04/01/2023

Compte rendu de réunion : la méthode pour traiter vos notes de séance dans Workflowy

Participer à une réunion qui ne dispose pas d'un plan de réunion c'est comme monter un meuble ikea sans manuel : ça peut fonctionner, mais ne comptez pas sur moi pour participer à la débacle.

Maintenant, même si vous participez à une réunion qui dispose d'un plan, comment augmenter les chances de ne pas oublier des informations importantes... et surtout, comment transformer cette information en actions concrètes ? 

Première étape : faire un compte-rendu de réunion (prendre des notes).

Deuxième étape : traiter les informations de ce compte-rendu (et si cela peut être fait rapidement sans perdre d'informations... c'est la classe).

Ce qui nous amène au problème de Marie (une cliente) qui vous concerne peut-être. 

Elle participe régulièrement à des réunions. Lors de ces réunions, elle va recevoir des informations concernant plusieurs projets et plusieurs clients.

Pour ne rien arranger, ces informations peuvent être des tâches avec une échéance précise, ou des références à consulter un jour peut-être.

Marie utilise un Cerveau Numérique (sous Workflowy). Parce qu'elle fait confiance au système, elle prend de plus en plus de notes, mais le problème arrive lorsqu'il faut traiter l'information. C'est à dire, après la réunion.

  • Va-t-elle copier / coller l'information dans les projets et les clients adéquats ?
  • Va-t-elle générer des miroirs afin d'avoir la même information connectée à plusieurs endroits ?
  • Va-t-elle créer des liens bidirectionnels pour voir cette information s'afficher sous le bon projet et le bon client ?
  • Et surtout, comment va-t-elle gérer la recherche de cette information ?

Le cas m'intéressait.

J'ai fait un tour sur la communauté et je tombe sur un commentaire d'une personne qui rencontre aussi ce problème :

"Vous prenez des notes dans workflowy pendant une réunion. La réunion est terminée, et vous avez des notes dans votre point de réunion qui concernent une demi-douzaine d'autres sujets / projets.  Est-ce que vous mettez les notes en miroir dans leurs points pertinents ? Traitez-vous les notes, les réécrivez-vous et les clarifiez-vous dans les points des projets correspondants ? Modifiez-vous les notes dans votre point de réunion ou les laissez-vous inchangées, en tant qu'enregistrement de la réunion ? Maintenant que je fais des comptes-rendus de mes réunions, je trouve que mon nouveau problème est de savoir comment traiter ceux-ci. J'aimerais beaucoup entendre vos pratiques. - Jacques

Dans la suite de cet article, je vous montre la méthode pour traiter votre compte rendu (en utilisant Workflowy) 

Le but est de permettre à Marie de traiter toutes les informations le plus rapidement possible. 

Observez la méthode, utilisez-la si vous le souhaitez, mais souvenez-vous : votre contexte a le dernier mot. C'est votre situation unique qui dicte vos décisions uniques.

Et si vous vous demandez ce qu'il faut inclure dans un compte rendu de réunion, je vous donne un modèle en fin d'article. 

Les contraintes du traitement du compte rendu de Marie

Marie avait plusieurs problèmes dans le traitement des notes de ses réunions:

  1. Plusieurs projets / clients sont abordés dans un temps relativement court. 
  2. Tâches et références sont abordées pêle mêle.
  3. Elle veut conserver un historique de ses réunions.
  4. Elle veut réduire le temps de traitement des informations, afin que les bonnes tâches se retrouvent dans les bons projets.
  5. Elle veut effectuer des recherches devant des personnes, et si les recherches sont rapides et précises, c'est bien pour sa réputation.

Je vous propose une méthode de traitement en vidéo. 

Comment implémenter cette méthode pour traiter votre compte rendu ?

Le modèle que j'ai proposé part du client qui se trouve dans l'espace référence.

1. Chaque fois que Sylvie reçoit un nouveau client, la première chose à faire est de créer ce client dans sa base de données.

