"Si ce n'est pas dans l'agenda, cela ne sera pas fait."
- Mais que mettre dans son agenda... ?
- Et surtout, comment gérer son agenda?
Si l'école ne vous a pas appris la gestion d'agenda (ou si votre agenda est un bordel sans nom), le but du guide qui suit est de corriger cette lacune. J'en profiterai pour vous dévoiler le concept d'agenda infini.
Et ce concept d'agenda infini n'est pas nouveau: je l'utilise depuis octobre 2018.
Pour vous motiver à lire cet article jusqu'au bout... voici un commentaire d'un lecteur:
Ceci dit...
Dans ce guide Gestion d'agenda 101, je vais répondre à plusieurs questions:
Et tout commence avec une déclaration:
Vous ne pouvez pas ne pas utiliser d'agenda
Si vous lisez ces mots, vous ne pouvez pas vous passer d'un agenda.
Certes, vous n'avez peut-être pas un agenda papier dans lequel vous allez inscrire vos rendez-vous... mais vous allez utiliser un système pour vous souvenir des rendez-vous que vous prenez.
C'est peut-être un rappel que vous configurez dans votre smartphone.Ou des Post-It que vous collez sur votre porte d'entrée...
Mais pourquoi avoir besoin d'un agenda pour se souvenir de nos événements futurs?
Parce que notre cerveau n'est pas bon pour se souvenir des informations.
Comme disait David Allen (que je ne présente plus), un cerveau n'est pas fait pour mémoriser des informations, il est fait pour travailler l'information.
Un ordinateur est bien plus efficace que nous à stocker et à retrouver l'information (pensez à votre album photo en ligne). Mais un ordinateur est ridicule par rapport à notre capacité à créer des liens, à créer de la nouvelle information, à faire des associations et à inventer des concepts.
L'agenda vient pallier au premier problème de notre cerveau: notre mémoire n'est pas fiable.
Et pour pallier à ce problème, vous utilisez un agenda.Si tout le monde utilise un agenda, pourquoi faire un article sur le sujet?
Parce que l'utilisation massive d'un outil n'est pas synonyme d'utilisation efficace.
Pour vous en rendre compte...
- il suffit de regarder le nombre de personnes qui n'ont pas configuré leur smartphone (et qui se font constamment racketter l'attention par celui-ci).
- Il suffit de regarder comme la plupart des gens gèrent leurs e-mails...
- Il suffit de voir comme les gens se comportent sur la route... ;-)
Et l'utilisation de l'agenda ne déroge pas à cette règle: la plupart des gens n'ont AUCUNE idée du potentiel de leur agenda.
Et peut-être que pour le moment vous n'avez pas encore vu le potentiel de votre agenda... la bonne nouvelle, c'est que c'est en train de changer.
Définition d'un agenda
Selon Wikipédia, un agenda est un outil permettant d'associer des actions à des moments, et d'organiser ainsi son temps. Il est utilisé afin de pouvoir donner à son utilisateur la possibilité de planifier, de noter son emploi du temps et ses rendez-vous.
Cette définition semble OK... mais le truc, c'est qu'on peut faire BIEN PLUS avec un "simple" agenda.
Le rôle incontournable de l'agenda
Que vous le vouliez ou non, chaque fois que vous vous réveillez, une journée est passée. Nous ne sommes plus le 21 juin, mais le 22 juin (par exemple). Chaque jour, vous avancez sur votre agenda.
Durant cette nouvelle journée, vous allez réaliser des tâches, voir des gens et rencontrer des imprévus.
Si vous gardez une trace de votre organisation, vous pourrez travailler cette information et dénicher les récurrences qui dysfonctionnent. Ces récurrences dysfonctionnelles peuvent être les conséquences de votre planification / action.
En regardant ce que vous faisiez dans le passé, vous pourrez améliorer ce que vous faites dans le futur.
marge de sécurité
Un agenda devient alors une aide à l'amélioration de votre système.Et je rappelle ce que disait W. Edwards Deming: un système médiocre sera toujours plus efficace qu'une personne intelligente (sans système).
Dans votre agenda infini, vous pouvez également faire votre "journaling" ou mesurer les habitudes de votre choix ou encore vos dépenses.
