En 2016, mon employeur a décidé de faire tomber tous les murs de nos bureaux individuels pour créer un bureau à aire ouverte (open space).
Alors que j’avais eu auparavant le luxe et l’habitude de travailler dans un bureau individuel fermé, je dois avouer que ma productivité a énormément souffert lorsque je me suis retrouvé à travailler en plein milieu d’un open space.
J’ai commencé à avoir de la difficulté à me concentrer et à être régulièrement distrait par…
- les mouvements et les nombreux déplacements près de mon bureau,
- les conversations bruyantes et les rires autour de moi,
- les gens qui avaient maintenant un accès direct à moi pour me demander si j’avais « 2 minutes »,
- et les nombreux bruits de fond en tout genre (clavier, souris, conversation téléphonique, sonneries, imprimantes, musique, etc.).
Bref, travailler dans un tel environnement a été et est encore un énorme défi pour moi parce que je préfère naturellement travailler dans un lieu calme où il y a peu de bruit et de distraction. Vous voyez, je suis du genre à préférer travailler dans une bibliothèque plutôt qu’un café.
Or, mon bureau se trouve maintenant dans un open space et je n’ai pas eu le choix de m’y faire. J’ai dû apprendre à développer des stratégies pour réussir à bien travailler et rester concentré dans un tel contexte, autrement, ma productivité aurait été gâchée pour de bon.
Si comme moi, vous n’avez pas la chance de travailler dans un bureau individuel avec une porte, et que vous êtes dans un open space (ou un cubicule), je suis persuadé qu’il vous arrive aussi d’avoir de la difficulté à vous concentrer et que vous aimeriez bien découvrir comment réussir à être productif dans un tel environnement.
C’est justement ce que j’aimerais vous partager dans cet article.
Voici quelques stratégies concrètes que j’ai développées et que vous pouvez adopter pour réussir à bien travailler en open space.
1. Établir des règles de savoir-vivre en équipe
La première chose à laquelle vous devez vous attarder avec vos collègues et votre supérieur si vous souhaitez que l’expérience de l’aire ouverte soit positive pour tous, c’est d’établir des règles de savoir-vivre en équipe.
Les aires ouvertes ont certes leur lot d’avantages, comme le fait de créer une meilleure dynamique d’équipe, le fait de faciliter la communication ainsi que le fait d’être entouré de ses collègues et de ne pas être isolé seul dans un bureau, mais s’il n’y a pas de règles établies, cela peut rapidement tourner au cauchemar.
Je sais de quoi je parle puisque quand nous avons commencé à travailler dans un open space, il n’y avait pas de règles et chacun faisait ce qu’il veut…
- Les gens se laissaient trainer.
- Les gens parlaient fort entre eux.
- Certains écoutaient des vidéos et de la musique.
- Les gens parlaient au téléphone.
- Tout le monde s’interrompait sans cesse.
C’était IMPOSSIBLE d’être productif dans un tel contexte.
Si vous voulez éviter cela, vous devez absolument vous réunir en équipe et élaborer ensemble une politique de vie commune dans l’open space de manière à favoriser la productivité du plus grand nombre.
Voici certaines règles que j’ai vues dans des équipes :
- Si une conversation entre deux personnes dure plus de 3 minutes dans l’open space, ils doivent se diriger dans une salle de réunion pour la terminer. De cette manière, ils ne dérangent pas tous les autres qui essaient de se concentrer aux alentours.
- Tous les appels téléphoniques doivent se faire en dehors de l’open space pour ne pas déranger la quiétude du groupe. Personne n’a envie d’entendre vos conversations ni de savoir ce que vous allez manger le soir en rentrant à la maison…
- Toutes les sonneries de téléphone doivent être sur silencieux ou sur la vibration.
- La surface des bureaux doit être rangée à la fin de chaque journée pour éviter que certains se laissent trainer et que cela crée des distractions visuelles pour d’autres.
- Si quelqu’un a son casque d’écoute, il ne faut pas l’interrompe à moins d’une urgence qui ne peut pas attendre.
- Si vous écoutez de la musique ou des vidéos, vous devez absolument mettre vos écouteurs.
- Toujours prendre en considération que certaines personnes essaient de se concentrer sur des choses importantes autour de vous. Soyez donc respectueux et parlez le moins fort possible.
- Établir une « heure de silence » de groupe à certains moments de la journée pour favoriser la concentration de tous. Par exemple, de 10h à 11h et de 14h à 15h, il faut que ce soit silence dans l’aire ouverte comme dans une bibliothèque. Si vous devez parler ou faire du bruit, allez dans une salle de réunion ou à l’extérieur.
