S'il y a un seul truc à retenir de la matrice d'Eisenhower, c'est que l'urgence n'est pas synonyme d'importance. Les tâches urgentes ne sont pas nécessairement importantes.
Si... quand on vous dit "c'est urgent" vous entendez "c'est important" alors vous êtes au bon endroit.
Et à la suite de cet article, vous aurez beaucoup plus de facilité à prioriser vos tâches afin de vivre des journées...
- Moins stressantes...
- Plus productives...
- Plus créatives...
Et grâce à la matrice d'Eisenhower (que vous pourrez télécharger à la fin de cet article) vous saurez par où commencer et sur quoi vous concentrer dès demain.
Plus important encore, vous saurez plus facilement à quoi dire OUI ou à quoi dire NON au fil des heures...
Surtout... vous vous apercevrez qu'en utilisant la matrice d'Eisenhower (à ma sauce) l'urgence disparaîtra petit à petit de votre quotidien.
Trop beau pour être vrai? Vous n'avez encore rien vu.
Tout commence avec... le Général Dwight David Eisenhower.
Dwight David Eisenhower surnommé Ike, né le 14 octobre 1890 à Denison et mort le 28 mars 1969 à Washington, D.C., est un militaire et homme d'État américain membre du Parti républicain, 34ᵉ président des États-Unis pour deux mandats, du 20 janvier 1953 au 20 janvier 1961.
Le général américain Eisenhower a donné son nom à la matrice permettant de prioriser des tâches
L'une de ces citations populaires:
Ce qui est important est rarement urgent et ce qui est urgent, rarement important.
Et une autre de ses citations que je trouve encore plus intéressante:
Pour se préparer à la guerre, j’ai toujours pensé que les plans étaient inutiles, mais que planifier était important.
Pour être honnête, je ne sais pas pourquoi cette matrice est devenue si populaire peut-être parce qu'elle semble simple en apparence. Peut-être parce qu'elle se communique bien.
Tout le monde en parle, dans les cours de management, sur les sites de développement personnel... mais combien l'ont vraiment utilisée?
Un quadrant à 2 axes pour vos priorités et réduire les tâches urgentes.
Rentrons dans le vif du sujet, voulez-vous.Cette matrice est composée de l'axe de l'urgence et l'axe de l'importance.
Cela donne naissance à 4 classifications.
- Urgent et important
- Urgent et non-important
- Important et non-urgent
- Non-important et non-urgent.
Je reviendrai sur la définition de ces différentes classifications un peu plus loin.
Au quotidien, semaine après semaine... année après année, vos tâches peuvent être priorisées en se demandant "Est-ce une tâche urgente ou non-urgente?" Puis "Est-ce une tâche importante ou non-importante"?
En développant ce réflexe mental, vous arriverez rapidement à caser une tâche dans cette matrice.
Mais il serait facile de prioriser s'il n'y avait pas une question importante à résoudre l'existence de ce problème:
Qu'est-ce qui est important dans ma vie?
Vous l'avez deviné.
Autant l'urgence vient à moi, autant je dois faire délibérément un pas vers ce qui est important. Et cela nécessite, un jour ou l'autre, de réfléchir à des questions qui sont simples à se poser... mais pas faciles à répondre.
Du genre...
- Qu'ai-je envie de réaliser lors de mon existence?
- Que signifie avoir du succès selon mes valeurs?
- Quand serais-je satisfait de mes finances personnelles?
- Quand serais-je satisfait de mes relations?
- À quoi ressemble mon quotidien idéal?
Et si vous n'avez pas réponse à ces questions, ne vous inquiétez pas, c'est normal. La plupart des gens ne réfléchissent pas à ça.
En entreprise ce n'est pas mieux... si on vous donne plusieurs priorités (qui sont toutes numéro 1)
- comment faire la différence?
- comment pondérer les tâches que l'on reçoit?
Mais ne partez pas en courant, je vous donne en bas ma grille de lecture de ce quadrant.
Existe-t-il d'autres méthodes pour prioriser vos tâches?
Oui. Il y a la matrice ABC. Il y a la méthode MOSCOW. Ou encore la matrice préférentielle (pour peu que l'on se pose les bonnes questions. Il existe le diagramme de gantt et le rétroplanning.
Et évidemment, la plupart des gens qui disent "je n'ai pas le temps" à longueur de journée vont privilégier la méthode "aupetitbonheurlachance".
Il y a deux types d'urgences
1. Le manque d'organisation de votre entourage (urgent et non-important)
Si une personne vous contacte pour vous dire "il faut absolument que tu me fasses ceci ou cela" et que cela n'a pas été prévu, je réponds poliment que mon agenda infini est plein.
Si c'est le type qui vous paie (ou si vous dépendez de cette personne d'une quelconque manière) vous pouvez lui demander poliment: "C'est noté, je vais faire cette nouvelle tâche. Et que souhaites-tu me voir enlever de tout ce que tu m'as déjà confié pour que je puisse faire cette tâche?"
Comment j'en parle dans cette vidéo de Welcome to the jungle.
