Vous cherchez à créer l'organisation la plus adaptée à vos besoins ? À plusieurs reprises, vous avez installé des modèles d'organisation (template) dans votre logiciel fétiche ? Mais une force invisible fait qu'après quelque temps, le système ne tient pas et vous revenez à vos habitudes ?
La cause est peut-être à chercher du côté de la loi de Gall :
Un système (d'organisation) complexe qui fonctionne s'avère invariablement avoir évolué à partir d'un système (d'organisation) simple qui fonctionnait. La proposition inverse semble également être vraie : un système complexe conçu à partir de rien ne fonctionne jamais et ne peut pas fonctionner. Il faut tout recommencer, en partant d'un système simple qui fonctionne.
Ainsi, chercher à utiliser une organisation complexe qui n'est pas passée par la case "organisation simple" équivaut un peu à lutter contre la loi de gravité.
Mais comment résister à l'appel tentant de modèles tout beaux tout propres qui semble si bien fonctionner ?
Après tout, l'humain cherche à économiser des ressources et prendre des raccourcis. Sans surprise, nous adorons les modèles, les templates à dupliquer et nous vouons un culte aveugle à la complexité.
Mais si la solution se trouvait ailleurs ?
Si la simplicité était, comme le disait Leonardo De Vinci, la sophistication suprême ?
Dans cet article, vous découvrirez pourquoi la simplicité n'a pas la cote, pourquoi nous sommes attirés par la complexité et comment éviter de tomber dans l'écueil formulé par John Gall dans son livre How Systems Work and Especially How They Fail.
Plus important encore, je vous livre sur un plateau un système d'organisation minimaliste.
"La simplicité est une grande vertu, mais il faut travailler dur pour l'atteindre et être éduqué pour l'apprécier. Et pour ne rien arranger : la complexité se vend mieux." - Edsger Dijkstra
En quoi est-ce que la simplicité pourrait être un avantage ?
Un système simple (nous reviendrons sur cette notion) est plus facile à comprendre et à utiliser. Il réduit la fatigue décisionnelle. Il est moins onéreux à entretenir. Mais surtout ? La simplicité nous incite à utiliser les contraintes pour développer nos compétences.
Par exemple, je pourrais tenter de planifier dans mon agenda chaque minute de mon temps et faire des heures supplémentaires pour avancer sur une dizaine de projets en parallèle. Mais je peux aussi installer un programme qui verrouille mes écrans automatiquement en fin de journée.
C'est une contrainte.
Et croyez-moi : les premiers jours sont pénibles. Car cette contrainte m’incite à faire des choix et développer mes compétences comme : l'anticipation, la capacité à dire non, l'autorégulation (se retenir de consulter mes mails huit fois par heure) et l'efficience (se connecter et traiter mes mails).
Les contraintes vous incitent à utiliser et à développer votre créativité et vos compétences. Et la créativité est l'un des éléments clés pour être efficace, car être efficace implique souvent d'agir d’une autre façon. Ce que Léonard de Vinci avait compris s'applique à nos outils numériques. Oui, Léonard avait une sacrée longueur d'avance.
Vous avez tendance à mettre la complexité sur un piédestal depuis des années ?
Vous pensez que pour vous organiser il vous faut une méthode au nom abracadabrant ? La méthode PDCA ? La méthode GTD ? Un rétroplanning ?
Respirez et retenez-vous de vous flageller avec des orties au fond de votre jardin. Nous avons été éduqués à prôner la complexité. Je pense qu'il est normal de vouloir complexifier notre quotidien, car après tout, on est curieux de connaître les limites d'un système. Et en soi, la complexité peut être utile : il en faut pour faire voler des avions, déplacer des trains ou construire des ponts.
Donc la complexité est toujours à percevoir dans son contexte et avec un curseur. Je crois aussi que le curseur simplicité / complexité est à positionner en fonction de votre contexte : si vous êtes un étudiant avec comme objectif principal de passer vos examens, une todo list (fermée) peut faire le job.
Si vous êtes un chef de projets, président d'association, père, mari et un citoyen qui fait face à ses responsabilités, une to-do liste est peut-être trop simple.Einstein résume très bien cette idée : tout devrait être aussi simple que possible, mais pas plus simple.
Quelle sagesse !
À un niveau individuel, la complexité est problématique, quand :
1. Elle précède la simplicité.
Je ne vais pas répéter la loi de Gall.
2. Elle est notre réponse par défaut.
Parfois, la meilleure chose à faire est de ne rien faire (concept de non-action) ou de supprimer ce qui ne fonctionne pas. Par exemple, si je veux être et rester en bonne santé, je peux m’inscrire dans un club de sport : dans ce cas, j’ajoute quelque chose à mon agenda, je complexifie mon organisation.
Mais je peux aussi arrêter de fumer, dans ce cas je supprime et simplifie mon organisation (je n’ai plus à me soucier d’acheter des cigarettes).
3. Elle masque notre incapacité à agir dans le présent.
Par exemple, passer un temps fou à créer des plans sur la comète alors qu'on est incapable de terminer notre to-do list fermée de la journée. Malgré cela, la complexité vend mieux. Pour ne rien arranger, la simplicité n'est pas facile. Quoi qu'en dise Léonard.
