Créer un plan d’action en 4 étapes (+ modèle gratuit et exemple)

Vous cherchez à créer un plan d'action réaliste ?

Que ce soit pour votre département marketing, un projet commercial ou votre projet personnel... vous êtes au bon endroit.

Vous découvrirez : 

• Les 4 étapes pour créer un plan d'action
• Une méthode pour prioriser vos tâches
• Des illustrations de plan d'action
• Un exemple de plan d'action

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Replacer le plan d'action dans son contexte

Un plan d'action est là pour nous aider à accomplir notre stratégie. Et la stratégie est définie en fonction de nos ambitions et nos valeurs.

Donc : Ambition (vision) → stratégie → plan d'action → exécution de la stratégie.

La définition du plan d'action

Il s'agit d'un document (papier ou numérique) qui indique l'objectif à atteindre et les étapes pour y parvenir.

Il affiche QUI fait QUOI pour QUAND et DANS QUEL BUT.

Vous pouvez aussi ajouter de la complexité dans votre planification : chemin critique, sous-objectifs, jalons, checklist à utiliser pour effectuer le travail.

Le format peut varier : Excel, Google Sheet, Asana, sur Notion, et même Workflowy.

Le but de cet article est de vous montrer la méthodologie que j'utilise pour créer mes plans d'action (et un modèle que j'utilise).

Vous trouverez un modèle excel / google sheet à télécharger gratuitement, un peu plus loin sur cette page. 

Les 4 bénéfices d'un plan d'action

1. Offre une vue d'ensemble des tâches à réaliser. Ça réduit les oublis tout en offrant une vision globale de la charge de travail à venir.

2. Permet de visualiser l'avancée. Si votre plan d'action est visuel, vous pouvez voir la progression. Pour vous et vos équipes, c'est motivant.

3. Maîtriser les moyens. En planifiant, vous augmentez les chances d'atteindre les échéances dans les temps, tout en respectant les coûts.

4. Optimiser vos ressources. Vous pouvez anticiper les charges de travail, les goulots d'étranglements et les problèmes à venir.

Situations appropriées à la mise en place d'un plan d'action

1. Succès passés. Vous (ou un membre de votre équipe) avez déjà réussi à accomplir l'objectif par le passé, ou un objectif similaire dans le passé. Vous avez des connaissances.

2. Fiabilité. Vous (ou votre équipe) avez une bonne maîtrise personnelle. Quand vous lisez la tâche une de votre plan d'action, vous vous mettez à travailler sur cette tâche (et vous ne procrastinez pas en repassant vos chaussettes).

Quand vous voyez qu'il faut avoir rendu le dossier X à la date Y, votre perfectionnisme ne se met pas en travers de votre chemin.

3. Environnement stable. Quand vous pressez sur le bouton, la lumière s'allume. Les trains arrivent et partent à l'heure. Etc. 

4. Peu de dépendances critiques. Vous n’avez pas ou peu de dépendances critiques pour la réalisation de votre plan d'action (un exemple de dépendance critique : une personne qui a des compétences difficiles à trouver ailleurs).

Comment créer un plan d'action pour concrétiser vos projets ?

Pour comprendre comment un plan d'action peut vous aider, penchons-nous sur la citation apocryphe d'Eisenhower :

Les plans sont inutiles, mais planifier est essentiel. 

Ce que le général veut dire ici, c'est que la méthode pour établir le plan est plus importante que le résultat final (le plan).

Comment est-ce possible ?

En suivant une bonne approche (que je détaille plus loin) vous ferez des choix.

Vous mettrez de côté certaines options. Vous garderez des idées pour plus tard. Vous penserez à certaines variantes qui pourront être utiles si la situation change.

En suivant la bonne méthodologie, vous êtes plus ouvert à l'idée d'adapter votre plan d'action. Il est alors plus facile de saisir de nouvelles opportunités et éviter certains risques.

À présent, voici la procédure que j'utilise (que ce soit un plan d'action ou un rétroplanning).

La méthode des 4P pour élaborer et réaliser votre plan d'action

Avant toute chose, j'explique en détail chaque étape de la méthode des 4P dans un cours vidéo encore gratuit qui se trouve ici. Si vous préférez le format vidéo, le cours fait 50 minutes et vous montre de manière progressive tout ce que j'explique ici au format texte.

