La Matrice Eisenhower pour prioriser vos tâches

Matrice d'eisenhower

S'il y a un seul truc à retenir de la matrice d'Eisenhower, c'est que l'urgence n'est pas synonyme d'importance.

Si... quand on vous dit "c'est urgent" vous entendez "c'est important" alors vous êtes au bon endroit.

Et à la suite de cet article, vous aurez beaucoup plus de facilité à prioriser vos tâches afin de vivre des journées...

  • Moins stressantes...
  • Plus productives...
  • Plus créatives...

Et grâce à la matrice d'Eisenhower (que vous pourrez télécharger à la fin de cet article) vous saurez par où commencer et sur quoi vous concentrer dès demain. Plus important encore, vous saurez plus facilement à quoi dire OUI ou à quoi dire NON au fil des heures...

Surtout... vous vous apercevrez qu'en utilisant la matrice d'Eisenhower (à ma sauce) l'urgence disparaîtra petit à petit de votre quotidien.

Trop beau pour être vrai?  Vous n'avez encore rien vu.

Tout commence avec... le Général Eisenhower.

Dwight D. Eisenhower

Dwight David Eisenhower surnommé Ike, né le 14 octobre 1890 à Denison et mort le 28 mars 1969 à Washington, D.C., est un militaire et homme d'État américain membre du Parti républicain, 34ᵉ président des États-Unis pour deux mandats, du 20 janvier 1953 au 20 janvier 1961.

Le général américain Eisenhower a donné son nom à la matrice permettant de prioriser des tâches.

L'une de ces citations populaires:

Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important. 

Et autre autre de ses citations que je trouve encore plus intéressante:

Pour se préparer à la guerre, j’ai toujours pensé que les plans étaient inutiles, mais que planifier était important.

Pour être honnête, je ne sais pas pourquoi cette matrice est devenue si populaire peut-être parce qu'elle semble simple en apparence. Peut-être parce qu'elle se communique bien.

Tout le monde en parle, dans les cours de management, sur les sites de développement personnel... mais combien l'ont vraiment utilisée?

Un quadrant à 2 axes pour vos priorités

Rentrons dans le vif du sujet, voulez-vous.

Cette matrice est composée de l'axe de l'urgence et l'axe de l'importance.

Matrice d'eisenhower viege

Cela donne naissance à 4 classifications.

  1. Urgent et important
  2. Urgent et non-important
  3. Important et non-urgent
  4. Non-important et non-urgent.

Je reviendrais sur la définition de ces différentes classifications un peu plus loin.

Au quotidien, semaine après semaine... année après année, vos tâches peuvent être priorisées en se demandant "Est-ce une tâche urgente ou non-urgente?" Puis "Est-ce une tâche importante ou non-importante"?

En développant ce réflexe mental, vous arriverez rapidement à caser une tâche dans cette matrice.

Mais il serait facile de prioriser s'il n'y avait pas une question importante à résoudre l'existence de ce problème:

Qu'est-ce qui est important dans ma vie?

Vous l'avez deviné.

Autant l'urgence vient à moi, autant je dois faire délibérément un pas vers ce qui est important. Et cela nécessite, un jour ou l'autre, de réfléchir à des questions qui sont simples à se poser... mais pas faciles à répondre.

Du genre...

  • Qu'ai-je envie de réaliser lors de mon existence?
  • Que signifie avoir du succès selon mes valeurs?
  • Quand serais-je satisfait de mes finances personnelles?
  • Quand serais-je satisfait de mes relations?
  • À quoi ressemble mon quotidien idéal? 

Et si vous n'avez pas réponse à ces questions, ne vous inquiétez pas, c'est normal. La plupart des gens ne réfléchissent pas à ça.

Quel est le sens de la vie? (attention spoiler, cliquez pour voir)

La vie a le sens qu'on lui donne. Il n'existe pas un sens plus juste que l'autre. Tout comme il n'existe pas une définition du succès plus juste qu'une autre.

