"Comment s'organiser ?" est une question que les entrepreneurs, dirigeants et manager ambitieux se sont tous posés, un jour ou l'autre.
Mais par où commencer à s'organiser ?
Si vous ne devez lire (et appliquer) qu’un seul article made-in-organisologie, vous êtes au bon endroit.
Je suis persuadé qu’il vaut 100 articles qui restent en surface en vous proposant d'utiliser des listes de tâches, de définir vos priorités avec la matrice d'Eisenhower ou encore de ranger votre bureau.
Mais il y a qu’une seule manière de savoir si cet article en vaut 100 : le lire et vous faire votre propre avis.
S'organiser, ça veut dire quoi ?
Accomplir plus et mieux avec moins de ressources. Faire en quatre heures de travail ce que la majorité des gens font en huit heures (voire plus).
Quand vous décidez de mieux vous organiser, vous entrez dans une phase d'investissement : vous changez vos pratiques, vous créez votre système d'organisation.
Les bénéfices ne sont pas immédiats. Mais après quelque temps, vous récoltez les gains. Et ceux-ci se cumulent année après année.
Les bénéfices d'une organisation efficace
- Gain de ressources au quotidien (temps, argent, énergie)
- Meilleure concentration
- Meilleure productivité (faire plus avec moins)
- Meilleure gestion de votre énergie
- Moins de retards
- Moins d'erreurs
- Meilleure qualité de vos résultats
- Augmentation de votre fiabilité et votre réputation
- Capacité d'avancer dans plusieurs domaines de votre vie (carrière / business), passion, sport, famille, etc.
Organisation efficace = système d'organisation fonctionnel
Pour se souvenir d'utiliser nos ressources d'une certaine manière, nous utilisons des listes, des planings, des agendas, des classeurs, et j'en passe.
Ces outils représentent la pointe de l'iceberg de l'organisation. C'est aussi le premier élément de votre système d’organisation.
Nous utilisons ces outils, car notre mémoire ne peut pas se souvenir de tout. Nous sommes limités à 7 (± 2 éléments).
Ainsi, nous nous aidons de notre contexte et des outils pour se rappeler nos engagements et nos échéances.
Exemple : lundi 11h, rendez-vous avec Jean. Sans agenda, il est possible de me souvenir de ce rendez-vous. Mais j'utilise plus de ressources pour le faire.
Mais ces outils restent très limités sans la méthode appropriée.
La méthode d’organisation est une succession d’étapes à réaliser dans un certain ordre pour augmenter les probabilités d’atteindre un résultat (pensez recette de cuisine).
Si je réserve des blocs de temps dans mon outil « agenda », afin de mieux me concentrer sur une tâche importante, j’utilise la méthode du « Time boxing ».
Si j’utilise un minuteur externe pour me rappeler de rester concentré et m’avertir de prendre des pauses, j’utilise la méthode Pomodoro.
Les méthodes se trouvent dans des supports externes, mais peuvent aussi être apprises (mon brossage de dents est une succession d’étapes que j’ai mémorisées il y a longtemps).
La méthode, c’est le deuxième élément de votre système d’organisation.
Et enfin, il y a les actions. Les actions (comportements & automatisation) donnent vie à l’outil et la méthode (consciente ou inconsciente).
Si je bloque du temps dans mon agenda pour avancer sur une tâche, j’ai l’outil (l’agenda) et la méthode (le time boxing).
Mais si en me pointant devant mon écran, je vais sur Instagram, plutôt que d’avancer sur cette tâche planifiée, alors mon système d’organisation dysfonctionne à cause d'un comportement.
Vous vous demandez peut-être :
"Pourquoi suis-je désorganisé alors que j'ai de très bons outils d'organisation ?"
Parce que c’est l’élément le moins performant de votre système (outil/méthode/comportement) qui limite la performance générale de votre système d’organisation.
Si vous avez la meilleure application pour vous organiser (pour moi, WorkFlowy), une méthode qui a fait ses preuves (par exemple, la méthode Kanban) mais que vous procrastinez ?
Alors, vous serez moins efficace qu’une personne qui utilise un calepin, un crayon, une todo liste mais qui agit sur demande.
