Méthode Kanban: améliorer la gestion de vos tâches et vos projets

Cela fait des années que je le répète : la méthode kanban est idéale pour la gestion des tâches / de projet. Surtout si...

•  Vous changez souvent de contextes de travail... vous avez différents plan d'action en cours... vous avez besoin d'une gestion agile.
  
• Vous commencez souvent de nouvelles tâches avant d'avoir terminé les anciennes...
  
• Votre priorité du moment n'est pas claire... et vous avez de la difficulté à trouver le temps pour vous concentrer sur un travail à la fois.
  
• Vous avez besoin d'une gestion et de processus au niveau individuel qui s'adapte également à votre équipe.

Pourquoi la méthode kanban mérite votre attention ?

1. Nous acquérons plus d'information à travers la vision que tous les autres sens réunis ¹

Deux tiers de la population a une préférence spatiovisuelle. Quand nous amenons notre vision pour nous organiser et résoudre des problèmes, nous gagnons en clarté et il est plus facile de prendre des décisions.

Les tableaux kanban sont visuels et en commençant à utiliser ceux-ci dès aujourd'hui, vous gagnerez en efficacité et clarté mentale.

2. Mais ce n'est que le début, car une étude menée en 2016 par DevOps montre que les personnes les plus productives passent 28% de temps en plus sur des tâches planifiées (et comparaison à ceux qui sont moins efficaces).

Utiliser de manière délibérée le système kanban vous aidera à augmenter le temps passé sur des tâches planifiées. Petit à petit, vous ferez partie des personnes les plus productives.

Ma relation longue durée avec la gestion en mode Kanban

Eh oui... quand certaines méthodes nous offrent de la flexibilité dans la manière de gérer nos tâches et notre projet en cours... forcément, on n'a pas envie d'aller voir ailleurs. 

Et c'est le cas de la méthode Kanban.

J'utilise cette méthode japonaise depuis plusieurs années. Auparavant en tant que chef de projet dans une entreprise en suisse. Aujourd'hui pour gérer les activités de mon entreprise, mon flux de travail et mes processus.

Quoi de mieux qu'un système Kanban pour la gestion de votre projet et vos tâches jour après jour ?

Car aujourd'hui c'est peut-être votre problème : vous ne savez pas comment gérer vos différents projets, les différents plans d'action que vous souhaitez exécuter... vous avez des problèmes à prioriser.

Et c'est bien connu : plus vous avez de projets en cours, moins vous avez de ressources à consacrer à la gestion ces projets... plus les risques de chevauchement augmente... et plus les risques de tension, de surmenage, et de mauvaise qualité augmentent... que ce soit à un niveau individuel, mais aussi au niveau de votre équipe.

Est-ce qu'un rétroplanning (ou une to-do liste) ne pourrait pas faire l'affaire ?

C'est sûrement ce que vous vous dites... mais... Non.

Primo, s'organiser uniquement avec des to-do listes... revient à marcher dans une rue bondée avec des jumelles. Quand un obstacle entre dans le champ de vision, c'est trop tard et on ne peut plus l'éviter... on réagit plutôt qu'anticiper.

Et la to-do liste à une fâcheuse tendance à augmenter au fil des heures... ce qui est plutôt frustrant. (Exception pour la to do liste fermée que je détaille ici).

Secondo, les plannings / rétroplanning / diagramme de gantt sont surévalués. Et le général Eisenhower est du même avis lorsqu'il dit: les plans sont inutiles, mais planifier est essentiel.

Ce qu'il veut dire?

Les plans sont réalisés dans un contexte qui n'existe plus au moment de l'exécution. Il faut donc des systèmes de gestion du flux de travail (processus) qui puissent facilement s'adapter. Ce n'est pas pour rien que les méthodes agiles se sont approprié la méthode de Taichii Ohno.

(Je reviens sur Taichii Ohno dans quelques secondes).

Les avantages de la méthode kanban pour votre projet

La gestion de la charge du travail en cours est pour moi l'un des points les plus intéressants de cette méthode de gestion de projet agile. Mais ce n'est pas le seul avantage... vous pouvez aussi :

1. Maintenir au chaud les idées qui vous viennent lors de l'exécution de votre projet... (et éviter de les oublier)
   
2. Voir, au sein de votre équipe, qui fait quoi rapidement... (et ne plus vous demander par quoi commencer vos journées)
   
3. Savoir sur quoi mettre la priorité... en restant agile (face aux changements).
   
4. Débusquer les voleurs de ressources... (et ainsi utiliser l'amélioration continue vos pratiques professionnelles semaine après semaine sur vos processus).
   

