6 étapes pour rester productif en télétravail

Que votre situation de télétravail soit liée (ou non) au confinement Corona Virus Covid 19, l’enjeu de la productivité reste le même !

Aujourd'hui ce n'est pas Julien qui vous écrit, mais Vincent. Je vous parlerai un peu plus de moi en fin d’article.

Et avant de continuer la lecture de cet article invité, je vous propose de commencer par un peu de fun !

Vous vous êtes reconnu ?

Bonne nouvelle.

Ce que vous allez apprendre dans cet article va pouvoir vous aider à rester aussi efficace à la maison qu’au boulot.

Et dans quelques minutes seulement, vous devriez pouvoir :

• diminuer drastiquement le chaos qui règne dans vos journées
• commencer à construire vos nouveaux repères en fonction de votre propre contexte
• et construire votre système d’hyper-productivité en télétravail

Prêt ?

Alors commençons donc par …

ETAPE 1 : Identifier ce qui ruinent vos journées en télétravail

Peut être que comme moi, vous êtes en “home office”, et vous manquez de limites entre votre espace privés et votre espace professionnel.

Et c’est bien normal !

Puisque contrairement à vos habitudes jusqu’ici, vos espaces personnels et vos espaces de travail sont maintenant très entremêlés.

Le risque principal ?

C’est d’essayer de recréer à l’identique votre journée de travail à la maison…

Car vous vous en êtes peut être déjà aperçu : votre système d’organisation habituel ne fonctionne plus aussi bien qu’avant !

Pas de panique…

Vous et votre organisation n’y êtes pour rien !

C’est simplement que votre contexte a changé…

Et essayer de réutiliser votre système d’avant dans votre nouveau contexte...

C’est comme vouloir faire du ski en été…

Ca glisse beaucoup moins bien sur l’herbe et les cailloux que sur la neige !

C’est la raison pour laquelle, rester aussi productif à la maison sans vous adapter à votre nouveau contexte de travail est mission impossible.

Et c’est la raison pour laquelle vous allez devoir sans tarder vous construire un nouveau système d’organisation.

Juste histoire d’atteindre plus rapidement votre efficacité personnelle et même de la dépasser !

Par exemple, si on garde l’image précédente, en échangeant vos skis alpins par un bon gros vélo de descente. Vous dévalez alors la montagne aussi vite que sur la neige…

En résumé :

• Même montagne...
• + contexte différent (hiver versus été)
• = Système de descente différent (ski versus vélo de descente)

C’est la même chose si vous êtes actuellement en télétravail !

Certes, vous avez gagné…

• Vos temps de trajets habituels
• Et la “liberté” de travailler depuis votre salon

Mais faites le test.

Avez-vous aussi perdu l’un des conforts suivant ?

• Le confort de laisser vos enfants aller à l’école…
• Le confort d’avoir un repas tout prêt à midi,
• Le confort de travailler de manière ininterrompu (sans entendre Mamaaaann/Papaaaa 179 fois par jour, minimum…)
• Le confort de discuter avec de vrai gens sans la hantise du moindre postillon
• Et enfin le confort de vous adonner à vos loisirs, sports et autres activités préférées...

Si vous avez perdu au moins 2 des conforts ci-dessus,

Alors vous devriez commencer par...

ETAPE 2 : Interroger les 3 personnes “BMC” qui se cachent déjà dans votre tête

Vous ne le savez peut être pas encore, mais le meilleur moyen de décupler votre productivité (en télétravail ou pas), c’est de diviser ce que vous avez à faire en 3 catégories :

• Les décisions à prendre (en sachant pourquoi vous les prenez)
• La manière dont vous allez implémenter concrètement ces choix (comment le faire)
• Et une fois avoir défini pourquoi et comment le faire, vous passez à l’action immédiatement sans réfléchir davantage !

La meilleure image pour illustrer cela, c’est que vous imaginez que vous deveniez à la fois :

• Votre propre Boss (B)
• Votre propre Manager (M)
• Votre propre Collaborateur (C)

Votre Boss (interne) ?

• Il définit la vision et les objectifs
• Il priorise les sujets qui auront de l’impact
• C’est donc le garant de votre long terme.

Votre Manager (interne) ?