Mais un agenda est plus communément utilisé pour planifier des tâches, des rendez-vous et se souvenir de nos objectifs.
Maintenant une question qui revient souvent dans les emails que je reçois est le lien entre les projets et l'agenda.
- Dois-je mettre les tâches de mon projet dans mon agenda?
- Est-ce que je dois inscrire mes objectifs dans mon agenda?
Je répondrai à cette question... mais avant cela, faut-il avoir un agenda papier ou un agenda numérique?
Agenda papier ou agenda électronique?
Chaque choix vient avec son lot d'avantages et d'inconvénients. L'agenda ne déroge pas à cette règle. J'ai utilisé les deux formats. Durant des années, j'utilisais l'agenda bloc. Désormais j'utilise l'agenda central infini.
Quelques avantages de l'agenda papier:
- Ne vous dérange pas avec ses notifications
- Indépendant d'une source d'énergie (ne tombe pas en panne)
- Place limitée qui incite à bien choisir vos informations
Quelques désavantages de l'agenda papier:
- Difficile d'afficher la même information dans plusieurs formats
- Pas de synchronisation
- Impossible de configurer des rappels
- Chaque fois que je déplace un élément, je dois réécrire l'info
Quelques avantages de l'agenda électronique:
- Il se synchronise sur vos différentes interfaces numériques.
- Vous pouvez le partager avec d'autres personnes
- Cela facilite la coordination
- La place peut être illimitée
- Il peut mesurer certains aspects / se connecter à certaines applications.
Quelques désavantages de l'agenda électronique:
- Il est dépendant de l'électricité et souvent, d'internet.
- Il est facile de trop inscrire
- Il se trouve sur un support distrayant (ordinateur / smartphone).
Ce qui nous amène à une question que l'on m'a posée récemment:
Quel est le meilleur agenda?
Le meilleur agenda est celui que vous utilisez.
Mais en fonction de votre contexte, des agendas sont plus appropriés que d'autres. Par exemple, quand je bossais pour l'armée, j'utilisais cet agenda parce que je n'avais pas toujours internet à disposition et que les doigts mouillés sur les écrans de smartphone... ce n’est pas le top.
Quand je bossais en tant que manager, j'utilisais Outlook parce que l'entreprise utilisait Outlook et avoir deux agendas n'était pas une option.
Pour ma part, l'agenda infini m'aide beaucoup... et je ne pourrais plus m'en passer.
Mais peu importe votre choix, le meilleur agenda est celui que vous utilisez.
Quel type d'agenda utiliser?
Il existe 3 types d'agendas... (je sors de la liste le calendrier annuel)
1. L'agenda quotidien
2. L'agenda hebdomadaire ou semainier
3. L'agenda mensuel
La problématique du support papier, comme vous l'avez lu, est qu'il n'est pas possible de passer d'un type à un autre. Alors que la plupart des agendas électroniques permettent de jouer avec l'information afin de la présenter de la manière qui nous arrange le plus.
J'ai utilisé Google Agenda pour afficher l'agenda quotidien, hebdomadaire et mensuel (images ci-dessus)
Si vous utilisez un agenda papier, je vous recommande d'utiliser le format de la semaine. Ce que je veux dire, c'est que votre semaine doit être visible en un seul coup d'oeil.
Un exemple d'agenda hebdo (agenda bloc)
Cela vous permet d'éviter d'inscrire des détails, mais surtout, de vous assurer que toutes vos grosses pierres soient présentes...
Vous m'avez bien lu. J'aborde la notion des gros cailloux au chapitre suivant... et ensuite on passera à la pratique.
Que mettre dans son agenda?
Connaissez-vous la métaphore du bocal pour bien appréhender la gestion du temps?
Cette métaphore très connue mérite toujours d'être répétée.
Accrochez-vous! Cela devient intéressant...
Ce bocal représente votre temps.
Je vais à présent remplir ce bocal avec des pierres.
Est-ce que le bocal est plein?Non, je peux encore y mettre de petits cailloux pour combler les espaces.
Est-ce que le bocal est plein à présent?Non, je peux encore y mettre du sable.