Pour débusquer les voleurs de ressources, votre tableau kanban est tout indiqué :

Si vous n'avez pas un endroit pour mesurer les interruptions... les goulots d'étranglement... le travail en cours en trop grande quantité... les dépendances ou encore l'absence de priorités, alors votre système kanban va vous aider !

Si vous ne faites rien vis-à-vis de ces voleurs de temps ?

Moins de qualité, client pas content, équipe frustrée, processus inadaptés, projet à l'arrêt, système rouillé et champ libre pour les concurrents.

Donc... si jusqu'ici votre organisation (ou votre équipe) n'a pas été efficace et que vous n'avez pas encore testé la méthode Kanban... cet article a comme objectif de vous aider à créer votre système kanban.

1. Et si vous êtes déjà un utilisateur avancé (développeur, product owner) je partagerais avec vous quelques illustrations de tableaux kanbans afin de vous donner des idées pour améliorer votre réactivité.
   
2. Vous pourrez également télécharger le résumé de ma note de lecture du livre "Making Work Visible" de Dominica DeGrandis
3. Sans oublier deux logiciels que je vous recommande pour débuter dans l'utilisation de la méthode Kanban (un logiciel pour les équipes et logiciels pour le kanban individuel).
   

La définition de la méthode Kanban (et son papa: Taiichi Ohno)

Kanban signifie panneau ou signe en japonais. Cette méthode agile d'organisation a été inventée par M. Taiichi Ohno pour le groupe Toyota dans les années 40.

Le modèle a commencé à bien fonctionner en 1958. Et Toyota continue de baser sa production (et certains processus / flux) sur ce système.

Au début, la méthode Kanban sert à la gestion des stocks (afin d'avoir le stock zéro ou une production just in time). 

Puis la méthode va plus loin et elle sert à utiliser le personnel au mieux, de réduire les stocks, d'équilibrer les flux de travail et de faciliter la conception de produit en vue de leur fabrication.

La philosophie de la méthode Kanban est simple : 

Fabriquer prématurément est aussi mauvais que fabriquer en retard. Tous les stocks sont des ennemis pour des raisons financières et d'adaptation à la demande.

En 2005, les développeurs de logiciel reprennent le concept pour gérer de manière visuelle, au sein de leur équipe, leur flux de travail (workflow) sur des tableaux, mais de plus en plus sur des logiciels.

Comment fonctionne un tableau kanban?

Au plus simple, un tableau kanban est divisé en 3 colonnes.
À faire / En cours / Fait.

Le flux des tâches va de gauche à droite. Les tâches entrent à gauche du tableau, dans la colonne à faire. Puis quand on se met à travailler sur une tâche, celle-ci se met dans la colonne en cours. Une fois l'activitée terminée, elle rejoint la colonne "fait".

Important : Il n'y a aucune utilité de passer trop de temps à développer le tableau kanban "parfait". Il faut le garder simple. Rester agile. Si du détail doit être ajouté, cela deviendra évident avec l'utilisation. En ce sens, le principe "faire fonctionner puis améliorer" est à garder en tête.

Chaque tâche de votre projet est insérée sur une étiquette kanban.

Les informations qui sont indiquées sur les étiquettes varient d'un projet à l'autre, mais voici quelques données qui peuvent s'y trouver :

• N° de la carte / ID
  
• En-tête
  
• Titre
  
• Description
  
• Responsable / participants de l'équipe
  
• Commentaire
  
• Mot-clé
  
• Icônes
  
• Priorité
  
• Sous-tâches ou dépendances
• Dates / échéance
  

Les tâches que vous inscrivez dans votre tableau dépendent de ce que vous faites et des règles du tableau kanban.

Il est important de réfléchir au coût de gérer certaines tâches sur le tableau VS la valeur que l'activité réalisée m'apporte.

Certaines équipes ne créent pas tâches si celles-ci peuvent être réalisées en moins de 15 minutes. C'est au bon vouloir de chaque équipe.

Pour ma part, écrire cet article représente une tâche de plusieurs heures, mais je ne vais pas détailler le travail... car j'utilise une check-liste que je suis étape par étape.

Mais même une tâche de 15 minutes peut-être importante et donc inscrite sur le tableau.

Il est recommandé d'inscrire toutes les tâches qui :

• peuvent être réalisées que par une personne
  
• impactent le flux de travail d'autres personnes / de l'équipe
  
• constituent le travail d'une personne.

Certaines fonctions impliquent une succession de tâches de 15 minutes ou moins. Dans ce cas, il faut les inscrire.

Voici quelques questions d'aide pour structurer le tableau kanban de votre projet

• Quelles sont les demandes qui circulent autour de mon poste de travail ? 
• Qu'est-ce qui peuple ma boîte de réception et ma fenêtre de chat ?
• Quelles sont mes / nos priorités du projet / des projets ? 
• Quelle est la nature du travail pour lequel je suis payé ?
  