• Il décline la vision de votre boss,
• Et défini le plan d’action étape par étape.
• C’est donc le garant de votre moyen terme.

Et votre Collaborateur (interne) ?

• Il exécute strictement le plan du manager
• Et s’il a des difficultés, il les lui remontent rapidement.
• C’est donc le garant de votre court terme.

Autrement dit, c’est comme :

• Si votre Boss, était la cible
• Votre Manager, l’arc
• Et votre Collaborateur, la flèche

Lorsque chacun performe dans son rôle, c’est le trio gagnant !

Vous vous transformez en véritable Guillaume Tell de votre travail.

Vous :

• Libérez ainsi votre vrai potentiel,
• Devenez tellement productif que vous abattez votre boulot beaucoup plus rapidement sans perdre en qualité,
• Et vous avez du temps pour tout le reste !

Vous :

• Visez le long terme
• En définissant comment le réaliser à moyen terme
• Et que vous commencez à le réaliser dès le court terme

Impossible ? Trop dur ?

Rassurez vous : vous allez pouvoir procéder par petites touches successives !

Mais pour cela, il vous manque peut être encore un outil…

ETAPE 3 : Créer votre structure de journée optimale

Je vous entends déjà !

“Une structure ? Au secours…”

Rassurez vous votre “structure optimale” ne va pas vous enfermer…

Car au contraire, elle va vous libérer !

Vous allez pouvoir l’utiliser lorsqu’elle vous aide,

Et la délaisser lorsqu’elle vous freine…

Comme vous le faisiez déjà jusqu’à aujourd’hui !

Le vrai problème ?

C’est qu’on ne peut pas optimiser sa structure de journée sans prendre en compte le contexte de chacun…

Il n’y a donc pas de formule magique unique !

Car la recette de la productivité est toujours personnelle et contextuelle.

Note de Julien: comme je le martèle depuis des années

La bonne nouvelle ?

Gagner du temps passe inévitablement par la productivité.

Et l’hyper productivité obéit toujours à une poignée de principes de base.

C’est comme la cuisine, avec quelques ingrédients de base, vous pouvez créer une infinité de recettes toutes plus délicieuses que les autres…

A condition de ne pas faire n’importe quoi avec !

Et c’est la raison pour laquelle, même en situation de télétravail, vous pouvez créer une nouvelle recette de votre productivité.

Notamment, si vous considérez :

• Les personnes avec vous dans la maison
• Leurs activités importantes
• Et que vous classez ces activités en 3 catégories :
  • MAISON
  • PROFESSIONNEL
  • PERSONNEL
• Et enfin que vous identifiez les ressources critiques (temps, matériel,
  personnes, lieu, ...)

Ensuite ?

Identifiez les 3 activités importantes de chacune des personnes du foyer, au niveau de vos 3 domaines de vie :

• Le foyer
• Les tâches professionnelles (ou scolaires pour les enfants)
• Et l’épanouissement personnel

Si cela peut vous aider, vous pouvez vous inspirer du tableau suivant :

Pourquoi faire me direz vous ?

Vous connaissez certainement l’histoire du professeur qui montre à ses élèves un bocal vide qu’il remplit tour à tour de cailloux, de gravier, de sable, et enfin d’un liquide quelconque (souvent de la bière) et qui demande à chaque fois à ses élèves si le bocal est plein…

Si vous ne connaissez pas déjà cette histoire, je vous laisse découvrir la morale de cette histoire dans cette petite vidéo :

Pourquoi vous devriez définir dès aujourd’hui vos 3 activités importantes dans chacun de ces 3 domaines de vie ?

Parce que vous allez essayer de “caler” ces activités importantes en priorité.

Cela va être vos “gros cailloux” (représenté par les balles de golf dans cette vidéo)

Vous serez ainsi sûr d’avoir accompli l’essentiel de ce qui compte pour vous.

Chaque jour.

Comment faire ?