Bref, au niveau des règles, vous pouvez être totalement créatif et élaborer quelque chose qui plait à tout le monde et qui est même parfois amusant.
Les règles de savoir-vivre devraient réduire un certain nombre de distractions, mais ce ne sera jamais parfait. Il y aura toujours du bruit et des distractions. Par conséquent, vous devez aussi réfléchir à des solutions individuelles pour tenter de réduire les distractions et augmenter votre capacité de concentration.
C’est ce que je vous montrerai dans les prochaines stratégies.
2. Utiliser un casque anti bruit
Si vous souhaitez réduire les bruits ambiants et réussir à entrer dans votre « bulle » sans être constamment distrait par ce qui se passe autour de vous, vous devriez absolument vous procurer un bon casque anti bruit.
Un casque anti bruit est tout simplement une paire d’écouteurs avec une fonction de « noise cancelling » qui permet de couper légèrement les bruits de fond. Cela ne coupe pas tout le bruit, mais fait quand même une différence significative.
En plus, cela sert de signe visuel pour dire à vos collègues de ne pas vous déranger. Comme je l’expliquais plus haut, l’une des règles d’équipe que vous devriez établir est de ne jamais déranger quelqu’un qui travaille avec son casque anti bruit sur les oreilles. Cela est l’équivalent de si vous travaillez la porte fermée dans votre bureau.
J’utilise personnellement le casque anti bruit Golzer BANC-50 et cela fait amplement le travail pour moi, mais vous pouvez en avoir dans toutes les tranches de prix.
3. Écouter de la musique
Ensuite, si vous utilisez un casque anti bruit, pourquoi ne pas écouter de la musique dans vos écouteurs? Cela vous permettra de couper presque tous les bruits de fond et créer une ambiance qui favorisera votre productivité.
Si vous pensez être incapable de travailler en écoutant de la musique, c’est peut-être simplement parce que le style de musique que vous écoutez qui ne convient pas. Il s’agit peut-être d’une musique trop intense et trop distrayante.
Par contre, il existe de nombreuses playlists sur Spotify reprenant des titres “pour se concentrer”. Il existe même des applications de musique entièrement dédiées à créer des sons scientifiquement éprouvés qui favorisent la concentration et la productivité. C’est le cas de Focus@Will que je recommande fortement.
Bref, la musique peut vous aider à rester concentré au beau milieu d’un espace de travail bruyant.
4. Réduire les distractions visuelles
Un problème fréquent que l’on rencontre souvent en travaillant dans un bureau open space, c’est les distractions visuelles. Par ceci, j’entends toutes les choses qui se passent devant nos yeux et qui ont tendance à attirer notre attention.
Par exemple, si l’un de vos collègues a un bureau juste devant vous ou en diagonale de vous, il possible que vous ayez l’impression de vous sentir observé ou d’être distrait par ses moindres faits et gestes. Ou si plusieurs de vos collègues passent régulièrement devant ou à côté de votre bureau, il est possible que vous ayez tendance à toujours lever la tête pour regarder de qui et de quoi il s’agit.
Même si vos options sont limitées, vous pouvez tout de même essayer de réduire ces distractions visuelles en créant un rempart qui vous protège. Par exemple, vous pouvez mettre un pot de fleurs, une plante verte, un cadre photos ou une pile de livres sur le coin de votre bureau pour créer une séparation entre vous et votre collègue d’en face ou d’à côté. Cela créera une certaine distance et vous donnera l’impression d’avoir un peu plus d’intimité.
Si vous avez plus de latitude, vous pouvez même demander à votre supérieur de mettre un mini séparateur devant vous ou sur le côté de votre bureau. Ce ne sera pas la même chose qu’un cubicule ou vous êtes complètement entouré, mais vous aurez un petit mur d’intimité qui vous permettra d’être moins attiré par les distractions visuelles autour de vous.
Peu importe ce que vous choisissez de faire, essayez de réduire le plus possible les distractions visuelles pour réussir à mieux vous concentrer sur votre travail.
5. Mettre un symbole « Ne pas déranger »
En travaillant dans un bureau privé, vous avez toujours la possibilité de fermer la porte pour réduire les interruptions quand vous souhaitez vous concentrer. Dans un open space, ce n’est pas possible.