Est-ce que le bocal est plein à présent?Non, je peux encore y mettre de l'eau pour combler les derniers espaces.
Le bocal représente les 24 heures que vous recevez chaque jour. Les 168 heures que vous recevez chaque semaine.
- Les pierres représentent les domaines qui doivent être considérés pour fonctionner de manière optimale, ainsi que votre objectif-clé du moment.
- Les cailloux représentent les actions moins importantes et les rendez-vous.
- Le sable représente les urgences, les distractions et les imprévus.
- Quant à l'eau, elle représente les moments passés avec les gens que vous aimez (et les moments qui vous procurent du plaisir).
Tout tient dans le bocal.
Maintenant si vous essayez de remplir le bocal dans un autre ordre (par exemple en commençant par le sable) vous verrez que vous n'arriverez pas à tout faire rentrer. Vos pierres seront délaissées.
Ce bocal, c'est votre agenda.
Il est impératif d'organiser vos journées dans le bon ordre. C'est-à-dire en commençant par les domaines et tâches importants qui vous permettent d'atteindre un résultat désiré (et maintenir votre système fonctionnel).
Quels sont les domaines importants de votre vie (vos pierres)?
Les domaines importants de votre vie évoluent, mais deux éléments vous accompagneront toute votre vie: votre corps et votre cerveau.
Plus votre corps et votre cerveau sont fonctionnels, et plus vous aurez de la facilité dans tous les domaines de votre vie.
Il est parfois tentant de faire une impasse sur ces aspects-là, mais tôt ou tard, on le paie.
Naturellement, parfois il faudra faire des nuits blanches, des heures sup' et d'autres impératifs de ce genre, mais quand cela arrive, notez une date dans votre agenda à laquelle la situation devrait être revenue à la normale. Cela vous permettra de vous dire "ah... on devait faire des heures sup durant 1 mois... et là ça fait 2 mois...".
Ce que je veux dire est simple: tout ce que vous faites, ressentez, respirez, mangez passe par votre corps et votre esprit.
Si ces deux éléments ne sont pas pris en considération, cela deviendra tôt ou tard une urgence dans votre vie. Ne transformez pas ce qui est important en urgence critique.
Il faut donc prendre du temps pour améliorer / maintenir votre corps et votre esprit.Semaine après semaine.
Formez-vous, lisez, faites du sport. Tout le monde le sait... et une raison pour laquelle on n'agit pas selon nos intérêts... c'est que ces éléments se trouvent dans notre tête plutôt que notre agenda. Et souvenez-vous... notre mémoire n'est pas bonne.
Résultat? On se retrouve à la fin de la semaine en se jurant que la semaine suivante sera différente...
Mais ce n'est qu'un éternel recommencement.
Cela vous parle? Si c'est le cas, vous devez bloquer du temps avec vous, dans votre agenda, pour entretenir votre mental et votre corps.
Ensuite d'autres pierres peuvent être ajoutées: prendre du temps pour gérer vos finances, prendre du temps pour entretenir vos relations. Prendre du temps pour cuisiner.
Ces pierres doivent être ajoutées avant...
... Les rendez-vous
Lorsque vous prenez un rendez-vous, vous vous engagez à être à un certain moment et à un certain endroit, avec une certaine personne.
On pourrait s'engager à être physiquement et mentalement présent. Cela nécessite d'avoir de l'énergie et de ne pas être à moitié sur WhatsApp (ou dans ses e-mails).
Quand vous prenez rendez-vous, il faut parfois se préparer au rendez-vous.
- Quand vous allez à une date, cela signifie se doucher, se brosser les dents et prendre des condoms.
- Quand vous allez à un entretien d'embauche, cela signifie se renseigner sur les besoins de l'entreprise, et préparer son dossier.
- Quand vous allez manger en famille, cela consiste à amener des fleurs à sa maman.
Ce genre de trucs.
Si je donne des exemples, c'est pour souligner qu'un rendez-vous nécessite toujours plus de temps que le temps passé avec la personne. Cela peut être le temps de déplacement, le temps de préparation, le temps pour traiter ce qui a été décidé d'être fait, etc.
Pensez-y et prenez des marges de sécurité.
Les tâches
Je suis contre les to-do listes.
