"Je trouve que j'ai tendance à changer de méthodes et d'outils beaucoup trop souvent. Au point que je ne reste pas assez longtemps avec le papier, le numérique ou une application particulière pour savoir quelle est mon approche réelle. J'aime la technologie et j'aime le papier. Chacun a son propre charme. Au moment où je pense avoir trouvé le système "parfait", ... je change impulsivement d'approche. Parfois, je pense que mon abandon d'un outil particulier est correct, mais à d'autres moments, je n'en suis pas si sûr, et je suis sûr que c'est un problème assez courant. Tout conseil est le bienvenu. Je vous remercie." - Mike
Le commentaire de Mike sur un forum m'a donné envie d'écrire cet article.Je laisse volontairement ouvert les commentaires de cet article (je les valide une fois par jour) pour que vous puissiez me donner votre avis sur le sujet.
Cela m'intéresse BEAUCOUP.
Quelle est l'application que vous utilisez depuis plus de 3 ans quotidiennement ?
Si vous avez de la difficulté à répondre à cette question, c'est peut-être que :
- Vous venez de migrer votre système d'organisation papier sur du numérique
- Vous venez de vous intéresser à l'organisation
- Vous avez un problème à trouver chaussure à votre pied (et de garder la chaussure).
Et après tout, comment vous en vouloir ?
Il y a tellement d'applications intéressantes. Tellement d'options !
Et j'ai moi-même des clients qui viennent de Notion pour tester Workflowy. Qui quittent Workflowy pour tester le bullet journal. Qui passent d'Obsidian à Amplenote.
Derrière ce va-et-viens, il y a des données qui migrent, des méthodes qui s'adaptent, des habitudes à remettre en place... un peu comme quand on déménage dans une nouvelle ville.
On ne connait pas le quartier et les premiers temps sont dédiés à de l'exploration.
Du côté de votre organisation, tout le temps où vous changez de système, c'est du tout où vous n'avancez pas ou peu sur vos projets.
Pourquoi changeons-nous de système ?
En attendant ma définition du terme système, partons avec le concept suivant :
Un système d'organisation vous aide à réduire la variation de votre quotidien pour obtenir un résultat X avec plus de certitudes.
Néanmoins un système ne vous donne pas de garantie. Et si vous êtes du genre à vouloir des garanties, achetez-vous un grille-pain. Merci Clint Eastwood pour ce beau rappel de l'impermanence appelée vie.
Selon mes observations, les gens changent de système pour ...
1. Le besoin de nouveauté
Beaucoup d'individus n'arrivent pas à exprimer leur potentiel et à vivre "l'aventure" au quotidien.
Mon business actuel (Organisologie, fondé sur l'instruction) est une aventure qui a remplacé mon précédent fournisseur d'aventure : le monde de la nuit Berlinois.
Mon besoin d'aventure n'a jamais disparu, il s'est transformé. J'en avais marre des soirées arrosées, des doutes, des cernes, du mal de tête.
Nous sommes nombreux à partager ce parcours que je pourrais résumer à :
- de 20 à 30 ans -> découverte, aventure
- de 30 à 40 ans, je réalise que je ne suis pas immortel, je commence à penser à la retraite... donc stabilisation, réduction de l'incertitude.
Mais l'humain a aussi besoin de changements et de briser la routine quotidienne. C'est ce bon vieux équilibre entre stabilité / aventure.
Si vous n'aimez pas mon analyse psychologique à deux balles, c'est la même chose. Mais si vous êtes toujours avec moi, je pense que vous apprécierez ce qui suit (mais Eh! pas de garanties.)
Ce besoin de changement, de se sentir en mouvement, on peut le vivre par plusieurs moyens (changer de partenaire, changer de passion, changer de job, changer de bar, changer de destination de vacances...) mais AUSSI changer de système (si si).
Si ce changement vous fait avancer, tant mieux. Si celui-ci vous fait tourner en rond ? ... alors il y a un problème.
La solution ?
Si vous créez, si votre créativité est dirigée à l'extérieur, vous réfléchissez moins au système, aux alternatives, vous êtes moins victime du paradoxe du choix (être paralysé face à une quantité de choix importante).
Surtout ? Vous appréciez mieux et plus longtemps la stabilité du système.
Raison N°2 au changement de système ?
