« Si votre boulot c’est de manger une grenouille, il vaut mieux que ce soit la première chose que vous fassiez chaque matin. Si votre boulot c’est d’en manger deux, il vaut mieux commencer par la plus grosse. »
C'est ce que Mark Twain a dit un jour.
« D'accord, c'est bien, mais qu'est-ce que ça peut me faire ? »
C'est peut-être ce que vous vous dites en lisant ça.
L'habitude de manger une grenouille tous les matins est évidemment métaphorique.
Mais c'est sûrement l'habitude la plus productive que j'ai prise, qui me permet de faire de vrais progrès tous les jours, sans me perdre dans le flot presque infini de tâches-pas-si-importantes et de distractions du quotidien. C'est un problème que j'ai longtemps eu, et que vous avez peut-être vous aussi.
On a parfois, pour beaucoup d'entre nous, un bon paquet de choses à faire tous les jours, des to-do listes à n'en plus finir, et des urgences qui déboulent sans prévenir et qui chamboulent tout ce qu'on avait prévu.
Perdu dans cet immense flot de tâches, c'est souvent difficile de savoir exactement ce qu'on devrait faire dans l'immédiat, et on a tendance à se rabattre sur des tâches plus faciles, et plus rapides, avant de s'attaquer à ce qui compte vraiment.
Mais avec tout ça, on n'a pas toujours le temps de faire ce qui est le plus important, de faire ce qui est essentiel, et peut facilement terminer nos journées en se disant « bon, je n'ai encore pas trop avancé aujourd'hui » malgré toutes les tâches qu'on été capable de boucler.
Soit on passe la journée à courir dans tous les sens pour cocher un maximum de cases sur notre to-do list, sans avoir eu le temps de faire ce qui comptait le plus au bout du compte. Soit on finit même par procrastiner parce qu'on sait à peine où commencer, et on ne va rien faire du tout.
Combien vous coûtent vos tâches moins importantes ?
Le vrai problème, c'est qu'il y a trop de choses qu'on « doit » faire.
En pensant devoir tout faire, on disperse nos ressources (et nos résultats) dans plein de directions, plutôt que de les concentrer en priorité sur ce qui est le plus important, sans penser au coût de l'opportunité.
Le coût de l'opportunité, c'est l'idée que chacune de nos actions a un coût : en choisissant d'investir du temps et de l'énergie sur quelque chose, on se prive de la possibilité d'investir ces mêmes ressources sur autre chose, qui aurait potentiellement plus d'impact.
C'est l'idée de compromis dont parle Greg McKeown dans son bouquin Essentialisme : il faut se concentrer sur ce qui est le plus important, et accepter de ne pas faire ce qui ne l'est pas (ou de faire passer au second plan ce qui l'est moins) pour pouvoir investir plus de temps sur l'essentiel.
Si l'on veut tout faire, et qu'on ne fait rien passer en priorité au vrai sens du terme, on passe à côté de l'essentiel, et on risque de ne pas prendre le temps de faire ce qui compte le plus.
Sans priorité claire, c'est plus rassurant de commencer par les tâches qui sont plus rapides et plus faciles, et c'est trop intimidant de commencer par celles qui sont plus longues et plus difficiles, qui sont bien souvent celles qui sont les plus importantes.
Mais alors comment faire des progrès constants vers notre objectif le plus important ? Comment être sûr d'avoir tous les jours du temps pour ce qui est essentiel ? Comment ne pas nous noyer dans les to-do listes trop remplies du quotidien ? C'est ces réponses que veut nous donner la méthode Eat that frog (littéralement, mangez cette grenouille).
Mangez cette foutue grenouille !
Eat that frog, c'est un concept de l'auteur Brian Tracy, qui se base sur la citation de Mark Twain dont je vous parlais en début d'article : « si votre boulot c’est de manger une grenouille, il vaut mieux que ce soit la première chose que vous fassiez chaque matin. Si votre boulot c’est d’en manger deux, il vaut mieux commencer par la plus grosse. »
Pour Brian Tracy, la grenouille, c'est notre tâche la plus importante, celle qui nous ferait faire le plus de progrès. Mais c'est aussi bien souvent celle qui est la plus intimidante, et celle sur laquelle on est le plus susceptible de procrastiner pour se rabattre sur les tâches plus rapides et plus faciles, pour boucler la journée en n'ayant « pas eu le temps » de la faire.
L'idée de la méthode Eat that frog, c'est de prendre l'habitude de démarrer chaque jour par manger sa grenouille, par la tâche la plus importante qui nous ferait faire le plus de progrès, direct.
Pourquoi c'est une bonne idée ?
Parce que ça fait passer la priorité en priorité.
Si on démarre par la tâche la plus importante que l'on puisse faire, on s'assure de prendre tous les jours le temps pour ce qui est essentiel, avant de toucher aux urgences ou aux tâches moins importantes.
C'est le meilleur moyen de bien prioriser les tâches qu'on fait à l'échelle de la journée : si c'est vraiment important, je le fais avant de faire ce qui ne l'est pas, plutôt que de simplement avoir une tâche entourée et écrite en gras tout en haut de ma to-do list pour laquelle je ne prends jamais le temps.
Parce que c'est un système simple.
Pas besoin de matrice, de tableau à 5 colonnes, ou de se poser tout un tas de questions pour qu'au final, l'application de la méthode devienne une tâche supplémentaire qui ne sera pas faite sur la to-do list.
