Méthode Kaizen pour une amélioration sans fin

Si vous zoomez dans le quotidien d'un type exceptionnel, comme Roger Federer ou Steve Jobs, vous serez probablement déçu.

Vous réaliserez que leurs journées n'ont rien d'impressionnant. Ce qui est exceptionnel, ce sont leurs petites actions répétées et améliorées au fil des années.

Et aujourd'hui, nous vivons dans une époque frénétique. Chaque journée nous donne cette sensation d'urgence. Face à cela, on dénigre ce qui est petit et ce qui n'a pas un impact important immédiat.

Mais comment penser différemment dans un monde où...

• Amazon livre en 1 jour
• Tinder nous permet d'avoir une date en quelques pressions de pousse...
• Instagram me permet d'obtenir des likes d'inconnus qui ne me connaissent pas...
• Delivero me permet d'avoir la cuisine du monde entier en 32 minutes...
• Les visions d'entreprise se projettent sur maximum 5 ans.

Pourtant, un individu patient et régulier à un réel avantage dans un environnement ou la "sur-réaction" devient la norme.

Ainsi l'état d'esprit des travailleurs occidentaux pourrait se résumer à "Je veux tout, et de suite" et pour y arriver... "je teste plein de méthodes qui doivent m'apporter des résultats sur le champ!"

C'est pourquoi je crois en l'idée suivante:

Si vous améliorez avec régularité et patience, votre environnement, vos processus de travail et votre personne, vous réaliserez bien plus qu'une personne qui recherche l'exploit immédiat en mettant en place des actions "coup de poing".

Et il ne faut pas oublier la réalité...

La réalité, ce sont des factures à payer. Des enfants à éduquer. Un conjoint / une conjointe à satisfaire. Des collègues à gérer, une hiérarchie exigeante.

La réalité, ce sont des engagements que l'on a pris qui font que... les ressources à disposition pour s'améliorer et être plus productif se font rares.

La réalité, c'est le trafic, les réunions inutiles et les connards (attention, on est tous le connard de quelqu'un).

La réalité, ce n'est pas une semaine de 4 heures. Ni la méthode GTD ou un bureau bien rangé.

Pour ma part, j'appelle cela, la théorie. Et il y a beaucoup de choses qui fonctionnent bien en théorie, et qui ne fonctionne pas en pratique (les to-do listes par exemple).

Et il y a beaucoup de choses que la théorie ne peut pas expliquer, mais qui fonctionne (plus ou moins bien) dans la pratique (prendre de bonnes décisions de manière intuitive).

Dans cette réalité, il est difficile d'avoir beaucoup de ressources pour mettre en place des actions importantes.

Pourquoi? Parce qu'une partie de vos ressources sont actuellement utilisées sur des activités que vous ne pouvez pas cesser de faire.

Et ce manque de ressources se transforme rapidement en excuse"quand j'aurai si... quand j'aurai ça... alors je me bougerai le cul". Mais ce moment n'arrive jamais.

Juste?

Et donc, si vous souhaitez... améliorer votre manière de vous organiser... mettre en place de nouvelles habitudes..

Mener un projet en parallèle de votre job... mieux gérer vos emails en vous formant sur le sujet...

Avez-vous d'autres options que la technique des petits pas ?

La technique des petits pas n'est rien d'autre que la vulgarisation de la méthode Kaizen. Pas de panique, j'y viens.

Définition de la méthode Kaizen

La méthode kaizen est une méthode d'amélioration continue. Kai signifie (en japonais) changement et zen veut dire "bon" ou "meilleur".

Plus qu'une méthode, c'est un état d'esprit. Par exemple, il arrive souvent qu'une entreprise qui domine son marché va cesser de se remettre en question. Et c'est là qu'elle se fera dépasser (voir l'histoire de Kodak qui s'est fait dévaliser par l'arrivée des photos numériques).

L'individu n'est pas en reste, dès que celui-ci atteint un niveau satisfaisant, il va cesser de s'améliorer.

Ainsi l'approche Kaizen permet pour les entreprises de continuellement s'améliorer et réduire les risques de se faire dépasser par la concurrence. Mais aujourd'hui, je ne vais pas vous parler de l'approche dédiée aux entreprises... mais je vais vous parler de la méthode kaizen adaptée à votre quotidien et vos défis.

Dans les lignes qui suivent, vous découvrirez comment utiliser cette méthode afin d'avancer avec patience et régularité pour obtenir des résultats stables et importants.

Avant cela... d'où vient cette méthode?

Origine de la méthode Kaizen

À la fin de la Seconde Guerre mondiale, l' économie japonaise est ruinée. Quand on se prend deux bombes nucléaires, il y a de quoi.

Et le Japon va relancer son économie via son système de production (et non plus via son armée).

Dans les années 50, l'ingénieur japonais Taiichi Ohno invente le toyotisme. Des méthodes d'organisation implémentées au sein de l'entreprise Toyota.

Le toyotisme (ou ohnisme) est composé de plusieurs méthodes.... dont la méthode kaizen, mais aussi la méthode PDCA et le juste à temps (pour ne citer qu'elles). Le principe est toujours le même: l'amélioration n'a pas de fin.