La méthode des 4P est composée de quatre étapes à suivre dans un certain ordre. Telle une recette de cuisine. Le résultat final est un plan d'action pour commencer et terminer votre projet sans vous disperser.

La méthode des 4P ne remplace pas la planification stratégique. La stratégie vient encore avant la méthode des 4P.

Ce que je viens d'écrire peut-être frustrant si vous voulez rapidement "créer un plan d'action" à montrer à des investisseurs inexpérimentés ou un client pénible... mais il n'y a rien de pire que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.

Pour vous aider à définir votre stratégie, des modèles comme le SWOT ou encore le CQQCOQP peuvent aider (ou la lecture du livre "Stratégie océan bleu").

Mais rien ne remplace une personne expérimentée qui a réalisé plusieurs fois, et dans un contexte similaire au vôtre, ce que vous cherchez à mettre en place. Je me répète, mais c'est important.

Ceci dit voici la première étape pour établir un plan d'action qui tient la route.

1. Analyser votre planning existant

La première étape consiste à savoir à quoi vous allez dire non pour mettre en place votre projet

À partir du moment où vous investissez du temps / de l'énergie / de l'argent pour travailler sur ce plan d'action, ces ressources ne peuvent pas être utilisées pour d'autres actions.

Il en va de même lorsque vous ou votre équipe, vous vous mettrez à avancer sur votre plan d'action. Chaque oui équivaut à un non.

La plupart des gens pensent qu'ils pourront avancer sur leurs buts... mais ils ne vont pas se demander ce qui va passer à la trappe. Car dans une journée de 24h, il y a forcément des activités qui passent à la trappe.

Faire le deuil en amont vous évite une quantité de cris, de pleurs et de burnout par la suite.

Les gens qui font des plans d'action sans réfléchir à ce qui va passer à la trappe se mettent dans une situation bien inconfortable (pour eux-mêmes et leurs clients / équipes)

La première question consiste à clairement identifier les ressources à disposition pour réaliser votre objectif.

• Un jour par semaine ? Deux jours ? Durant combien de semaines / mois ?
• Combien d'argent avez-vous a disposition pour ce projet ?
• Qu'allez-vous cesser de faire pour avancer sur votre projet ?
• Et combien de temps cela va vous permettre d'obtenir chaque semaine ?
• Que faut-il garder ?

À la fin de cette première étape, vous avez une liste d'activités à mettre sur pause pour avancer sur votre projet, ainsi qu'une idée du temps à disposition chaque semaine.

Si vous avez une équipe, le principe et le même.
Deuxième étape :

2. Définir le périmètre 

Pour atteindre votre objectif, vous avez une quantité de temps, d'argent, d'énergie limité. Même si vous vous appelez Elon Musk.

Ces ressources sont utilisées pour accomplir les tâches de votre plan d'action. Si vous ajoutez en cours de route des tâches auxquelles vous n'avez pas pensé, les biens requis augmenteront. 

Où allez-vous prendre ces ressources dans votre entreprise (si vous avez une entreprise) ? Et quels autres projets en pâtiront ?

Pour réduire cette tendance qui fait que certains n'arrivent jamais au bout de leur projet (rajouter des tâches en cours de route), il est important de définir votre périmètre du projet / plan d'action.

Un périmètre de projet est constitué de trois éléments interdépendants, aussi appelé triangle QCD.

Les éléments sont interdépendants.

Augmenter ou diminuer la qualité à atteindre aura une répercussion sur les coûts, sur les délais, ou sur les deux.

Que faire si vous vous lancez dans une aventure que vous n'avez jamais réalisé auparavant ?

Il n'est pas rare de tripler l'estimation initiale des coûts lorsqu'un projet n'a jamais été réalisé auparavant.

À la fin de cette deuxième phase, vous avez un périmètre QCD grossièrement défini. J'ai écrit un article qui détaille le Triangle d'or / triangle QCD. Il s'agit d'une étape cruciale qui facilite l'élaboration de votre plan d'action.

Sans cette phase, votre plan d'action sera autant utile qu'un smartphone sans batterie.

3. Définir la priorité de vos tâches

Une fois votre périmètre grossièrement défini, définissez les tâches qui seront réalisées à l'intérieur de celui-ci (c'est-à-dire avec les ressources définies à l'avance).

