En découvrant l'existence des 12 lois de la gestion du temps, vous pourrez :
- mieux gérer vos priorités,
- réduire les imprévus qui surviennent au fil des heures,
- obtenir des résultats plus réguliers jour après jour,
- connaître le moment opportun pour réaliser certaines tâches,
- Mieux planifier la durée d'une tâche (et éviter de vous surcharger).
Et surtout... réduire le nombre de fois où vous direz "je n'ai pas le temps".
Ces 12 lois de la gestion du temps touchent tous les humains.
On ne peut pas y échapper, car elles prennent naissance dans la manière dont notre corps, notre cerveau et notre monde fonctionnent. Cependant... on peut tourner ces lois à notre avantage...
- En découvrant leur existence (ce que vous êtes en train de faire)
- En mettant en pratiquant les conseils qui suivent.
La suite de cet article présente de manière générale chacune des lois.
Pour les plus passionnés d'entre vous, vous pouvez creuser le sujet avec les ressources complémentaires qui se trouvent sous certaines lois.
C'est parti!
Loi de Laborit – "Les tâches difficiles sont reportées"
Cette loi inventée par le chirurgien et neurobiologiste français Henri Laborit montre une tendance humaine bien connue : on cherche les gratifications immédiates et on repousse ce qui est pénible.
Face à un choix difficile, une bonne heuristique consiste à privilégier ce qui est le plus pénible sur le court terme.
Comment réduire cette tendance humaine qui nous pousse à procrastiner ? J'ai créé un article ici.
Loi de Parkinson – "Le travail utilise le temps disponible"
La loi de Parkinson a été popularisée par Cyril Northcote Parkinson en 1955. Elle stipule que le travail utilise le temps disponible.
Qu'est-ce que cela signifie ? Un travail sans échéance prendra plus de temps pour être accompli qu'un travail avec échéance.
Mais comment faire pour définir une échéance réaliste ?
J'en parle ici.
Loi de Douglas - "Votre matériel utilise la place disponible"
La loi de Douglas est l'équivalent de la loi de Parkinson, pour les biens matériels ET numériques.
Elle stipule que plus vous avez de place, plus vous utiliserez cette place.
Vous pouvez observer cette loi à l'oeuvre autour de vous. Quand vous emménagez dans un appartement, tout est bien rangé et après quelques semaines (jours?) du matériel va venir s'accumuler à différents endroits.
Le bureau de votre ordinateur va petit à petit s'encombrer de dossiers en tout genre. L'inbox de votre boîte e-mail va s'encombrer...
À noter qu'un bureau désordonné n'est pas forcément mauvais pour votre productivité, comme nous le rappelle Einstein :
Si la vue d'un bureau encombré évoque un esprit encombré, alors que penser d'un bureau vide?
Vous pouvez réduire les effets négatifs de cette loi en utilisant les 5s ou encore les revues.
Loi de Carlson – "Le travail, une tâche après l'autre".
Cette loi, inventée par l'économiste suédois Sune Carlson stipule qu'un travail réalisé en continu prend moins de temps et d’énergie qu'un travail réalisé en plusieurs fois.
Steve Uzzell le savait déjà quand il disait "Le multitasking est une opportunité de merder plusieurs choses en même temps".
Mais comment éviter de tomber dans le multitasking et respecter la loi de Carlson dans un monde surconnecté ?
Loi de Taylor – "L'ordre est important"
L'ordre dans lequel on effectue une série de tâches va influencer sur les ressources nécessaires à exécuter celle-ci.
La citation "Ne pas mettre la charrue avant les boeufs" est là pour nous le rappeler.
Cette loi nous vient de Frederick Taylor, papa de l'organisation scientifique du travail.
En gestion de projet, on garde à l'esprit cette loi en générant le chemin critique du projet. Le chemin critique est composé de tâches qui, si une d'entre elles prend du retard, repoussent la date d'achèvement du projet.
Mais la loi de Taylor est aussi là pour nous rappeler l'impermanence de notre monde : vous pouvez exécuter la même tâche à un autre moment, et le travail sera beaucoup plus facile.
C'est la différence entre aller faire ses courses à 18h... ou 15h.
Loi de Hofstadter – " Un travail prendra toujours plus de temps que prévu, même en tenant compte de la Loi de Hofstadter."
Cette loi, inventée par Hofstadter prend naissance dans notre optimisme. Daniel Kahneman parle du "planning fallacy".
Même les chefs de projet expérimentés sont soumis à cette loi.
Comment faire pour ne pas tomber sous le coup de la loi de Hofstadter ? Utiliser le triangle QCD.
