"Si le seul outil que vous possédez est un marteau..."
disait le psychologue Abraham Maslow...
"... tous vos problèmes ressembleront à des clous".
Cette fameuse analogie s'applique à la gestion du temps.
Il existe différentes méthodes que vous connaissez peut-être :
- La méthode JATO,
- La méthode Pomodoro,
- La méthode Moscow,
- La méthode GTD,
- ou encore l'agenda infini...
Peu importe la méthode que vous utilisez, l'important est de tester celle qui s'adapte le mieux à vos besoins et votre environnement.
Dans cet article vous découvrirez la méthode NERAC. Une méthode moins connue, mais complémentaire à d'autres méthodes de gestion du temps.
Qu'est-ce que la méthode NERAC?
La méthode NERAC est un acronyme pour les 5 verbes suivants :
- Noter,
- Estimer,
- Réserver,
- Arbitrer et...
- Contrôler.
Ne vous laissez pas avoir par sa simplicité apparente, vous serez surpris de voir à quel point les idées simples, appliquées avec régularité et sérieux, peuvent apporter des résultats importants.
En suivant ces 5 points, vous saurez par où commencer vos journées, dans quel ordre avancer au fil des tâches... et surtout, mettre de côté (ou reporter) certaines tâches.
Car l'un des problèmes de la gestion du temps est le fait de s'engager sur trop de tâches (par optimisme, mauvaise évaluation des délais... ou encore la peur du rejet qui nous fait dire oui à tout).
Comme tout système d'organisation, suivez le principe "un petit peu et souvent" plutôt que "beaucoup et quelques fois".
En bon français ?
Plutôt que d'utiliser de manière parfaite une nouvelle méthode durant 3 semaines... puis de passer à autre chose... utilisez la méthode de manière satisfaisante... mais en l'intégrant dans une routine existante.
Par exemple, vous avez peut-être déjà une routine matinale en place. Pourquoi ne pas prendre l'habitude, avec votre café, de lister toutes les tâches de la journée en les faisant passer à travers le filtre NERAC ?
Comment planifier ses journées avec la méthode NERAC ?
1. Noter
La première étape de la méthode consiste à NOTER dans votre agenda quand vous déciderez de remplir la méthode. Vous pouvez faire cela à la fin de vos journées, à la fin de vos semaines, à la fin de vos mois.
Lors de ces moments récurrents, vous NOTEZ toutes les tâches à réaliser lors de la prochaine période de travail (pour la suite de l'exercice, je vais prendre la prochaine journée).
Vous n'allez pas vous soucier de l'ordre dans lequel vous notez vos tâches. Mais vous vous assurez de savoir par quelle action physique commencer la tâche.
Évitez les tâches floues (organiser une séance). Car face à une tâche floue, il faut commencer par préciser la tâche... et si une tâche plus facile à faire est disponible, vous risquez de tomber dans la procrastination.
Exemple :
- Réserver un billet de train pour mon retour en suisse
- écrire l'article sur la méthode NERAC
- Monter la phase 3 du cerveau numérique version 4.0
- Contacter les partenaires du cerveau numérique pour le lancement
- Contacter mon hébergeur pour lui demander si le problème du site est résolu
- Passer récupérer mon appareil photo réparé
2. Estimer
L'estimation d'une tâche est un exercice qui pose problème même aux meilleurs.Par exemple, l'aéroport de Berlin a ouvert avec...
9 années de retard.
Joli score.
Alors que les types qui géraient cela étaient des chefs de projets.
Certes, vous ne construisez pas un aéroport, mais le problème de la mauvaise estimation est autant vieux que l'Humain.
Nous sommes trop optimistes, nous pensons que les problèmes et imprévus arrivent qu'aux autres. Nous surestimons nos compétences.
Et même quand vous prenez des réserves de ressources (prochain point de la méthode) vous tomberez dans ce piège.
Pour ma part, ma solution est simple : j'ai 5 heures de travail dans mes journées.
Plutôt que de me dire "je peux travailler jusqu'à 18h" je vais me dire qu'à 12 heures, le plus important doit avoir été fait.
