La méthode kanban permet de rendre visible les problèmes, les incohérences, les goulets d'étranglements qui ralentissent la réussite de vos projets / produits.
Méthode de management visuel par excellence, c'est une approche que j'utilise depuis des années, que ce soit dans mes accompagnements, mes projets personnels, les projets de ma boîte et mais également avec mes équipes.
J'ai rédigé un article détaillé sur la méthode kanban.
Ci-dessous je liste des logiciels intéressants pour travailler en mode kanban (et donc implémenter la méthode dans un outil).
Ces outils kanban vous permettent de gérer avec efficacité vos projets, de collaborer avec vos équipes au sein de ce projet, et de se connecter avec d'autres logiciels afin de faciliter les flux d'informations.
Prêt ?
C'est parti.
Pourquoi utiliser un logiciel kanban en ligne ?
L'intérêt de choisir un outil kanban en ligne, c'est qu'il est disponible depuis votre smartphone, votre ordinateur ou votre tablette.
Peu importe l'outil que vous utilisez, dès que vous êtes dans un navigateur, vous pouvez accéder à vos projets, travailler dans ceux-ci et communiquer avec vos équipes.
Vous n'avez pas à vous demander si le projet est actualisé ou si les documents en lien avec la tâche X sont disponibles pour le reste de l'équipe.
À lire : La matrice RACI (RASIC) pour clarifier les rôles de votre projet
Comment choisir le bon outil Kanban ?
On peut discuter des heures sur les critères à considérer pour utiliser un outil plutôt qu'un autre.
Ce que je vois depuis des années : trop de poids est donné aux outils / logiciels, et pas assez à la méthode d'organisation (clarification et communication de la méthode au sein des équipes) OU aux actions appropriées.
Vous pouvez avoir le meilleur outil, si vos équipes n'actualisent pas leur tableau kanban... c'est plutôt du côté du coaching qu'il faut se tourner : un énième outil ne va pas vous aider.
Ceci dit, voici...
7 critères à considérer avant de choisir votre outil kanban
1. Quels sont les besoins de mon équipe ?
Partez du terrain et demandez-vous de quoi avez-vous besoin aujourd'hui ? Réunissez votre équipe et listez ensemble des fonctionnalités importantes.
Vous pouvez utiliser la méthode MoSCoW pour définir les critères essentiels à avoir dans le logiciel kanban.
Si l'équipe est divisée sur les besoins, vous pouvez faire des tests par équipe sur une période donnée. Après cette période de test, vous aurez plus d'informations sur la pertinence de tel ou tel logiciel.
2. Quel est le niveau de formation de mes équipes ?
Si vos équipes sont des développeurs, ils ont l'habitude de travailler avec des outils numériques. Vous pouvez passer sur Jira ou Asana.
Si vos équipes sont des travailleurs sur le terrain, optez plutôt pour Meistertask.
Idéalement, vous voulez un outil simple à mourir, qui peut se complexifier à la demande.
3. Est-ce qu'il est possible de communiquer dans le projet, au niveau de la tâche
L'idée est d'utiliser un logiciel kanban qui vous permettent de poser des questions à un membre de l'équipe, directement sur une tâche.
Plus vous communiquez dans vos emails, plus votre productivité chute. C'est aussi simple que ça.
En collaborant dans un outil kanban, vos équipes restent dans le contexte du travail en cours. Ils ne vont pas devoir...
- Ouvrir leur boîte e-mail
- Dévier sur un autre projet, une autre tâche, une autre demande.
- Se souvenir pourquoi ils ont ouvert leur boît email
- Poser leur question
- Fermer la boîte mail
- Et revenir sur leur projet (en pensant à tous les e-mails qu'ils n'ont pas traité)
4. Est-ce que l'application est facilement accessible depuis mes outils numériques ?
Dans le doute, visez des applications disponibles par le navigateur, qui disposent d'une application (c'est un plus) et si possible, disponible hors ligne (c'est encore mieux).
5. Est-ce que l'application me permet de créer des checklists / modèles ?
Si vous gérez un produit ou un projet de longue durée, vous aurez certainement des tâches récurrentes. Avoir la possibilité de stocker des checklists ou des modèles, vous aidera à déléguer avec plus d'efficacité certaines tâches.
6. Est-ce que l'application est à jour, et depuis quand ?
Plus l'application est ancienne et à jour, et plus l'équipe a réussi à s'adapter au marché, dépasser des problèmes en interne et rester d'actualité. Ce n'est pas négligeable dans le monde des startups qui meurent rapidement.