À mes yeux, vos tâches doivent être centralisées dans votre agenda. Ainsi, vous pouvez faire concorder vos tâches, votre niveau d'énergie et le bon moment.
C'est un conseil très efficace.
Simplement changer le moment de l'exécution de la tâche permet de gagner en productivité sans investir plus de ressources.
Timing is everything: derrière cette phrase il y a ce concept du moment.
Choisir le bon moment pour réaliser une tâche... et être de bonne humeur. Si vous avez le contrôle sur la structure de vos journées, vous serez bien plus productif et serein qu'une personne qui ne peut pas maîtriser son horaire.
Mon conseil: faites en sorte que vos actions actuelles vous permettent de tendre vers une liberté de vos horaires.
La méthode Ivy Lee
Ivy Lee était un consultant au début du 20e siècle.
Sa recommandation était simple: chaque jour, listez 3 tâches à réaliser en priorité. Si vous vous faites interrompre, tentez de repousser l'interruption (sans vous énerver ;-))
Si ce n'est pas possible, traitez l'imprévu et une fois que c'est fait, revenez à la tâche que vous étiez en train de réaliser.
J'utilise la méthode Ivy Lee à une seule différence près: au lieu de définir mes tâches du jour le matin avant de commencer, je les sélectionne le soir avant de déconnecter.
La technique du Time blocking
Le Time blocking consiste à prendre rendez-vous dans votre agenda par bloc de tâches afin de traiter celles-ci par lots.
- Par exemple, le matin: écriture.
- Puis de 14h à 15h: e-mail
- Puis de 15h30 à 17h30, les rendez-vous.
L'avantage est que vous ne vous ennuyez pas à définir précisément votre emploi du temps qui sera de toute façon chamboulé. Si vous avez un imprévu, vous déplacez la totalité du bloc.
Les limites
Il est intéressant de travailler avec des limites. L'un des concepts qui m'a le plus aidé est de définir une quantité de temps pour un certain type de travail, plutôt que de définir une qualité à atteindre (rarement définie avec précision) et le temps nécessaire pour y parvenir.
En indiquant "cet après-midi, j'écris un article sur la gestion d'agenda" (comme je suis en train de le faire avec cet article), je fais au mieux avec ce que j'ai. Par la suite je peux toujours améliorer la qualité de mon article si je constate qu'il plaît aux gens.
D'abord faire fonctionner, plus améliorer.
J'évite ainsi de tomber dans le piège du perfectionnisme.
Et cela me pousse à me souvenir de ce que disait J.D. Meier dans son livre "Getting Results": jeter plus de temps à un problème existant est rarement la bonne approche. Il faut retirer du temps pour nous inciter à trouver de nouvelles approches plus efficaces et efficientes.
Il existe des limites minimales et maximales.
Un exemple de limite minimale : 3 x 15 minutes de sport par semaine (que vous inscrivez dans votre agenda)...
Ou alors des limites maximales. Par exemple 3 sorties sociales par semaine ou maximum 40 heures de travail par semaine.
Ou si vous traversez un moment difficile de votre vie, vous pouvez définir 3 moments dans la journée durant lequel vous allez vous plaindre de votre sort. Une fois ce moment passé, vous passez à la suite. Ce conseil provient de Julian Whitaker et Carol Colman... mais est repris dans le livre 12 rules of life.
Note: L'agenda papier ne vous informera pas qu'une limite approche... alors que l'agenda numérique oui.
Les mesures
L'un des aspects les plus intéressants de l'agenda (et le plus souvent ignoré) est l'aspect de la mesure.
Souvenez les gens qui débutent dans l'organisation me demandent "par où je commence bordel?! Et ton site est énorme! Je suis perdu".
Ma recommandation est consistante: commencer par mesurer ce qui vous semble important dans votre vie. "Vous n'avez pas le temps?" Mesurez le nombre de temps que vous passez sur Facebook, YouTube ou Netflix. Vous pouvez inscrire dans votre agenda différentes mesures que vous souhaitez garder en vue.
Par exemple, j'inscris dans mon agenda infini, à côté de la date du jour, les différents comportements que je souhaite garder en vue jour après jour...
Et parce qu'observer un comportement change celui-ci, je vais inévitablement changer avec le temps.
