La Loi de Hofstadter : s’en protéger et éviter les retards

Ce week-end, mon frère s'est marié. C'était superbe. Je ne me souviens pas avoir participé à un mariage si magnifique. Et le jour d'après, je me suis demandé pourquoi la loi de Hofstadter ne s'appliquait pas aux mariages.

La loi de Hofstadter aussi appelée loi de glissement de planning stipule que : "Il faut toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la loi de Hofstadter."

Si la loi de Hofstadter s'appliquait partout, les mariages seraient régulièrement "en retard".

Imaginez un peu la situation, vous êtes le 15 septembre et vous recevez une invitation pour le 8 juillet. En juin, vous recevez un message des futurs mariés qui vous demandent de repousser le mariage au 15 juillet.

Donc cette réflexion m'a amené à réfléchir aux raisons qui font que certains projets prennent plus de retards que d'autres. En d'autres termes, pourquoi la loi de Hofstadter s'applique plus à certains projets que d'autres.

Dans ma recherche, j'ai réalisé que cette loi s'applique également plus à certaines personnes que d'autres.

Pour terminer, je partage quelques pistes pour réduire l'emprise de cette loi sur nos plannings... et je vous promets que je ne vous recommanderais pas de prévoir plus de temps.

Les points communs des projets qui prennent du retard

Notez qu'un seul de ces quatre éléments suffit pour amplifier la loi de Hofstadter.

1. Inexpérience

Est-ce que le projet a déjà été réalisé avec succès ? Vous n’avez pas besoin d’avoir réalisé le projet, mais est-ce qu’une personne (si possible à qui vous avez accès) a déjà fait le projet plusieurs fois et est OK de vous aider à définir ce qui doit être fait et dans quel ordre ?

Pourquoi plusieurs fois ? Parce que cela réduit le rôle de la chance dans le succès de la personne.

Si vous n’avez pas accès à ces connaissances (la connaissance c’est de l’information générée par l’action) alors vous entrez dans le monde de l’exploration.

Et l'exploration c'est enrichissant, mais il est difficile de savoir combien de temps et de ressources seront nécessaires.

Imaginez le scénario suivant : je vous demande de me créer un bureau pour travailler debout qui tient dans un sac à dos et qui fasse au minimum 2 kilogrammes.

Est-ce possible ? Impossible ? vous ne savez pas. Cela va prendre du temps parce que vous explorez (ou tout cas, ça m'a pris pas mal de temps à l'époque et je ne pouvais pas planifier).

Un projet qui a déjà été réalisé des millions de fois (comme la publication d’un livre) c’est connu. Les étapes sont connues. Vous avez des livres qui vous expliquent comment écrire un livre, vous avez des formations. Bref, vous avez de la connaissance qui va vous aider à savoir quoi faire dans quel ordre.

Sur mes quatre livres, les trois premiers ont été rendus dans les temps. Le manuscrit du petit dernier a été rendu avec deux semaines de retard à cause du point suivant.

2. Interdépendance

travail en équipe

Ce gif montre une réalité dans les projets qui impliquent beaucoup d’acteurs : tout prend plus de temps, sauf si les acteurs sont entraînés à réduire le temps pour engager rapidement (force de l’ordre, pompier, ambulancier, troupe du sauvetage).

Mais dans ce cas, on n’est plus sur ce que je considère un projet. On est dans de l’opérationnel, même si chaque intervention contient un point d’interrogation, les procédures sont connues et ont été améliorées avec l’expérience passée.

Quand je pense à l’interdépendance,

  • je pense à l'éditeur qui doit vous donner un retour sur votre livre, mais qui ne tient pas le délai (ce qui m'est arrivé).
  • Je pense à Kevin qui tombe malade le lundi et le vendredi.
  • Je pense à l’entreprise qui doit vous faire votre graphisme et qui nécessite des aller-retour considérables.
  • Je pense à une livraison d’un matériel qui prend du retard... et qui fait partie du chemin critique (c’est-à-dire la série de tâches du projet qui ne contient aucune marge de manoeuvre temporelle… ainsi si une tâche prend du retard, c’est l’ensemble du projet qui en prend, et donc l’échéance du projet qui ne peut pas être respecté parce que John n’a pas livré les piliers de béton dans les temps… à cause d’une roue du camion qui a lâché... etc).

Pour comprendre l’interdépendance, imaginez ceci : si vous êtes deux à vous retrouver au restaurant, vous avez trois possibilités :

  1. Vous êtes en retard
  2. Votre invité est en retard
  3. Vous vous retrouvez à l’heure

En gros, quand vous avez besoin d’une personne dans votre projet, il y a deux chances sur trois que votre projet prenne du retard si les tâches qui impliquent cette personne se trouvent sur le chemin critique.

Alors vous me direz : il faut travailler avec des gens sérieux. Des gens fiables. Mais Garret Hardin le dit : le trait de caractère humain le plus fiable est son manque de fiabilité.

Les gens sont responsables d’être à l’heure, mais ils ne sont pas toujours fautifs de leur retard : un problème de matériel ou une cause qui se trouve hors de leur contrôle surgit dans leur plan (leur enfant se met à vomir juste avant de partir pour se rendre au restaurant).

Je veux dire : regardez vos journées. Même si vous avez appris à gérer les imprévus (tout un art que je développe ici) rien ne vous garantit que vos plans se dérouleront sans accrocs.

Le troisième élément qui alimente la loi de Hofstader ?

