Matrice d'eisenhower: prioriser vos tâches

La Matrice Eisenhower pour prioriser vos tâches

Pour vous organiser, faites des listes. 

Tous les coachs en organisation vous diront de faire des listes. Mais voilà une fois la liste rédigée, vous ne savez pas par où commencer

  • Dois-je consulter mes emails?
  • Préparer les évaluations de la semaine prochaine?
  • Organiser la séance de mercredi?

Ce problème est familier? Respirez, vous n'êtes pas seul.

Et grâce à la matrice d'Eisenhower (que vous pourrez télécharger à la fin de cet article), vous saurez par où commencer et sur quoi vous concentrer dès demain.

Plus important, vous identifierez (et traiterez) les différents types de tâches qui risquent de vous détourner de votre intention initiale.

Mais avant d'utiliser la matrice d'Eisenhower, il est utile de comprendre comment celle-ci fonctionne. Voici ce que vous allez découvrir dans quelques instants:

Une citation du Général Eisenhower pour cette matrice

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. – Dwight David Eisenhower

Le général américain Eisenhower a donné son nom à la matrice permettant de prioriser des tâches. Cette matrice est composée de deux axes.

La matrice d'eisenhower

Deux échelles de mesure. 

  • L'axe horizontal représente l'importance.
  • L'axe vertical représente l'urgence

Et si vous vous dites que l'urgence est un synonyme d'importance, alors continuez de lire, car... vous pouvez faire face à des tâches urgentes qui peuvent simplement être ignorées. Pourquoi?

Parce qu'elles ne sont pas importantes pour la réalisation de votre objectif (si le sujet des objectifs n'est pas clair pour vous, découvrez cet article de fond).

Ainsi Peter Drucker avait raison:

Il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.

Mais si c'était si facile de "prioriser" vos tâches... cela se saurait.
Ainsi... pourquoi est-ce que l'on se prend la tête?

Les 4 types de tâches de cette grille (et comment les traiter)

Cette partie aborde les 4 types de tâches auxquelles vous pouvez être confronté.

Je ferais des ponts avec la loi de Pareto, mais également avec la manière de les insérer dans votre planificateur de tâches.

Les tâches urgentes / importantes

Tâches urgentes et importantes

Ces tâches vous prennent de court et ne vous laissent que peu de marge de manoeuvre. Elles sont difficiles à traiter de par leur caractère urgent et impératif.

Exemple: Si un voleur s'introduit chez moi, je ne vais pas me poser à mon bureau, ouvrir mon ordinateur et inscrire la tâche dans ma matrice d'Eisenhower.

Non, je vais saisir une kettlebell et repousser l'assaillant (par exemple) ou m'enfuir. Tout dépend de ma condition physique (et de mes probabilités de terrasser le voleur).

Pour info, ceci est une kettlebell.

Kettlebell

Ces tâches, vous n'avez pas le temps de les déléguer (déléguer prend du temps), et parce qu'elles sont importantes, vous devez vous en occuper.

Ces tâches urgentes et importantes ne s'inscrivent pas dans un agenda. Elles se subissent.

Par contre il est intéressant de tenir un journal de réflexion quotidien et d'y inscrire ces événements aux caractères urgents et importants. Cela vous permettra avec le recul d'apercevoir des redondances et peut-être d'identifier leurs causes. 

Les tâches urgentes / non-importantes

Tâches urgentes et non importantes

Ce sont les pires tâches. Car elles viennent cour circuiter votre planification, mais contrairement aux précédentes tâches, elles sont trompeuses.

Je m'explique.

De par leur caractère urgent, elles donnent l'impression que l'on doit tout lâcher pour s'en occuper. Alors qu'en prenant un temps de réflexion, on réalise qu'elles peuvent attendre ou simplement être mises de côté.

Pensez à ce collègue qui vient vous interrompre pendant que vous êtes en train de répéter votre présentation qui aura lieu la semaine prochaine (tâche importante, non urgente) afin que vous lui expliquiez comment créer une formule dans un tableau Excel.

Certes, cette tâche vous permet d'avoir du feed-back rapide (l'humain aime ça), mais en temporisant son exécution, votre collègue va certainement chercher la réponse chez quelqu'un d'autre ou sur Google. Ainsi cette tâche va se résoudre par elle-même. Magique.

Un autre exemple: les emails "urgents".

Que ce soit bien clair, un email n'est pas urgent. Reprenons l'exemple du voleur: est-ce que vous allez envoyer un email à la police pour les informer qu'il y a un voleur chez vous? Non, vous les appelez.

Et entre vous et moi, si votre boss vous dit que les emails sont urgents, planifier un changement d'entreprise 😉

Ainsi en voyant ce charmant email avec une question du genre "Tu as mis où ce document dans l'intranet??", vous pouvez attendre et être quasi sûr de voir la tâche se réaliser "par elle-même".

Votre collègue cherchera l'information ailleurs ou aura cherché un peu plus longtemps. Vous pourrez le féliciter et il sera fier de lui. Magique.

