L'organisateur de tâche de cet article est au format papier. Mais peut-être que vous préférez vous organiser avec des outils numériques?
Dans ce cas, mon organisateur de tâches favoris est Workflowy (je l'utilise depuis octobre 2018, tous les jours).
Mais MeisterTask est aussi un excellent outil.
- Vous avez des problèmes à trouver un bon organisateur de tâches?
- Vous avez des problèmes à gérer le flux d’information important quotidien?
- Vous ne vous souvenez pas de tout faire et cela vous pose des problèmes professionnels?
- Votre système d’organisation actuel n’est pas fiable et vous oubliez de faire des choses importantes?
- Vous gérez un département (20-30 personnes au minimum) ou des projets importants?
- Votre job consiste essentiellement à partager / transférez / calibrer de l’information?
- Vous trouvez l’Agenda BLOC pertinent, mais trop petit pour toutes les informations qu’il vous faut gérer?
Si vous avez répondu oui à une ou plusieurs de ces questions, l'organisateur de tâches qui suit va vous intéresser.
Si aucune de ces questions ne vous concerne, mais que l’idée d’en savoir plus (ou le CONCOURS gratuit pour GAGNER MON LIVRE) vous intéresse… alors, installez-vous confortablement, prenez de quoi écrire et… c’est parti!
L’Organisator -> L'organisateur de tâches 100% gratuit qui vous permettra d’être une machine et ne plus rien oublier
AVERTISSEMENT: ce système d’organisation n’est pas un raccourci au bonheur ni mieux / moins bien que l’agenda BLOC. Il s’agit simplement d’un organisateur de tâches qui s’adresse à un autre public cible.
NOTE: Plus vous avez des responsabilités / plus vous vous trouvez à un niveau élevé dans une organisation hiérarchique classique / plus vous gérez des informations importantes, et plus un oubli peu avoir des conséquences importantes dans le système.
Prenons un exemple concret: je suis actuellement en train de payer mes galons de commandant de compagnie au sein des troupes de sauvetage de l'armée suisse (en tant que milicien).
Cette semaine, j'ai complètement (mais alors complètement) oublié d'organiser le tir de rattrapage pour 80 personnes.
Mon supérieur m'a fait prendre conscience de mon oubli quelques heures avant le début des tirs... Pour réunir 80 personnes qui sont déjà engagées dans d'autres activités, cela demande du temps, et les oublis sont très friands de cette ressource...
Si je vous raconte cette histoire, c'est simplement pour vous dire que plus vous avez des responsabilités ou plus vous gérez de l'information qui provient de plusieurs canaux, et plus vous devez investir du temps et de l'argent dans votre système d'organisation. L'organisation devient une tâche en soi et pas un truc que l'on fait pour être plus performant.
Si vous devez "simplement" vous gérer (ce qui entre nous, est déjà compliqué en soi pour certains) alors tournez-vous vers un système plus simple.
Si vous oubliez de faire votre séance de sport un soir... les conséquences seront moins importantes que d'oublier d'informer 80 personnes qu'ils doivent se trouver à un endroit précis, avec du matériel précis, à un moment précis.
À présent... le problème que je vois souvent quand je prends le temps de me balader sur le net ou dans une libraire:
Le problème essentiel que je rencontre auprès des créateurs de contenu est le suivant
Il pense que leur solution est la meilleure.
Chez moi, ma solution n'est pas la meilleure et je n'ai aucune honte à vous le dire. Je ressens même de la fierté. La fierté de vous laisser libre de faire ce que vous souhaitez.
La majorité des créateurs de contenu oublient un élément très important avec internet: des milliers de lecteurs (avec des vies et des contextes très différents) ont lu et liront encore mes articles… ou mes vidéos (il n’y a cas voir mon ancienne chaîne youtube et les modestes statistiques.
La majorité des blogueurs ne font plus leurs devoirs en se renseignant sur ce qui a déjà été fait, sur les recherches qui ont été réalisées. Ils ne vont plus en bibliothèque lire ce que d'autres ont écrit des décennies avant.
Un exemple simple: on dit souvent qu’avoir un objectif SMART permet de mieux réussir… et pourtant, certaines études démontrent le contraire.