En entreprise ce n'est pas mieux... si on vous donne plusieurs priorités (qui sont toutes numéro 1) comment faire la différence? Comment pondérer les tâches que l'on reçoit?

Mais ne partez pas en courant, je vous donne en bas ma grille de lecture de ce quadrant.

Existe-t-il d'autres méthodes pour prioriser vos tâches?

Oui. Il y a la matrice ABC. Il y a la méthode MOSCOW. Ou encore la matrice préférentielle (pour peu que l'on se pose les bonnes questions. Il existe le diagramme de gantt et le rétroplanning.

Et évidemment, la plupart des gens qui disent "je n'ai pas le temps" à longueur de journée vont privilégier la méthode "aupetitbonheurlachance".

Il y a deux types d'urgences

1. Le manque d'organisation de votre entourage (urgent et non-important)

Urgent et non important

Si une personne vous contacte pour vous dire "il faut absolument que tu me fasses ceci ou cela" et que cela n'a pas été prévu, je réponds poliment que mon agenda est plein.

Si c'est le type qui vous pait (ou si vous dépendez de cette personne d'une quelconque manière) vous pouvez lui demander poliment: "C'est noté, je vais faire cette nouvelle tâche. Et que souhaites-tu me voir enlever de tout ce que tu m'as déjà confié pour que je puisse faire cette tâche?"

Comment j'en parle dans cette vidéo de Welcome to the jungle.

Trouver les mots qu'il faut, en général cela fonctionne bien. Si cela ne fonctionne pas, trouvez un moyen de quitter la relation de dépendance (et rapidement).

2. Les urgences de vie ou de mort (urgent et important)

Urgent et important

Si vous ne faites pas ce qui important, tôt ou tard, l'urgence et l'importance se mettent contre vous et débarquent dans votre vie.

Quand cela arrive... vous ne pouvez pas déléguer.

Parfois des tâches urgentes et importantes débarquent dans votre vie simplement parce que vous n'avez pas de chance. Mais ceci mit de côté (vu que vous n'avez pas de contrôle sur le hasard) la plupart du temps, les tâches urgentes et importantes sont liées à l'ignorance d'aspects importants de votre vie.

Par exemple, si vous mangez mal , un jour vous ferez AVC. Et vous ne pouvez pas déléguer votre AVC. 

Sans en arriver à des extrêmes tels qu'un AVC, si vous remarquez des transactions étranges sur votre compte bancaire, vous êtes face à une urgence. Mais est-ce vraiment le cas?

Si vous avez uniquement 100 € sur votre compte, devriez-vous cesser de passer avec la personne que vous aimez pour appeler votre banque?

Nous y voilà, vous êtes malin, et vous l'avez compris: l'appréciation URGENCE / IMPORTANCE est personnelle.

Vous avez qu'une vie, et vous faites ce que vous voulez. Mais je laisse rarement une urgence détruire ma journée.

Naturellement, c'est une compétence qui se développe, car derrière le général Eisenhower et sa méthode, il y a de la négociation, la capacité de savoir dire non, et le bon sens.

Si un ami m'appelle pour changer la roue de son camion, ce n'est pas mon urgence, mais c'est mon pote. Donc je fous ma salopette, je retrousse les manches et je prends mon cric.

Il y a deux types d'importances

1. Il y a moi. Moi, c'est ce qui est important et non-urgent.

  • Ce sont des tâches qui me permettent de gagner en autonomie. 
  • C'est ce qui me permet de maintenir mon système en vie un peu plus longtemps. 
tâche important et non-urgente

Les tâches importantes, c'est ce qui est lien avec la santé (sport, sommeil, alimentation), en lien avec mes compétences (travail important, lecture, études, formation) et ce qui est socialement sain (par exemple, faire du sport avec des potes, ou discuter d'idées avec son conjoint, travailler sur un projet annexe pour construire un business).

Comment organiser les tâches importantes et non-urgentes?

Dans votre agenda. Vous placez vos tâches dans votre agenda, car c'est bien connu... ce qui n'est pas dans l'agenda ne sera pas fait. Et si vous avez de la difficulté à agir selon vos attentes, engagez-vous auprès d'un ami... et mesurez vos efforts.