Loi de Pareto - " De petites causes provoquent de grands effets"
La loi de Pareto, inventée par l'économiste italien Vilfredo Pareto stipule qu'une minorité de quelque chose, possède / génère une majorité de quelque chose d'autre.
Cette loi se vérifie dans beaucoup de domaines.
- Vous voyez 20% de vos amis le 80% du temps.
- Vous portez 20% de vos habits le 80% du temps.
- Vous utilisez 20% de votre vocabulaire dans le 80% de vos conversations...
- Etc.
Cette loi est aussi connue sur le nom de "la loi du 20 / 80".
Le défi de cette loi est d'identifier les tâches Pareto. Ces tâches qui vous permettront d'obtenir des résultats importants avec peu de ressources.
Cliquez ici pour en savoir plus sur la loi de Pareto.
Loi de Fraisse - "Le temps est subjectif"
Paul Fraisse, psychologue française (1911-1996) nous rappelle qu'il y a une réalité objective et subjective du temps qui passe.
Ce n'est pas le premier ni le plus célèbre à l'avoir dit.
« Placez votre main sur un poêle une minute et ça vous semble durer une heure. Asseyez-vous auprès d'une jolie fille une heure et ça vous semble durer une minute. C'est ça la relativité. » - Einstein
Encore lui!
Conséquence de cette loi ?
Plus une tâche est divisée ou inintéressante, plus le temps semble passer lentement.
Plus une tâche est intéressante, plus le temps semble passer rapidement.
Ainsi il important de trouver des façons de rendre l'exécution des tâches ennuyeuses plus appréciable (par exemple, en écoutant de la musique, ou en utilisant une check-liste, ou en se chronométrant et en utilisant la loi de Parkinson).
Loi de Swoboda-Fliess-Teltscher – "Le rythme biologique"
Cette loi a été inventée par un psychologue de psychologie Hermann Swoboda (1873-1963), un médecin allemand Wilhem Fliess (1858-1928) et un ingénieur autrichien Alfred Teltscher.
Tous les trois ont remarqué sur leurs élèves ou patients différents cycles.
Nous connaissons bien les cycles des jours, les cycles des semaines et les cycles des mois qui sont des conventions.
- Mais Alfred a remarqué un cycle intellectuel de 33 jours.
- Wilhem a constaté un cycle physique de 23 jours et un autre cycle émotionnel de 28 jours.
Quant à Herman, il consigna durant des années les changements de comportement de ses élèves et réalisa que les résultats variaient en fonction des cycles.
Cliquez ici pour découvrir votre chronotype.
Loi d’Illich - "À partir d'un seuil, l'efficacité chute"
Derrière la loi d'Illich, il y a le penseur écolo autrichien, ex-curé et universitaire polyglotte.
La loi d'Illich montre qu'à partir d'un certain seuil, votre productivité va chuter. Ce seuil est quotidien, hebdomadaire et peut-être annuel ?
Cela ne sert à rien de travailler des heures à la suite sans prendre de pauses. Vous risquez de faire des erreurs par manque de vigilance. Ou de glisser sur des tâches qui ne figuraient pas sur votre planning du jour.
Loi de Kotter – "De petites victoires régulières"
La loi de Kotter provient de John Kotter, professeur à Harvard sur le leadership et le changement.
Selon lui, plus un projet est d'envergure, plus il est important de se fixer des objectifs courts termes afin de maintenir ce sentiment de progression.
C'est la puissance des petites victoires.
Loi de Murphy – "Tout ce qui est susceptible d'aller mal ira mal "
Développée par l'ingénieur aérospatial américain Edward A. Murphy Jr, cette loi stipule que tout ira mal.
Rapportée à la gestion du temps, cela signifie que votre réveil ne va pas sonner. Vous aurez des urgences qui vont perturber votre plan d'action. Votre projet va prendre du retard. Vous aurez un client qui va renoncer à vous payer.
Il y a deux manières d'utiliser cette loi :
1. Tomber dans le pessimisme en prenant son adage au sérieux.
2. Concevoir vos systèmes (et vos plans) avec cette loi en tête.
Comme disait mon premier patron : espérer le meilleur et se préparer au pire.
Mais nos ressources sont limitées... ainsi il est difficile de concevoir un système pour qu'il puisse gérer toutes les situations catastrophiques.
Voici un article pour en savoir plus sur la loi de Murphy.
Vous êtes désormais mieux équipé face au problème de la gestion du temps.
Si vous voulez plus loin, vous pouvez découvrir la méthode JATO qui vous permet d'être autonome dans la création de solutions adaptées à votre contexte.
Julien