Méthode Kanban : simplifier la gestion de vos tâches et vos projets

La méthode kanban a été une révolution dans la gestion de mes tâches et mes projets. Elle l'a été pour mes clients.

J'espère qu'il en sera de même pour vous.

La méthode kanban mérite votre attention si

• Vos priorités ne sont pas claires.
• Vous ne savez pas exactement par quoi commencer vos journées.
• Vous commencez trop de tâches que vous ne terminez pas.
• Vous changez souvent de contexte de travail.

Définition de la méthode kanban

Les bénéfices de la méthode kanban

La méthode kanban est utile pour vos projets individuels et collectifs. Voici ses avantages.

Niveau individuel

• Management visuel : permet de voir rapidement la tâche en cours, les tâches à venir, et les goulets d'étranglement.
• Divise l'ampleur d'un projet en catégories claires : À faire, en cours, fait.
• S'adapte facilement à votre gestion de projet. Selon l'avancement du projet, vous pouvez ajouter de nouvelles catégories et préciser les cartes (qui accueillent les informations pertinentes pour vos tâches).
• Protège le périmètre de votre projet.

Niveau équipe

Tous les avantages du niveau individuel avec en plus :

• Facilité à voir quel membre de l'équipe travaille sur quelle tâche.
• possibilité de recentrer la communication de votre équipe sur vos projets, plutôt que de laisser vos collaborateurs souffrir dans leur boîte e-mail.
• Facilite la coordination de votre équipe.

Pourquoi utiliser la méthode kanban pour la gestion de vos projets / tâches ?

Après tout, il y a d'autres options : rétroplanning, plan d'action, todo list. Zoomons dans les avantages de la méthode kanban.

1. Le kanban expose les problèmes

Le but du kanban est de faire remonter les problèmes à la surface - Taiichi Ohno

Deux tiers de la population a une préférence spatiovisuelle.

Pour la majorité d’entre nous ça signifie que nous acquérons plus d’informations à travers la vision que tous les autres sens réunis.¹

Parce que les tableaux kanban sont visuels, il est plus facile de voir la surcharge de travail, les dépendances, l'absence de priorités ou les goulots d'étranglement qui bloquent le processus.

Ci-dessous, un tableau qui affiche le travail planifié et le travail non planifié.

C’est un excellent exercice pour prendre conscience des projets « invisibles » ou des tâches de maintenance des systèmes (par exemple la mise à jour d’un site web).

2. Le kanban se concentre sur l’ensemble du flux de travail (workflow)

La première version du modèle T d'Henry Ford nécessitait 12 heures à être créée (en 1913). Des travailleurs travaillaient autour de la voiture qui reposait sur une structure fixe.

Puis, Henry Ford a créé une ligne de production (la voiture se déplaçait de poste en poste), le temps de production est tombé à 93 minutes.

À son pic de production, l'usine de Highland Factory Park créait un modèle T toutes les 40 secondes.²

À travers votre entreprise, vous pouvez avoir plusieurs tableaux.

• Un tableau global
• Un tableau par département
• Un tableau par équipe
• Un tableau pour vos produits

3. Le kanban réduit les temps morts

Dès qu'une tâche est réalisée, vous avez un aperçu des prochaines cartes / tâches à faire.

Vous pouvez enchaîner sans vagabonder dans les bureaux de vos collègues en vous demandant "c'est quoi la prochaine tâche à faire pour faire avancer le projet?"

À ce propos, une étude³ menée en 2016 par DevOps montre que les personnes les plus productives passent 28% de temps en plus sur des tâches planifiées (et comparaison à ceux qui sont moins efficaces).

4. Le kanban permet de rester agile

La simplicité de la méthodologie kanban permet de commencer facilement, puis d'ajouter des catégories, des règles, des protocoles au fur et à mesure de l'adoption de vos équipes.

Vous pouvez l'utiliser pour faire des sprints de 5 jours, 30 jours, 3 mois.

L'histoire du kanban

Kanban, signifiant panneau ou signe en japonais, est une méthode agile d’organisation développée par Taiichi Ōno, un ingénieur pour Toyota, dans les années 40.

Le modèle a commencé à bien fonctionner en 1958. Et Toyota continue de baser la production de ses produits (et certains processus / flux) sur ce système.

Au début, la méthode Kanban sert à la gestion des stocks (afin d’avoir le stock zéro ou une production just in time).

Puis la méthodologie va plus loin. Elle sert à utiliser le personnel au mieux, de réduire les stocks, d’équilibrer les flux de travail et de faciliter la conception de produit en vue de leur développement.

Historiquement, le développement de la méthode Kanban a transformé le processus de production d'un système de poussée à un système de tirage (pull system).

En 2005, les développeurs de logiciel reprennent le système kanban pour gérer de manière visuelle, au sein de leurs équipes, leur flux de travail (workflow) sur des tableaux, mais de plus en plus sur des logiciels.

