L’art de remettre au lendemain… vos imprévus

Mon but avec cet article est de vous apprendre à remettre au lendemain...
... les imprévus.

La plupart des clients avec qui je travaille réalisent, après quelque temps, que les imprévus prennent tous les jours plusieurs heures.

Protocole anti-imprévus

Face à ce constat, ma consigne est claire : procrastinez les imprévus.

Le point de départ de cet exploit est d'avoir une liste claire de ce que vous voulez faire dans votre journée. J'en parle ici. Sans cela, il est difficile de faire la différence entre ce qui est prévu et ce qui ne l'est pas.

Si vous ne travaillez pas avec une liste de tâches à réaliser dans votre journée, 3 raisons :

  • Soit vous n'avez pas besoin de vous organiser.
  • Soit vous êtes un pape de l'organisation (vous travaillez à l'humeur et vous êtes dans un environnement très stable avec peu de codépendances).
  • Soit vous êtes désorganisé et vous êtes un candidat au burn-out.

Si vous ne voulez pas travailler avec une liste de chose à faire, vous pouvez travailler de tâche en tâche et voir tout ce qui vient perturber la tâche du moment comme un imprévu. Mais à moins d'être expérimenté ou d'être dans un environnement très instable, je ne vous recommande pas de commencer par ce "style dynamique".

Une fois que vous avez une idée claire de ce qui est prévu, vous pourrez identifier les vraies urgences des pseudos-urgences. L'un des éléments essentiels d'une journée organisée est de faire la différence entre les vrais imprévus des faux... et savoir quand traiter ceux-ci.

C'est quoi un vrai imprévu ?

Récemment, je tournais mon programme sur le Stoïcisme. Après 1 heure de travail, je décide de prendre une pause pour me couler un café.

Là, Madame me dit... "Tu entends ce bruit?"

Moi : "ah, ouais. Bizarre. On dirait une grande quantité d'eau qui coule"

On descend dans notre cave et là ?
Une conduite avait lâché.

Ça, c'est ce que j'appelle un vrai imprévu (et j'ai pris la vidéo une fois l'eau coupée...)

Chaque seconde qui passe aggrave considérablement et de manière objective la situation.

Que faire si une conduite pète (cliquez pour voir)

  1. Couper l'électricité
  2. Couper l'eau
  3. Vider la cave de l'eau
  4. Mettre des vieux draps sur le sol pour capter l'humidité avant qu'elle ne descende dans la dalle en béton
  5. Prendre des photos pour l'assurance

Gérer cet imprévu nous a pris 1h30... et après cela ?

Nous avons bu notre café et j'ai terminé de tourner le programme.

Parce que c'est la règle avec les imprévus non "procrastinable" : vous les gérez au mieux, puis vous retournez ce que vous aviez prévu.

C'est quoi un pseudo-imprévu ?

Il y a plusieurs types de faux imprévus :

1. Les inactions passées qui dégénèrent

Prenons un cas extrême pour illustrer les propos : vous ne payez plus vos factures avec une régularité impressionnante... un jour des policiers sans cous viennent frapper à la porte de votre domicile... Aujourd'hui, c'est un imprévu urgent et important. Mais votre inaction passée en est la conséquence.

Sous ce point vous pouvez aussi ajouter : les mauvaises actions dégénèrent... (vous mangez une pizza tous les jours, un jour vous faites un AVC)... vous faites pousser du cannabis dans votre armoire (etc.), mais pour rester clair (et par observation) la plupart des faux imprévus sont générés par l'absence de vos actions. Surtout si vous me lisez. Les dealers de drogue ne lisent pas mon blog.

2. Les distractions

L'autre jour je voulais aller me baigner dans la rivière (action prévue) et en me baladant dans mon jardin je découvre un pêchier couvert de pêches mures.

Je me mets à les ramasser... Je retourne à la maison avec mon linge de bain (serviette pour les Français) rempli de pêches...