2. Il y a les récompenses ou ce qui ne mérite pas d'être fait (non-important et non-urgent)

tâche non importante et non urgente

En ce qui concerne les tâches qui peuvent être ignorées, on se souviendra de Peter Drucker qui disait:

il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.

Pour savoir ce qui ne mérite pas d'être fait, demandez conseil, pratiquez et mesurez.

Pour les récompenses...

Utilisez ces tâches pour vous faire plaisir, profiter de la vie, vous récompenser d'une tâche difficile. C'est ce que j'appelle "frustrer un besoin".

Par exemple, consultez votre smartphone au réveil est un réflexe ou alors le fait de croire que c'est urgent de le faire. Vous pouvez faire comme moi et bosser sur ce qui est important... puis à 11h, consultez votre smartphone.

Si vous êtes un manager, vous pouvez jeter un oeil pour voir s'il n'y a pas d'urgences sur le plan de l'entreprise (genre une grue qui s'est effondrée durant la nuit... riez riez j'ai bossé dans une boîte de construction).

Une fois une rapide vérification, vous repassez en mode avion et voilà.

La magie de donner du temps à ce qui est important

Jordan Peterson en parle dans son livre "12 règles de vie" lorsqu'il dit (règle N°7) Concentrez-vous sur l’essentiel (et non sur le plus opportun).

Plus vous attribuez du temps à ce qui est important et moins l'urgence arrive dans votre vie.

Dès que vous sortez la tête du guidon, vous remarquerez que certaines relations ne vous apportent plus ce qu'elles vous apportaient au début. Vous remarquerez que vous n'avez pas besoin d'acheter autant. Vous pourrez prendre du temps pour définir ce qui doit vraiment être fait (plutôt que de vous agiter).

Vous pourrez faire du sport, apprendre, vous développer et gagner en autonomie. Plus vous prenez de la valeur et plus il est facile de dire non. Plus vous dites non plus les gens vous respectent. Plus les gens vous respectent et moins les gens viennent vous emmerder avec leurs urgences.

Mais cela ne se fait pas en 1 jour.
Cela prend du temps. Mais le chemin est grisant.

Stephen Covey en parle (sans mentionner la matrice d'Eisenhower) dans le livre "priorité aux priorités" lorsqu'il montre ce schéma.

Stephen covey et matrice d'eisenhower

Plus on consacre du temps à l'importance, et moins l'urgence se fait présente dans notre vie.

Naturellement, cela ne nous protège pas des imprévus, des obstacles, mais vous voyez l'idée.

Le développement personnel, la priorisation et la pratique

Quand vous ouvrez des livres de développement personnel, on vous expliquera comment déléguer et comment répartir des tâches dans une matrice.

Je ne le fais pas (ou alors très rarement). Pourquoi?

Parce que cela fonctionne sur un article de blog. Dans la réalité, on a rarement le temps de sortir sa matrice face à une urgence.

J'ai donc adapté la matrice papier pour en faire un réflexe mental:

Dans ma tête, il y a deux carrés que je dois être capable de discerner rapidement:

  • les tâches urgentes et non-importantes.
  • Et les tâches importantes et non-urgentes.

En résumé, il y a moi et les autres.

Pourquoi pas inclure les tâches importantes et urgentes? Parce que celles-ci sont évidentes et nécessitent rarement de longues réflexions. On les subie. On ne les organise pas.

Commençons par moi: je passe avant les autres. 

Je suis égoïste et ceux qui viennent de s'étrangler en lisant mes mots, laissez-moi vous dire ceci:

Si je suis malade, comment pourrais-je apporter de la valeur aux autres? Si je suis obèse, comment pourrais-je me protéger si ma baraque prend feu? Si je ne sais pas gérer mon stress, comment pourrais-je conseiller mes collègues? Si je dors mal, comment pourrais-je être productif?