7. Est-ce que je peux connecter l'application à d'autres logiciels ?
Un kanban c'est un flux d'informations. Une tâche passe par différents états. À certains moments, des automatisations peuvent vous permettre d'optimiser votre flux (quand la tâche arrive à cette étape, il se passe une action automatique dans un autre logiciel).
Je déconseille d'utiliser les automatisations avant d'avoir validé la pertinence d'un flux, c'est souvent une tentative de gérer l'incertitude et la complexité... (et c'est coûteux à maintenir).
Mais quand l'outil, la méthode et les actions des membres de vos équipes sont cohérentes et utiles, il est temps de tester certaines automatisations.
À ce stade, il serait dommage de ne pas avoir la possibilité d'automatiser.
Les outils kanban à considérer
Il existe des dizaines d'outils kanban sur le marché. Le truc, c'est qu'il est difficile de connaître dans le détail chaque logiciel. J'ai donc demandé à quelques experts ce qu'ils pensent de certains outils.
Cet article sera mis à jour, pensez à rejoindre la minute des pros pour ne pas manquer les nouveautés.
1. Notion - Polyvalence inégalée
Qui : Pierre de Aventuredentrepreneur.com
Quand il est bien configuré, Notion peut remplacer une multitude d’outils. Plus besoin de solutions dédiées pour la gestion des tâches, la prise de notes, la documentation, le CRM ou encore la création de contenu.
Vous peuvez paramétrer Notion pour répondre à tous ces besoins dans un espace de travail personnalisé.
Bases de données relationnelles Notion rend facile la connexion et la gestion d’informations entre bases de données, sans besoin de compétences avancées en informatique.
Vous pouvez créer des bases de données qui regroupent tous types de contenus — texte, images, fichiers, clients, projets — en un seul endroit. Tout est une page
Notion permet une flexibilité inégalée.
Une page dans Notion peut être aussi simple qu’un document avec du texte et des images.
Mais elle peut aussi se transformer en un wiki interconnecté ou en une base de données regroupant des tâches, événements, contacts et bien plus encore.
Ses fonctionnalités préférées
- La possibilité de créer des tableaux de bord centralisés et personnalisables pour tout mon contenu. Cela rend la gestion de mes projets simple et agréable, avec une vue d’ensemble sur tout ce qui compte.
- Les templates de la communauté sont incroyables, et j’adore la facilité avec laquelle je peux les partager avec d’autres. C’est un vrai gain de temps et d’inspiration pour organiser mes idées.
- Facilité d’utilisation. Il y a certes une courbe d’apprentissage, mais une fois les bases en main, Notion devient rapidement intuitif.
- Fonction d’intégration. Certes, une intégration complète serait idéale pour certains outils, mais j’apprécie vraiment pouvoir inclure ma playlist Spotify dans mon tableau de bord, ou voir mes tâches Todoist sans avoir à ouvrir l’application. Tout est à portée de main !
La fonctionnalité secrète
Notion AI ! L’intelligence artificielle est intégrée de manière fluide dans l’application, parfaite pour créer des listes ou résumer mes notes en un clin d’œil.
La fonctionnalité attendue avec impatience
Les tâches en cascade : Lorsqu’une tâche X est terminée, la tâche suivante Y apparaît automatiquement.
2. Trello - simple, intuitif, gratuit
Qui : Armelle et Eugénie, du site Ellessontmeraki.com
Trello est l’outil parfait pour toutes les personnes visuelles en recherche d’organisation : simple, intuitif, gratuit, il vous permet de centraliser toute votre organisation, tant personnelle que professionnelle
Les fonctionnalités préférées
Le fait que ce soit simple à prendre en mains, les to-do listes intégrées avec une barre de progression, les rappels et les échéances, la possibilité de collaborer à plusieurs que ce soit avec son équipe ou des clients.
La fonctionnalité secrète
On peut ajouter des petites extensions (power up) qui vont par exemple créer des processus qui seront repris sur chaque carte Trello ou encore convertir des emails en carte (ex : si on reçoit un témoignage par mail, on peut l'ajouter directement en carte dans Trello).
La fonctionnalité attendue avec impatience
Une IA qui permet de créer des processus et de les améliorer.
3. Meistertask - la prise en main facile
Qui : moi-même, Julien
Un concurrent de Trello. Je l'ai moi-même utilisé des années pour gérer mes projets perso mais également intégré rapidement des équipes qui ne sont pas à l'aise avec les outils numériques.
Meistertask est idéal pour les petites équipes qui veulent avancer rapidement dans un projet en commun.