De la même manière, vous pouvez avoir une brosse à dents plaqué or à 1000 CHF (Franc Suisse, devise de mon pays), une méthode de brossage de dents recommandé par le dentiste de George Clooney…
... si vous vous brossez les dents une fois par mois, que dire de votre hygiène buccale ?
À quoi ça vous sert de penser en système d’organisation ?
À partir d’aujourd’hui, quand vous n’obtenez pas ce que vous voulez, demandez-vous quel est l'élément de votre système qui déconne le plus ?
- Est-ce votre outil qui est mal configuré ? Qui clignote comme un sapin de Noël en vous empêchant de vous concentrer plus de deux minutes ?
- Est-ce la méthode qui n’est pas / plus adaptée à votre contexte (impermanent) ? Et qu’il faut recalibrer à vos besoins du moment ?
- Est-ce le comportement qui dysfonctionne ?
Par où commencer, lorsqu’on se demande « comment s’organiser » ?
La tendance humaine est d’ajouter.
Il est difficile de concevoir que ne rien faire, ou mieux encore, supprimer ce qui dysfonctionne, permet d’obtenir plus de résultats que d’ajouter.
Pourtant, quand on a un problème d’organisation et de productivité, on est souvent en manque de ressources : il manque du temps, de l’énergie ou encore de l’argent.
Le fait de supprimer ce qui dysfonctionne (ou ne sert plus à rien), n’est pas toujours simple, mais si vous y parvenez, vous vous retrouvez avec un excédent de ressources.
Exemple :
Si je veux rester en bonne santé, je peux m'inscrire à un fitness, prendre des cours de cuisines, me faire masser ou faire des contrôles sanguins réguliers.
Dans ce cas, j'ajoute. La réalité, c’est que chaque fois que je dis oui à quelque chose, je dis non à autre chose.
Il s’agit du coût de l’opportunité.
Une heure de fitness, c’est une heure de moins à lire, regarder Netflix, voir mon générateur de chaos (mon fils) grandir.
Si je me demande ce que je peux enlever pour m’aider à améliorer ma santé, je réalise que je peux supprimer la clope (fait en 2018), l’alcool (fait en 2019), ou encore réduire ma consommation de produits transformés.
Dans ce cas je supprime.
Au final, je n’ai plus besoin de penser aux clopes, je n’ai plus besoin de dépenser de l’argent pour mes clopes, de prendre du temps pour fumer mes clopes, et j’en passe.
Un autre exemple :
Si je veux être supprimer mon mal de dos, je peux acheter une chaise de bureau qui coûte un bras. Je peux aussi me mettre à travailler debout et supprimer le besoin d'avoir une chaise (c'est ce que je fais depuis des années).
La soustraction avant l’addition est le premier principe de l’Organisologie.
(il y a cinq principes au total)
Un bon système d’organisation est optimisé, mais pas trop
Il conserve des marges de sécurités.
Je n’invente rien : le corps humain a deux oreilles, deux yeux, deux poumons, deux jambes et les systèmes suroptimisés sont fragiles.
Plus votre organisation est optimisée, plus celle-ci est stressante (et fragile).
La solution est de mettre un ou deux projets sur pause, plutôt que de planifier vos projets dans le détail.
Souvenez-vous de l’image du chirurgien : vous serez capable d’avoir une carrière fantastique si vous acceptez d’opérer un patient à la fois.
Dès que vous cherchez à opérer plusieurs patients simultanément, je vous laisse imaginer la suite.
Travailler sur dix projets en même temps est autant risqué que de travailler sur un seul projet.
Si vous dédiez votre année ou votre vie à un seul projet, et que celui-ci échoue, c'est dommage.
Si vous travaillez sur dix projets en parallèle, et que vous ne terminez aucun projet, c'est tout autant dommage.
Par expérience, entre 3 et 5 projets actifs, c'est gérable. Plus, ça devient compliqué.
Si vous souhaitez apprendre à commencer et terminer vos projets, j'ai créé une formation gratuite sur la gestion de projet, c'est ici.
Comment savoir ce qu’il faut supprimer pour mieux s'organiser ?
1. Supprimer ce que vous n’utilisez plus
Comme les newsletters non lues, les habits non utilisés, les projets morts-vivants.