Ainsi cette approche est en rupture avec la pensée occidentale qui préfère les innovations profondes (changement de rupture).

L'avantage de la méthode Kaizen?

Les changements sont minimes et continus. L'investissement et la résistance au changement sont faibles.

Par exemple si vous venez vers moi en me disant "Julien je veux retrouver une bonne forme physique en utilisant des kettlebells..." et que je vous dis "OK, on va s'entraîner 4 fois par semaine 2 heures..." vous risquez d'être un peu coupé dans votre élan.

En revanche, si je vous dis "on va bosser ensemble 10 minutes par jour". Vous vous direz... ok, je peux plus facilement trouvé 10 minutes dans ma journée (et si vous ne le pouvez pas, vous devriez sacrément réfléchir à votre style de vie).

Ainsi la méthode kaizen (au niveau individuel) s'adresse à vous si:

• Vous n'avez pas beaucoup de ressources.
• Vous ne voulez pas tout changer.
• Vous êtes un perfectionniste.

J'en profite pour vous parler d'un concept découvert dans le livre antifragile de Nassim Nicholas Taleb... il parle de la non-linéarité des effets d'une action (la loi de Pareto se base sur ce principe).

Par exemple, porter un poids très lourd une fois (3 fois par jour), permettra d'augmenter la force d'une manière plus efficace qu'en portant un poids deux fois moins lourd 40 fois de suite.

Ainsi certaines actions apportent leurs effets rapidement et passé une certaine durée, l'importance des effets diminue, voir les effets bénéfiques s'inversent.

Avant de passer à la pratique, je tiens à souligner que la méthode kaizen s'utilise avec d'autres outils d'organisation. Et c'est ce qui fait sa force: vous pouvez l'implémenter dans une partie de votre organisation afin de voir si cette méthode vous convient.

Dans quels contextes la méthode kaizen peut être utilisée?

4 Champs d'application sont adaptés à l'approche kaizen:

1. Gestion de la qualité

Par exemple, si vous êtes un manager, vous pouvez améliorer la gestion de vos réunions (finir à l'heure) améliorer la satisfaction de vos collaborateurs, réduire le turn-over.

Si vous êtes un blogueur, vous pouvez améliorer le taux de conversion. Réduire le nombre de fautes d'orthographe. Améliorer le temps qu'un visiteur reste sur une page.

2. Amélioration de la productivité

Vous pouvez faire plus de tâches en moins de temps. Travailler à réduire le nombre d'interruptions. Réduire le nombre de fois durant lequel vous consultez vos emails. Faire plus avec moins.

Vous pouvez augmenter votre vitesse de frappe. Vous pouvez améliorer vos processus en utilisant des check-listes. Etc.

3. Amélioration des conditions de travail

Meilleure lumière. Temps de déplacement plus court entre différents lieux de travail. Outils de bonne qualité. Tous des éléments qui peuvent être améliorés (notamment via la méthode des 5s qui est aussi une méthode issue du toyotisme).

4. Réduction des coûts

Comment réduire les coûts? Économie de quantité. Réduction des stocks, etc.

Mise en pratique d'un "chantier kaizen"

En entreprise, lorsqu'un projet kaizen débute, on parle de chantier. Dans la suite de cet article, vous découvrirez comment appliquer la méthode des petits pas dans votre quotidien.

Lorsqu'on applique la méthode au milieu de l'entreprise... 4 étapes itératives sont recommandées.

Étape N°1 - Analyse préliminaire

Plus loin dans cet article, je vous montre comment je réduis mes charges. Mais tout commence avec la mesure. Durant un mois, j'ai inscrit la totalité de mes dépenses dans workflowy.

Lors de cette première étape, il est important de considérer les différents points que l'on souhaite améliorer. Vous souhaitez peut-être améliorer la qualité de votre travail (gestion de la qualité). Partir à l'heure le soir (amélioration de la productivité). Ou encore... réduire les tensions physiques liées à votre place de travail (troubles musculosquelettiques par exemple).

Peu importe, tant que vous identifiez ce que vous souhaitez améliorer (je donne un exemple précis plus loin). Vous pouvez utiliser le diagramme d'Ishikawa pour vous aider à réunir différents points.

Gardez à l'esprit qu'il n'y a rien de pire que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait (Peter Drucker). Dans le même ordre d'idée, il n'y a rien de pire que d'améliorer ce qui pourrait simplement être supprimé.

Cette phase de recueil peut durer quelques jours / semaines / mois. Pourquoi? Parce qu'il faut définir l'état de la situation actuelle, avec des chiffres.

Par exemple, si vous souhaitez réduire vos charges... il faudra commencer par mesurer combien vous dépensez sur... disons... un mois? De cette manière vous pourrez ensuite avoir des idées concrètes des progrès.

Mais vous pouvez également mesurer la durée d'une procédure... le nombre d'heures de sommeil. Le nombre de fois où vous vous réveillez durant la nuit. Mais important: mettez du chiffre dans vos changements. C'est plus motivant et il est plus facile d'être objectif.