Peut être que pour chacune de vos 3 domaines de vie (maison, pro, perso) :

• Vous allez identifier
  • Vos objectifs
  • Vos meilleures heures pour être efficace
  • Et les vos contraintes ou obstacles
• Puis, vous allez...
  • Commencer par organiser et planifier les plages horaires communes
  • Réserver les plages horaires dédiées pour vos 3 activités principales dans "vos meilleures heures"
• Et garder de la marge pour tout le reste
• Et enfin, vous allez..
  • Afficher votre organisation actuelle
  • La suivre
  • Et l'améliorer pas à pas

L’idée c’est de vous créer votre propre système optimal, et éventuellement en étendre le principe (si possible) aux autres membres du foyer, pour que chacun :

• définisse l’important (Merci Boss)
• choisisse le meilleur moment de la journée en fonction des multiples contraintes du foyer (Merci Manager)
• et réalise en priorité ce qui compte vraiment (Merci Collaborateur)

Rien qu’avec cela, vous pouvez radicalement changer la météo de vos journées !

Et pour vous y essayer, vous trouverez ci-dessous encore quelques documents pour vous y aider...

Puis…

Est ce que j’utilise cette méthode ?

Non !

Pas exactement…

Depuis toutes ces années où je teste les systèmes d’organisation, et où je blogue et créé des formation sur l’efficacité au travail, je garde une approche très empirique de la productivité…

• Je teste, et...
  • Parfois cela échoue,
  • Parfois cela réussie,
  • Et à chaque fois, je ne garde que le meilleur.
• Et je recommence.

Et c’est exactement ce que je vous encourage à faire.

Vous voulez des résultats différents ?

(y compris en télétravail)

Alors, ne vous contentez pas de lire et de vous former.

Appliquez, et voyez si cela fonctionne pour vous.

Ce qui marche le mieux pour moi actuellement ?

C’est un mix de ce que vous avez découvert ci-dessus…

Et du “framework” suivant :

Pourquoi combiné au 1er modèle ce framework fonctionne si bien pour moi ?

Parce que pour trouver votre propre système d’organisation hyper productif...

L’essentiel, c’est de...

ETAPE 4 : Respecter les 10 commandements des gens hyper-productifs

Être productif n’est pas toujours facile…

(Sinon cela se saurait !)

Et particulièrement en télétravail !

Pourtant, il existe quelques grands principes sur lesquels vous pourrez vous appuyer pour devenir plus productif que la veille, jour après jour.

Contrairement aux techniques et aux outils qui changent en permanence…

Les principes restent les même depuis la nuit des temps !

Les principes sont comme les ingrédients de base que vous cuisinez à votre sauce.

Le premier grand principe, c’est que vos résultats ne sont pas le reflet de qui vous êtes, mais simplement du système d’organisation que vous appliquez.

(dit autrement, la recette, n’est pas le/la chef)

Si quelque chose ne fonctionne pas bien dans votre journée, ce n’est pas de votre faute, c’est simplement que votre système n’était pas optimal pour ce contexte.

(la recette n’est pas bonne, peu importe le/la chef)

A partir de là, la seule chose qui vous appartient c’est de travailler sur votre système (votre recette).

Donc, pas besoin de vous remettre en question inutilement, de vous auto-critiquer, et de repartir dans le cercle vicieux “Je n’y arrive pas, c’est que je dois être nul, donc j’ose pas essayer, je n’y arrive pas, c’est que je dois être…” STOP STOP STOP

Voici quelques principes intemporels qui pourraient vous inspirer pour travailler sur votre système :

Ceux utilisés par votre Boss (interne) : STRATÉGIE & PRIORISATION

• Viser l’impact à long terme (Important versus urgent)
• Utiliser les effets de leviers, type Loi 20/80 (ou loi Pareto)
• Découper vos projets en briques élémentaires, puis en tâches actionnables rapidement (voir méthode Agile)

Ceux utilisés par votre Manager (interne) : ORGANISATION & PROCESS

• Organiser votre temps et créer vos propres process
  • Réserver du temps pour ce qui compte le plus
  • Utiliser des routines, des procédures et des systèmes de rotations
  • S'adapter à votre contexte et à votre forme actuelle
• Améliorer et optimiser votre système
  • Suivre votre avancement, et mesurer vos progrès
  • Puis, améliorer par petites touches successives selon vos retours d'expérience
• Réintégrer du plaisir, de la variété et créer de petits défis pour vous stimuler (individuel ou collectif)

Ceux utilisés par votre Collaborateur (interne) : EXÉCUTION

• Faciliter le démarrage (la meilleure recette anti-procrastination)
• Regrouper les tâches similaires (la meilleure recette pour accomplir plus en moins de temps)
• Travailler par sprint en gardant le focus (la meilleure manière pour atteindre l’état de “Flow”) et vous accorder des pauses (la meilleure méthode pour vous ressourcer et faire du “deep work”)

Comment traduire cela en 10 commandements que vous pouvez utiliser dès aujourd’hui ?