2. Le besoin de plaisir
Je mentionne souvent la notion de plaisir dans l'utilisation du système.
Est-ce que vous cherchez des conseils pour améliorer votre système hors de vos heures de travail ? Est-ce que vous prenez de plaisir à naviguer dans votre système ? À voir comment les autres font pour s'approprier un outil ou une méthode ?
Si ce n'est pas encore votre cas, alors vous êtes peut-être à la recherche d'un système plus plaisant à utiliser. Si vous utilisez Excel, je vous comprends.
Maintenant, il ne faut pas confondre "efficacité/efficience" et "plaisir".
Eh quoi!
Certaines tâches ne sont intrinsèquement pas plaisantes, mais les réaliser vous épargne des soucis (qui a dit "impôt"?!)
De la même manière, vous pouvez avoir un outil plaisant à utiliser... mais qui vous noie sous les options (qui a dit Notion?)
Si c'est le plaisir qui vous manque... sachez que celui-ci est soumis à l'adaptation hédonique : après 3 mois d'utilisation d'un nouveau système, votre niveau de plaisir reviendra à son niveau de référence.
Néanmoins, je pense qu'il est important, si vous n'avez jamais créé de système avant la lecture de cet article, de prendre votre plaisir en considération.
Chez moi, la fluidité de Workflowy me donne cette impression d'être une MACHINE (dans le sens positif du terme : planifier et faire mes tâches du jour), et cette sensation, je ne l'ai pas avec d'autres logiciels.
Maintenant, si vous réalisez que vous changez souvent de systèmes par manque de plaisir... la solution ne se trouve pas dans "plus de plaisir".
Mais peut-être plus dans le sens du travail, la méthode que vous utilisez et dans l'environnement dans lequel vous évoluez.
Troisième raison du changement de système ?
3. La peur du potentiel inexploité.
Quand un Obsidian pénètre le marché francophone comme un couteau dans du beurre ( avec son graph view bien cool à regarder : il nous donne l'impression d'avancer), il est facile de ressentir le FOMO (Fear of missing out que je pourrais traduire par la peur de passer à côté d'une opportunité, peur de manquer quelque chose).
"Après tout, c'est joli et cela me permet de voir des connexions qui dans d'autres logiciels restent cachées."
Il est facile de se dire :
"Merde, je passe à côté de quelque chose.... si ce bon outil va peut-être me permettre d'augmenter ma créativité de 20%".
Mais ce n'est pas parce que la technologie peut le faire que je vais forcément le faire avec la technologie.
Ce n'est pas parce que la montre connectée existe que je porte une montre.
Si vous parlez avec des utilisateurs avancés, certains vous diront : "hum, trop de friction à utiliser Obsidian" OU "trop de liens qui m'empêchent de focaliser ma pensée".
Quoi qu'il en soit, la peur du potentiel inexploité demeure. Et Obsidian reste une excellente application !
La solution ?
Se souvenir qu'une guerre commerciale se déroule entre les créateurs d'applications. Si une fonctionnalité est adoptée en masse et fait une réelle différence chez les utilisateurs... celle-ci sera bientôt intégrée dans votre application du moment.
Un exemple vous dites ?
Les liens bidirectionnels qui ont propulsé Roam Research sur le devant de la scène, début 2020.
Et maintenant alors ?
Mes deux mains ne me sont plus suffisantes pour compter les applications qui intègrent cette fonctionnalité. Le graph view n'est qu'une question de temps avant d'intégrer la plupart des applications de prise de notes. Respirez.
4. Toutes les autres raisons
On change de système pour une multitude d'autres raisons : vous changez de job, l'application que vous utilisez ne correspond plus à ce qu'elle était à ses débuts (vous avez dit Evernote?), vous en avez assez de payer, une fonctionnalité va révolutionner votre vie, etc.
Ce qui nous amène à une question importante (que beaucoup évite, c'est dommage).
C'est quoi un système ?
Ouvrons une (grosse) parenthèse importante sur ma conception des systèmes simples.
Parce que la plupart de gens pensent à la lourdeur administrative d'un gouvernement quand ils entendent ce mot fourre-tout. Il y a des systèmes complexes, des systèmes simples. J'aborde ici le système simple,
Un système est une qualité émergente.