Trouver les mots qu'il faut, en général cela fonctionne bien. Si cela ne fonctionne pas, trouvez un moyen de quitter la relation de dépendance (et rapidement).
2. Les urgences de vie ou de mort (urgent et important)
Si vous ne faites pas ce qui important, tôt ou tard, l'urgence et l'importance se mettent contre vous et débarquent dans votre vie.
Quand cela arrive... vous ne pouvez pas déléguer.
Parfois des tâches urgentes et importantes débarquent dans votre vie simplement parce que vous n'avez pas de chance. Mais ceci mis de côté (vu que vous n'avez pas de contrôle sur le hasard) la plupart du temps, les tâches urgentes et importantes sont liées à l'ignorance d'aspects importants de votre vie.
Par exemple, si vous mangez mal, un jour vous ferez AVC. Et vous ne pouvez pas déléguer votre AVC.
Sans en arriver à des extrêmes tels qu'un AVC, si vous remarquez des transactions étranges sur votre compte bancaire, vous êtes face à une urgence. Mais est-ce vraiment le cas?
Si vous avez uniquement 100 € sur votre compte, devriez-vous cesser de passer avec la personne que vous aimez pour appeler votre banque?
Nous y voilà, vous êtes malin, et vous l'avez compris: l'appréciation IMPORTANCE URGENCE est personnelle
Vous avez qu'une vie, et vous faites ce que vous voulez. Mais je laisse rarement une urgence détruire ma journée.
Naturellement, c'est une compétence qui se développe, car derrière le général Eisenhower et sa méthode, il y a de la négociation, la capacité de savoir dire non, et le bon sens.
Si un ami m'appelle pour changer la roue de son camion, ce n'est pas mon urgence, mais c'est mon pote. Donc je fous ma salopette, je retrousse les manches et je prends mon cric.
Il y a deux types d'importances
1. Il y a moi. Moi, c'est ce qui est important et non-urgent
- Ce sont des tâches qui me permettent de gagner en autonomie.
- C'est ce qui me permet de maintenir mon système en vie un peu plus longtemps.
Les tâches importantes, c'est ce qui est lien avec la santé (sport, sommeil, alimentation), en lien avec mes compétences (travail important, lecture, études, formation) et ce qui est socialement sain (par exemple, faire du sport avec des potes, ou discuter d'idées avec son conjoint, travailler sur un projet annexe pour construire un business).
Comment organiser les tâches importantes et non-urgentes?
Dans votre agenda.
Vous placez vos tâches dans votre agenda, car c'est bien connu... ce qui n'est pas dans l'agenda ne sera pas fait. Et si vous avez de la difficulté à agir selon vos attentes, engagez-vous auprès d'un ami... et mesurez vos efforts.
2. Il y a les récompenses ou ce qui ne mérite pas d'être fait (non-important et non-urgent)
En ce qui concerne les tâches qui peuvent être ignorées, on se souviendra de Peter Drucker qui disait:
il n'y a rien de plus inutile que de faire parfaitement ce qui ne mérite pas d'être fait.
Pour savoir ce qui ne mérite pas d'être fait, demandez conseil, pratiquez et mesurez.
Pour les récompenses...
Utilisez ces tâches pour vous faire plaisir, profiter de la vie, vous récompenser d'une tâche difficile. C'est ce que j'appelle "frustrer un besoin".
Par exemple, consultez votre smartphone au réveil est un réflexe ou alors le fait de croire que c'est urgent de le faire. Vous pouvez faire comme moi et bosser sur ce qui est important... puis à 11h, consultez votre smartphone.
Si vous êtes un manager, vous pouvez jeter un oeil pour voir s'il n'y a pas d'urgences sur le plan de l'entreprise (genre une grue qui s'est effondrée durant la nuit... riez riez j'ai bossé dans une boîte de construction).
Une fois une rapide vérification, vous repassez en mode avion et voilà.
La magie de donner du temps à ce qui est important dans votre vie
Jordan Peterson en parle dans son livre "12 règles de vie" lorsqu'il dit (règle N°7) Concentrez-vous sur l’essentiel (et non sur le plus opportun).
Plus vous attribuez du temps à ce qui est important et moins l'urgence arrive dans votre vie.
Dès que vous sortez la tête du guidon, vous remarquerez que certaines relations ne vous apportent plus ce qu'elles vous apportaient au début. Vous remarquerez que vous n'avez pas besoin d'acheter autant. Vous pourrez prendre du temps pour définir ce qui doit vraiment être fait (plutôt que de vous agiter).
Vous pourrez faire du sport, apprendre, vous développer et gagner en autonomie. Plus vous prenez de la valeur et plus il est facile de dire non. Plus vous dites non plus les gens vous respectent. Plus les gens vous respectent et moins les gens viennent vous emmerder avec leurs urgences.
Mais cela ne se fait pas en 1 jour. Cela prend du temps. Mais le chemin est grisant.
Stephen Covey en parle (sans mentionner la matrice d'Eisenhower)...
...dans le livre "priorité aux priorités" lorsqu'il montre ce schéma.