Les 6 principes fondamentaux de la méthode kanban

L'avantage des principes : ils vous offrent un cadre dans une multitude de situation (contrairement aux règles qui sont plus précises et rigides).

1. Visualiser le flux du travail

Le projet doit être accessible pour les équipes du projet, les tâches doivent être inscrites sur des cartes (cards en anglais).

2. Limiter le nombre de tâches en cours (Work in progress en anglais)

Ici, la simplicité - l'art de maximiser la quantité de travail pas fait - est essentielle.

L'idéal ici est de travailler sur une tâche, de terminer celle-ci, puis de passer à la suivante.

Si vous êtes seul, vous avez une tâche en cours par projet (un projet = un tableau kanban).

Si plusieurs personnes travaillent sur un projet, vous avez plusieurs tâches en cours (5 tâches = 5 personnes).

Pourquoi faut-il réduire le nombre de tâches en cours (WIP - Work in progress en anglais?)

• Ça augmente le coût (souvent invisible) du retard. Dans la création de produits, le retard signifie aussi moins de feedback, un client (interne ou externe) en attente, et peut-être l'arrivée d'un concurrent.
• Ça augmente les dépendances et les interruptions.
• Le flux de travail ne s'installe pas lorsqu'on change constamment d'activités et de contextes.
• Il est difficile d'entrer dans le flow (et créer une vraie valeur ajoutée).
• La qualité souffre.

3. Gérer le flux du travail

Si vous êtes responsable du travail, laissez l'autonomie sur l'exécution du travail (qui aime le micromanagement ?) et orientez votre attention sur le flux / processus.

• D'où viennent les interruptions ?
• Où est-ce que le travail bloque ?
• Où se trouvent les dépendances ?
• Quelle est la priorité du moment ?
• Est-ce que le périmètre du projet est à jour ?

4. Établir des règles et protocoles explicites

Détaillez comment doit être remplie une carte kanban (j'en parle plus loin), quand et comment se déroulent les séances de coordination (j'en parle plus loin).

5. Installer des boucles de rétroaction / feedback

Demandez à vos collaborateurs de vous informer rapidement en cas de problème.

6. Améliorer collectivement, évoluer en mode explorateur

Le but n'est pas de dire "c'est comme ça qu'on bosse, je sais tout" mais plutôt d'encourager ce genre de phrases :

• J'ai fait une erreur
• Je ne sais pas
• Je m'excuse

Écoutez leur feedback et étendez l'utilisation du kanban à d'autres équipes / projets.

Comment créer un tableau Kanban collectif en 5 étapes ?

Dans un projet, créez 3 catégories pour gérer vos tâche. À faire | En cours | Fait.

Le flux des tâches va de gauche à droite.

Les tâches entrent sur des cartes (physiques ou numériques) à gauche du tableau, dans la colonne à faire.

Puis quand on se met à travailler sur une tâche, celle-ci se met dans la colonne en cours. Une fois la tâche réalisée, elle rejoint la colonne “fait”.

Pour représenter les tâches dans chaque colonne, on utilise souvent des post-it, ce qui permet une visualisation rapide et flexible des progrès et de l'organisation du projet.

Si du détail doit être ajouté, cela deviendra évident avec l’utilisation.

Par exemple, dans le développement d'une application, une catégorie "en test" peut venir s'ajouter entre "en cours" et "fait".

En ce sens, le principe “faire fonctionner puis améliorer” est à garder en tête. Avec le système kanban, l'amélioration continue est tout indiquée.

À présent, voici les 5 étapes pour créer un tableau kanban collectif

Étape 1 : Définissez un projet kanban test

Utilisez un projet aux enjeux modérés, si possible avec des équipes motivées.

Il est important de garder le travailleur du savoir en contrôle. Donc co-construire. Les gens n'aiment pas les changements qu'ils ne peuvent pas contrôler.

Expliquez la méthode et soulignez le test temporaire (par exemple, pour ce projet qui va durer 6 semaines, je veux tester la méthode kanban).

Étape 2 : définissez le périmètre du projet à réaliser

Demandez-vous la qualité que vous souhaitez atteindre, les coûts requis pour atteindre cette qualité (plus d'info sur le triangle d'or ici).

Étape 3 : Listez les tâches à réaliser

Insérez les tâches dans la catégorie "À faire" en utilisant une carte kanban.

Les informations qui sont indiquées sur les étiquettes varient d'un projet à l'autre, mais voici quelques données qui peuvent s'y trouver.

Étiquette / carte / card kanban

• N° de la carte / ID
• En-tête
• Titre
• Description
• Responsable / participants de l'équipe
• Commentaire
• Mot-clé
• Icônes
• Priorité
• Sous-tâches ou dépendances
• Dates / échéance

Les tâches que vous inscrivez dans votre tableau dépendent de ce que vous faites et des règles du tableau kanban.

Il est important de réfléchir au coût de gérer certaines tâches sur le tableau VS la valeur que l'activité réalisée apporte.

Certaines équipes ne créent pas tâches si celles-ci peuvent être réalisées en moins de 15 minutes. C'est au bon vouloir de chaque équipe (et des règles en place).