Étape N°2 - Choix des équipes de travail

Cette étape est utile lorsque vous bossez à plusieurs. Dans le cadre de cet article, c'est inutile. En revanche, vous pouvez chercher un partenaire à qui rendre des comptes.

Cela peut être un ami, un mentor, un collègue. Bref, quelqu'un que vous portez dans votre estime (que vous ne souhaitez pas décevoir) auprès duquel vous allez vous engager et faire un point de situation hebdomadaire.

Étape N°3 - Mise en oeuvre et calcul du résultat

À ce stade, vous allez passer à l'action.

Je pourrais vous parler des heures de ce sujet qui implique les notions de procrastination, de résistance aux changements, des gestions des imprévus.... mais pour faire court: partez du principe que certains jours ne se dérouleront pas comme prévu, que vous aurez bien moins de ressources qu'imaginé, etc. Il faut donc viser de petites actions régulières plutôt que de grandes actions moins fréquentes.

• Évitez de vous comparer à ce que d'autres personnes font.
• Pensez aux sacrifices à réaliser pour pouvoir exécuter votre plan d'action (même une petite action remplacera quelque chose dans votre quotidien)
• Ajoutez du fun dans votre pratique. Je ne crois pas qu'une activité ennuyeuse puisse tenir sur la durée (sauf si les conséquences à l'inaction sont vraiment importantes...)
• Mesurez vos actions. Personnellement, j'utilise Workflowy pour mesurer beaucoup de choses dans ma vie.

Comment se souvenir d'agir?

Parfois, les petites actions passent à la trappe simplement parce que nous pensons à autre chose. Prenez l'exemple de fermer la porte à clé en partant de chez vous.

C'est important mais parce que vous pensez à autre chose, il vous arrive d'oublier.

Il se peut que les changements que vous souhaitez implémenter dans votre quotidien puisse vous échapper lors de périodes surchargées.

Contre cet effet, il existe l'implémentation d'intention.

L'idée est d'utiliser un élément de notre environnement comme rappel / comme déclencheur.Plutôt que votre mémoire. Ainsi, je pourrais me dire: quand je sors des toilettes, je fais des 10 pompes.

Le déclencheur ici est un besoin de base (les toilettes) et le comportement que je souhaite intégrer c'est les 10 pompes à réaliser, afin d'améliorer ma condition (par exemple).

Ou alors... quand j'ouvre ma boîte de réception, je prends une grande inspiration.

Ou encore... quand après mon dernier repas de la journée, je mets mon smartphone en mode avion.

Étape N°4 - Retour d'expérience

Cette dernière étape permet de faire le point de la situation.

• Est-ce que les résultats ont été atteints?
• Est-ce que l'on va dans la bonne direction?
• Comment implémenter durablement le changement?
• Sur quel projet se concentrer à présent?

À présent, découvrez un cas concret: la méthode kaizen appliquée à mes finances.

Méthode Kaizen - étude de cas

J'ai comme objectif de réduire mes charges. Cette idée me parle de plus en plus, car je tends vers un mode de vie minimaliste et je pense que réduire ces charges ne signifie pas nécessairement devoir moins gagner. J'aime l'idée de réduire mes charges et d'augmenter mes revenus.

Cela colle aussi avec ma philosophie qui s'inspire beaucoup du stoïcisme (et de l'importance de réduire ces désirs pour tendre vers le bonheur).

Ainsi j'augmente ma marge de manoeuvre et les ressources à disposition pour certains projets. J'aime aussi cette idée de réduire les charges, car c'est bien plus dans ma zone d'influence que d'augmenter mes revenus qui dépendent d'un marché ou d'un patron.

L'objectif est donc de réduire de 300 euros mes charges mensuelles (objectif) d'ici septembre 2019.

1. Analyse préliminaire

Définir combien je dépense sur un mois (en euros). Cet exercice a été réalisé en juillet 2019.

Voici un tableau récapitulatif (j'ai viré les charges fixes, assurances, loyer, etc.).

Ce que j'accepte de supprimer:

1. Les voyages en avion (loisir)
2. Les achats isolés (alimentation)

À noter que j'ai eu des dépenses pour Organisologie qui ne devraient pas avoir lieu en septembre, octobre, novembre.

2. Choix de l'équipe de travail

Vous et moi (un blog permet d'augmenter la probabilité de maintenir des engagements).

3. Exécution

L'exécution se déroulera sur le mois de septembre, octobre, novembre. Je vais me baser sur la préparation des repas de la semaine et sur la réduction de mes déplacements hors Berlin.

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4. Retour d'expérience...

À venir.

Pour finir...

Ce qui est exceptionnel, c'est la régularité. Dans un quotidien surchargé, trop de personnes attendent le moment idéal pour se mettre en mouvement.

La méthode kaizen représente bien l'état d'esprit des Organisologues: commencer avant d'être bon (prêt) et continuellement se remettre en question.

Cherchez la pilule magique est un état d'esprit très occidental qui transforment ceux qui tombent dans le piège... en "zigzagueurs" professionnels.

Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez un article sur la roue de deming (avec une étude de cas terminée...) ou encore la méthode Poka-Yoke pour éviter les erreurs coûteuses...

Julien