Je tiens donc à expliquer au lecteur attentif (oui c’est de toi que je parle) qu’il est très important de tester / d’expérimenter afin de déterminer ce qui fonctionne pour soi, à un moment donné.
Et ce qui fonctionnait plusieurs années peut ne plus fonctionner, car quelque chose a changé. C’est d’ailleurs le problème de l’expérience (surtout quand l’expérience passée à permis d’atteindre ses objectifs).
Comment? Vous voulez que je passe la deuxième et que je vous propose le système d’organisation que j’utilise en ce moment? OK… allons-y!
Les systèmes d’organisations sont importants.
Comme j’en parle dans cet article principal présentant l’Organisologie, il y a évidemment les bases sur lesquelles reposent les différents systèmes d’organisation. L’attitude et le savoir sont plus importants que les outils.
Cependant comme j’ai pu le constater, avoir le bon outil - le bon système / le bon organisateur de tâches- au bon moment, permet d’avancer plus sereinement dans l’accomplissement d’une tâche ou d’une mission.
Si une partie de votre énergie est utilisée à vous débattre avec votre outil... alors c'est toute de l'énergie que vous ne pourrez pas investir dans la gestion des imprévus et des problèmes.
Pire encore, changer d'outil en cours de route est peut-être le pire des trucs à faire (perte d'information, "réhabituation" à prendre, etc.)
Durant maintenant 2 ans, j’ai utilisé sans exception l’Agenda BLOC et je ne suis pas le seul. Ma vie, mon travail, la charge qui allait avec, mes objectifs et mon contexte me permettaient d’utiliser ce système d’organisation ingénieux et simple.
Mais depuis quelques semaines, j’ai du faire évoluer mes pratiques, car la quantité d’information que je devais « processer » a décuplé, triplé voir quadruplé.
Je ne pouvais plus me permettre de tout avoir sur une page A4. Et c'est dommage, mais c'est ainsi.
Et plutôt que de me borner à utiliser le même système d’organisation et me laisser dépasser par le flow d’informations, j’ai décidé de changer complètement mon système d’organisation afin de pouvoir:
- Gérer la boite email / + notes manuscrites
- Avoir plus de place pour inscrire les listes des informations à processer
- Toujours avoir l’outil sur moi. Vous pouvez avoir le meilleur outil, si vous ne l’avez pas sur vous au moment où vous en avez besoin, il ne vous servira à rien.
Le tout à un prix dérisoire. Le matériel qu’il vous faut?
- Des ciseaux
- Un stylo
- Un cahier quadrillé à couverture souple A5
- 30 minutes à 60 minutes pour vous approprier le système.
En bonus:
- Du scotch (le ruban adhésif pas le whiskey)
- Une imprimante
À qui est destiné cet organisateur de tâches?
Aux managers / dirigeants / chef de projets / Knowledge worker qui reçoivent beaucoup d’informations de plusieurs canaux et qui doivent la processer (donc, l’interpréter pour la redistribuer) à différents échelons.
Désavantages de ce système?
- Consommation de papier assez importante
- On a tendance à s’oublier en tant que personne et à faire passer la mission avant ces besoins.
- On a tendance à perdre la vue d’ensemble de la semaine, à moins que vos semaines soient longtemps à l’avance planifiées et suffisamment stables.
- Papier, donc pas de notification, mais support qui vous laisse tranquille.
Fondamentalement, la question à se poser lorsque vous prenez en main un nouvel outil n’est pas uniquement « qu’est-ce que j’y gagne », mais également « qu’est-ce que j’y perds? » Je parle de l’avantage du papier VS technologie dans mon livre « 2h Chrono pour mieux m’organiser » que vous pouvez gagner en fin d’article…
Ces 4 désavantages pourront être comblés avec certaines astuces. Vous découvrirez ces astuces un peu plus loin dans l'article. À présent, quels sont les avantages?
Les 5 avantages de cet outil d'organisation
- Paix mentale
- Vous oubliez peu d’information
- Vous êtes en mesure d’inscrire la manière dont seront traitées des informations qui se trouvent à plusieurs semaines d’ici
- Vous avez de la place
- Le système vous pousse automatiquement à décider ce que vous devez faire avec l’information (peut-être le point le plus intéressant avec la paix mentale).