Puisque rien n’indique aux gens que vous essayez de vous concentrer et que vous êtes juste à côté d’eux, ils ont souvent tendance à venir vous parler et vous interrompe à n’importe quel moment de la journée… Cela peut être fatiguant et nuire sérieusement votre efficacité.
Pour éviter cela et faire comprendre à vos collègues que vous travaillez sur quelque chose d’important et qu’il ne faut pas vous interrompe à ce moment-ci, vous pouvez mettre un symbole « ne pas déranger » sur votre bureau.
Cela peut être aussi simple qu’une petite affiche que vous accrochez à un endroit visible de votre bureau. En plus, si vous cherchez un peu sur le web, vous pourrez même trouver des affiches assez drôles…
Vous pouvez aussi utiliser le symbole universel du casque d’écoute (quand vous avez votre casque d’écoute sur les oreilles, il ne faut pas vous déranger) qui est généralement accepté dans la plupart des open space, mais le fait de mettre une affiche renforcera encore plus le fait que vous ne voulez pas être dérangé.
Cela peut-être une petite alternative simple pour essayer de réduire encore plus le nombre d’interruptions que vous avez au cours d’une journée.
6. Bloquer les programmes distrayants
En plus des distractions externes de votre environnement de travail comme les bruits et mouvements, les conversations ainsi que les interruptions de vos collègues, vous devez aussi composer avec vos propres distractions : le téléphone, les messages textes, les courriels, les réseaux sociaux, la messagerie instantanée, etc.
Vous avez beau avoir mis en place des règles de savoir-vivre dans votre équipe, travailler avec un casque anti bruit en écoutant de la musique qui favorise votre concentration, et suspendre une affiche « ne pas déranger » sur votre bureau, mais vous serez tout de même exposé à ce type de distractions.
Par contre, si vous voulez réussir à vous concentrer sur votre travail et ne pas être dérangé par quoi que ce soit, vous devez être en mesure de bien gérer ces sources de distractions.
Pour cela, je vous recommande d’utiliser une application qui vous permet de bloquer temporairement certains programmes distrayants comme les appels, les messages textes, les réseaux sociaux, les courriels ainsi que certains sites internet pendant vos périodes de concentration.
J’utilise personnellement l’application Freedom qui me permet de bloquer ces choses sur mon smartphone et sur mon ordinateur.
Donc en gros, quand je souhaite être concentré dans l’open space, je mets mon casque anti bruit, je mets un léger fond de musique, je suspens la pancarte « ne pas déranger » et je bloque tous les programmes qui pourraient me distraire avec l’application Freedom. Tout cela m’aide énormément à rester concentré.
7. Appliquer la technique Pomodoro
Comme il est parfois difficile de se mettre en mode « ne pas déranger » pendant une longue période lorsqu’on travaille dans un open space, vous pouvez aussi travailler avec la technique Pomodoro.
Cette méthode consiste à travailler par intervalles de 25 minutes ininterrompues, suivies d’une pause de 5 minutes. Cela veut dire que pendant 25 minutes, vous avez votre casque sur les oreilles, votre affiche « ne pas déranger » et votre application Freedom qui bloque tous vos programmes, puis vous travaillez intensément sur une tâche ou un projet donné ou ignorant toutes les distractions autour de vous.
Puis, après vos 25 minutes, vous prenez une petite pause, pour répondre à vos collègues, lire quelques courriels et retourner des appels. Ensuite vous vous remettez au travail pour un autre 25 minutes.
Bien évidemment, vous pouvez aussi personnaliser cette méthode en suivant les intervalles que vous préférez. Ce peut être 50 minutes de travail et 10 minutes de pause, 45 minutes de travail et 15 minutes de pause, ou autre.
Dans tous les cas, cette méthode peut certainement vous aider à être plus focus pendant une courte période malgré tout le bruit qui est autour de vous.
8. Travailler dans un autre local
Une autre stratégie que vous pouvez adopter si vous souhaitez réellement échapper au bruit ambiant pour vous concentrer sur vos tâches complexes, c’est d’aller travailler dans un autre local que l’open space.
Le plus simple est de trouver une salle de réunion vide et de vous y enfermer pour un certain temps.
Par contre, je suis conscient que vous ne réussirez pas toujours à avoir un local juste pour vous. Dans ce cas, demandez à votre supérieur une autorisation spéciale pour aller travailler dans un café ou une bibliothèque près de votre lieu de travail. Dites-lui que vous avez une tâche importante à effectuer et que vous serez beaucoup plus productif dans un environnement calme où vous pourrez bien vous concentrer.