Mes fonctionnalités préférées
- La possibilité de créer des checklists modèles. Vous savez à quel point les listes de contrôle de tâches sont importantes dans mon organisation. Avec Meistertask vous pouvez facilement générer des checklists pour avancer rapidement sur des tâches récurrentes.
- L'existence des mots-clés permet de filtrer rapidement différents types de tâches, ou retrouver des factures / documents associés à une tâche.
- Le fait d'attribuer une tâche à une seule personne (beaucoup n'aime pas cette option, mais c'est la base de la gestion de projet).
La fonctionnalité secrète
La possibilité de chronométrer le temps passé sur une tâche (et de voir ce temps sur la tableau de bord...). Vous pouvez par exemple gérer vos réunions dans
Meistertask, en créant un tableau
- Points à discuter
- Point en discussion
- Points traités
- Actions à prendre
Dès qu'un élément passe dans la colonne "point en discussion" le chronomètre se lance et s'affiche à l'écran.
Cet aspect visuel aide l'animateur de la réunion, tout comme les participants, à rester focalisé sur la discussion en cours. Le fait de voir les autres points à traiter permet aussi de maintenir l'attention et le rythme lors de la réunion.
Une autre fonctionnalité intéressante : les automatisations. Par exemple, quand la tâche du projet A arrive dans la colonne terminé, ça crée une nouvelle tâche dans le projet B.
Découvrez l'article détaillé sur Meistertask
4. Workflowy - la flexibilité
Qui : moi-même, Julien
Workflowy est un outliner qui est simple, fluide et flexible. Il permet de créer des listes... ou de gérer des équipes.
Sa flexibilité incroyable est sa plus grande force et sa plus grande faiblesse : si vous n'avez pas une structure et méthode en place, ça peut vite devenir le bordel.
Cette simplicité est addictive.
Mais ne vous laissez pas berner par son apparente simplicité. Les puces de Workflowy, réunies dans un seul espace, permettent de connecter, partager, appeler, envoyer l'information là où bon vous semble.
Vous pouvez collaborer, communiquer et échanger dans Workflowy.
Après plusieurs années d’utilisation, je pense que l'avantage fondamental de Workflowy est l’absence de décision au moment de créer un point.
Je n’ai pas à me demander si je crée un “titre”, un “sous-titre” ou un “paragraphe”. Je n’ai pas à me demander (et perdre de l’énergie) à réfléchir au principe d’organisation à appliquer. Je crée et je peux réorganiser cela plus tard, si nécessaire.
Mes fonctionnalités préférées
- L'absence de friction au moment de créer une information. Il me suffit de presser sur "enter" pour créer un nouvel espace, qui peut ensuite être formaté, si besoin.
- Appeler de l'information. Je me trouve dans une puce, en train d'écrire un article, ou présenter des slides, ou en traiin de coacher... je pense à une citation, je vais pouvoir rechercher et appeler l'information sans devoir changer de contexte.
- La recherche partielle. La recherche partielle vous permet de rechercher des morceaux de mots qui se trouvent dans un texte.
Ça semble anodin, mais il est rare de se souvenir des mots exacts quand on recherche une idée, par contre on se souvient peut-être d'un chiffre, d'un nom et d'un début de mot. La recherche partielle utilise ces 3 données pour afficher les puces qui correspondent à ces 3 données.
Il faut tester pour comprendre la puissance de ce type de recherche.
La fonctionnalité secrète
La fonctionnalité présentation permet de gagner un temps fou.
Je crée une présentation dans mon agenda (le jour où je dois donner la présentation). Je présente mes idées sans fioritures, puis je partage le lien de la présentation avec les participants. Incroyable.
Une autre fonctionnalité : la conversation fractale me permet de communiquer avec précision dans mes projets.
La fonctionnalité attendue avec impatience
L'intelligence artificielle qui en cours d'intégration.
D'autres outils kanban à garder dans votre radar
Je vous le disais, il existe d'autres outils kanban, le but n'est pas de vous convaincre d'utiliser un outil plutôt qu'un autre. Faites vos recherches, mais gardez en tête les critères mentionnés plus haut.
- Tana
- Monday.com
- Miro
- Jira
- Asana
- KanbanFlow
- Kanban Tool
- WeKan
À garder en tête avant de choisir votre outil kanban
Ce n'est pas seulement le violon qui façonne le violoniste, nous sommes tous façonnés par les outils que nous nous entraînons à utiliser, et à cet égard, les langages de programmation ont une influence sournoise : ils façonnent nos habitudes de pensée. - Edsger W. Dijkstra
Les outils sont une partie de votre système d'organisation, mais une partie importante.
Julien
PS : pour aller plus loin, voici une liste d'articles :