Leçon de tout ça? L'urgence vient à vous.
Alors qu'il faut délibérément faire un pas vers ce qui est important.

Et ce n'est pas facile dans un monde où l'urgence est un appel à l'action. Un monde dirigé par l'instantané. Le monde de l'urgence.

Comment traiter les tâches urgentes et non importantes? 

  • Ne les traitez pas. 
  • Ne les déléguez pas.

Pourquoi déléguer à quelqu'un ce qui n'est pas important?

  • Déléguer prend du temps.
  • Du temps pour expliquer.
  • Du temps pour contrôler.

Patientez, temporisez et regardez comment ces tâches évoluent.

Nous arrivons maintenant sur mes tâches favorites.

Les tâches importantes / non-urgentes

Tâches non urgentes et importantes

Les tâches importantes et non urgentes vous permettent à terme d'augmenter votre autonomie, votre résilience et de réussir à avoir un quotidien organisé

Comme le dit Stephan Covey dans son excellent livre Priorité aux priorités, plus vous investissez du temps dans un cadrant, plus celui-ci prendra de la place dans votre vie.

Investir du temps sur ce qui compte

Exemple: plus vous répondez aux tâches urgentes (répondre aux emails inutiles),

  • moins vous aurez de temps à consacrer aux tâches importantes (bossez votre présentation),
  • moins votre quotidien sera planifié,
  • plus vous oublierez certaines dates butoirs impératives,
  • et plus ces dates butoirs débarqueront dans votre vie de manière urgente ("AH... la conférence a lieu ce soir? Ah... c'est moi qui dois prendre la parole?")

Ainsi les tâches importantes et non urgentes doivent être le centre de votre attention.

Elles doivent être planifiées dans votre agenda,

  • alignées à votre objectif hebdomadaire 
  • mensuel 
  • annuel

Et face à l'urgence du quotidien, celles-ci doivent être maintenues coûte que coûte.

Sans oublier que plus vous planifierez et plus planifierez de manière réaliste.

Ainsi vous ajouterez du temps dans votre agenda pour les tâches urgentes (les imprévus pénibles) et finalement vous pourrez continuer de respecter votre planification. C'est un cercle vertueux. Je vous montre un exemple d'agenda plus bas.

Et là, vous vous posez peut-être la question suivante (qui est rarement évoquée dans les articles liés à la matrice d'Eisenhower):

Sous problème N°1: Comment savoir ce qui est important?

Est important ce qui a une conséquence sur votre objectif et le respect de vos valeurs lors de l'atteinte de cet objectif.

Déborah en parle très bien dans un article complémentaire sur la matrice d'Eisenhower: il est difficile de savoir ce qui est important de ce qui ne l'est pas.

Ainsi il est primordial d'être au clair sur votre objectif... et Sénèque l'a bien compris lorsqu'il dit

"Il n'y a nul de vents favorables pour celui qui ne sait où il va".

Et si vous n'êtes pas sûr de devoir faire une tâche ou non, ma recommandation est toujours la même (sauf si elle met des vies en danger): arrêtez de la faire juste pour voir ce qu'il se passe.

Soyez curieux.

Et puis peut-être que vous vous dites...

Sous problème N°2 - Comment mettre la priorité sur ce qui est lointain?

Car une grande partie de nous n'est pas réceptive aux conséquences lointaines.

Réaliser une tâche urgente apporte souvent plus rapidement de feed-back (de reconnaissance) qu'une tâche lointaine.

Si je réponds à un collègue dans les 5 minutes, j'ai probablement un "merci" de sa part. Alors qu'en bossant ma présentation qui aura lieu dans 30 jours, je n'aurai pas de feed-back avant 30 jours.

Si vous n'arrivez pas à agir sur des tâches aux conséquences lointaines, je vous renvoie vers cette série d'articles sur la procrastination. Cela vous permettra d'agir plus rapidement pour vos intérêts.

Ceci dit...

Voyons à présent le dernier type de tâches.

Les tâches non importantes / non-urgentes

tâches non urgentes non importantes

Ces dernières tâches sont souvent survolées et j'aimerai faire une entorse aux articles ennuyeux à mourir qui répètent encore et encore les mêmes conseils.

L'urgence et l'importance, ce sont deux échelles permettant d'attribuer une note à une tâche. 

J'aurais très bien pu créer une matrice avec deux autres échelles

  • Axe vertical: payé / pas payé
  • Axe horizontal: utile pour la planète / pas utile
Matrice de l'ikigai?

Comme vous le voyez, dans la vie, il n'y a pas que l'urgence et l'importance.

Peut-être que chez un manager parfait, c'est le cas. Mais je ne crois pas en la perfection (et j'explique ici pourquoi vous devriez faire pareil) et je pense que nous sommes des êtres émotionnels.

Ainsi, il y a d'autres échelles de pondération qui sont très importantes pour nous, êtres humains:

  • Il y a le plaisir (le sens) à faire une tâche.
  • Il y a la facilité à réaliser une tâche.
  • Il y a l'intérêt que l'on porte pour une tâche.
  • Il y a la reconnaissance que l'on obtient (de nos pairs) à faire une tâche.