Si je me fais passer avant les autres, les autres ne seront que des obstacles à mes rêves et je deviendrais un vieux con aigri qui a peur de se démettre une vertèbre chaque fois que je lâche une caisse.

Les tâches importantes ont des effets bénéfiques sur le long terme. Parfois ce sont des actions uniques (créer une épargne automatique mensuelle) ou parfois ce sont des habitudes (faire du sport 3x par semaine).

Moi vouloir fonctionner longtemps. Moi vouloir être autonome. Moi vouloir un truc simple.

Puis il y a les tâches urgentes et non-importantes. 

Ces tâches arrivent souvent via les autres.
Ces tâches-là on les gère soit en apprenant à dire non (plus ou moins poliment) soit en déléguant.

Le truc c'est que déléguer prend du temps.

Et je n'ai jamais été fan d'utiliser une matrice pour savoir quoi déléguer. Vous trouverez une ribambelle de blogueurs et experts qui vous expliquent comment déléguer. Pour ma part c'est très simple: je délègue ce que je n'aime pas faire. Enfin... j'essaie de déléguer ce que je n'aime pas faire.

Et parfois je fais des compromis: par exemple, des amis entrepreneurs me disent depuis des années "délègue ta boite e-mail Julien".

C'est vrai, une autre personne pourrait faire ce job. Mais je continue de le faire... et pas parce que j'aime lire mes e-mails, mais parce que j'aime lire certains e-mails. Et que je me développe en lisant certains lecteurs qui me disent "tu devrais lire ce livre..." ou "comment tu fais cela?"

Si je cite cet exemple qui semble contredire ce que je viens de dire un paragraphe plus haut, c'est pour porter votre attention sur le fait qu'il y a plusieurs niveaux de conséquences à nos actions.

Les conséquences à plusieurs niveaux

Les conséquences (et bénéfices) de premier niveau, les conséquences de deuxième niveau, les conséquences de troisième niveau. Et c'est à prendre en considération dans votre analyse.

Souvent, les tâches importantes sont désagréables sur le court terme, mais apportent des bénéfices importants sur le long terme.

D'ailleurs, quand une tâche ou activité est très agréable, faites très attention. C'est en général mauvais sur le long terme (c'est une heuristique, il y a des exceptions).

En résumé, déléguez ce que vous n'aimez pas faire (à une personne qui sait le faire).

Ce que cet outil va vous apporter sur le long terme

Méthode, matrice, technique ou outil... peu importe. En focalisant votre temps, votre argent et votre énergie sur les tâches importantes, rapidement, l'urgence disparaîtra de votre quotidien.

Il vous restera des tâches importantes et non-urgentes. À ce stade, vous pouvez utiliser une nouvelle pondération: l'impact de vos actions et les ressources nécessaires.

Cela vous permettra de continuer à prioriser vos tâches mais cette fois... en utilisant un peu mieux la règle du 20/80 appliquée à vos tâches.

Vous avez bien lu, vous pouvez utiliser la loi de Pareto pour ajouter un niveau de priorisation dans la quantité de tâches qui se trouvent dans le cadrant Important et non-urgent.

Télécharger la matrice d'Eisenhower

Cliquez ici pour télécharger la matrice, cela vous sera peut-être utile au début. Mais je vous recommande d'en faire un réflexe mental.

Modèle Matrice eisenhower à télécharger

Pour finir, la matrice d'Eisenhower est facile uniquement pour ceux....

Qui en parle et qui ne l'utilisent pas 😉

C'est facile en théorie. En pratique cela nécessite de se connaître.
Comme beaucoup de choses.


Julien

  • Jean Marie Thierry dit :

    Un bon article ” to the point” , avec plus de valeur ajoutée que le podcast d’hier (sur l’organisation personnelle avec les deux conseils) !

  • Merci beaucoup 🙂

  • J’ai souvent été emprunté pour décider quoi faire avec les tâches en bas à gauche (non urgent et non important). Maintenant je les garderai pour mon cerveau “glouton”.

