idée, je vous recommande de mettre une heure à laquelle votre ordinateur professionnel n'est plus accessible.

Pour ma part, à 18h30 la session de mon ordinateur se verrouille et je ne peux plus la réactiver avant le lendemain à 5h du mat.

Cela m'incite à être au clair sur mes priorités de la journée. Cela m'incite à correctement utiliser mon temps d'écran.

Comment est-ce que je m'y prends pour automatiquement verrouiller mon ordinateur à une certaine heure ? J'utilise ce logiciel ingénieux.

La loi de parkinson est l'une des lois de la gestion du temps

Il y a d'autres loi.
Comme la loi de Laborit, la loi d'Illich ou encore la Loi de Pareto.

Si vous voulez continuer d'apprendre à mieux gérer votre temps au quotidien, je vous recommande de découvrir les 12 loi de la gestion du temps.

Julien

PS Il s'agit de la version 2 de cet article sur la loi de Parkinson. Pour la première version, je m'étais lancé le défi d'écrire l'article en 45 minutes.

La vidéo est disponible ci-dessous