Les 10 Commandements des gens ultra-productif :

1. Tu ne démarreras pas ta journée sans avoir défini ton action importante de la journée (“Eat the Frog”)
2. Tu re-grouperas les actions similaires
3. Tu te faciliteras le démarrage
4. Tu ne démarreras pas une tâche si tu ne peux pas la terminer (sinon tu la re-découperas)
5. Tu ne te laisseras pas distraire par le nombre d'interruptions ou de notifications
6. Tu ne feras qu’1 seule action à la fois (même si tu es maintenant 3 dans ta tête!)
7. Tu t’accorderas des pauses (et tu pourras aussi les utiliser pour te faire plaisir)
8. Si tu kiffes, tu recommenceras, et si tu kiffe pas, tu recommenceras différemment...Jusqu’à créer la meilleure version de ce qui fonctionne pour toi !
9. Tu créeras ainsi un système sur mesure (avec des process, étapes par étapes), et des rotations entre les domaines (et tu finiras même par en oublier toutes ces structures et règles dont tu avais si peur au début)
10. Et enfin, tu créeras tes propres règles : celles qui libèrent ton vrai potentiel !

Voilà quelques règles qui serviront à coup sûr :

• Tes intérêts
• Les intérêts de ceux qui t’entourent
• Et les intérêts de ton entreprise

Encore un trio gagnant…

A ce stade, ce qui peut encore vous manquer…

C’est de savoir comment...

ETAPE 5 : Optimiser votre organisation personnelle

Pour optimiser votre organisation personnelle,

Et atteindre vos meilleurs niveaux de productivité en télétravail (ou au bureau),

Vous allez malheureusement vous trouver devant un obstacle…

Je vous laisse de quoi il s’agit en regardant ce court extrait du film “Les Bronzés font du skis”:

Vous l’aurez deviné, comme toujours, essayer quelque chose de différent, remettre en question ses habitudes, ou sa manière de travailler, cela va vous demander de balayer vos peurs et préjugés, de vous efforcer de rester ouvert, et de tester par vous même pour vous construire votre propre avis !

Et ainsi commencer le début d’une nouvelle aventure…

Où votre travail (ou télétravail) peut enfin rimer avec kiff !

Pensez-vous réellement qu’après le confinement, tout reviendra comme avant ?

Etes vous prêt à revenir à une situation proche de celle décrite dans cette vidéo :

Elle est vraiment drôle cette humoriste… Non ?

Bon, il est peut-être temps pour vous de vous résumer les grandes lignes de ce que vous avez appris dans cet article.

Voici une petite fiche mémo pour vous :

Maintenant, la seule vraie question à vous poser, c’est…

Qu’allez vous faire maintenant de la lecture de cet article ?

Alors peut être qu’il est temps pour vous de...

ETAPE 6 : Saisir les raccourcis à votre disposition

Félicitations !

Si vous êtes arrivé jusqu’ici…

Vous faites partie de la minorité

Qui obtient plus que la majorité !

Qui suis-je ?

Brièvement : Vincent Malavelle…

• cadre et de manager dans une grande organisation
• avec un rôle support et des projets d’amélioration à mener
• aide mes collègues (et mes clients) à performer dans leur mission.
• passionné par les méthodes inédites pour être productif au travail.

Aujourd’hui, avec cet article invité, vous avez peut être découvert...

Que votre productivité était intimement liée à votre lieu de travail

• (le mode “ski)

Comment rester aussi performant (même en télétravail), et modifier votre organisation avec la poignée de principes des gens hyper-productifs

• (le mode “vélo de descente”)

Et enfin qu’il existe des méthodes inédites pour booster votre productivité

• (le mode “parapente”)

Vincent Malavelle