    Si le fait de trier ces priorités me prends beaucoup de temps (~2h/jour) comme les email, comment faire ?

  • auparavant, je faisais pas la difference entre les taches importantes/non importantes et urgente/non urgentes.
    merci à toi!

  • Incapable de m’organiser je cherche des moyens efficace pour y arriver cet excellent article en est un exemple.

  • Merci beaucoup! J’aime l’idée de la matrice dans la matrice avec pareto!

  • Jonathan dit :

    Merci pour cet article

  • Merci Julien pour cet article complet.

    Je pense que la partie la plus importante de l’article est quand tu dis :

    “Peu de choses sont vraiment urgentes. Apprenez à dire non […]”

    Ce sont les gens qui viennent nous voir pour nous demander de réaliser une tâche tout de suite et qui n’était pas prévue qui nous empêchent d’organiser notre travail et de prioriser les tâches importantes.

  • Bonjour Julien,
    J’ai beaucoup apprécié l’article qui m’a apporté une bonne réflexion, en particulier sur les tâches urgentes non importantes qui sont du “bruit” sur la ligne en fait. Merci

  • Merci beaucoup pour ce nouvel article. A mettre en place et à utiliser au quotidien.

  • Salut Julien,

    bon rappel de la matrice d’E !

    Tu soulignes des choses essentielles : en réalité, il n’y pas de tant de choses réellement importantes. Mais il faut pouvoir les intégrer un maximum à notre quotidien et pouvoir gérer le reste. C’est pour ça que je planifie aussi le plus important avec des abréviations + liste de contrôle dans l’agenda.

    Autre point crucial que tu mets en évidence et oublié par beaucoup : les tâches non urgentes et non importantes ont leur utilité. Certes, on peut les optimiser, en trouver de meilleures (ex : écouter une conférence pour s’enrichir, apprendre des trucs, peut apporter le même besoin de “divertissement” qu’une émission de tv réalité mais apportera beaucoup plus de valeur positive).
    Mais fondamentalement, on en a besoin.
    Au moins de certaines d’entre elles.

    Et on peut tomber dans l’écueil de croire que certaines choses sont ni urgente ni importantes alors que si (du genre, je zappe une période tampon/repos pour bosser sur mes objectifs et j’en paye le prix à plus ou moins longue échéance).

    Mettre ses ressources sur ce qui est important est essentiel.
    Avancer sur ses objectifs aussi.
    Mais je vois trop de gens qui se consument à vouloir être toujours plus dans la productivité, dans l’optimisation du temps à outrance pour toujours faire quelque chose, et qui en arrivent à être comme des loques. Trop la mentalité, toujours plus, toujours plus vite. Alors que gérer l’énergie, mettre des zones tampons, savoir “ne rien faire”/”s’ennuyer” ça parait non urgent non important. Pourtant c’est important en réalité.

    Excellent week-end à toi 😉

    PS : C’est marrant, j’ai aussi utilisé la même citation de Peter Drucker et évoqué Pareto dans mon article de la semaine – bon en même temps c’est lié à la productivité^^

  • Stéphanie dit :

    Merci beaucoup pour cet article explicite et ludique qui permet de vaincre la tyrannie de l’urgence.
    Je ne m’étais encore jamais fait la remarque que tout ce qui était urgent mais non important pouvait être ignoré sans conséquence!

  • Véronique dit :

    Merci pour cet article

  • Salut @stephanie !

    Et voici une nouvelle manière de lire des tâches et ton quotidien! 🙂

  • Salut @olivier !

    JE pense aussi oui 🙂
    C’est là que l’on doit avoir une boîte à outil pour apprendre à dire non 😉

    À bientôt.

  • C’est clair @thierry !

    C’est un truc de fou comme les tâches réellement importantes restent rares…

    À bientôt.

  • Salut @marine-katze !

    Merci pour ton message. C’est clair que il y a vraiment une grosse croyance qu’il faut travailler dur pour réussir et que si tu ne souffres pas tu ne mérites pas de réussir.