Dans mon cas, je me suis fait une règle personnelle. Comme je ne peux pas toujours travailler dans une salle de réunion ou dans un café et que je me dois d’assurer une présence dans l’open space, j’ai décidé de regrouper toutes mes tâches administratives les mardis et vendredis. À ce moment-là, je travaille dans l’open space puisque je peux tolérer d’être distrait quand je suis sur ce type de tâches.
Par contre, chaque fois que je travaille sur des tâches importantes qui me demandent beaucoup de concentration, je vais travailler dans un autre local fermé. Heureusement, nous avons beaucoup de salles vides sur mon lieu de travail donc je peux facilement me trouver un endroit calme.
Bref, essayez de trouver un endroit calme en dehors de l’aire ouverte quand vous devez travailler sur des choses très importantes. Cela règlera une grande partie de vos problèmes de concentration au travail.
9. Travailler de la maison
Un peu dans la même lignée que la dernière stratégie, si vous n’arrivez pas à vous concentrer sur vos tâches importantes dans l’open space et qu’il n’y a pas de salle de réunion vide que vous pouvez utiliser, demandez la permission de travailler à domicile à l’occasion.
Vous pourriez, par exemple, suggérer de travailler à domicile 1 journée par semaine et regrouper toutes vos tâches qui exigent plus de concentration à ce moment-là.
C’est ce que je fais à l’occasion lorsque j’ai besoin d’être hyper concentré sur certaines tâches ou projets.
Même si les employeurs sont parfois retissant à ce genre de demande, essayez de leur faire comprendre que vous serez beaucoup plus efficace en travaillant de la maison, surtout, si en plus il n’y a pas de salle de réunion que vous pouvez utiliser.
Si vous besoin d’arguments pour convaincre votre patron de travailler de la maison, j’ai écrit une série d’articles sur le sujet qui risque de vous intéresser.
10. Ajuster son horaire de travail
Une autre chose que vous pouvez faire pour avoir plus de calme au travail, c’est d’ajuster votre horaire et d’arriver au bureau plus tôt le matin ou de rester plus tard le soir. Cela vous permettra de profiter des moments plus calmes de la journée pour mieux vous concentrer sur vos projets.
Si l’horaire régulier est de 9h à 17h, alors pourquoi ne pas arriver à 8h et repartir à 16h? Vous pourriez bénéficier d’une heure de tranquillité avant que tout le monde n’arrive au bureau. Vous pouvez aussi faire l’inverse et arriver à 10h pour repartir à 18h.
Bref, trouvez le moyen d’avoir un horaire flexible avec votre employeur pour être en mesure de travailler dans les moments les plus calmes au bureau.
Cela ne règlera pas tout votre problème, mais vous permettra au moins d’avoir du temps supplémentaire où vous serez en mesure de vous concentrer.
Conclusion
Alors voilà, avec toutes ces stratégies, vous devriez maintenant être capable de mieux travailler et d’être plus concentré dans un bureau open space.
Évidemment, le succès de ces stratégies dépend de la latitude que votre employeur vous accorde. Par exemple, s’il vous laisse l’autorisation de travailler à domicile à certains moments de la semaine, cela règlera une bonne partie de votre problème. Par contre, s’il ne vous autorise pas ce droit, vous serez plus limité.
Dans tous les cas, vous devez accepter qu’il y a et qu’il y aura toujours plus de bruit dans un bureau à aire ouverte qu’un bureau privé, et vous devez apprendre à composer avec cela.
Le mieux que vous pouvez faire pour réussir à rester concentré dans un bureau open space, c’est bien sûr d’appliquer le plus de stratégies que je viens de vous présenter, mais aussi de travailler à améliorer votre capacité de concentration. Cela est possible en pratiquant certains exercices comme la méditation.
Bref, je vous remercie de m’avoir lu jusqu’au bout et je vous invite à venir découvrir mon blogue sur lequel je publie chaque semaine des articles en profondeur sur le sujet de la productivité personnelle. Je vous propose aussi de participer à ma formation par courriels « 6 conseils exclusifs pour mieux gérer son temps et être plus productif ».
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L'auteur de cet article
Matthieu Desroches aide les entrepreneurs, leaders et personnes ambitieuses à mieux s'organiser et augmenter leur efficacité afin d'avoir plus d'impact.
Il partage ses conseils pour être plus productif sur son blog.
Recommandation de Julien: allez y jeter un oeil attentif 😉