Tous des éléments qui n'ont pas de valeur dans l'atteinte de notre objectif, mais qui ont leur poids dans notre bien-être (souvent immédiat), nous permettant de tenir sur la durée.

  • Pourquoi les gens vont prendre l'air? 
  • Pourquoi je me pose tous les matins face à mon calepin avec un café, sans rien faire? 
  • Pourquoi je regarde Netflix?

Ces tâches ne sont pas directement liées à l'atteinte d'un objectif, mais ce sont des tâches de maintient / d'entretien qui permettent de se sentir OK.

Ce qui nous mène au point suivant:

Comment traiter les tâches non urgentes et non importantes?

Prévoyez des moments pour les réaliser et utilisez les comme des récompensesNe les supprimez pas, car elles vous apportent probablement quelque chose.

Si vous n'êtes pas sûr de leur utilité, diminuez-les et regardez ce qu'il se passe.

Par exemple, dans votre agenda, vous allez prévoir du temps pour les tâches importantes / non-urgentes (et si possible qui apportent un maximum de valeur), du temps pour les tâches non importantes et non urgentes (par exemple en récompense à une période de travail intense) et des zones tampons pour les imprévus.

Vous pouvez également remplacer des tâches à priori inutiles (non importantes et non urgentes) par des tâches moins inutiles. Exemple? Remplacez Facebook par l'application Lichess et apprenez à jouer aux échecs.

La poupée d'Eisenhower pour traiter les emails et les distractions:

Une matrice dans la matrice

Cette analogie fait référence aux poupées russes.

Les emails et plus particulièrement les appels téléphoniques peuvent comporter des situations importantes à gérer (si vous avez des difficultés à gérer vos emails, j'ai créé un guide qui vous permettra de passer moins de temps dans vos emails, il est dispo ici). Surtout si vous êtes un manager ou que vous devez agir vite (sinon vous perdez une opportunité).

Dans ce cas il faut voir la matrice dans la matrice.

Planifiez le fait de traiter votre boite email comme une tâche importante et non-urgente. Mais une fois dans votre boite email, une nouvelle matrice d'Eisenhower va être appliquée pour à nouveau faire la sélection.

  • Email important et "Urgent" -> je traite
  • Email important et non urgent -> je place dans le sous-dossier "action à prendre" (je planifie)
  • Email urgent et non important -> je supprime (ou j'archive) et j'attends un deuxième rappel
  • Email non urgent et non important -> je supprime ou planifie en le déplaçant dans "action à prendre".

Vous pouvez également placer des filtres technologiques: si vous savez qu'un client doit vous appeler, vous l'ajouter dans vos contacts VIP. Pareil avec vos enfants et les personnes importantes dans votre vie.

Cela empêche le commercial de vous déranger, mais laisse la porte ouverte pour les personnes importantes et urgentes.

Et si ces personnes vous dérangent pour rien, alors envoyez-leur cet article. 😉

Exemple de la matrice d'Eisenhower dans mon agenda

Voici un exemple d'un agenda (Google Calendar) qui me permet avec mon code couleur de voir les différents types de tâches.

Rouge -> Urgent / Important
Vert -> Important / Non urgent
Jaune -> Non-important / non-urgent

Agenda selon Matrice d'Eisenhower

Si le temps en rouge n'est pas utilisé, je prends de l'avance sur ma journée de DEMAIN (prendre du temps sur le jour actuel m'incite à tout replanifier. Pas bon.)

Existe-t-il un lien entre Eisenhower et Pareto?

À mon avis, les tâches de Pareto se trouvent en grande partie dans le cadrant supérieur droit. C'est-à-dire les tâches importantes et non urgentes. 

Pour visualiser ceci, on peut se dire que le cadrant de supérieur droit à deux autres axes: 

  • L'axe de l'impact sur l'objectif poursuivi
  • L'axe des ressources nécessaire à réaliser la tâche

Représentées visuellement, les tâches Pareto se retrouvent ici dans la matrice d'eisenhower.

Matrice eisenhower et loi de pareto

La leçon du général Eisenhower


Voici la leçon à retenir de cet article (vous n'allez pas toujours vous balader avec votre matrice d'Eisenhower dans la main):

Peu de choses sont vraiment urgentes. Apprenez à dire non à sa tentation et concentrez-vous sur ce qui est vraiment important pour vos objectifs à long terme.

Si vous souhaitez télécharger la matrice d'Eisenhower au format PDF, alors il vous suffit de commenter cet article en m'expliquant ce que vous avez pensé de celui-ci.

Modèle Matrice eisenhower à télécharger

Grâce à votre feed-back, cela me permettra d'améliorer la qualité des prochains articles et cela vous permettra de télécharger gratuitement la matrice.

Win-Win.

Merci pour votre attention.

Julien

PS: Si vous voulez réduire de 50% le temps passé à traiter vos emails, cliquez ici.

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