Intéressé(e) à tester? C’est parti.
4 étapes pour créer votre système d’organisation (100% gratuit)
Dans les lignes qui suivent, je vous explique les différentes étapes pour créer l’ORGANISATOR (votre système d’organisation personnel 100% gratuit). Si une étape vous semble inutile pour votre contexte alors virez-la.
Page N°1 - Numéros
Sur la page N°1, j’inscris les numéros importants. Une panne de batterie est si vite arrivée.En général je fais une copie que je scotch.
Page N°2 - My to be list for my to do list
Cette page est optionnelle, mais parfois je la relis en réfléchissant aux valeurs que je souhaite développer en atteignant mes différents objectifs. À mon sens on peut atteindre un objectif (le quoi) et ne pas être satisfait de l’exécution (le comment).
Exemple: vous pouvez devenir riche en sautant sur chaque opportunité et en vendant de la drogue ou vous pouvez devenir riche en inventant une machine à nettoyer les océans.
Plutôt que de vous concentrez uniquement sur le « que vais-je faire / que dois-je atteindre? » se concentrer sur « qui ai-je envie de devenir dans le processus? » ou « quelle valeur doivent être mise en avant / quelle valeur doivent être respectées? » vous permet d’apprendre sur le chemin, de vous développer sur le chemin, mais également de savoir quand renoncer à la poursuite de votre objectif.
Je parlerais de cet élément dans un prochain article, mais avant toute poursuite d’un objectif, il est important de savoir quand presser sur le bouton « siège éjectable » et de quitter la course-poursuite.
Pour ceux qui lisent en anglais et qui souhaitent en savoir plus… je vous invite à lire le livre Destructive Goal Pursuit
Vous pouvez télécharger la matrice « My to be list for my to do list » en exprimant votre avis dans les commentaires. La magie de l’automatisation… ;-)
Ensuite vous allez prendre vos ciseaux et créez des onglets pour facilement naviguer entre vos semaines. Évidemment qu’il existe dans le commerce des cahiers avec des onglets.
Mais vu que vous êtes unique, avoir un cahier + une paire de ciseaux vous permet de créer un outil d’organisation unique avec le nombre de pages qu’il vous faut entre chaque semaine.
Conseil: Inclinez votre ciseau vers l'intérieur quand vous coupez les pages.
Pour bien faire les angles, utilisez votre couteau pour ouvrir votre courrier...
Les pages des semaines - Sur la première page de votre semaine, vous avez le plan de la semaine en cours.
Cette page vous permet d’avoir la vue d’ensemble sur les jours à venir et ainsi, de réduire intuitivement les goulots d’étranglement (les surcharges de travail, les soirées passées au boulot) en égalisant sur une semaine le travail à faire.
Plusieurs solutions s’offrent à vous:
1. Soit vous décidez de garder cette page sur votre calendrier Outlook (et mettez une alarme pour vous rappeler de régulièrement y jeter un oeil...
2. soit vous imprimez votre semaine Outlook en début de semaine avec l’inconvénient de devoir mettre à jour les deux supports en cas de modification).
Important: si vous appréciez la check-list des 4 besoins de base intégrée à l’Agenda BLOC, alors utilisez cette page pour inscrire les activités que vous souhaitez réalisé dans les domaines suivants:
- La santé
- Le mental
- Le social
- Le spirituel
Par semaine, prévoyez
1 page pour la vue d’ensemble4 pages par jour de la semaine (lu -> ve)1 page pour le samedi1 page pour le dimanche
Mais là encore, si chez vous, votre week-end prend place le lundi et mardi, vous adaptez.
Si vous n’avez pas de week-end et travaillez 7/7 alors je vous invite à changer de travail plutôt que d’adapter votre système d’organisation.
Ce qui nous fait un total de 23 pages par semaine
Quand je vous disais que l’ORGANISATOR était destiné aux gens qui reçoivent beaucoup d’information, je ne plaisantais pas. Après comme déjà stipulé, si vous décidez de mettre une page par jour, c’est votre choix. Faites des tests! Devenez un Organisologue!