La simplicité n'est pas facile à tenter ni maintenir
On n'atteint pas la sophistication suprême en un claquement de doigts. La preuve ? Une alimentation saine est simple : supprimer l'alcool, éviter les aliments transformés, manger (en mâchant) des légumes, des légumineuses et des noix. Mais est-ce que cette alimentation est aisée pour autant ? Regardez autour de vous, est-ce que l'obésité est en train de perdre du terrain dans les maladies populaires ?
De la même manière, mieux s'organiser est simple, mais ce n'est pas facile.
Eh quoi !
Derrière une meilleure organisation, il y a des personnes qui gravitent autour de vous et qui se sont habituées à votre manière de fonctionner.
Certaines de ces personnes, elles-mêmes désorganisées, profitent de votre désorganisation (et votre difficulté à dire non). Changez et ceux-ci devront changer. Qui aime changer ? Même pour le meilleur ? Personne.
Derrière une meilleure organisation, il y a de nouveaux comportements à mettre en œuvre, qui vont entrer en compétition avec des comportements en place depuis des années. Des comportements automatiques et parfois addictifs.
Heureusement, mieux s'organiser deviendra, avec la pratique, de plus en plus naturel (comme beaucoup de pratiques). Regardez cela comme vos premières heures au volant d'une voiture : vous deviez (en transpirant) trouver le point de friction, les différentes vitesses, garder en vue, via les rétroviseurs, les autres véhicules. Mais aujourd'hui, réfléchissez-vous à votre point de friction lorsque vous embrayez ?
Et si aujourd'hui vous rêvez de raccourcir vos journées de travail, de retrouver votre disponibilité mentale ou d'avancer sur vos projets, il est important de garder en tête John Gall et sa loi.
Quand puis-je complexifier mon organisation ?
À un niveau individuel, vous pouvez complexifier votre organisation quand vous faites preuve de régularité avec votre organisation actuelle.
Ainsi, c'est la régularité de vos comportements qui mène le bal de la complexité. Et pas l'inverse. Beaucoup pensent qu'en utilisant des méthodes d'organisation plus complexes, plus avancées, ils deviendront plus réguliers. Dans la réalité, c'est l'exact opposé. Parce que je suis régulier, je peux me mettre à tester des méthodes plus complexes.
Par où commencer pour mieux s'organiser quand on est tombé dans le piège de la complexité ?
Voici quelques propositions.
1. Réduire vos dépendances
Si vous ne pouvez pas dire non à votre client, à votre employeur, il sera difficile de changer vos comportements (et donc, changer votre organisation).Si vous n'arrivez pas à dire non, alors travaillez à réduire votre dépendance. Cela peut prendre des mois, mais c'est nécessaire.
Plusieurs options de réduire votre dépendance :
- Apprendre une nouvelle compétence
- Développer votre réseau
- Développer un nouveau business
- Prendre soin de ce que l'argent ne peut acheter (famille, corps, mental)
2. Penser méthode et comportement
Un système simple d'organisation est composé d'outils, de méthodes et de comportements.
Souvent nous tombons pour les outils et nous fragilisons nos systèmes en pensant que les outils nous permettront de gagner du temps et de résoudre tous nos problèmes.
À l'heure actuelle, et tant que nous n'avons pas des puces crâniennes nous permettant de programmer nos comportements - votre plus grand levier se trouve au niveau des méthodes et des comportements que vous utilisez.
Si je ne sais pas conduire ma Ferrari, vous serez plus rapide que moi avec votre cheval.
Si je ne sais pas utiliser Workflowy, vous serez plus efficace et efficient que moi avec votre calepin / crayon.
La prochaine fois que vous ressentez des démangeaisons en voyant une vidéo présentant un nouvel outil d'organisation, demandez-vous si vous pouvez améliorer la méthode de travail et vos comportements.
3. Tester le système d'organisation minimaliste
Ce qu'il vous faut pour votre organisation minimaliste
- Un espace (papier ou numérique) pour capturer l'information au fil des heures
- Un espace pour gérer vos projets
- Un espace de synchronisation (l'agenda)
- Un espace de stockage / archivage (classeur, fourre accordéon, etc)
Le fonctionnement du système d'organisation minimaliste
- Au fil des heures, capturez l’information (idées, tâches à faire, restaurant à visiter) dans l'espace dédié. Celui-ci doit être facilement accessible.
- En fin de journée, traitez et organisez ces informations de la manière suivante :A. Les idées et tâches en lien avec votre projet A, rejoindront le projet A. Les idées et tâches en lien avec le projet B, iront dans le projet B.B. Vos notes de vos lectures, photos, PDF, check-liste ou contact viennent s’inscrire dans votre espace références.C. Les tâches isolées et les rendez-vous viendront s’inscrire dans votre agenda. À la date adéquate.D. L’information qui n’est plus pertinente au moment du traitement est à supprimer.
- En fin de journée, pour clôturer votre journée de travail, définissez au maximum 6 tâches à réaliser le jour suivant. Ces tâches peuvent être des tâches isolées ou des tâches en lien avec vos projets.
- Le jour suivant, concentrez-vous et réalisez les tâches en repoussant les imprévus. Si vous ne pouvez pas repousser un imprévu, mettez la tâche en cours sur pause, gérez l’imprévu, puis revenez à la tâche.
- Une fois par semaine, faites le point sur la semaine écoulée et demandez-vous ce qu’il s’est bien passé dans la gestion de votre information et ce que vous pouvez améliorer la semaine suivante.
- Répétez ce processus jusqu’à être à l’aise avec celui-ci.
Et surtout, souvenez-vous de ma devise : d'abord faire fonctionner puis améliorer.
Julien