Vous pouvez mettre une étiquette avec la date du jour, chaque fois que vous utilisez un objet, vous enlevez l'étiquette.
Six ou douze mois plus tard, vous prenez les objets qui ont toujours une étiquette et vous vous demandez si ça a du sens de les conserver. Cette technique est utilisée dans la méthode des 5S.
2. Supprimer les deuxièmes choix
Chaque fois que vous cherchez votre couteau favori, votre jeans favori, votre casserole favorite, ça signifie qu’il y a des seconds choix que vous utilisez rarement.
Supprimer ces deuxièmes choix, et doublez vos favoris (pour conserver de la marge de sécurité).
3. Supprimer ce qui vous épuise
Les relations compliquées, les bullshit jobs, le multitasking, les substances nocives, etc.
Vous pouvez passer les différents éléments de votre système d'organisation pour vous aider à faire le tri.
- Quels outils puis-je supprimer (physique et numérique) ?
- Quelles méthodes puis-je supprimer (pensez à vos livres, à des modèles ou des checklists qui ne servent à rien) ?
- Quels comportements devrais-je supprimer (pensez à ce qui vous fatigue, à ce qui vous fait perdre du temps, à ce qui vous ralenti : procrastination, perfectionnisme, etc) ?
En résumé : pour commencer à mieux vous organiser, supprimez tout ce qui vous freine.
Les 3 éléments essentiels d'une organisation efficace
À présent, vous avez les bases théoriques. Dans la pratique, outils, méthodes et comportements se chevauchent.
Exemple avec ce modèle intéressant pour reprendre votre organisation en main.
Le vide-cerveau est un espace unique dans lequel vous capturez vos idées et tâches à faire au fil des heures. Le but est de protéger votre planning de la journée, décharger votre mémoire et réduire le multitasking.
Il peut s'agir d'une application ou un calepin.
Les projets actifs sont un espace qui vous permettent d'avoir une vue d'ensemble sur vos projets du moment. Les projets sur lesquels vous avancez (ou devez avancer) chaque semaine.
Pour mes projets actifs, j'utilise la structure kanban.
Et ensuite vous avez un seul agenda dans lequel vous inscrivez des tâches isolées (toutes les tâches hors projets), les tâches projets et vos rendez-vous.
Là ? Je viens de lister les outils.
La méthode à présent.
- Vous capturez les idées / trucs à faire au fil des heures dans votre vide-cerveau.
- Une fois par jour / semaine, vous envoyez les tâches isolées dans votre agenda (au moment où vous souhaitez les faire) et les tâches projets dans votre projet.
- Une fois par semaine, vous effectuez une révision hebdomadaire, durant laquelle vous videz votre vide-cerveau, actualisez vos projets, planifiez la semaine à venir.
Et le comportement ?
Si vous n'arrivez pas à suivre cette méthode, c'est que celle-ci est encore trop complexe ou que votre contexte n'est pas approprié. Les changements les plus rapides peuvent être faits en changeant le MOMENT de l'action.
Si vous n'arrivez pas à faire votre révision hebdomadaire en fin de semaine parce que vous êtes éclaté, testez le samedi matin avec un bon café.
Si vous arrivez à être régulier avec cette approche, à ce moment-là, vous pouvez ajouter de la complexité. Des liens bidirectionnels, des miroirs, des automatisations.
Vouloir ajouter de la complexité sans passer par la case simplicité, c'est le meilleur moyen de rester désorganisé (loi de Gall).
Vous n'arrivez toujours par à agir sur demande ?
Si vous êtes comme moi, vous n'êtes pas seul dans votre tête.
Il y a ce rebelle, cet amateur, qui veut profiter de la vie, ne pas trop travailler et obtenir des gratifications immédiates.
Il crée de la résistance interne en mettant des bâtons dans les roues à votre raison qui comprend l'importance de s'organiser et suivre des plans.
Pour moi, la résistance arrive quand le contexte n'est pas adapté à mes objectifs.
C'est aussi le troisième principe de l'Organisologie : le contexte avant la discipline (et la volonté).
Chaque fois que vous n'arrivez pas à agir de la bonne manière, utilisez cette frustration pour apporter des modifications à votre contexte afin que celui-ci vous aide :
- Supprimez la friction qui vous empêche d'agir de la bonne manière.