Il est également important d'inscrire les obstacles, les interruptions et les points de douleur de l'équipe (ou vous-même).

Par exemple, vous pouvez créer un autre tableau kanban sur lequel vous allez inscrire les différentes interruptions qui arrivent au fil des heures. Cela vous aidera à réaliser qu'une personne, ou un flux d'information, vient constamment vous interrompre.

Est-ce vraiment possible de se concentrer sur une seule tâche ?

Le multitasking est une opportunité de merder plusieurs choses en même temps - Steve Uzzell

Imaginez les tâches en cours comme des balles de jonglage. Plus les balles sont nombreuses, plus il est difficile de continuer de jongler... éventuellement, une balle... puis une deuxième (voire toutes les balles) peuvent tomber au sol.

Le travail non planifié engendre de nombreuses nouvelles tâches, des retards, une augmentation des coûts, la frustration de l'équipe.

Et surtout... souvenez-vous de ce que disait Eliyahu Goldratt :

Ne laissez jamais quelque chose d'important devenir urgent.

Le système Kanban

Un système Kanban est un ensemble de tableaux kanbans. Vous pouvez avoir différents tableaux, mais également un kanban dans un kanban.

Vous pouvez également assembler différentes méthodes au sein de votre système, par exemple la méthode PDCA (Roue de Deming).

Le kanban individuel

Beaucoup de travailleurs du savoir utilise le kanban individuel. Ce n'est rien d'autre qu'un tableau kanban dans lequel vous êtes seul à interagir. C'est plus facile de créer des règles... mais c'est aussi plus facile à les enfreindre.

Donc si vous avez tendance à ne pas respecter votre kanban individuel, je vous recommande de lire cet article sur l'autodiscipline et de créer des sessions de supervision avec une personne que vous respectez. Une fois par semaine, vous passez en revue les points suivants (avec le tableau devant les yeux): 

• Ce que je voulais réaliser cette semaine
• Ce que j'ai réalisé cette semaine
• Les obstacles que j'ai rencontrés
• Ce que je vais faire la semaine suivante en termes d’objectif ( trois éléments)
• Mes réflexions sur ma pratique de la semaine passée.

Pour ma part, j'utilise la méthode Kanban individuel sur mes projets perso.

Comme j'en parle dans mon article sur la gestion de mon agenda, je vais intégrer des plages horaires qui vont pointer sur mes différents projets (au format kanban).

Ainsi, une fois ma semaine planifiée, je sais toujours sur quel projet me concentrer.

L'idée est d'avoir 2-3 tableaux kanban actifs. Ensuite, chaque kanban dispose de son propre lien URL que je vais coller dans la plage horaire dédiée à ce kanban.

Mais si le cœur vous en dit... vous pouvez toujours aller plus loin :

Avec l'expert du kanban David J Anderson

Un peu le gourou de la méthode Kanban moderne.

Personnellement je n'ai jamais suivi les cours proposé sur son site... mais si c'est votre cas, je suis intéressé à en discuter (contactez-moi).

4 Principes du kanban pour les travailleurs du savoir

#1. Commencer avec ce qui est fait maintenant

La flexibilité du Kanban permet de se superposer au processus de travail actuel. Sa facilité d'implémentation permet d'intégrer certaines parties de vos activités et surtout... éviter la surcharge de nouveauté (et la résistance au changement). C'est plus sympa de tester dans un domaine et de voir si cela vous plait. Non ?

#2. Étendre son utilisation étape par étape

Vu qu'il y a très peu de résistance à une implémentation localisée et que la méthode aide beaucoup à réduire l'infobésité et la surcharge de tâches à faire... en général, vous allez rapidement vouloir étendre son utilisation.

C'est une bonne chose, mais allez-y progressivement. Basez-vous sur l'indicateur suivant : vos kanbans doivent être continuellement à jour. Il vaut mieux avoir deux kanbans à jour que dix qui ne le sont pas.

#3. Respectez les colonnes et les règles du tableau

Lorsque vous travaillez à plusieurs, il y a des rôles et des règles à respecter. Seul c'est plus (et moins) facile. Disciplinez-vous à le mettre à jour quotidiennement et à faire en priorité ce qui se trouve dans la colonne "En cours de réalisation".

#4. Encourager le leadership à tous les niveaux de votre équipe

Ce principe est le plus récent et concerne la méthode Kanban en équipe. Donc je ne vais pas m'éterniser dessus... mais en gros, chacun à sa voix au chapitre.

2 logiciels pour commencer à utiliser la méthode Kanban

Il existe des dizaines de logiciels qui suivent la structure kanban. À vous de faire votre choix... mais voici le mien :

Meister Task, la qualité allemande

Pour les petits projets collaboratifs / petite production, je vous recommande le logiciel MeisterTask. Un concurrent au logiciel Trello. En bref, c'est simple, fiable et rapide à prendre en main. Il est aisé de voir l'avancement de votre projet et le processus de travail.

