Nous les humains, nous avons des points communs :
- Nous avons tous un corps.
- Deux yeux.
- Un cerveau.
Nous passons nos 24 heures à chercher de l'énergie, nous reproduire et lutter contre les prédateurs et virus.
Pour y parvenir, nous nous organisons pour trouver un ratio optimal entre l'énergie que l'on dépense et l'énergie que l'on gagne.
On regroupe nos livres dans un lieu unique, nos habits dans un armoire, nos factures dans un tiroir (ou un espace numérique). Et on cherche à créer des routines pour créer une illusion d'ordre dans un univers chaotique.
Pour Monsieur Tout-Le-Monde, l'organisation de ce ratio est inconsciente (et devient problématique dans un monde où les tentations sont omniprésentes, car les choix avec le meilleur ratio peuvent se retourner contre nous. Je mange des pâtes / pizza chaque soir parce que cela me coûte que dalle et nécessite 10 minutes à être préparé... mais dans 3 ans je suis obèse et j'ai des problèmes de santé... ce qui me complique la vie pour trouver de l'énergie).
Pour une minorité, la recherche de ce ratio optimal est consciente. Et si vous lisez ces mots, vous faites partie de cette minorité.
Mais parfois, chercher à organiser délibérément certains projets, certaines activités, c'est se mettre un bâton dans les roues.
Prenez par exemple l'entrepreneur qui a une idée
L'idée de créer un bureau pour travailler debout, qui tient dans un sac à dos, et qui pèse moins de 2kg.
L'enthousiasme généré par cette idée initiale peut être étouffé si on se met à créer des plans d'action. On se projette et on se met à voir ce qui pourrait ne pas fonctionner, les risques, les lacunes dans la manière idéale de parvenir à nos fins, et après une ou deux nuits de sommeils, cette idée qui semblait si prometteuse n'est plus que l'ombre d'elle-même.
C'est triste. Car ces idées énergisantes peuvent être utilisées pour contrecarrer l'inertie présente au démarrage d'un projet.
Et l'organisation qui nous pousse à nous projeter dans le futur et donc à s'imaginer ce qui peut mal se passer peut se retourner contre nous à ce moment.
(C'est aussi l'un des problèmes de l'expérience : on est moins ignorant et donc moins optimiste. À contrario, c'est l'avantage de l'inexpérience, ou ignorance : on est plus optimiste.)
Et donc il y a des phases durant lesquelles j'évite de trop m'organiser.
À l'inverse, il y a des phases où ne pas s'organiser délibérément peut être très coûteux.
Prenez l'exemple de ce même entrepreneur qui a été obnubilé par son idée initiale les trois derniers mois.
Il réalise qu'elle intéresse de plus en plus de clients.
Il a fait des erreurs, c'est évident, ce qui lui permet de savoir ce qui est important, ce qui ne l'est pas. À présent, il entre dans une phase qui lui permet de créer de nouveaux systèmes et d'optimiser ceux-ci. Dans quel objectif ?
Peut-être que cet entrepreneur n'a plus envie de bosser 12h par jour. Ou alors, il adore bosser 12h par jour, car il est ambitieux et intelligent, mais il a d'autres idées à suivre qui nécessitent également des ressources. Sans oublier que cet entrepreneur pense avec son corps. Et vu qu'il est intelligent, il veut en prendre soin.
Il souhaite ainsi optimiser ses ressources (son temps, son énergie, son argent) afin de faire plus avec moins.
Ignorer ces deux phases distinctes fait du tort Et aux gens qui espèrent secrètement que l'organisation va les sauver ET aux gens qui pensent que l'organisation délibérée est un gaspillage de ressources.
Fondamentalement, mieux gérer ses ressources personnelles (et donc s'organiser) n'est pas nécessaire. Tout dépend de vos objectifs. Cela peut-être très utile pour des personnes ambitieuses et intelligentes qui ne sont pas satisfaites de leur situation actuelle. Mais si votre situation actuelle est satisfaisante, à quoi bon se creuser la tête en s'organisant ?
Je fais partie de ceux qui pensent que l'organisation délibérée est un facilitateur dès que l'on identifie les deux phases que je viens de détailler.