La seule chose à faire, c'est de se demander avant de commencer chaque journée « quelle est la chose la plus importante que je puisse faire aujourd'hui qui me ferait faire un max de progrès ? » et de commencer la journée par cette seule tâche. C'est tout.
Parce que ça nous empêche de procrastiner.
Si on prend l'habitude de commencer d'entrée par la tâche la plus importante et la plus difficile, on démarre la journée en mettant un bon coup de coude dans les côtes de la procrastination.
Plutôt que d'entamer la journée avec cette tâche qu'on sait être la plus importante noyée dans notre to-do list, en se disant « OK, il faudra vraiment que je fasse ça cet après-midi, c'est important », autant s'en occuper direct.
Et à ce moment-là, même si par malheur on finit par procrastiner devant Netflix tout l'après-midi, on pourra être plus serein en sachant que le plus important aura été fait ce matin, et qu'on aura quoiqu'il arrive fait de vrais progrès aujourd'hui.
Parce que ça tire profit des heures les plus productives de la journée.
Pendant les premières heures de la journée, nos niveaux d'énergie et d'attention sont chargés à bloc, ce qui permet d'être globalement bien plus disponible pour des tâches profondes et difficiles. C'est moins le cas l'après-midi, quand on est déjà bien entamé. L'idée, c'est d'utiliser les heures pendant lesquelles on est le plus disponibles pour faire le boulot qui compte le plus, et d'utiliser les heures pendant lesquelles on l'est moins, pour faire le boulot qui demande moins de ressources cognitives.
Ceci étant dit, comment on peut mettre cette méthode en pratique très concrètement ?
4 étapes pour faire de vrais progrès tous les jours
Dans son bouquin, Brian Tracy regroupe « 21 principes pour arrêter de procrastiner et en faire plus en moins de temps. » Mais comme je vous l'ai déjà vendu comme une méthode simple à appliquer, je vais vous résumer le tout en 4 étapes simples.
1. Planifiez la veille.
« Chaque minute passée à planifier peut en faire gagner 5 à 10 en exécution » d'après Brian Tracy.
Je suis assez d'accord. Planifier chaque journée la veille nous permet de l'entamer avec un max de clarté dès le départ, en sachant exactement quoi faire, plutôt que d'entamer nos niveaux d'énergie et d'attention à tourner en rond en nous demandant par où on va bien pouvoir commencer (pour qu'au final, la résistance nous pousse à commencer par les tâches plus faciles).
Dès que vous bouclez une journée, prenez juste 5 minutes pour préparer la suivante, et pour mettre au clair ce que vous voulez accomplir le lendemain.
2. Choisissez votre grenouille.
Décidez de la tâche la plus importante que vous allez accomplir, celle qui vous ferait faire un max de progrès, et qui à elle seule vous rendrait satisfait de votre journée.
C'est bien souvent LA tâche difficile qui a tendance à traîner, et qui crée la résistance mentale qui nous pousse à procrastiner si on ne bloque pas intentionnellement du temps pour elle. Vous voyez sûrement déjà de quelle tâche je parle.
3. Prendre rendez-vous.
Une fois que vous avez décidé de votre grenouille, bloquez les premières heures de votre journée pour elle. Prenez rendez-vous avec, déterminez un créneau bien précis dans votre agenda, et tenez vous y strictement.
La mentalité du rendez-vous est intéressante, parce que peu importe les urgences et les imprévus : on est pris, on a rendez-vous avec notre tâche la plus importante de telle heure à telle heure, le reste devra attendre que le rendez-vous soit terminé.
4. Exécutez.
Une fois l'heure du rendez-vous venue, faites ce pour quoi vous avez bloqué du temps. Démarrez la journée par ça dès que vous vous pointez pour commencer à bosser.
Pas de coups de téléphone, pas de coup d'œil rapide sur Twitter, pas d'email vite fait. Concentrez juste toute votre énergie sur votre grenouille pendant tout le rendez-vous, et ne vous autorisez à tomber dans les distractions qu'une fois le rendez-vous terminé.
La méthode paraît presque trop simple, mais c'est ce qui la rend si efficace. Identifiez simplement la seule chose la plus importante que vous pouvez accomplir sur la journée, et démarrez chaque jour par cette priorité, sans multitâche et sans distraction, juste 100% focus sur la seule tâche qui compte le plus.
Ça ne veut évidemment pas dire qu'on n'accomplira que cette seule tâche chaque jour, et qu'on ne pourra plus gérer la moindre urgence. Ça veut dire qu'on priorise ce qui est le plus important, avant les autres tâches urgentes et moins importantes.
Si on fait de la place pour accomplir la tâche la plus importante possible, tous les jours, c'est là qu'on peut être sûr d'avoir du temps pour l'essentiel, faire un max de progrès, et boucler nos journées plus serein en sachant qu'on a avancé un peu plus vers ce qui comptait le plus.
Mais un bon système ne suffit pas
C’est les systèmes que l'on met en place au quotidien qui nous facilitent la tâche, et nous permettent d'avancer plus efficacement et sereinement tous les jours. Celui-ci en est un très bon exemple.
Ceci dit, les systèmes ne font pas tout.
Il y a un autre ingrédient indispensable sur lequel ils doivent s'appuyer pour être sûr d'avancer dans la bonne direction.
Lucas, du site Leproductif.fr