Si vous voulez mieux vous organiser, être plus productif et régulier au quotidien, les applications peuvent être une grande aide.
Mais il est facile de passer des heures et des heures à choisir parmi des centaines d'applications...
Mais il est facile de succomber aux chants des sirènes des marketeurs... qui vous promettent monts et merveilles (pour justifier leurs revenus).
Il est facile de succomber aux dernières fonctionnalités populaires en oubliant que la tour Eiffel a été planifiée et créée à une époque où les outils numériques n'existaient pas.
Souvenez-vous : vous pouvez avoir la voiture la plus performante (ou la plus belle) du marché...
... si vous ne savez pas la conduire, je serai plus rapide que vous avec mon vélo (pour peu que je sache faire du vélo).
Pour choisir vos applications, ma recommandation est simple :
Trouvez une application qui remplit 90 % de vos besoins, puis concentrez-vous sur la méthode et la régularité de vos comportements.
Pourquoi les comportements ?
Car ce sont vos comportements qui vont amplifier l'utilité (ou les dangers) d'une technologie. J'en parle dans mon dernier livre.
Vous ne savez pas vous organiser ?
Trouvez une bonne application, apprenez à la maîtriser, puis concentrez-vous sur vos comportements et sur la valeur que vous créez.
Pour chaque application, je donne une astuce du pro ainsi qu'une fonctionnalité peu connue du grand public, la "fonctionnalité secrète".
Workflowy - Le couteau suisse de votre information
Avec Workflowy, tout se trouve sur un seul "document" et en fonction de votre besoin, vous zoomez à l'infini (Je l'utilise depuis 2018, je n'ai toujours pas touché le fond, et j'ai plus de 5 millions de mots).
La force de Workflowy ?
Sa flexibilité (le logiciel s'adapte à vos besoins, et non l'inverse), sa rapidité et sa fiabilité.
L'équipe qui met à jour Workflowy est là depuis 2010.
L'astuce de l'Organisologue : Ne vous laissez pas berner par son apparence simpliste.
Sous ses airs de logiciel pour faire des listes, Workflowy peut se transformer en Cerveau Numérique.
La fonctionnalité secrète : alt + shift + 0/9 (Windows) ou cmd + shift + 0/9 (Mac) permet de passer d'un point à un autre rapidement.
J'utilise Workflowy au quotidien pour :
- Gérer mon agenda
- Gérer mes tâches
- Gérer mes projets personnels
- Gérer mes rendez-vous
- Gérer ma liste de contacts
- Gérer mes idées
- Prendre des notes de mes lectures
Alternative : Dynalist / LogSeq (confidentialité des données)
Prix : Application gratuite et payante (4,20 euros par mois)
En fonction depuis : J'utilise Workflowy depuis 2018
OnePassword - Le trousseau de clés sécurisé
Lorsque vous conservez de grandes quantités d'informations, la sécurité de vos données devient essentielle.
Pour y parvenir, j'utilise le logiciel OnePassword.
Un logiciel qui me permet de stocker tous mes mots de passe en créant des mots de passe ultra compliqués (jldaskjhfkdl2*ààjllek3q!20) que je n'ai plus besoin de mémoriser.
L'application s'en charge pour moi.
Même avec un pistolet sur la tempe, je ne pourrais pas fournir le mot de passe.
La seule chose à conserver ? Votre mot de passe principal, la clé unique de votre coffre-fort numérique.
L'astuce de l'Organisologue : utilisez OnePassword pour ne pas vous connecter sur les sites sur lesquels vous passez trop de temps.
Par exemple, changez le mot de passe de Facebook, déconnectez vos sessions et voilà ! Pour pouvoir vous reconnecter, vous devrez entrer dans votre logiciel de mots de passe Onepassword.
C'est de la friction supplémentaire.
La fonctionnalité secrète : activez la tour d'observation, cela vous permet de recevoir une notification quand vos mots de passe sont trop faciles ou corrompus.
Alternative gratuite : KeePass
Prix : 3 euros par mois
En fonction depuis : 2018
Google Drive - Le classeur numérique
J'utilise Google Drive pour stocker ma paperasse numérisée.
Ce logiciel permet également de collaborer sur des documents et de créer des sondages gratuits.
Je ne vais pas vous la faire à l'envers : chez Google, quand le produit est gratuit, c'est que vous êtes le produit. Plus particulièrement vos données et votre profil d'utilisateur.
Si vous êtes sensible à la protection de vos données, Kdrive est l'alternative à considérer.
Ce Service est également fourni par l'entreprise suisse Infomaniak : les fonctions sont similaires, mais la sécurité et le prix sont un peu plus élevés.
L'astuce de l'Organisologue : utilisez l'application de scanner de poche qui suit... pour transférer directement le document scanné dans un dossier Google Drive.
La fonctionnalité secrète : vous pouvez utiliser le champ "description" de chaque document pour y insérer des mots-clés.
Prix : 100 GO / 20 euros par an
En fonction depuis : J'utilise Google Drive depuis 2014
ScanSwift (Pro) - Le scanner de poche professionnel
ScanSwift Pro est l'application qui transforme votre smartphone en scanner de poche.
Petit bijou technologique, les développeurs de l'application ont très bien compris la citation de Léonard de Vinci : la simplicité est la sophistication ultime.
Alors, que ce soit clair entre nous : numériser et classer votre paperasse ne fera pas de vous le prochain Elon Musk.
Mais tout le temps que vous passez pour partir en expédition... à la recherche de la bonne facture, du bon contrat, de la bonne police d'assurance...
... c'est du temps que vous n'utilisez pas pour développer vos compétences et améliorer vos revenus.
Chaque oui équivaut à un non.
L'astuce de l'Organisologue : ne conservez aucun document sur votre application.