C'est-à-dire, que la stabilité, la qualité et les résultats que vous obtenez avec un système, sont possibles parce qu'il y a une association entre plusieurs éléments.
Un exemple de qualité émergente ?
Le feu est une qualité émergente. Il a besoin d'oxygène, de combustible et de chaleur pour démarrer et continuer de brûler.
Votre système d'organisation (ou prises de notes, ou gestion d'e-mails, peu importe, je ne parle pas que du Cerveau Numérique) a besoin de 3 éléments.
Système = Outil + Méthode + Comportement
Alors les puristes me diront "Un système numérique a aussi besoin d'électricité et d'un écran" . Vous avez raison... mais simplifions.
Quand quelque chose ne tourne pas rond, on remet souvent en question la partie la plus visible du système : l'outil. C'est aussi la partie la plus facile à pointer du doigt en cas de problème : ce qui cloche, ce n'est pas vous, mais l'outil.
Mais une personne désorganisée sur papier va-t-elle subitement se mettre à être organisée en utilisant des outils numériques ?
Si vous doutez de la réponse, je peux vous le garantir : ce n'est pas le cas.
La technologie va augmenter le bordel qui règne dans la vie de cette personne. La technologie va augmenter le bordel qui règne dans la vie de cette personne.La répétition de cette phrase n'est pas une erreur.
Laissez-la descendre dans vos neurones...Oh oui.
..
...
...
...
Parce que la technologie accélère la transition d'informations (ou données devrais-je dire), une personne qui n'a pas un bon système va se retrouver sous l'eau (et on bosse souvent sur la mise en place de système sur mesure lors de mes accompagnements).
"Mais Julien, je n'utilise pas de systèmes de ce type!"
Bien essayé.
Le truc, c'est que les systèmes ont cette tendance à s'installer dans votre vie sans vous demander votre avis. La question à vous poser n'est pas
"est-ce que j'ai des systèmes?"
MAIS
"où se trouvent mes systèmes?"
Et surtout
"où se trouvent mes systèmes défaillants?!"
(J'ai fait un article ici qui résume mon approche pour identifier mes systèmes défaillants).
Voici quelques exemples de systèmes :
- votre comportement + votre brosse à dents = dents propres / dents sales
- vos comportements + le grille-pain (encore lui) = pain doré / pain cramé
- vos comportements + votre application du moment = infobésité / disponibilité mentale
- vos comportements + GMAIL / Outlook = boîte de réception vide / 1732 e-mails non lus.
Ce qui nous amène sur un point clé pour moins changer de systèmes.
Chaque système à ses limites
- Vos comportements + 100 e-mails par jour = boîte de réception vide.
- Vos comportements + 10'000 e-mails par jour = bonne chance!
Un système peut sortir de ses limites de manière momentanée.
Cela aide à tester vos suppositions (est-ce vraiment la limite, où puis-je aller plus loin?). Mais si le système reste trop longtemps hors de ses limites, celui-ci va dysfonctionner et mourir.
« L’existence continue des systèmes complexes interactifs » explique le psychiatre britannique, pionnier de la cybernétique William Ross Ashby, « est fortement liée à la prévention de la maximisation d’un des éléments du système. »
Un système d'organisation qui dysfonctionne se traduit par des "tas" d'informations qui s'empilent là où ils ne devraient pas (votre inbox, votre agenda, vos projets, vos todo listes).
Un système d'organisation qui meurt se traduit par un changement de système.
Vous n'utilisez plus Dynalist et vous rejoignez Workflowy. Vous déchirez votre todo liste et vous recommencez à zéro avec un Bullet Journal.
Reconnaître les limites du système est clé, car tous les systèmes ont leurs limites, et ce serait dommage de jeter un système pour une limite qui n'en est pas une.
La faiblesse d'un système peut aussi être sa force.
Vous avez bien lu. J'utilise Workflowy parce qu'il a PEU d'options. Sa limite est donc sa plus grande FORCE. Et si vous trainez sur le forum, vous verrez souvent des utilisateurs expérimentés dire "Pitié! Ne faites pas de Workflowy un Notion, laissez-le simple".
Chaque système a un but et prospère dans un contexte spécifique
Prenez le système simple "voiture" : si vous êtes un citadin en proie à ses désirs incontrôlables, parce que vous ignorez l'existence du manuel d'Épictète, vous allez peut-être acheter une Aston Martin afin d'impressionner des inconnus.