Il existe différentes méthodes pour prioriser, pour ma part, j'utilise souvent la méthode MoSCoW (j'en parle dans mon nouveau livre qui sort en septembre 2023). 

MoSCoW est un acronyme pour nommer quatre catégories de tâches.

Must do (M) - je DOIS faire

Il s'agit des tâches impératives à réaliser pour mener à bien votre plan d'action. Si vous ne réalisez pas ces tâches, votre projet est un échec. Le produit est inutile.

Should do (S) - je DEVRAIS faire

Il s'agit des tâches qui apportent une grosse valeur ajoutée au projet, mais qui ne sont pas critiques. Sans elle, le résultat est utilisable.

Could do (C) - je POURRAIS faire

Il s'agit des "petits plus" que vous pourriez faire s'il vous restait du temps ou de l'argent (après avoir terminé les actions M et S).

Won't do - je NE FERAI PAS

Il s'agit de tout ce que vous ne ferez pas. Gardez ces tâches dans votre boîte à idées d'amélioration pour la seconde version.

Concept clé : votre périmètre de projet n'est jamais statique, il peut être changé au niveau de la priorisation, mais aussi au moment de la progression. Ce qui est important est de changer celui-ci de manière délibérée (ce que les gens ne font rarement).

À la fin de cette troisième phase, vous avez une liste de tâches M (MUST, donc DOIS) à réaliser, avec le temps que cela prend.

Ces tâches MUST peuvent venir s'ajouter dans un tableau sous forme de liste  (Excel / Google / Notion / Etc...)

Ou dans un tableau kanban (une manière plus visuelle d'afficher vos tâches).

J'ai une préférence pour le format Kanban, car il me permet de voir le flux de mon travail d'une manière visuelle.

Ici j'ai une illustration d'un "plan d'action" dynamique dans un mur kanban plus complexe. Je réalise que l'étape de la validation et mon goulot d'étranglement.

4. Progresser au quotidien sur votre plan d'action

L'étape de la progression consiste à exécuter les tâches définies aux précédentes étapes. Les tâches que vous n'avez pas identifiées comme MUST peuvent être utiles quand la situation change... je les insère dans une autre catégorie bien pratique qui se trouve tout à gauche de mon tableau : la catégorie des idées.

Cette catégorie permet de réduire la dispersion et le biais de l'optimisme... cela me permet d'être plus réaliste et éviter la sensation de surmenage.

Dans cette dernière étape, il est important de savoir gérer les imprévus.

Définir les rôles opérationnels

Que ce soit votre commercial, votre équipe marketing, ou le comité de direction de votre entreprise... Si les rôles ne sont pas clairs, c'est le début des ennuis.

Par exemple, si une tâche n'a pas de responsable clairement attribuée, celle-ci ne va pas se réaliser comme par magie.

J'ai rédigé un article qui vous aide à mieux définir les rôles sur votre plan d'action, en utilisant la matrice RACI.

Quels outils utiliser pour la mise en œuvre de votre plan ?

Il existe différents logiciels pour établir votre plan d'action. Je le répète, ce qui est important, c'est la méthode utilisée pour établir votre plan d'action.

Si vous appliquez la méthode des 4P, vous serez bien plus avancé que la plupart des gens qui utilisent "la technique du doigt mouillé" pour savoir dans quelle direction avancer.

Mais le bon outil a son utilité, notamment dans sa capacité à coordonner les actions au sein d'une équipe. Voici quelques outils.

• Le plan d'action sur Excel / Google sheet (idéal pour un individu ou une petite équipe)
• Le tableau kanban dans Workflowy (idéal pour un individu ou une petite équipe)
• Le diagramme de Gantt inséré dans Asana / Meistertask (pour des équipes plus grandes)

Téléchargez le modèle du PLAN D’ACTION au format PDF

Ci-dessous, vous pourrez télécharger le modèle au format PDF ainsi qu'un tableur Google Sheet à compléter par vos soins.

Télécharger le modèle de plan d'action

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Exemple de plan d'action pour écrire un livre

Si vous souhaitez découvrir le processus de la méthode des 4P utilisée pour écrire un livre, voici un exemple de plan d'action.

Julien