La phase d'exploration est la première phase
Dans la phase d'exploration, vous dites souvent oui, vous suivez vos intérêts en travaillant sur des tâches sur lesquelles vous êtes naturellement bon, vous prenez du plaisir et qui offre de belles perspectives de développement.
Durant cette phase, il y a probablement une bonne manière de commencer. Une manière logique et cartésienne, mais lire des livres sur le sujet risque d'étouffer votre enthousiasme initial. Il est préférable de tester par vous-mêmes : vous apprendrez plus vite, ce sera plus fun et vous récolterez plus rapidement du feed-back adapté à votre situation.
Dans cette phase d'exploration, vous n'arrivez pas à identifier les ressources requises pour accomplir une tâche. Vous ne savez pas combien de temps cela va vous prendre ni combien cela va vous coûter. C'est normal et cela ne devrait ni vous faire culpabiliser ni vous arrêter.
Avec la pratique, vous identifiez (ou vous pensez identifier) ce qui génèrent certains résultats. Vous identifiez ce qui peut être ignoré (l'avantage principal de l'expérience).
Surtout, vous repérez des schémas récurrents : quand vous passez deux heures à écrire, vous pouvez espérer publier un article. Ou alors, quand vous dormez huit heures, vous vous sentez mieux. Quand vous ne mangez pas ce type d'aliment, vous ne prenez pas de poids.
À ce stade, vous pouvez organiser de manière plus délibérée et détaillée. Vous commencez à créer un planning de travail, vous établissez des check-listes, vous définissez des processus et vous entrez dans la deuxième phase.
La phrase d'exploitation est la deuxième phase
Durant cette phase, votre sentiment de contrôle augmente.
Vous savez qu'en pressant sur la touche A de votre clavier, il y a la lettre A qui apparaît à votre écran. Vous savez qu'en envoyant un e-mail écrit d'une certaine manière à vos lecteurs, vous générez un certain volume de vente.
C'est aussi durant cette phase que vous commettez des erreurs d'experts : vous vous enfermez dans certains modèles, certaines manières de voir le monde, en oubliant que le monde change. C'est comme si pour vous rendre dans un pays voisin en voiture, vous utilisiez une carte de 1920. Les réussites vous font oublier les risques d'échecs.
C'est aussi dans cette phase, si vous faites une activité créative, que vous risquez de perdre votre feu sacré. Les ressources accumulées peuvent vous faire sombrer dans une vie confortable. Et le confort est l'ennemi de l'innovation.
Petit à petit votre feu s'éteint.
Ce qui nous amène à un dilemme : quand vous découvrez quelque chose qui fonctionne, devez-vous vous investir à 100% dans ce domaine, ce projet, cette entreprise ? Ou continuer de chercher et d'explorer ?
Imaginez, vous créez une entreprise qui vous apporte 1 million par année :
Devez-vous développer celle-ci ou en créer une autre (qui peut apporter 2 millions par année) ?
Je vous laisse réfléchir à la stratégie que vous utiliserez.
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Une manière de résoudre le dilemme est de ne jamais cesser d'explorer sans ignorer l'exploitation de ce qui fonctionne aujourd'hui.
La clé se trouve donc dans le dosage entre exploration et exploitation.
Quand on a 20 ans, on peut se permettre d'explorer (de dire oui à beaucoup de choses, tant que l'éventuel échec est tolérable). Mais plus on se rapproche de la mort (même si celle-ci peut arriver à n'importe quel moment) plus il est important de comprendre que le temps gagne de la valeur.
Une heure de temps est mécaniquement la même pour une personne de 20 ans qu'une personne de 80 ans. Mais la valeur relative est totalement différente.
Et donc à partir d'un certain moment, dès que l'on trouve quelque chose qui semble fonctionner, il est important de passer en mode "exploitation".
C'est peut-être (quand j'y pense) la raison pour laquelle, la majorité de mes clients ont entre 40 et 60 ans.
Mais uniquement exploiter, c'est la garantie de mourir mentalement. C'est l'exploration qui nous garde attentifs, allumés et un peu fous.