Si vous vivez en campagne avec des enfants et un chien, vous achèterez un véhicule utilitaire.
Là encore, cela peut se comprendre (même si chercher l'approbation des autres est la voie royale pour une vie stressante).
Mais un système d'organisation ?
Pas si évident de faire la part des choses, surtout lorsque vous voyez les argumentaires de vente de marketeurs... qui vous promettent de tirer des lasers par les yeux et soulever des montagnes grâce à leur application... et ceci pour un café par mois.
À mes yeux, il y a trois éléments essentiels à considérer pour savoir si votre système est adapté à votre situation.
3 éléments à considérer pour évaluer la pertinence de votre système
Le premier considère la stabilité de votre environnement.
1. Stabilité VS instabilité
Quand je mentionne la stabilité, je pense à ce qui vous entoure (stabilité externe) : est-ce que vous êtes un commandant de compagnie dans les troupes de sauvetage qui se fait tester 4 semaines, chaque année (mon cas) ou êtes-vous un écrivain qui travaille depuis chez lui (aussi mon cas).
Dans le premier cas, planifier à long terme ne sert pas à grand-chose. Parce que votre environnement est instable. Plus l'instabilité est importante et plus vos plans vous mettent des œillères. Comme en parle très bien François Jullien dans son traité de l'efficacité.
Agir nous lie à la situation et nous empêche de percevoir d'autres options plus favorables. Agir réduit notre capacité à observer la situation à la recherche du potentiel de la situation.
Plus la stabilité est importante : vous ouvrez le robinet et l'eau coule, votre ordinateur s'allume comme prévu, vous pouvez consulter vos e-mails quand vous le souhaitez, vous rendre à votre job à pieds... et plus un système d'organisation basé sur la planification peut fonctionner (à condition que vous passiez à l'action chaque jour, comme si vous étiez sur un champ de bataille... autrement les tas d'informations deviennent trop gros).
Mais je pense aussi à votre environnement interne :
- si vous n'arrivez pas à agir sur demande,
- si le vendredi vous pétez la forme et le lundi vous tirez la gueule,
- si vous n'allez PAS tous les jours au lit à la même heure... en un mot, si vous n'êtes pas fiable
Alors les systèmes d'organisations basés sur la planification seront difficiles à tenir sur la durée.
Parce que vous devrez souvent déplacer des tâches que vous auriez dû faire... (mais que vous n'avez pas fait... ) la tâche de maintenir le système à jour sera épuisante (et vous prendrez moins de plaisir... et vous regardez d'autres applications vides et plus prometteuse... et j'arrête là).
2. Connu VS Inconnu
Un autre aspect important à considérer : moins le job est connu, moins la planification est avantageuse.
Quand je dis connu, je dis mondialement connu.
Si vous vous mettez à faire de la permaculture, des milliers de personnes partagent leur bonne pratique sur le net, vous pouvez apprendre de leur erreur et planifier en conséquence.
Si vous voulez générer des revenus avec votre blog, la démarche est connue :
- Trouver un sujet qui vous plait et qui fait des ventes ailleurs sur le web
- Trouver des mots clés
- Créer du contenu avec régularité qui diverti et instruit...
- Trouver ce qui fait votre différence
- Vendre.
Vous n'envoyez pas une fusée habitée sur Mars. D'autres personnes l'ont fait avant vous. Un système centré sur la planification peut être utile.
François Jullien nous éclaire encore une fois :
Face au caractère inédit d'une situation (comme la guerre), toute formalisation constitue le pire danger.
3. Indépendance VS Dépendance
Plus vous avez des dépendances, plus vous devez vous coordonner avec les gens, et plus la planification fait sens (qui fait quoi pour quand).
Voici un gif animé qui montre bien la différence entre projet où vous êtes seul... et projet où vous avez une équipe.
Vous êtes toujours avec moi ?
Alors je peux vous dire que vous faites partie d'une minorité qui arrive à rester concentrée plus d'une minute sur du texte.
Vous pouvez prendre votre main droite, et vous tapoter l'épaule gauche (c'est ce que je fais pour me féliciter...)
