Quand on est son propre patron, plus personne n’est là pour nous dire quoi faire à quel moment. Pour certains, c’est perturbant. Et plus vous avez été longtemps dans le salariat, plus ce sera perturbant.

J’ai longtemps cherché à faire l’emploi du temps idéal...

...et heureusement, je ne l’ai jamais trouvé. 

Pourquoi est-ce une bonne nouvelle ?

Parce que cela signifierait que je vis dans un monde que je contrôle à 100%. Cette idée peut faire rêver, mais quand on y pense à deux fois, on réalise que gagner c’est fun, être sûr de gagner, c’est ennuyeux.

Et c’est le premier point clé de cet article : un système d’organisation est là pour vous aider à réduire la durée et l’intensité des imprévus. Il n’est pas là pour vous en protéger de tous les revers et perturbation de la vie.

C’est le cas de votre cerveau numérique, votre planning, votre plan d’action et évidemment votre emploi du temps.

Si vous avez un emploi du temps qui est utile dans le 80% du temps, vous êtes déjà dans le 5% des gens les mieux organisés que je connaisse.

La suite de cet article vous partage trois principes que j'applique dans mon planning... et qui vous évitera de vous retrouver dans cette situation.

Pour faire son emploi du temps réaliste, il y a trois principes à connaître

Promis, je ne vous parlerais pas de time blocking ou de la méthode pomodoro.

1. Exploration ou exploitation ?

La première étape à identifier est le type de tâche que vous allez faire entrer dans votre emploi du temps.

Est-ce des tâches d’exploration ou d’exploitation ? Cette nuance est importante.

Les tâches d’exploitation concernent des processus de travail connu qui ont fonctionné et qui, aux dernières nouvelles, fonctionnent.

Ça ne signifie pas qu’ils vont fonctionner dans le futur, mais jusqu’ici, vous avez récupéré des informations qui vous permettent de mieux prédire l'effet de ces tâches.

Par exemple, je sais qu’en trois heures, je réalise ma révision mensuelle, en une heure ma révision hebdomadaire. En quatre heures, j'écris deux articles. En quatre heures, je tourne deux vidéos. En 30 minutes, je m’entraîne. En quatre jours, je crée la première version d’une formation…

Évidemment, ces chiffres ne sont pas gravés dans le marbre : je peux être fatigué, avoir un passage à vide et rencontrer des imprévus (la conduite d'eau qui lâche), mais au moins, j’ai une idée du temps que cela va me prendre (et des ressources).

Ensuite, il y a des tâches d’exploration : là, vous avancez à l’aveugle.

Vous ne savez pas exactement ce que vous cherchez ni le but à atteindre. C'est comme si je vous demandais d'écrire un livre. Si vous n'avez jamais fait ça, comment allez-vous estimer une durée ?

Le livre n'est pas si problématique, car vous avez déjà écrit et surtout, il existe beaucoup d'auteurs qui vous aideront à écrire un livre et vous aider à estimer la durée.

Mais imaginez pour les projets qui n'ont jamais été réalisés avant... comme envoyer une fusée habitée sur Mars.

La règle du pouce pour votre emploi du temps est simple : les tâches d’exploitation (connues et importantes) avant les tâches d’exploration (inconnues).

• Par exemple, le matin, écriture (connue) et l’après-midi, installation d’un nouveau logiciel pour la recommandation de ma newsletter (inconnu).
• Le matin, évaluation d’un membre de votre équipe (connue, si vous l'avez déjà fait), l’après-midi, brainstorming sur un nouveau produit (inconnu).

Important : l’inverse (exploration puis exploitation) est incontournable au début de votre activité, quand vous ne savez pas ce qui fonctionne.

Avec le temps et les expériences, les ressources dédiées à l’exploration diminuent en faveur de l’exploitation

Mais ne faites pas l’erreur de supprimer complètement l’exploration. Les entreprises et individus les plus résilients investissent 80% de leurs ressources sur ce qui fonctionne jusqu’à maintenant, et 20% sur des expérimentations qui en cas d’échec, ne les mettent pas en péril.

Donc à terme ?

80% de votre emploi du temps est consacré à ce qui fonctionne jusqu’ici et 20% à de l’exploration.

Pensez-vous que ce soit une coïncidence que de grandes entreprises comme Google ou 3M laissent leurs employés, un jour par semaine (20% du temps) travailler sur ce qu’ils veulent ?

Je laisse tirer vos conclusions.

Une fois ce principe clair (l’exploitation avant l’exploration), quel est le deuxième principe ?

2. Tetris ou Pac Man ?

L'emploi du temps Tetris consiste à avoir un agenda qui ressemble au jeu Tetris : chercher à combler le moindre espace.

Mais à quoi bon ?
C'est si stressant et dans la majorité des cas, inutile.

Car dans un environnement impermanent, le moindre couac, le moindre retard, ou la simple gueule de bois de Kevin (l'ingénieur clé du projet) peut faire dérailler tous nos plans.

Avec un agenda Tetris, on passe plus de temps à reprogrammer des rendez-vous que de travailler sur nos projets.

Vous mettez l'agenda Tetris sur piédestal ? Soit, ça peut fonctionner. Mais il faut que vous compreniez ceci : un agenda Tetris est la personnification de la complexité. Et l'un des principes de l'Organisologie c'est "la simplicité avant la complexité".