Je vous recommande d'inscrire toutes les tâches qui : 

• peuvent être réalisées par une seule personne
• affectent le flux de travail d'autres personnes / de l'équipe
• constituent le travail d'une personne.

Certaines fonctions (comme le support client) impliquent une succession de tâches de 15 minutes ou moins. Dans ce cas, il faut les inscrire.

Si vous avez des difficultés à définir les tâches à réaliser, utilisez la méthode MoSCoW.

Étape 4 : Définissez un protocole de coordination

Par exemple :

Coordination au niveau de l'équipe : lors de la séance de 15 minutes au début de la journée.

Communication simple sur le projet : directement dans la tâche en question (idéal quand votre kanban est sur un logiciel adéquat, je donne une liste plus loin).

Communication complexe sur le projet : à la suite de la séance du matin, en bilatéral.

Communication hors projet : lors de la séance hebdomadaire.

Sortez de votre boîte e-mail / slack / teams pour communiquer. Ce sont des tueurs de productivité.

Souvenez-vous : créer des règles qui expliquent quand et comment on se coordonne au sein des équipes est douloureux sur le court terme et grandement avantageux sur le long terme

Si vous voulez un protocole de coordination plus avancé, il y a la matrice RACI.

Étape 5 : Exécuter le travail (en vous méfiant des idées super cool)

Les idées cools sont toutes ces tâches que l'on pourrait faire et que l'on ne voyait pas au moment de se lancer dans le projet. Elles représentent une cause importante des projets qui ne se terminent jamais.

Vous créez un nouveau site web, puis en cours de route, vous voulez traduire le site en anglais, en espagnole, ajouter un espace membre... mais l'échéance reste identique.

Je n'ai pas trouvé de meilleure manière que d'inscrire les idées cools dans une catégorie "idées" qui se trouvent tout à gauche du tableau kanban.

La ligne entre la catégorie idées et à faire est l'une des lignes les plus importantes du tableau.

Créer un tableau kanban individuel en 5 étapes

Beaucoup de travailleurs du savoir utilise le kanban individuel. Ce n'est rien d'autre qu'un tableau kanban dans lequel vous êtes seul à interagir.

Tous mes projets sont structurés de la même manière.

Lorsque vous êtes seul dans votre kanban, c'est plus facile de créer des règles mais c'est aussi plus facile à les enfreindre.

Les étapes sont semblables au tableau kanban collectif.

1. Définissez un projet test
2. Définissez le périmètre
3. Listez les tâches à réaliser
4. Définissez une révision hebdomadaire
   
   Ici le but est de faire le point sur vos différents tableaux kanbans (différents projets donc). C'est la partie clé du système. Sans cette révision, votre système ne fonctionnera pas longtemps.
   
   (Voici le modèle que j'utilise dans ma révision hebdomadaire)
   
5. Exécutez le travail (en vous méfiant des idées super cool)

Logiciels / outils pour la méthode kanban

Voici quelques logiciels kanban intéressants (que j'ai testé) pour le travail et la collaboration en mode kanban.

1. Workflowy

• Sa plus grande force : sa flexibilité
• Sa plus grande faiblesse : sa flexibilité.
• Communication sur dans le projet : oui (communication fractale)

2. Notion

• Sa plus grande force : ses options
• Sa plus grande faiblesse : ses options.
• Communication sur dans le projet : oui.

3. MeisterTask / Trello

Pour les petits projets collaboratifs / petite production, je vous recommande le logiciel MeisterTask. Un concurrent au logiciel Trello.

En bref, c'est simple, fiable et rapide à prendre en main. Il est aisé de voir l'avancement de votre projet et le processus de travail.

Si le sujet vous intéresse, j'ai créé un article complet sur le sujet.

D'autres logiciels existent : Jira, Tana, Asana, etc. Ce n'est pas le choix qui manque. Mais n'oubliez pas que l'outil n'est qu'un des trois éléments de votre système d'organisation.

Les méthodes Agiles (SCRUM, 5S)

Vous voici maître du système Kanban.

Je plaisante évidemment mais vous verrez que l'intégration de cette méthode d'organisation est plutôt facile.

En implémentant un système Kanban dans votre quotidien, vous aurez plus de facilité à vous concentrer et à avancer sur ce qui doit être fait. Du moins, ce sont les effets que j'ai ressentis.

À présent, sachez que cette méthode peut s'implémenter dans d'autres méthodes de production / de gestion de projets.

Notamment les méthodes agiles.

Voici un guide de démarrage scrum.
Sans oublier les 5S, le Six Sigma, la liste est longue.

La méthode kanban : livres à lire et formation

• Kanban : Successful evolutionary change for your technology business - David J.Anderson
• “Making Work Visible” de Dominica DeGrandis (Note de lecture ici)
• La méthode des 4P (qui montre comment je commence et termine mes projets 2x plus rapidement que la majorité)

Au boulot ! 😃

Julien