    En quoi est-ce lié? Quand certaines personnes commencent à supprimer les tâches urgentes qui n’apportent pas de résultat, elles ont soudainement beaucoup de temps… et cette croyance initiale les empêche de maintenir un rythme plus relax.

    Bref on peut en parler des heures!

    À bientôt.

    Julien

  • Salut @claudio !
    Merci pour ton message.

    Peux-tu reformuler ta question car je ne suis pas sûr de bien la comprendre 🙂

    À+

  • Salut @jean-marie-thierry !

    Merci pour ton message. De quel podcast parles-tu?

    À bientôt.

  • Bonjour
    J’ai apprécié ton article, il est très bien expliqué. Je vais m’en inspirer pour montrer l’utilité d’une matrice eisenhower.
    Merci

  • derriche dit :

    je connaissais la matrice d’Eisenhower: votre façon de la présenter, de l’exploiter dans beaucoup de domaines de la vie quotidienne la rend autrement plus attrayante et plus pragmatique. Merci beaucoup. Puis-je recevoir l’intégralité de votre article en pdf ou word avec la totalité des illustrations? je vous remercie infiniment encore une fois.

  • Merci pour cet article. Reste à mettre en pratique…

  • jean pierre dit :

    Bonjour julien, Merci pour c’est article

  • Expliquée sous cette angle, ça donne plus envie de l’utiliser. Merci

  • Vu comme ça, l’envie d’essayer de l’utiliser me reprends. Merci

  • Bonjour,
    J’ai trouvé cet article très intéressant! En effet, je suis étudiante et même si je ne suis pas encore dans le monde du travail, je dois tout de même apprendre à me concentrer sur mon objectif. En effet, je suis délégué de classe et je me suis rendue compte que je mettais énormément de travail supplémentaire pour pas grand chose… Tour ça car je n’avais pas su dire non!

  • Alexandre dit :

    Article très intéressant, je pourrai en discuter avec mon collègue demain et on mettra en pratique tout ça

    Merci Julien

  • Salut @laura !

    Merci pour ton message!
    Comme tu l’as bien saisi, tu n’as pas besoin d’être dans le monde du travail pour réfléchir à la manière d’optimiser tes comportements 🙂

    À très vite.

  • Salut @alexandre !

    Qu’en pense ton collègue alors?

    Merci d’avoir pris le temps de m’écrire.

    À très vite!

  • corollem dit :

    bonjour,
    Merci pour ces explications et pour les exemples qui permettent de “visualiser”
    Votre humour est un plus et permet de dédramatiser certaines situations…et finalement il n’y a pas tant de choses urgentes ET importantes 😉
    Et merci pour la possibilité de télécharger cet article ( que je vais m’empresser de faire lire à quelques collègues)

  • Merci pour cet article. Reste à mettre en pratique…

  • mamadou samba dit :

    Je travaille en industrie et particulièrement dans l’énergie et les mines.mon grand problème n’est dans le travaille proprement dit ni dans la planification des tâches ,mais surtout dans la documentation de notre travail :a cause système de certification on nous crée des procédures qui je pense peut être un avantage dans le futur mais qui nous retardé gravement.je crois même qu’on comme dans une expérience de labo. C’est ainsi quand lisant votre article je commence a voir des lumières sur comment m’ordonner. Merci.

  • Bonjour et grand merci pour ton article qui m’a éclairé sur cette matrice. Mon boss m’en avait parlé sans connaitre son origine. Donc afin de l’utiliser j’ai prospecté et suis tombé sur ton article. Je m’y penche alors que je suis bien dans le jus en cette rentrée. Trop de choses urgentes (!!), importantes (??) et en plus comme je suis un gentil procrastinateur cela n’arrange rien…
    Petite question en plus, quel lien ferais-tu entre cette matrice et la méthode GTD ?
    Bonne matinée,

  • Salut @david !

    Contre la procrastination… j’ai un truc qui devrait te parler.

    Matrice Eisenhower et méthode GTD? Complémentaires! 🙂

  • Très bon article. Bravo!

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