Je récapitule :
- Un système = outil + méthode + comportement
- Un système a des limites qui ne sont pas mauvaises en soi. Ces limites protègent le fonctionnement du système.
- On change de système pour plusieurs raisons, celles que j'ai identifiées : besoin de nouveauté, besoin de plaisir, peur de ne pas exploiter son potentiel.
- Plus votre environnement (interne/externe) est stable, plus un système qui utilise la planification fait sens (à condition d'agir)
- Plus le job à réaliser est connu, plus un système qui utilise la planification fait sens (à condition d'agir)
- Plus vous avez de dépendances, plus un système qui utilise la planification fait sens (à condition d'agir)
Quel outil choisir pour votre système?
Pour ma part, je vous recommande des outils flexibles qui s'adaptent à votre contexte et vos besoins.
Après tout, qui sait ce que vous devrez faire demain ?
En utilisant des outils flexibles, vous adaptez plus facilement la méthode et vos comportements à la nouvelle situation tout en conservant les informations enregistrées jusqu'ici.
Pourquoi le papier et le crayon sont-ils si populaires ?
Parce que si j'ai envie de dessiner un petit cœur en haut à droite de ma feuille, je le fais. Cela n'a pas besoin d'être codé et anticipé.
Si j'ai envie de prendre mon briquet et d'utiliser ma todo liste papier pour allumer mon BBQ? Je le fais.
Si je veux caler la table qui branle et qui fout du café partout... ? Je prends quelques feuilles et je cale la table qui branle.
La bonne nouvelle ?
Des outils flexibles, il en existe un paquet.
Je vous recommande de sélectionner ceux qui sont là depuis longtemps et qui se sont réinventés (cela signifie que l'équipe gère la concurrence, le changement de marché, etc.)
J'utilise Workflowy.
Si je parle de Workflowy, c'est parce que je suis convaincu de son utilité.
Ce n'est pas le MEILLEUR, car le meilleur outil n'existe pas. Ce n'est pas le plus populaire non plus...
Si 50 millions de gens disent quelque chose de faux, cela reste faux - Somerset Maugham
Mais c'est le seul outil sur lequel j'ai passé autant de temps.
Il y a un "je ne sais quoi" qui me parle. Et même si le but de cet article est de vous aider à comprendre pourquoi vous changez souvent de système, je vous souhaite de trouver un outil qui vous "parle".
Quelle méthode choisir pour votre système ?
La liste n'est pas complète et s'affinera. Pensez à utiliser les commentaires pour partager les méthodes que vous utilisez aujourd'hui.
Stabilité, Connu, Dépendances
- La méthode GTD
- Le bullet Journal
- Le rétroplanning
- Le bon vieux plan d'action
- La méthode Kanban
- Le Cerveau Numérique
Instabilité, Inconnu, Indépendance
Todo liste fermée / méthode Ivy Lee
Les méthodes (réellement) agiles
Méthode Kanban
Méthode Pomodoro
Le Cerveau numérique
Le Cerveau Numérique : en fonction du chaos qui vous entoure vous vous orientez sur de l'exécution quotidienne (agenda) ou projets (long terme)l
Que faire la prochaine fois que vous ressentez les démangeaisons du changement ?
Trois points à garder en tête :
- Les sentiments mentent et la logique est inadéquate pour nous convaincre que nous utilisons le bon système.
- "Il est impossible de construire un système complexe du premier coup. Un système complexe est un système simple qui a évolué." Si vous tentez d'acheter un système complexe... les nouveaux comportements à mettre en œuvre sont trop importants et la résistance est importante. C'est pour cette raison que je répète souvent dans le programme "Le Cerveau Numérique" de mettre en place les domaines après une année d'utilisation du système.
- Par expérience, j'obtiens de meilleurs résultats si je comprends les causes sous-jacentes d'une envie soudaine de changer de système. Sur le long terme, j'obtiens de meilleurs résultats (le but de tout système délibérément créé) si je comprends POURQUOI j'ai envie de changer de système... et si je trouve une autre manière d'utiliser mon système actuel au lieu de repartir de zéro.
Un peu comme un type qui se met toujours en couple avec des nanas cinglées... qui se sépare... et qui se remet en couple avec une nana cinglée. Tous ses potes vous le diront :
le problème, ce n'est pas la nana cinglée.
Julien