Plus on consacre du temps à l'importance, et moins l'urgence se fait présente dans notre vie.
Naturellement, cela ne nous protège pas des imprévus, des obstacles, mais vous voyez l'idée.
Le développement personnel, la priorisation et la pratique
Quand vous ouvrez des livres de développement personnel, on vous expliquera comment déléguer et comment répartir des tâches dans une matrice.
Je ne le fais pas (ou alors très rarement). Pourquoi?
Parce que cela fonctionne sur un article de blog. Dans la réalité, on a rarement le temps de sortir sa matrice face à une urgence.
J'ai donc adapté le quadrant d'eisenhower papier pour en faire un réflexe mental:
Dans ma tête, il y a deux carrés que je dois être capable de discerner rapidement:
- les tâches urgentes et non-importantes.
- Et les tâches importantes et non-urgentes.
En résumé, il y a moi et les autres.
Pourquoi pas inclure les tâches importantes et urgentes? Parce que celles-ci sont évidentes et nécessitent rarement de longues réflexions. On les subie. On ne les organise pas.
Commençons par moi: je passe avant les autres
Je suis égoïste et ceux qui viennent de s'étrangler en lisant mes mots, laissez-moi vous dire ceci:
Si je suis malade, comment pourrais-je apporter de la valeur aux autres? Si je suis obèse, comment pourrais-je me protéger si ma baraque prend feu? Si je ne sais pas gérer mon stress, comment pourrais-je conseiller mes collègues? Si je dors mal, comment pourrais-je être productif?
Si je me fais passer avant les autres, les autres ne seront que des obstacles à mes rêves et je deviendrais un vieux con aigri qui a peur de se démettre une vertèbre chaque fois que je lâche une caisse.
Les tâches importantes ont des effets bénéfiques sur le long terme. Parfois ce sont des actions uniques (créer une épargne automatique mensuelle) ou parfois ce sont des habitudes (faire du sport 3x par semaine).
Moi vouloir fonctionner longtemps. Moi vouloir être autonome. Moi vouloir un truc simple.
Puis il y a les tâches urgentes et non-importantes.
Ces tâches arrivent souvent via les autres.Ces tâches-là on les gère soit en apprenant à dire non (plus ou moins poliment) soit en déléguant.
Le truc c'est que déléguer prend du temps.
Et je n'ai jamais été fan d'utiliser une matrice pour savoir quoi déléguer. Vous trouverez une ribambelle de blogueurs et experts qui vous expliquent comment déléguer. Pour ma part c'est très simple: je délègue ce que je n'aime pas faire. Enfin... j'essaie de déléguer ce que je n'aime pas faire.
Et parfois je fais des compromis: par exemple, des amis entrepreneurs me disent depuis des années "délègue ta boite e-mail Julien".
C'est vrai, une autre personne pourrait faire ce job. Mais je continue de le faire... et pas parce que j'aime lire mes e-mails, mais parce que j'aime lire certains e-mails. Et que je me développe en lisant certains lecteurs qui me disent "tu devrais lire ce livre..." ou "comment tu fais cela?"
Si je cite cet exemple qui semble contredire ce que je viens de dire un paragraphe plus haut, c'est pour porter votre attention sur le fait qu'il y a plusieurs niveaux de conséquences à nos actions.
Les conséquences à plusieurs niveaux
Les conséquences (et bénéfices) de premier niveau, les conséquences de deuxième niveau, les conséquences de troisième niveau. Et c'est à prendre en considération dans votre analyse.
Souvent, les tâches importantes sont désagréables sur le court terme, mais apportent des bénéfices importants sur le long terme.
D'ailleurs, quand une tâche ou activité est très agréable, faites très attention. C'est en général mauvais sur le long terme (c'est une heuristique, il y a des exceptions).
En résumé, déléguez ce que vous n'aimez pas faire (à une personne qui sait le faire).
Ce que cet outil va vous apporter sur le long terme
Méthode, matrice, technique ou outil... peu importe. En focalisant votre temps, votre argent et votre énergie sur les tâches importantes, rapidement, l'urgence disparaîtra de votre quotidien.
Il vous restera des tâches importantes et non-urgentes. À ce stade, vous pouvez utiliser une nouvelle pondération: l'impact de vos actions et les ressources nécessaires.
Cela vous permettra de continuer à prioriser vos tâches mais cette fois... en utilisant un peu mieux la règle du 20/80 appliquée à vos tâches.
Vous avez bien lu, vous pouvez utiliser la loi de pareto.
pour ajouter un niveau de priorisation dans la quantité de tâches qui se trouvent dans le cadrant Important et non-urgent.
Télécharger la matrice d'Eisenhower
Cela vous sera peut-être utile au début. Mais je vous recommande d'en faire un réflexe mental.
Pour finir, la matrice du général Dwight Eisenhower est facile uniquement pour ceux....
Qui en parle et qui ne l'utilisent pas ;-)
C'est facile en théorie. En pratique cela nécessite de se connaître.Comme beaucoup de choses.
Julien