Si le sujet vous intéresse, j'ai créé un article complet sur le sujet.

En ce moment, j'utilise le logiciel pour travailler avec mon bras droit sur la production de vidéos pour ma chaîne youtube.

Meistertask vous permet d'avoir plusieurs tableaux kanbans et de facilement naviguer de l'un à l'autre... et même de créer des automatisations entre ces tableaux (la fin d'un kanban peut être le début d'un autre).

Workflowy, le cerveau numérique

Workflowy permet d'adapter l'information à mon besoin du moment. C'est le google map de l'information. En 2020, l'équipe a sortie une fonctionnalité intéressante: le tableau.

Cela vous permet d'afficher vos listes selon la structure kanban. Grisant !

J'ai fait un article complet sur ce logiciel fascinant qui me permet de faire bien plus que de "simplement" gérer mes projets et la production de mes articles (comme celui que vous lisez).

4 étapes pour créer un tableau kanban réaliste

J'en parle dans la mini-formation encore gratuite "La méthode des 4P". Pour créer et gérer un projet avec la méthode kanban, il y a 4 étapes à suivre.

Étape 1. Définir le temps disponible dans le planning.

Le but est de définir un projet réaliste. Pas un projet utopique complètement déconnecté de la réalité. Faites le point en vous demandant les ressources à votre disposition.

Étape 2. Définir le périmètre de votre projet.

Demandez-vous la qualité que vous souhaitez atteindre, les coûts requis pour atteindre cette qualité.

Étape 3. Définir les tâches à réaliser.

À ce stade, vous définissez les tâches à faire pour atteindre la qualité en respectant les coûts.

Étape 4. Vous insérez les tâches dans votre tableau Kanban.

En les attribuant à votre équipe, si vous avez une équipe. Encore une fois, j'explique tout dans cette vidéo de 50 minutes.

Améliorer l'exécution de la tâche en cours

Le tableau kanban de votre projet est prêt ? Alors voici quelques recommandations pour faciliter l'exécution d'une activité (les tâches qui se trouvent dans la colonne "en réalisation"). Prenons par exemple la rédaction d'un article.

La méthode Pomodoro (j'écris cet article sous Pomodoro)

L'idée de la méthode pomodoro est simple :

1. Prenez un minuteur et réglez celui-ci sur 25 minutes.
2. Travaillez à fond sur la création de cet article  2.1 Si vous avez une idée ou si vous devez réaliser une recherche, vous la notez.
   1. Si vous êtes interrompu, gérez l'imprévu et revenez à l'activité du moment.
   2. Prenez une pause de 5 minutes.
3. Recommencez 25 minutes. 
4. Après 4 sessions de 25 minutes, prenez 30 minutes de pause.
5. Vous pouvez définir plus que 25 minutes si vous le souhaitez.

Je tiens à préciser que 25 minutes est une bonne base de départ mais pas un chiffre gravé dans le marbre. Vous pouvez sans autre repousser cette durée à 35, 45 ou voir plus si vous vous sentez prêt.

La check-list pour une meilleure production

Une check-liste est comme une recette de cuisine. Vous suivez des étapes importantes pour arriver à un certain résultat.

Quoi de pire que de se retrouver devant un ordinateur (aux possibilités quasiment illimitées) en se demandant "bon... je commence par quoi ? mes emails ou la machine à café ?"

En utilisant une structure de travail, vous gagnez en cohérence et fiabilité.

Cette structure peut changer dans le temps et vous pouvez également avoir des check-lists pour différents types de travail à réaliser (par exemple: organisation d'une réunion, organisation de la semaine, évaluation annuelle à créer, contrôle du travail XYZ).

J'ai créé un article sur le sujet que vous trouverez ici.

Allez plus loin avec les méthodes Agiles (SCRUM notamment)

Vous voici maître du système Kanban.

Je plaisante évidemment... mais vous verrez que l'intégration de cette méthode d'organisation se fait facilement (incrémental).

Commencez à votre niveau, dans votre organisation personnelle avant de vouloir l'implémenter dans votre équipe.

En implémentant un système Kanban dans votre quotidien, vous aurez plus de facilité à vous concentrer et à avancer sur ce qui doit être fait. Du moins, ce sont les effets que j'ai ressentis.

À présent, sachez que cette méthode peut s'implémenter dans d'autres méthodes de production / de gestion de projets. Également les méthodes agiles (voici un article qui explique la différence entre méthode Kanban et méthode Scrum)...

Sans oublier les 5S, le Six Sigma... la liste est longue.

Julien