Zoomons à présent sur le contenu des pages de vos journées (c’est là que cela devient intéressant)
Et pour ceux qui me suivaient parce que j'avais supprimé les listes de mon agenda BLOC, celles-ci font partie du truc dans l'ORGANISATOR ;-)
1. Pour ma part, la première page de ma journée est dédiée à la planification de la journée
Planification que j’effectue le matin avant de commencer ma journée. Je conserve le concept des BLOCS dans lesquels je vais inscrire les activités importantes que je dois réaliser.
Sur la deuxième page, à côté de ma planification, une autre ligne temporelle prend place. Il s’agit de ce que je fais réellement. De mon exécution.
Ainsi avec le temps je peux me rendre compte de mes mauvaises estimations récurrentes et des voleurs de temps / imprévus réguliers qui foutent le bordel dans mes journées (car il y a un précipice entre la planification et l’exécution de la planification).
Mais pas de secrets, pour réduire la taille du précipice, cela ne se fait pas en un claquement de doigts ;-) Cela prend du temps. Par contre, si vous ne commencez pas aujourd’hui, vous n’aurez jamais la possibilité de réduire la taille du GAP.
Tout comme le fait d’écrire quotidiennement sur les problèmes que vous rencontrez, ce que vous apprenez et ce qui vous passe par la tête… les bénéfices d’une telle démarche se ressentent plusieurs années après, quand vous constatez en lisant vos notes d’il y a 3 ans que vous êtes toujours sur les mêmes problèmes. Déclic.
Avançons!
Les deux pages suivantes sont réparties en 4 zones
Peu importe l’ordre des 4 zones.
Première zone: À transmettre
Il s’agit des informations que vous devez transmettre à des personnes. Les informations peuvent avoir être travaillées ou être transmises 1:1. À réfléchir si un email intelligent peut faire l’affaire.
Deuxième zone: Contrôle
Dans cette zone, vous inscrivez ce que vous souhaitez contrôler. Lorsque vous avez des responsabilités et des collaborateurs, vous allez souvent devoir commander (donner un ordre, un travail à faire, déléguer).
C’est la phase la plus facile, car la deuxième phase concerne le contrôle. Il faut avoir du courage, mais aussi du temps et des ressources pour assurer le contrôle. Ce contrôle permet ensuite de prendre les conséquences nécessaires pour que le travail soit fait.
Le simple fait de voir cette zone apparaître jour après jour vous rappelle que vous devez contrôler certains trucs. Si vous n’avez pas de collaborateurs, il peut s’agir de contrôler un logiciel qui fait le travail à votre place.
Par exemple en tant que blogueur, quand je ne fais plus de vente pendant 2 semaines… mon réflexe est d’aller contrôler que mes logiciels fonctionnent bien. Normalement une notification devrait m’être envoyée. Mais un petit contrôle ne fait jamais de mal.
Troisième zone: faire faire
Dans cette zone vous inscrivez toutes les tâches qui devront être effectuées par des personnes qui travaillent pour vous. Vous vous dites que faire faire et contrôle se ressemble?
C’est vrai que certaines informations qui se trouvent dans faire faire le lundi, peuvent se trouver dans la zone contrôle le jeudi. Mais tout dépend de la confiance que vous accordez à la personne à qui vous déléguez le job.
Une personne célèbre a dit un jour « la confiance c’est bien, le contrôle c’est mieux ». Mais si vous engagez des personnes plus intelligentes que vous, c’est pour éviter de devoir constamment contrôler leur travail.
Pour faire faire, il faut savoir déléguer. J’en parle dans 2h Chrono pour mieux m’organiser, et je vous rappelle que vous pouvez gagner ce livre en participant au concours qui se trouve en fin d’article. Tenez bon, vous êtes bientôt à la fin.
Normalement, si vous avez bien suivi les instructions jusqu’ici, vous devriez être en pleine séance de bricolage, avec vos ciseaux, votre scotch (le whiskey à présent…) et des morceaux de papier éparpillé. En tout cas, mon bureau ressemblait à ça. Donc pas de soucis.