2. Deuxième étape : sous le client peuvent venir les projets en lien avec ce client.

Ces projets vont ensuite, pour un souci d'accessibilité (gagner du temps dans la recherche des informations qui concernent uniquement ce projet, mais aussi accéder rapidement dans le projet), être dupliqués en utilisant la fonctionnalité miroir.

Le miroir des projets vient se placer dans un point "projets actifs".

3. Troisième étape : un lien bidirectionnel du client vient s'inscrire dans le modèle de la réunion, sous l'élément "concerne".

Utilisation du modèle

À présent, lorsque Marie participe à une réunion, elle génère dans son agenda le modèle en question. Cela lui permet, lorsqu'elle veut traiter des points dans cette réunion, de les inscrire (même si elle participe à cette réunion dans 2 mois).

Ensuite, au moment de la réunionite, elle se concentre sur ce qui se dit, elle prend ses notes.

notes workflowy

Une fois que la réunion est terminée, elle glisse les différentes informations sous les liens bidirectionnels des clients concernés.

Si une information concerne plusieurs clients, elle peut créer un miroir de cette information. 

Elle supprime ensuite les liens bidirectionnels des clients qui n'ont pas été mentionnés.

Le @client3 a disparu

À ce stade, elle a capturé l'information, et a commencé à traiter celle-ci.

Pour terminer le traitement de ces informations, elle se rend dans le client (sous le point référence). Là se trouve le lien bidirectionnel de la réunion, mais aussi les projets.

Elle peut dupliquer et glisser l'information dans le projet en question, dans ce cas, elle conserve l'historique dans son agenda. Il lui suffit alors de barrer l'information pour que cela n'interfère pas avec la recherche de Workflowy.

Ou alors elle peut glisser l'information dans le projet en question, dans ce cas, elle perd l'historique dans son agenda (je ne recommande pas cette variante).

Forces du modèle

Permets de réduire les efforts de manipulation de l'information en utilisant les fonctionnalités de Workflowy : lien bidirectionnel, miroir, espace de travail unique.

Faiblesses du modèle 

  • Nécessite de la part de l'utilisateur une méthode connue et des comportements de travail relativement stable (il faut éviter, le premier mois, de barrer l'information qui a été traitée dans le compte rendu d'une note de réunion et le deuxième mois, le surligné en jaune, autrement dans 6 mois vous êtes perdu au moment de retrouver de l'information).
  • Nécessite d'avoir le réflexe de créer un client et d'insérer un nouveau lien bidirectionnel de celui-ci dans le modèle de réunion

Structure d'un compte rendu de réunion

Vous êtes peut-être intéressé par une structure de compte rendu pour vos réunions. 

Dans ce cas, je vous recommande ce modèle en 3 points, relativement flexible.

1. Informations de la réunion

Qui participe / Quoi (thème, objectif, plan de réunion si nécessaire) / Quand / Où

2. Rétrospective du projet / période passée

Ce qui a été fait jusqu'ici, par qui, obstacles rencontrés, enseignements.

Vous pouvez jeter un coup d'oeil à votre projet kanban pour voir les goulets d'étranglements, les retards, les problèmes de qualité.

Si votre réunion concerne plusieurs projets ou une entreprise, vous pouvez commencer votre rétrospective en la divisant en 4 catégories.

  1. Personnel (tout ce qui est en lien avec le personnel)
  2. Instruction (tout ce qui est en lien avec la formation, les compétences, le manque de compétences)
  3. Logistique (tout ce qui est en lien avec le matériel, logiciel, déplacements, locaux, etc)
  4. Conduite (tout ce qui est en lien avec la communication, les valeurs, la culture, et plus concrètement : l'application des processus)

Puis aborder les projets (opérationnels).

3. Perspective du projet / période à venir

Tâches à réaliser, par qui (une seule personne, pour quand, de quelle manière (si nécessaire).

Vous pouvez reprendre la partie "personnel, instruction, logistique et conduite", si nécessaire.

Julien

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