3. Manque de discipline

Même si vous travaillez seul sur un projet qui a été réalisé des millions de fois... et même si vous connaissez ce qui doit être fait dans quel ordre, ce projet risque de prendre plus de temps que prévu si... vous ne vous contrôlez pas.

Si au lieu d'écrire cet article, je commence par inspecter mon frigo, consulter mes ventes, jeter un oeil à mes mails et repasser mes chaussettes (tâche certainement méditative, mais inutile) alors oui, "il faut toujours plus de temps que prévu".

Si vous procrastinez, si vous n'arrivez pas à vous concentrer, si vous n'arrivez pas, après une mauvaise nuit, à avancer sur le programme du jour, vous avez un problème de contrôle personnel. De discipline.

Et si c'est votre cas, je vous rassure, nous sommes tous des procrastinateurs. Nous sommes tous concernés par l'écart entre ce que l'on veut faire et ce que l'on fait (cela s'appelle l'acrasie). Inutile de se flageller.

Ce manque de contrôle sur soi est à placer sur un curseur. Et si le curseur actuel vous pose des problèmes, alors le prochain projet devrait être de faire bouger ce curseur pour que le manque de contrôle de soi ne devienne plus un problème.

Vous aurez l'impression de perdre votre temps (plutôt que d'avancer sur un nouveau projet, vous faites une formation, vous lisez des livres sur le sujet ou vous consultez un thérapeute, par exemple)... mais si vous arrivez à réduire la procrastination de ne serait-ce 10%... sur les années, le gain sera considérable. Et ceci, sur tous vos projets.

Je parle de procrastination, mais cela concerne le perfectionnisme, les troubles de l'attention, l'addiction aux outils numériques, les drogues (comme la consommation d'alcool) et j'en passe.

4. Contexte instable

Je me souviens d'une attente de cinq heures sur le pont d'un bateau en Indonésie. Cinq heures a patienter que le type au port donne le feu vert au capitaine d'amarrer. Cela aurai pu être long si je n'avais pas eu mon ordinateur avec moi et de quoi lire.

Sans oublier le capitaine plutôt sympa qui nous a laissé bosser dans sa cabine.

Mais cette histoire n'enlève rien au fait que si vous bossez dans un contexte instable, la loi de Hofstadter n'en sera qu'amplifiée.

Cela peut être des coupures d'électricités qui vous empêchent de vous connecter, des bouchons sur la route qui empêche votre personnel d'arriver à l'heure, cela peut être vos enfants qui viennent vous voir régulièrement lorsque vous travaillez.

Des trains qui n'arrivent pas. Et j'en passe.
Que faire ?

Réduire les effets de la loi de Hofstadter

Un conseil populaire (que je donne) est de prendre plus de temps. Par exemple, si vous pensez qu'une tâche nécessite 20 minutes à être réalisé, doublez votre estimation. Le problème avec ce conseil ?

C'est qu'avoir du temps en plus a tendance à enlever la pression qu'instaure un manque de temps.

La nécessité est la mère de l'innovation, disait Ésope, et je prends peu de risque en affirmant que la nécessité est la mère de la productivité.

Trop de marge de manœuvre ne fonctionne pas toujours. Si vous n'arrivez pas à agir sur demande des mois avant une échéance, alors prendre plus de temps n'est pas utile dans votre cas.

Il en va de même dans un projet qui impliquent plusieurs personnes : tout le monde se dit qu'on a encore le temps.

Si vous êtes concerné par le manque de contrôle de soi, je réfléchirais à cette question "comment augmenter les conséquences négatives de manquer l'échéance?".

En gros, si on envoyait les gens en taule à chaque fois qu'ils procrastinent... il y aurait moins de procrastinateurs dans ce monde utopique.

Autrement, je reviens à un concept clé qui consiste à établir le triangle QCD de votre projet. De cette manière, vous savez ce qui peut passer à la trappe dans le cas où votre projet succombe à la loi de Hofstadter.

Et j'imagine que beaucoup de mariés ont appliqué ce triangle sans s'en rendre compte. Quand les invitations sont lancées, un élément ne peut plus être modifié : la date.

Enfin, tout est possible me direz-vous : il suffit d'en accepter les conséquences. Mais c'est l'élément qui est le plus difficilement négociable entre les trois éléments.

Les deux éléments restants sont : la qualité (quel est le résultat spécifique que je souhaite obtenir) et les coûts (quelles ressources vais-je engager?).

  • Q = Qualité
  • C = Coûts
  • D = Délais

Ainsi, le délai du mariage est scellé.

Ensuite, si je vois que la loi de Hofstadter se déploie sous mes yeux, je peux jouer sur les deux éléments restants : revoir la qualité du mariage à la baisse (les invités n'en sauront rien... jusqu'à un certain seuil). Je ne vais pas inviter des chanteurs ni un clown pour animer la galerie et je vais renoncer à effectuer mon mariage sur deux lieux, mais sur un seul. Par exemple.

Ou alors je maintiens la qualité et j'engage plus de monde pour m'aider. Les coûts augmentent.

Mais si je veux maintenir la qualité sans voir les coûts augmenter ? Je vais devoir investir plus de temps pour tenter de rattraper le retard.

Mais dans une journée de 24h, qu'est-ce qui passera à la trappe ?

À présent, vous le savez : la loi de Hofstadter concerne aussi les mariages. Et c'est peut-être ce qui explique pourquoi les mariés sont si heureux le jour J : ils vont pouvoir retrouver un rythme normal.

Julien

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