Pourquoi pas dans une application externe?
Parce que cela nécessite d'y penser... alors que vous êtes automatiquement incité (via les gens qui vous entourent) à regarder votre agenda.
Vous ne pouvez pas ignorer votre agenda, alors que vous pouvez ignorer votre application pour mesurer vos habitudes.
Le nord
Pour terminer, si vous n'avez pas un système pour gérer le progrès vers vos objectifs (comme le système SCOREUR), il peut-être intéressant de garder en vue les objectifs du mois... voir de l'année, au sein de vos semaines. Cela vous permet de prendre de moins mauvaises décisions et d'arriver plus facilement à choisir entre plusieurs options.
Faut-il avoir deux agendas?
Certaines personnes utilisent deux agendas. Un agenda pour le privé, un agenda pour le professionnel. Je vous recommande de n'avoir qu'un seul agenda, sinon ça va vite être le bordel.
Et si ce n'est pas le bordel, maintenir de l'ordre entre vos deux agendas est un effort supplémentaire... dans un quotidien surchargé. Évitez.
Et si votre boss à accès à votre agenda?
Dans ce cas, privatisez vos rendez-vous perso pour qu'ils ne puissent pas les voir.
S'il veut les voir, codifiez vos activités perso...
S'il veut comprendre les codes de vos activités perso?
Changez de boss.
Ceci dit... voyons comment cela prend forme dans votre agenda.
C'est quoi un agenda infini?
Un agenda infini vous permet de descendre dans le détail d'une information, sans être perturbé par les autres informations qui se trouvent en amont ou en aval.
Oui, je suis encore en train de réfléchir à une meilleure définition. Mais bon... d'abord faire fonctionner puis améliorer.
Un agenda Infini, c'est un concept que vous ne pouvez pas faire facilement avec un agenda papier, mais c'est la fonctionnalité inhérente d'un outliner comme Workflowy ou Dynalist qui permet de faire.
Dans un agenda papier, je suis limité par la place.
C'est-à-dire que si j'inscris 15h, réunion avec Clément pour parler de ma publicité, je vais devoir utiliser un autre support pour préparer ma réunion. Je peux faire cela sur Meistertask, sur papier ou sur PowerPoint.
Mais... un autre support est utilisé et je décentralise mon information.
Je la fragmente.
- Dans mon agenda j'ai le QUOI / QUAND / QUI / OÙ
- et dans un autre endroit, j'ai le "QUOI (détaillé) / COMMENT + ce qui s'est dit.
Alors qu'avec l'agenda infini, vous avez tout au même endroit, sans que cela devienne un bordel sans nom.
Oui, j'ai fait une vidéo pour tenter de rendre plus clair le concept ;-)
Pour faire simple, votre agenda devient bien plus que votre agenda. Il devient la pièce incontournable de votre organisation. La plaque tournante de celle-ci.
Vous pouvez faire votre gratitude, votre journaling, vous pouvez mesurer vos dépenses et gardez une trace de ce que vous faites de vos journées. Vous pouvez faire vos recettes de cuisine et les retrouver grâce à un système de mots-clés.
Et maintenant vous vous dites peut-être... c'est bien beau, mais comment je connecte mon agenda à mes projets?
C'est une question qui revient souvent...
Comment lier mon agenda à mes projets?
Un projet englobe plusieurs objectifs. Ces objectifs englobent plusieurs sous-objectifs. Ces sous-objectifs englobent plusieurs tâches.
Les gens vont ensuite inscrire ces tâches dans leur agenda... et là c'est le bordel.
Ce que je vous recommande de faire, c'est de créer un tableau kanban par projet.
Chaque tableau kanban à une liste d'objectifs / sous-objectifs / tâches.
Votre tableau kanban est réparti en colonne.
- Première colonne: idées
- Deuxième colonne: à faire
Note: entre la première colonne et la deuxième colonne, il y a une prise de décision que vous pouvez faire avec le triangle CDQ.
- Troisième colonne: en cours.
- Quatrième colonne: fait.
Maintenant dans votre agenda, vous allez uniquement lier la colonne "en cours" en créant un bloc de temps destiné à votre projet.