L'application ScanSwift est uniquement là pour numériser vos documents, pas pour les traiter. Un ordinateur est bien plus efficace pour cette tâche.
La fonctionnalité secrète : dans les paramètres, vous pouvez connecter votre compte Google drive et choisir le dossier dans lequel seront envoyés tous vos documents.
Prix : inconnus (cela change souvent, je vous laisse découvrir par vous-même).
En fonction depuis : j'utilise SwiftScan pro depuis 2018
ColdTurkey - L'Internet sous contrôle
Internet FRACASSE votre muscle attentionnel. Études après études, les participants qui surfent sur le web et qui utilisent des outils numériques font preuve de faiblesse au niveau de la concentration.
Et même si vous avez beaucoup de volonté (ce que je n'ai pas), celle-ci ne tiendra pas les attaques répétées de notifications, liens hypertextes et petits bruits si fréquents lors de l'utilisation d'outils numériques connectés.
L'un des éléments clés pour travailler de manière productive sur Internet est de sortir de l'équation votre besoin de volonté.
ColdTurkey comble enfin ce besoin : vous définissez les sites web et applications que vous ne souhaitez pas consulter à certains moments de la journée, vous activez et vous voilà prêt à tirer des lasers par les yeux et soulever des montagnes.
Astuce de l'Organisologue : ColdTurkey vous permet même de verrouiller votre ordinateur durant les périodes souhaitées. Le must pour passer du temps hors écran (personnellement, mon ordinateur se verrouille à 19h).
La fonctionnalité secrète : vous pouvez verrouiller vos paramètres, afin de ne pas être tenté de les changer lorsque vous ne pouvez pas accéder à un site.
Alternative : aucune application ne bloque aussi bien votre ordinateur. Pour votre smartphone, pensez à... One Sec App.
Prix : 35 euros (achat unique)
En fonction depuis : J'utilise Cold Turkey depuis 2019
Jenji - Votre comptable vous dit merci
Même si vous avez un bon comptable qui s'occupe de vos impôts et des finances de votre boîte, celui-ci ne va pas vous suivre au restaurant avec votre client.
Donc que faire avec l'addition ? Vous la roulez en boule dans le fond de votre poche de veste ?
Non.
Vous dégainez votre smartphone, ouvrez Jenji, vous scannez l'addition et voilà !
Astuce de l'Organisologue : Je gère toutes mes factures dans ce logiciel. Pas uniquement les notes de frais. J'ai testé d'autres logiciels en espérant pouvoir tout automatiser... c'était toujours le bordel. Au final, ma compta est effectuée en 3 heures par mois + les services d'un comptable.
La fonctionnalité secrète : utiliser un système de tag pour identifier les factures qui ne sont pas encore payées. Ainsi, quand vous recevez la facture d'un fournisseur, vous l'insérez dans le logiciel... en y ajoutant le tag et vous n'y pensez plus.
Alternative : Je n'en connais pas
Prix : gratuit
En fonction depuis : J'utilise Jenji depuis 2020
MeisterTask - Les projets collaboratifs
MeisterTask, c'est allemand.
Ça en dit long sur sa qualité : propre, efficace, facile à prendre en main.
Ce logiciel vous permet de créer des projets collaboratifs (d'autres acteurs du projet vont interagir dans le projet) et de les suivre facilement.
J'ai co-organisé un festival d'art (avec 15 chefs bénévoles qui géraient une équipe) et on utilisait MeisterTask.
Astuce de l'Organisologue : vous pouvez utiliser MeisterTask pour gérer vos réunions. La fonctionnalité "ajouter un timer" permet de faire prendre conscience aux gens du temps qui passe.
Fonctionnalité secrète : les automatisations vous permettent de faire passer des tâches d'un projet à l'autre. Idéal si vous avez plusieurs équipes qui utilisent toutes MeisterTask.
Alternative : Trello
Prix : une version gratuite et une version pro à 8,25 euros par mois
En fonction depuis : j'utilise MeisterTask depuis 2016, mais de moins en moins (vu que WorkFlowy améliore ses fonctionnalités de collaboration).
Rescue Time - La prise de conscience
Si vous faites partie de ceux qui disent "je n'ai pas le temps" , alors testez ce logiciel et vous réaliserez que vous faites souvent passer YouTube ou les réseaux sociaux avant votre projet.
"Je n'ai pas le temps" est une tournure de phrase qui signifie "Je fais passer d'autres choses avant".
Ce qui est intéressant avec Rescue Time, c'est qu'il vous génère une vue d'ensemble du temps que vous passez sur vos différents outils numériques, peu importe leur marque.
Vous pouvez avoir un smartphone Android, un ordinateur mac et (hélas) une tablette Windows, toutes les informations se retrouvent sur un seul tableau.
Astuce de l'Organisologue :
Ajoutez des notifications pour vous féliciter au fil des heures passées sur le bon type d'activité.
Fonctionnalité secrète : Le mode focus que vous pouvez augmenter avec votre pratique.
Le bon vieux calepin A6.
Indémodable.
Arme redoutable pour capturer rapidement des idées qui ont une durée de vie de 5 secondes (surtout les bonnes idées).
Difficile de faire plus rapide qu'un stylo et qu'un calepin.
Astuce de l'Organisologue : ayez toujours votre calepin / stylo sur vous (ou sur votre table de nuit) et capturez toutes les idées et choses à faire dedans. Cela vous libèrera l'esprit.
Les deux fonctionnalités secrètes : le porte-stylo intégré.
Équipe la poche de mes jeans depuis... 1998 (selon ma mère)
Vous voulez aller plus loin ?
Découvrez la liste complète des applications que j'utilise, mais aussi le matériel que j'utilise au quotidien.
Julien