Certes ce n'est pas toujours possible de s'organiser ainsi... mais cette règle du pouce m'a beaucoup aidé à mieux planifier mes journées. Car au final, j'ai des imprévus qui me font travailler l'après-midi.
Mais cette petite astuce ne nous permet pas d'évaluer la correctement la durée d'une tâche.
Donc... que faire ?
Attribuer une durée à la tâche... puis passer mentalement votre tâche dans le triangle QCD
Le triangle QCD vous permet de délimiter le périmètre de vos projets et vos tâches.
Avec cet outil vous définissez la Qualité, les Coûts et le Délai pour terminer un projet / tâche.
Prenons un exemple avec la tâche : écrire l'article sur la méthode NERAC
En réalité, pour les tâches, je n'écris pas les différents éléments QCD. Tout se passe dans ma tête, mais cela me permet parfois de réaliser que mon estimation initiale ne tient pas.
Au besoin je corrige.
Exemple :
- Réserver un billet de train pour mon retour en suisse / 15 min
- écrire l'article sur la méthode NERAC / 3 h
- Monter la phase 3 du cerveau numérique version 4.0 / 2h
- Contacter les partenaires du cerveau numérique pour le lancement / 1h
- Contacter mon hébergeur pour lui demander si le problème du site est résolu / 30min
- Passer récupérer mon appareil photo réparé / 1h30
3. Réserver
À cette étape, vous réservez du temps pour les imprévus qui peuvent survenir en réalisant la tâche, mais aussi dans les projets qui se trouvent en ce moment dans votre vie. C'est souvent ceux-ci qui posent problème.
Mais j'ai peut-être un projet de migration de mon espace de formation qui me prend la tête... qui me fait travailler tard et qui m'empêche de me réveiller tôt.
Dans tous les cas, inscrivez une heure de début et une heure de fin. Afin de mettre de votre côté à la loi de Parkinson.
Réserver un billet de train pour mon retour en suisse / 15 min / 20 min
Monter la phase 3 du cerveau numérique version 4.0 / 2h / 3h
Contacter mon hébergeur pour lui demander si le problème du site est résolu / 30 min / 1h
4. Arbitrer
Mais vu que l'urgence est un faux débat (si c'est urgent, vous n'avez pas le temps d'inscrire la tâche sur un support), je vous recommande d'utiliser votre bon sens pour savoir à quel moment faire votre tâche.
Je suis conscient que je ne réponds pas à votre question "Comment savoir sur quelle tâche travailler?" Mais je corrige cela ci-dessous.
L'après-midi, je vous recommande de travailler sur les tâches à faible valeur ajoutée, ou sur les priorités des autres (les soi-disant urgences).
Vous découvrirez des astuces pour profiter de ce moment privilégié qu'est le matin.
N'utilisez surtout pas une to-do liste qui vous fait perdre la vue d'ensemble sur votre ressource la plus précieuse (votre temps)
En vert, les tâches de l'exercice NERAC
Je réalise aussi que je me rends chez mon médecin le mercredi et je peux profiter de ce déplacement pour récupérer mon appareil photo. Ce qui me fait gagner du temps (et réduit mon estimation initiale).
Une fois ceci fait, place à l'exécution des tâches.
5. Contrôler
Une fois les tâches exécutées (ou non) il est important de vérifier les résultats obtenus.
Je vous recommande de faire ce travail en fin de journée, avant de déconnecter. Cela vous permet de préparer votre journée à venir et de garder votre système à jour.
Vérifier si la qualité de votre travail correspond à vos attentes.
Vérifier qu'aucune tâche ne soit restée dans votre agenda.
Si vous souhaitez vous améliorer, cette étape est incontournable. Elle est présente dans la méthode PDCA ou encore la pratique délibérée.
Au final, la méthode NERAC permet de structurer différentes méthodes de planification de manière simple. Ma dernière recommandation : faites fonctionner la méthode avec régularité... puis améliorer ou approfondissez celle-ci avec les différentes ressources que j'ai citées.