Ainsi votre agenda est le connecteur entre vos différents projets.
Quand vous avez fini une tâche, vous retournez dans votre projet et vous passez à la tâche suivante. Ainsi vos tâches restent dans votre kanban, et vous allez uniquement attribuer le temps alloué au projet dans votre agenda.
Quelles tâches peuvent se trouver dans votre agenda?
- Les tâches solitaires / récurrentes qui ne sont pas liées à un projet.
Par exemple:
- Payer facture X (si elle ne peut pas être automatisée)
- Tondre le gazon (tâche récurrente 6 mois par année)
- Nettoyer l'appartement (si vous ne déléguez pas), 1 fois par semaine.
- Et tout ce qu'un citoyen doit faire lorsqu'il vit en société...
- Et tout ce qu'une personne doit faire pour avoir une relation de qualité avec son partenaire...
Et j'en passe.
Comment lier son agenda à ses objectifs?
Je déconseille de réaliser le suivi de vos objectifs dans votre agenda. Comme vous l'avez vu précédemment, vos objectifs intègrent des projets.
Par contre il y a des objectifs qui n'ont pas de fin en soi. C'est le cas des habitudes. Les habitudes peuvent être mesurées et l'endroit idéal est dans l'agenda.
En français maintenant...
Vos objectifs liés à un projet (par exemple, écrire le chapitre 4 de mon livre XYZ) -> Projet (sous forme de kanban)
Faire 3 fois par semaine, 15 minutes de sport -> Votre agenda. Chaque fois que vous faites le sport, vous inscrivez un code couleur en haut de votre agenda.
Avec le temps, vous réalisez que vous tenez vos engagements, et un cercle vertueux se met en place.
Visualiser votre procrastination
Ceci est optionnel... mais pour ceux qui veulent arrêter de procrastiner... Un agenda est un excellent moyen de visualiser votre procrastination. On procrastine tous, mais lorsque vous passez une tâche au jour suivant (parce que vous procrastinez) vous allez inscrire une tâche à côté de celle-ci.
Cela vous permet de rendre évident ce que vous souhaitez cacher.
Nous voilà presque à la fin de cet article... je ne pouvais pas vous laisser sans aborder les bonnes pratiques suivantes:
6 Bonnes pratiques pour organiser votre agenda hebdomadaire:
Ces pratiques proviennent du livre "Getting Results" de J.D. Meier.
Chaque semaine, quand vous planifiez votre semaine à venir, définissez dans votre agenda:
1. Vos engagements inflexibles.
Pour Cal Newport, il s'agit d'une plage de travail quotidienne en mode "deep work" (concentration intense) dans laquelle vous allez créer le plus de valeur.
2. Consolider les activités qui vous retirent de l'énergie
Tentez d'avoir maximum 25% de votre temps quotidien attribué à des activités qui vous retirent de l'énergie, des activités que vous n'aimez pas faire. Et mettez ces activités à des moments où vous avez naturellement tendance à avoir de l'énergie.
3. Passer du temps sur vos forces (ou ce qui vous rend fort)
Planifiez des moments où vous allez faire ce qui vous plaît, cela génère de l'énergie. Tentez d'avoir au minimum 75% de votre temps utile, planifiez sur des activités qui augmentent votre énergie.
4. Prenez du temps pour avoir du fun et voir les gens que vous appréciez.
C'est important de s'amuser dans la vie.
5. Évitez l'erreur fréquente d'investir plus de temps sur un problème.
La clé est de réduire le temps investi, en augmentant la valeur que vous créez et en améliorant votre efficacité et efficience.
6. Planifier du temps libre (ou un jour OFF).
Peut-être le point le plus difficile à mettre en pratique si vous êtes un ambitieux.
Conclusion: votre agenda, bien plus qu'un agenda
Le but de cet article était de vous montrer à quel point un agenda, un simple agenda, peut devenir la plaque tournante de votre organisation.
Si créer un agenda infini vous intéresse, j'ai créé un article qui aborde Workflowy (le logiciel que j'utilise).
Si vous ne pouvez pas prendre le temps aujourd'hui pour lire l'article... prenez votre agenda... et appliquez ce que vous venez de découvrir.
Julien
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