La quatrième zone concerne le travail que vous devez faire.
Le problème avec cette zone contrairement à l’Agenda BLOC, c’est qu’il est plus difficile à estimer si vous avez suffisamment de temps pour faire le travail… mais chaque outil à son lot de désavantage / avantage.
Une méthode intéressante pour planifier le travail à faire en fonction de vos ressources se nomme «CEPPC » et je prévois de sortir un article qui parle de cette méthode prochainement.
Sinon vous pouvez également tracer une croix dans votre dernière zone faire en y insérant les axes de la matrice d’Eisenhower.
Par contre vous perdez en place et si vous connaissez bien le concept de l’urgence et de l’importance, je ne vous recommande pas de faire cela…
Au début de chaque journée, lorsque vous allez planifier les blocs, vous allez regarder les informations qui se trouvent dans la vue d'ensemble de votre semaine ainsi que dans les 4 zones de la journée à venir. Et répartir celles-ci dans votre différents BLOCS. Pour plus d'infos, jetez un oeil à la vidéo... ;-)
À présent votre ORGANISATOR est presque prêt… encore 3 informations importantes
Ces trois informations vous permettront de faire vivre votre outil d'organisation. Sans cela, votre outil risque de tomber en ruine en moins d'une semaine.
1. Votre ORGNISATOR sur homme (toujours...)
Débrouillez-vous pour toujours l’avoir sur vous avec un stylo. Plus votre organistor est proche de vous et plus vous l’utiliserez pour vous libérer votre mémoire vive (votre cerveau).
Plus votre ORGANISATOR est éloigné de vous, moins vous l’utiliserez. Votre ORGANISATOR deviendra petit à petit le prolongement de votre cerveau… avec tous les avantages que cela comporte:
- Si vous le perdez… vous… enfin… vous voyez le truc quoi.
- Ajoutez donc comme dans les calepins Moleskine une somme à offrir à la personne qui vous ramène votre ORGANISATOR en cas de perte.
2. Le calepin pour prendre des notes
Quand la quantité d’information (le flux) sort autant rapidement que de l’eau à une borne hydrante, ou que vous êtes fatigué, que vous vous êtes fait largué, que vous êtes saoul, triste, énervé, alors je vous invite à noter les informations que vous recevez dans votre calepin Moleskine puis de répartir les informations dans vos journées lorsque vous êtes au calme…
3. Une liste de "peut-être" / points en suspens
À la fin de votre ORGANISATOR, vous aurez des feuilles vierges. Tournez votre cahier et profiter de remplir ces feuilles avec une liste intitulée "À faire un jour peut-être" ou "points en suspens".
Dans cette liste vous inscrirez toutes les idées d'activités que vous souhaiterez faire mais que vous ne ferez pas pour le moment. Cela vous permettra de constamment garder votre esprit libre.
Dans la même veine, vous pouvez commencer au début de chaque journée de décider des choses que vous cessez de faire. En ce moment pour moi: ne pas utiliser Facebook avant 17h.
Gagnez 3 livres « 2h chrono pour mieux m’organiser » Concours
À présent, vous avez découvert l’ORGANISATOR. Mais ce système d’organisation convient à certaines personnes, pas à toutes. Il est donc important de le tester et de devenir un expérimentateur. Devenez votre propre cobaye, avais-je écrit en 2013 sur mon deuxième blog.
Pour participer au concours, c’est simple:
Partagez (dans les commentaires) votre système d’organisation avec nous. Expliquez si vous vous organisez avec une application, un agenda (quel type?), si vous utilisez le bullet journal ou d’autres systèmes d’organisation?
Bref, comment faites-vous pour vous souvenir de faire les choses que vous devez / souhaitez faire?
En partageant votre commentaire, vous téléchargerez automatiquement la matrice « My To be list for my to do list » et vous participerez au concours. Important -> Mettez un email valable pour que je puisse vous contacter.
Tirage au sort le 4 novembre 2017.
Merci pour votre attention, celle-ci est précieuse.
J.
PS Si vous préférez vous organiser numériquement, découvrez mon article sur la planification de tâches avec des outils numériques.