La réponse offerte par Palchinsky, un ingénieur russe qui a étudié la signature des organismes (et entreprises) qui s'adaptaient le mieux au changement ? Elle est simple.
Perpétuellement investir une partie de vos ressources dans l'exploration
Concrètement, en explorant, vous découvrirez des activités qui marchent. C'est à dire, qui vous apportent plus d'énergie que vous en dépensez (l'argent vous permet d'acheter de l'énergie, entre autres).
Ces activités qui fonctionnent peuvent être optimisées. Elles rejoignent alors la catégorie exploitation.
Concernant la structure de vos journées : commencez par ce qui fonctionne (et donc par les activités d'exploitation). La raison est simple : vous arrivez mieux à estimer le temps requis par ces tâches.
Si vous commencez par des tâches d'exploration, vous ne savez pas combien de temps cela va vous prendre, et les tâches d'exploitation (qui rapportent) risquent de ne pas être réalisées. Sans oublier qu'en fin de journée vous avez moins d'énergie (en général).
Pour ma part il s'agit d'écrire des articles, des livres, créer des formations, envoyer des e-mails à mon audience, tester des méthodes d'organisation.
Puis ajoutez un peu de vos ressources sur ce qui ne fonctionnera probablement pas, mais qui a l'avantage de vous stimuler : concrètement, j'ai développé l'app Optifocus pour mesurer la durée de notre attention (cela n'a pas suscité beaucoup d'intérêt), j'ai testé le service sparkloop (système de référence pour les abonnés de ma newsletter), cela n'a pas apporté les résultats que je voulais, j'ai créé un bureau pour travailler debout a emporter dans un sac (pas d'intérêt de mon audience).
L'intérêt de tester des choses qui en cas d'échec ne vous mettent pas en péril est multiple. Stimulation. Apprentissage. Travail avec d'autres personnes. Et génération de nouvelles idées.
Le dosage recommandé par Palchinsky est le suivant
Au début, 100% de vos ressources sur de l'exploration (le travail que vous choisissez doit présenter trois qualités : il doit s'agir d'un domaine pour lequel vous avez des aptitudes naturelles, qui vous intéresse profondément et qui vous offre la possibilité d'accomplir un travail de grande qualité.)
Quand quelque chose fonctionne : 80% sur ce qui fonctionne 20% sur de l'exploration
Quelques structures d'exploration perpétuelle
1. Exploration quotidienne (en fin de journée, vous avancez sur un projet X durant une année) -> fonctionne bien pour les salariés qui n'ont pas d'horaire flexible. C'est ce que j'ai longtemps fait quand je bossais sur les chantiers (j'écrivais le soir).
2. Exploration hebdomadaire (un jour par semaine par semaine par exemple, durant une année). Vous testez une idée, vous avancez sur un projet. Je fais ça au sein de mon entreprise : par exemple, mon idée de podcast (si elle se concrétise) m'occupera un jour par semaine.
3. Exploration par Sprint de quelques jours, semaines, mois : vous vous lancez à fond dans une idée et vous mettez tout sur pause. C'est intéressant quand plusieurs personnes doivent travailler ensemble dans la même pièce pour pouvoir avancer vite.
Si vos partenaires ont des gamins et des responsabilités, c'est parfois la seule manière d'y parvenir.
Plutôt que de prendre des vacances, vous vous tapez un sprint. Vous serez surpris de l'énergie que cela peut apporter.
Innover ou mourir
Dans un monde compétitif où chacun des acteurs tente d'accumuler le plus de ressources, celui qui ne progresse pas, régresse.
Ainsi des entreprises comme 3M ou Google ont, à une époque, instauré le 15 ou 20% de temps libre. L'idée est que les ingénieurs puissent travailler ce temps sur des projets découverts durant leur temps de travail, mais qu'ils n'ont pas pu poursuivre.
C'est ainsi que le Post-It est né. Spencer Silver, un chimiste de 3M (Minnesota Mining Manufacturing), invente par hasard un adhésif poisseux, un nouveau polymère adhésif acrylique. Désormais le Post-It n'est plus à présenter.
Pour innover, il faut souvent sortir la tête de l'exploitation. Alors, souvenez-vous : 80% d'exploitation, 20% d'exploration.
Julien