Les clients que j'accompagne sont souvent des entrepreneurs / dirigeants.
Ils ont une entreprise dans le service et entre 2 et 20 collaborateurs. Ils ont déjà compris qu'ils n'arriveront pas à tout faire seuls.
Ils vont déléguer des tâches. Mais la délégation n'est que la première étape du cycle des 4C.
Le cycle des 4C de la délégation
J'ai découvert le cycle des 4C lors de mon école de sous-officier dans les troupes de sauvetage de l'armée suisse.
Puis je l'ai redécouvert durant mon école d'officier...
Et même dans mon école pour devenir capitaine. Autant dire que ce modèle est intéressant par sa robustesse.
Zoomons sur les 4C de la délégation.
1. Commander
Quand vous déléguez une tâche, vous "commandez" un effort à votre subordonné. Idéalement, votre demande est composée de trois éléments qui peuvent être discutés avec votre subordonné (tout dépend de son niveau d'expérience).
- La spécificité de la demande (le quoi)
- Avec quelles ressources (souvent du temps/de l'argent)
- Pour quand (échéance).
Si ça vous rappelle le triangle d'or de la gestion de projet (QCD), vous avez raison.
2. Contrôler
En contrôlant, vous vérifiez si :
- la communication s'est bien déroulée
- le résultat correspond à votre demande.
À ceux qui pensent que l'on ne peut pas faire confiance et contrôler, je vous réponds ceci : il est tout a fait possible de faire confiance et contrôler. Parce que le contrôle sert avant tout à vérifier si la communication est bien passée.
3. Corriger
Si la différence entre ce qui est demandé et ce qui a été livré est trop importante, vous devez corriger le tir.
Montrez au collaborateur (ou discutez avec lui) de comment arriver au résultat attendu (faire-avec).
4. Conséquence
Peut-être qu'il faut créer ou mettre à jour une checkliste. Peut-être que votre demande doit être plus spécifique. Peut-être qu'il faut augmenter le temps nécessaire pour réaliser la tâche. Peut-être que la tâche doit être effectuée par une autre personne.
En gros, qu'allons-nous faire différemment pour que la prochaine fois le résultat corresponde à la demande ?
Les conséquences positives peuvent aussi mener à changer les pratiques dans d'autres départements de l'entreprise.
Tout ça nécessite un suivi.
La plupart des entrepreneurs s'arrêtent à la première étape. Commander. Demander. Ordonner. Peu importe le terme utilisé.
Pour améliorer la délégation, testez la technique de la doublette
L'idée est simple (Workflowy permet d'utiliser cette technique).
Sur une tâche que vous déléguez, vous inscrivez :
- Le nom de la personne en charge de réaliser la tâche
- La date de l'échéance (la date la plus éloignée dans le temps, donc la date du contrôle)
- La date de relance pour voir si le responsable de la tâche avance comme prévu.
Exemple :
Automatique, les dates apparaissent dans mon agenda
Et le micromanagement dans tout ça ?
Je vous laisse avec des notes du livre "High Output Management" d'Andrew S. Grove (note de lecture ici)
La délégation est un aspect clé du management. Celui qui délègue et celui a qui on délègue doivent avoir une idée claire du travail à réaliser. Definition of Done (définition du fait).
Faut-il déléguer les tâches familières ou non familières ?
Avant de répondre, gardez à l'esprit que déléguer sans suivre celle-ci (contrôler) s'appelle l'abdication. Suivre n'est pas de l'ingérence. Mais l'assurance que le travail est fait selon les attentes.
Parce qu'effectuer un suivi est plus facile à faire sur des activités familières, vous devriez déléguer celles-ci en premier.
Il faut effectuer un suivi de la délégation AVANT que le travail arrive dans une phase finale. Souvenez-vous : plus du travail est fait sur un élément, plus cet élément prend de la valeur (si le travail est à refaire dans une phase avancée, c'est beaucoup de ressources qui passent à la trappe).
Quelle fréquence de contrôle ?
En fonction de l'expérience et compétences du subordonné à qui la tâche est déléguée. Souvent puis moins souvent.
Restez PRO.