Voici les conditions dans lesquelles un agenda Tetris peut fonctionner : 

1. Vous travaillez sur des projets connus.
2. Vous avez peu de dépendances avec d'autres personnes pour avancer sur ce projet.
3. Vous vous maîtrisez (quand vous devez avancer sur la tâche n°1, vous ne procrastinez pas, et vous ne passez pas des années à peaufiner des détails).
4. Vous êtes dans un pays stable.
5. Vous êtes mentalement et physiquement stable.

Exemple de stabilité : 

• Le youtubeur français
• L'écrivain

Exemple d'instabilité : 

• Le chef de projet dans la construction
• Le commandant d'une compagnie (armée)

Si l'un de ces critères n'est pas présent, je ne m'aventurerais pas dans l'agenda Tetris... mais je planifierais mon agenda comme Pac Man : un truc à la fois, avec un espace entre chaque point.

Pour y parvenir, un point qui est facile à énoncer et pas facile à réaliser dans un monde capitaliste est de... travailler sur mes désirs.

(Est riche celui qui maîtrise ses désirs, disait un type intelligent)

Et plutôt que de surcharger votre emploi du temps, prenez en considération les éléments suivants :

1. La loi de Pareto : 20% de vos projets / actions apportent 80% de résultats
2. L'adaptation hédonique : notre niveau de satisfaction oscille autour d'un niveau stable dans le temps (peu importe les coups durs et les réussites)
3. La soustraction avant l'addition : vous pouvez avancer sur vos objectifs plus rapidement en desserrant le frein avant d'accélérer.
   
   Si vous voulez être en bonne santé, vous pouvez ajouter un abonnement à la salle de fitness ou arrêter de boire. Aucun n'est facile, mais si vous arrêtez de boire, vous vous retrouvez avec un excédent de ressource (du temps, de l'argent, de l'énergie et des années de vie).

Que faire si vous êtes empêtré dans un agenda Tetris ?

1. Listez les projets que vous pouvez mettre sur pause : en général arrêter ces projets n'a pas de conséquences irréversibles et importantes sur votre bien-être / vos finances ou tout ce que vous jugez important. Vous allez froisser certaines personnes, perdre un peu d'argent, mais cela s'arrête là.

2. Mettez sur pause les projets

3. Ressentez le grand apaisement. Souvent, nous sommes nos propres bourreaux.

4. Terminez un projet en cours avant d'en commencer un nouveau : simple règle pour réduire les chances d'exploser en vol (burn-out).

Dernier principe pour faire son emploi du temps (intelligemment).

3. Une limite minimum et une limite maximum

Vous êtes un système. Comme tout système, vous oscillez entre des limites minimums et des limites maximums. Exemple : le sommeil.

• Il y a de fortes chances que vous dormiez entre 5h et 10h de sommeil par nuit.

Autre exemple, l'alimentation.

• Vous mangez probablement entre 2000 et 4000 calories par jour.

Je ne vous connais pas, mais nous avons un point en commun, notre corps.

Maintenant, vous pouvez utiliser les limites à votre avantage (et les inscrire dans votre emploi du temps pour vous souvenir d'agir d'une manière pertinente).

Important : n'importe quel système (même le meilleur) peut être surchargé et cesser de fonctionner. Les limites préviennent la surcharge et le dysfonctionnement des systèmes.

Comment utiliser les limites à votre avantage ? 

Placez des limites maximales sur les activités que vous souhaitez réduire... et des limites minimales sur les activités que vous souhaitez augmenter.

Par exemple, vous savez que vous travaillez trop et cela vous empêche d'avoir un bon sommeil ? Alors, vous souhaitez réduire le temps passé à bosser. Vous allez donc placer une limite maximum : huit heures de travail maximum chaque jour. Samedi et dimanche sans travailler.

Ou alors, vous ne faites pas assez de sport, dans ce cas, vous allez placer une limite minimum : trois entraînements par semaine.

Ou alors, vous avez tendance de faire trop de tâches inutiles au quotidien, placez une limite maximum de 3 cinq tâches à réaliser dans la journée. Ça vous forcera à choisir les bonnes tâches.

Maintenant, les meilleures limites fonctionnent avec un minimum de volonté (le contexte avant la discipline), car il y a une différence entre ne pas avoir de volonté et ne pas avoir besoin de volonté. 

Pour tout ce qui est lié à l'écran (temps passé hors écran, temps passé sur un tel site web, temps passé sur une application), je vous recommande d'installer ColdTurkey qui peut verrouiller votre ordinateur à une certaine heure.

Sur smartphone cela fonctionne moins bien, mais j'utilise l'application One Sec App.

L'idée est de faire son emploi du temps en y insérant une limite minimum et une limite maximum.

En résumé, faire son emploi du temps se résume en 3 points 

1. Le matin, des tâches d'exploitation (sauf si vous démarrez votre activité, dans ce cas, de l'exploration).

2. Travailler comme Pac Man : une tâche après l'autre, en insérant des espaces entre chaque tâche (et surtout, éviter le multitasking)

3. Insérer une limite minimum pour les comportements que vous souhaitez faire plus souvent. Une limite maximum pour les comportements que vous souhaitez réduire.

Et si vous voulez d'autres conseils pour faire son emploi du temps, j'ai rédigé un article intitulé "Comment créer un planning de travail réaliste en 10 étapes."

Julien