Si la gestion des priorités vous semble un casse-tête sans nom... alors ci-dessous se trouve le générateur à priorités qui vous facilitera la vie.
Ce générateur à priorités est une version numérique de la matrice préférentielle (que j'ai découvert pour la première fois dans mes cours pour mon brevet fédéral en leadership et management).
Le but du générateur à priorités?
- Vous aider à savoir par quoi commencer vos journées...
- Réduire la procrastination...
- Y voir plus clair sur vos tâches quotidiennes...
- Éviter de tomber dans la piège de la to-do liste sans fin (qui se rallonge au fil des heures...)
Parce qu'il faut l'admettre...
Gérer ses priorités n'est pas un exercice que l'on apprend à l'école...
Et sans surprise, on fait ce que l'on estime être logique : faire beaucoup de choses en même temps (en espérant, comme par enchantement, avancer dans plusieurs directions...)
On veut créer un nouveau business... acquérir une nouvelle compétence... mettre en place une nouvelle habitude... mettre de l'ordre dans nos systèmes de prise de notes...
En faisant cela, on tombe dans le biais de l'optimisme... C'est un peu comme tirer au fusil à pompe sur une cible qui se trouve à 300 mètres... (plutôt que d'utiliser un sniper).
Ce n'est pas efficace.
On avance millimètre par millimètre dans plusieurs directions, plutôt que d'avancer franchement dans une direction, atteindre l'objectif, passer à l'objectif suivant, etc.
Dans un environnement compétitif, c'est une stratégie risquée parce que pour chaque direction, vous avez une personne (ou une entreprise) qui consacre toutes ses ressources à cet objectif.
Sans surprise, vous n'avancez pas rapidement pour faire une bonne différence.
La différence entre la dispersion et la diversification est très fine.
Mais même si vous connaissez exactement votre objectif, il est parfois difficile de savoir par quelle tâche commencer au début de notre journée...
Et donc?
Après avoir bu vos deux cafés, vous vous pointez devant votre ordinateur... vous ouvrez votre ordinateur... et avant de vous mettre à travailler, il y a une tâche qui est difficile, qui demande beaucoup d'énergie...
Cette tâche c'est la priorisation.
Cela vous parle?
J'en étais sûr.
Et plutôt que de vous mettre à prioriser, vous glisser rapidement et sûrement sur votre boite e-mail.
Le drame?
Vous vous mettez à travailler sur les priorités des autres.
Arrivé à la fin de la journée, vous n'avez pas fait ce que vous vouliez faire...
Votre to-do liste est 2 fois plus longue qu'au début de votre journée...
Et vous décidez d'aller dans le jardin pour vous autoflageller à l'ortie fraîche...
C'est dommage.
La bonne nouvelle?
Plusieurs solutions existent.
Les méthodes de gestion des priorités populaires
Il existe plusieurs méthodes pour gérer vos priorités. Je cite ici les principales (et j'en ferais des articles prochainement).
Il y a la méthode Moscow
La méthode Moscow est un acronyme pour
- Must Do (Dois Faire)
- Should Do (Devrais Faire)
- Could Do (Pourrais Faire)
- Won't Do (Ne fera pas)
Après avoir défini le périmètre de votre projet avec le triangle QCD, vous listez les différentes tâches à réaliser que vous insérez ensuite dans les différentes catégories de la méthode Moscow.
Ce que j'apprécie avec cette méthode, c'est que vous réfléchissez à ce que vous n'allez pas faire, lors de la première itération.
Cliquez ici pour découvrir ce "must".
La matrice d'Eisenhower
La matrice d'Eisenhower est une méthode de catégorisation des tâches à faire en fonction de 4 critères:
- Urgent et important
- Urgent et non important
- Non urgent et important
- Non urgent et non important
Malgré sa popularité, la matrice d'Eisenhower est tout sauf facile à utiliser au quotidien, car les vraies urgences sont difficiles à planifier... (et souvent on réagit à celles-ci) et parce que derrière le mot "important" il y a une définition à établir.
Je présente la matrice ici, et je vous explique pourquoi la méthode Eisenhower ne fonctionne pas en pratique.