Madame me dit "Génial, exactement dans les temps, on peut manger!"
Là je lui dis "Ah... mais je ne suis pas encore baigné"

Un exemple simple qui montre comment de "simples" distractions peuvent chambouler les plans (surtout quand il y a de la codépendance).

3. L'inaction et les distractions des autres

Parce que vous travaillez sur des projets avec d'autres personnes, soudainement vous devez "tout" lâcher pour aider votre pote qui est JUSTE MAUVAIS à s'organiser.

Le générateur d'imprévus : méthode à suivre

Voici ce que je vous recommande de faire pour être submergé rapidement par les imprévus et arriver en fin de journée avec ce goût d'inachevé. 

1. Ne définissez pas de plans dans vos journées

De cette manière vous pourrez vous voiler la face plus longtemps et mieux justifier les pseudos-imprévus. Vous ne verrez pas tout le temps qu'ils vous prennent dans vos journées.

2. Ne définissez pas de limite à vos journées

Ainsi vous faites en 3 heures ce que vous pourriez faire en 2 heures. Vous allez sur les réseaux sociaux en pensant que vous avez du temps. Vous travaillez avec une todo liste ouverte qui se rallonge au fil des heures.

Vous acceptez les pseudos-imprévus en pensant que vous avez le temps... et en fin de journée vous avez ce goût d'inachevé si populaire.

3. Réagissez à n'importe quelle distraction

Je parle des distractions internes (oh, il faut que je fasse ceci... je pars en voyage à Sorrento, il faut que je verse de l'argent sur ma carte) ou les distractions externes (notifications, voir des fruits sur un arbre, etc.)

4. Faites plusieurs choses en même temps

Du multitasking en gros. C'est une excellente manière de diluer votre concentration, la qualité de votre travail et d'augmenter vos erreurs.

5. Soyez très optimiste sur vos capacités herculéennes de travail

De cette manière, vous allez planifier chaque jour des tâches importantes, qui seront les imprévus de demain (parce que vous ne les ferez pas toutes).

Maintenant la question qui vous intéresse peut-être...

Comment réduire les imprévus ?

Votre objectif avec les imprévus devrait de vivre des journées sans imprévus.

Que l'on soit d'accord, ce n'est pas possible : le wifi lâche, des avions tombent, des feux démarrent, des conduites pètent. Mais je le répète, avec la bonne méthodologie, vous pouvez réduire la quantité d'imprévu et réduire leurs effets négatifs.

1. Travaillez avec des todo listes fermées

En faisant cet exercice, notez le temps que vous passez sur les imprévus. Après quelques jours (semaines pour certains) vous faites une moyenne. Ce temps quotidien dédié aux imprévus ? Vous le supprimez de votre planification quotidienne.

Si vous avez en moyenne 2 heures dédié aux imprévus, au moment de faire votre révision quotidienne et préparer votre lendemain, vous allez partir du principe que votre journée de travail ne fait pas 8 heures... mais 6 heures.

Avec le temps, ce temps dédié aux imprévus pourra être réduit (car vous aurez de moins en moins d'imprévus... c'est presque magique).

On en revient à une règle du pouce qui fonctionne bien :

  • le matin : travail important, focus. Pas de rendez-vous.
  • L'après-midi, travail superficiel (en termes de concentration) : e-mail, call, meeting.

Si cela se passe bien et qu'il vous reste un peu de jus de cerveau ? Parfait, vous bosserez 6 heures de manière concentrée sur vos projets (chapeau, c'est rare)... si cela se passe mal ? C'est prévu.

2. Développez un processus clair pour gérer les imprévus

Je vous partage le mien plus loin, mais le but est de savoir exactement quoi faire avec les imprévus (et il y a deux questions essentielles : quel type d'imprévu et quand vais-je le gérer? Et vous verrez ce n'est pas facile).