- Ajoutez de la friction pour réduire les tentations.
- Ajoutez des rappels à l'action.
Si le numérique vous pose des problèmes (vous passez trop de temps sur certains sites web, vous ouvrez trop souvent vos mails), pensez à votre contexte numérique.
J'utilise ColdTurkey pour m'empêcher d'accéder à certains sites web. Ça me permet de protéger mon attention. Une fois configuré, vous n'avez plus à y penser.
Ulysse avait déjà compris le rôle limité de sa volonté, lorsqu'il demanda à son équipage de l'attacher au mat de son navire pour éviter de succomber aux chants des sirènes.
En résumé : outil + méthode + comportement = système fonctionnel ou dysfonctionnel
Zoomons un peu.
Un résumé des principes appliqués par les professionnels et les amateurs.
- La soustraction avant l'addition
- La simplicité avant la complexité
- Le contexte avant la discipline
- L'addition avant la soustraction
- La complexité avant la simplicité
- La discipline avant le contexte
Comment changer d'organisation en travaillant ?
Au volant d'une voiture, si vous voulez changer de direction, vous devez ralentir. C'est inévitable. C'est de la physique élémentaire.
Il en va de même avec votre organisation. L'enjeu est de ralentir au minimum tout en changeant de direction.
Voici mes recommandations :
1. Un changement à la fois : testez un outil, appliquez une méthode, implémentez une routine. Visez la régularité de l'utilisation.
La vitesse est une conséquence d’un mouvement juste répété avec régularité.
Chercher la vitesse du premier coup fonctionne rarement.
Puis revenez sur l'article, testez un second outil, une seconde méthode, etc. Souvenez-vous de votre rebelle : si vous essayez de tout changer d'un coup, la résistance sera trop forte.
2. Suivez vos intérêts ou votre problème du moment : demandez-vous ce qui vous inspire le plus... ou ce qui vous pose le plus de problème en ce moment. Commencez par ça.
3. Concentrez-vous sur la personne que vous devenez, plutôt que les résultats que vous obtenez.
Exemple d'une organisation dysfonctionnelle
1. Avoir plusieurs agendas : chaque fois que vous consultez un agenda, vous devez vérifier le deuxième. C'est une perte de temps et d'énergie.
2. Avoir plusieurs applications pour gérer vos projets : chaque fois que vous changez une échéance dans un projet, vous devez vérifier les impacts sur vos autres projets.
3. Commencer vos journées sans définir ce que vous souhaitez réaliser.
C'est un excellent moyen pour arriver en fin de journée avec un goût d'inachevé.
4. Avoir toutes vos tâches sur un seul document (de type todo liste) : ça embrouille l'esprit.
Les temporalités sont différentes, les projets sont mélangés, le type d'information n'est pas uniforme (il y a des idées, des échéances, des tâches).
5. Ne pas mettre de limite à votre travail : le travail est comme un gaz que l'on libère : il prend la place qui se trouve à sa disposition (il s'agit de la loi de Parkinson).
6. Traiter les urgences en premier : cette pratique génère les urgences de demain.
Car ce qui n’est pas fait à temps (à cause des urgences du jour) deviendra urgent.
Au final, vous travaillez d'urgence, en urgence, et vous ne trouvez plus de temps pour vos projets de fond.
7. Ne pas faire de révision hebdomadaire : le simple fait de se poser une fois par semaine et réfléchir à ce que vous avez vécu est l'antidote anti-médiocrité.
Nous n'apprenons pas de notre expérience, mais de notre réflexion sur notre pratique.
Comment s'organiser : ressources et livres pour aller plus loin
- Les outils pour s'organiser (la liste complète que j'ai testé)
- Mes 12 méthodes d'organisation préférée (méthodes que j'ai testé)
- Comment créer une habitude et devenir régulier (techniques que j'ai testée)
- Mes livres et formations pour mieux s'organiser.
D'autres livres qui peuvent vous intéresser.
- Priorités aux priorités : un livre qui vous aide à définir vos priorités et repousser les urgences.
- La 25ᵉ heure : un livre qui vous aide à gagner une heure par jour.
- La méthode GTD : un livre pour être productif sans stresser.
Julien