La matrice ABC
Il s'agit d'une pâle copie de la matrice d'Eisenhower:
- Les tâches A = Très urgentes et Très importantes
- Tâches B = Tâches urgentes et importantes
- Tâches C = Les tâches qui n'ont pas de conséquences négatives si elles ne sont pas réalisées.
Le chemin critique (bien connu par les chefs de projet)
En informatique théorique ou en gestion de projet, un chemin critique désigne la liste ordonnée des opérations nécessaires pour obtenir le résultat voulu, dont la durée totale donne la durée du projet. (source Wikipédia).
Le chemin critique est utile pour créer un rétroplanning.
La loi de Pareto
Peu d'éléments sont responsables de beaucoup d'effets.
- 20% de vos habits sont portés 80% du temps.
- 20% de vos tâches apportent 80% de résultat.
- 20% de vos clients apportent 80% du résultat.
J'ai écrit un article sur la loi de pareto ici.
Le générateur de priorités
Le générateur de priorités est un outil à votre disposition.
C'est à vous de faire preuve de bon sens pour définir le moment opportun pour utiliser celui-ci.
Un peu comme le charpentier qui en fonction du travail à réaliser va sélectionner un outil plutôt qu'un autre.
L'idée du générateur à priorités est de comparer les éléments à réaliser et de sélectionner votre critère de décision.
Exemple de critère de décision: Quel comportement clé me permet d'augmenter mon chiffre d'affaires de 10% dans les 3 prochains mois?
Et dans le générateur vous inscrivez tous les comportements qui vous permettent d'avoir un maximum d'impact sur cet objectif. Vous vous basez évidemment sur votre expérience ou l'expérience d'une personne qui a de l'expérience.
Ensuite le générateur vous fera choisir entre tous les éléments entre eux afin de définir votre comportement le plus prometteur.
Est-ce que cela vous donne des garanties?
Non, évidemment. Il faut ensuite exécuter et voir si vos prédications s'avèrent être correctes.
Au besoin, vous reprenez le générateur et vous ajoutez de nouvelles idées.
Ce générateur peut être utilisé pour dans d'autres domaines comme pour définir l'ordre de vos valeurs ou encore définir l'habitude clé (que j'aborde dans cet article sur la routine du soir).
Pourquoi la gestion des priorités est difficile?
Parce que fixer des priorités signifie souvent (même inconsciemment) fermer des portes.
Et dans son livre Predictably Irrationnal Dan Ariely explique qu'il est très difficile pour nous de fermer des portes.
Pour illustrer ses propos, Dan met en place un jeu...
"Le Jeu des portes"
Le participant est face à un écran qui affiche 3 portes (rouge, bleu et verte).
En cliquant sur l'une des portes, le participant entre dans une pièce et gagne un certain montant d'argent.
Chaque participant à 100 clics à sa disposition et le but du jeu est de gagner le plus grand montant avec ces 100 clics.
Lors du premier tour, les participants ont bien réagi et dès qu'ils ont trouvé une porte qui rapportait pas mal d'argent, ils se sont concentrés dessus.
Cela confirme un phénomène connu du comportement humain: dans un environnement simple et avec un objectif clair, nous sommes tous motivés à poursuivre ce qui nous gratifie le plus rapidement (dans ce cas, gagner le max d'argent avec un minimum d'effort).
Lors du deuxième tour, Dan ajoute une variable: chaque porte qui n'a pas été visitée durant les 12 derniers clics disparaitra pour toujours.
Et à chaque clic, la taille des portes non visitées diminue...
Avec cette nouvelle condition et même en ayant trouvé la porte qui rapporte le plus d'argent, les participants n'arrivèrent pas à laisser disparaître les portes.
Régulièrement ils dépensaient des ressources pour garder des portes ouvertes... plutôt que de se concentrer sur ce qui apporte le plus.
Dans une troisième condition, Dan ajouta un prix à cliquer sur une porte (3 centimes), les résultats étaient similaires.
Dans une quatrième condition, il ajouta la possibilité de faire réapparaître une porte même si celle-ci avait disparu après 12 clics.
Les résultats étaient les mêmes.
Les participants ne pouvaient pas tolérer l'idée de perdre une option.
Face à cela, que faire?
Se souvenir de ce que disait Steve Uzzell "Le multitasking est une opportunité de merder plusieurs choses en même temps"...