La plupart des gens ne savent pas gérer les imprévus parce qu'ils n'ont jamais vraiment réfléchi à comment les gérer.

C'est le même problème avec la gestion de l'infobésité : la plupart des gens se noient sous l'information, les tâches, les idées, parce qu'ils ne savent pas, avec précision, ce qu'il faut faire avec l'information.

Petite punchline pour illustrer mon propos (vous allez aimer). 

Si vous ne pouvez pas décrire ce que vous faites sous forme de processus, vous ne savez pas ce que vous faites. - W. Edwards Deming

3. Développez des tactiques conversationnelles pour gérer les imprévus des autres

Spécialement des personnes qui comptent pour vous.

Si votre client principal (ou boss) débarque en vous balançant une nouvelle tâche à réaliser pour hier, vous pouvez lui demander "que souhaites-tu que je mette sur pause le temps que je réalise cette tâche?" plutôt que de dire "non".

Votre capacité à communiquer va influencer votre charge de travail. Si vous ne savez pas dire non... vous êtes un candidat au burn-out. Si vous ne savez pas dire non, apprenez donc à dire non. Il y a des manières plus intelligentes que d'autres de dire non.

4. Faites des révisions quotidiennes

Sans révision quotidienne, vous ne planifierez pas vos journées, vous ne traiterez pas les imprévus collectés au fil des heures. Après quelques semaines une partie de vous ne fera plus confiance à votre méthode de travail et reviendra sur ce qu'elle a l'habitude de faire.

Comprenez bien : la révision quotidienne vous permet de gérer les pseudos-imprévus de la journée.

Comment gérer les imprévus ?

Malgré tout cela, vous aurez encore des imprévus... c'est normal.

L'avion qui s'écrase dans le jardin. Le voleur qui tente de vous dérober vos lingots d'or. La conduite d'eau qui lâche. Le gamin qui s'étouffe avec une pistache qui trainait sous le canapé.

Ce type d'imprévu ne peut pas attendre une minute.

Ce qui nous amène à ma règle simple : si chaque seconde qui passe aggrave considérablement le situation, vous êtes en présence d'un vrai imprévu.

Si ce n'est pas le cas ? Vous êtes face à un pseudo-imprévu.

Maintenant il y a 3 manières de gérer les imprévus

  1. Tout lâcher et agir pour endiguer le vrai imprévu.
  2. Noter le pseudo-imprévu et le faire plus tard dans la journée.
  3. Noter le pseudo-imprévu et le faire au plus tôt demain.

Et si vous vous demandez "comment savoir si c'est un imprévu que je dois faire dans la journée... ou un imprévu que je peux faire demain, ou la semaine prochaine?"... alors j'ai défini des règles simples qui vous permettront, en les appliquant, d'être bien plus organisé dans votre journée... et de moins vous faire cour-circuiter par les imprévus.

Il s'agit de la fiche action N°3 que vous pouvez télécharger ici.

Les bénéfices de mon approche :

1. Vous gardez une zone stable vous permettant d'avancer sur vos projets (il s'agit de l'unité de la journée)

2. Vous habituez les gens à patienter (Eh oui, l'éducation ne s'arrête jamais)

Déshabituez les gens à avoir une réponse immédiate de votre part (sans cela, leurs attentes augmentent et les gens seront frustrés quand vous ne lâcherez pas tout immédiatement).

Vous ne pouvez pas habituer les gens à patienter (vous êtes trop dépendant de vos revenus, vous avez peur de perdre des clients, etc.) ?

Si c'est le cas, travaillez sur vos peurs et votre indépendance. Diversifiez-vous. Autrement ? Vous serez toujours un esclave des autres et tôt ou tard vous allez péter un plomb.

3. Vous aurez de moins en moins d'imprévus (car vous traiterez ceux-ci avec une méthode plutôt qu'en "faisant de votre mieux").

Pour télécharger la fiche d'action, cliquez ici.

Julien

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