Délégation : 7 conseils testés des années pour mieux déléguer

Si vous dites régulièrement "j'ai meilleur temps de le faire moi-même", alors votre délégation peut être améliorée.

Et ça tombe bien, dans les lignes qui suivent, je vous montre comment améliorer la qualité de vos instructions au moment de déléguer des tâches aux autres.

"Mais attends Julien, qui es-tu pour nous parler de délégation?"

C'est peut-être ce que vous vous dites... Bien vu !

Dans un monde d'infobésité, il est important de vous demander si l'information que vous vous apprêtez à consommer a été créée par une personne "légitime".

Donc.. suis-je légitime pour vous parler de la délégation ? Ou suis-je un blogueur qui régurgite les bestsellers sans les mettre en pratique ?

Je vous laisse faire votre propre opinion.

J'ai délégué des tâches dans les situations suivantes :

1. Sur les chantiers de paysagisme / construction (équipe de 10 personnes)
2. Au Kosovo dans une mission de promotion de la paix (équipe de 4 personnes)
3. En gestion de projet (pas d'équipe sous ma responsabilité, organisation matricielle, et donc pas mal de négociation avec les autres responsables d'équipes pour obtenir des ressources)
4. Depuis 2022, en tant que commandant (milicien) de ma compagnie dans les troupes de sauvetage (150 citoyens militaires à gérer 4 semaines à année, sans compter les travaux de préparation).
5. Depuis 2021, à Loïc, mon bras droit qui m'aide à développer Organisologie.com depuis plus d'une année maintenant.

Et non, je ne délègue pas uniquement l'envoi de mes e-mails à un gestionnaire d'e-mails... comme le 95% des créateurs de contenu, rockstar sur YouTube, depuis la cave de leurs parents.

Ceci dit, voici 7 éléments qui m'aident à mieux déléguer :

(En fin d'article, je partage ma liste de lecture pour réussir à travailler avec presque tout le monde).

1. N'attendez pas avant de déléguer

Déléguer prend du temps. Et avant de voir les effets positifs sur votre votre charge de travail, vous passerez par une phase où vous aurez moins de ressources à votre disposition. 

C'est normal : une personne avant d'être autonome et de répondre à vos attentes va devoir faire plusieurs essais. Plus le travail de la personne est créatif et imprévisible, plus vous devez prévoir de passer du temps avec elle pour lui expliquer les ficelles du métier.

C'est la différence entre une ligne de montage chez Rolex VS une direction de travaux dans la construction. La ligne de montage nécessite moins de supervision, car le travail est prévisible et les imprévus ne devraient pas être trop nombreux (pour commencer, la météo a moins d'influence sur une ligne de montage que sur un chantier de construction).

Alors que gérer des imprévus (et respecter le triangle QCD), c'est le job principal d'une direction de travaux. 

Si vous déléguez du travail à un chef de projet junior dans une DT (direction de travaux), celui-ci sera moins rapidement autonome qu'un monteur de montres.

C'est une règle du pouce, vous trouverez des contre-exemples (nous sommes 8 milliards sur le vaisseau spatial Terre, il y a souvent des contre-exemples).

2. Prenez une marge de sécurité 

La marge de sécurité c'est des ressources qui vous permettent de faire face aux coups durs.

La graisse que vous avez au niveau du bide, des fessiers et peut-être même au niveau du front (je ne l'espère pas pour vous) est une réserve constituée par notre corps pour faire face aux périodes de famine.

Les stocks de métal d'une usine de construction métallique, est une réserve qui permet de contre les problèmes dans les chaînes d'approvisionnement. 

L'enjeu des marges de sécurité est le dosage. 

Comme beaucoup de choses dans la vie, c'est le dosage qui transforme le mal en bien. Une pizza par semaine, c'est OK pour votre corps. Une pizza par jour ? 

5 minutes par jour sur Facebook ? Ok.
5 heures par jour ? Je ne donne pas cher de votre capacité attentionnelle.

Il en va de même pour les réserves que vous prendrez lorsque vous déléguerez.

Les réserves fréquentes sont le temps et l'argent. 

Ces réserves peuvent prendre d'autres forment qui reviennent soi à de l'argent ou un gain de temps (avoir une personne compétente en plus dans l'équipe pour superviser le junior et vous aider dans le processus de délégation. Cette personne a un coût.)

Mais attention : parfois vous pouvez avoir de l'argent... mais ne pas trouver les compétences. 

Les délégations que vous faites doivent être vues comme un petit projet.
L'idée est d'avoir le temps d'améliorer le résultat final.

Certains dirigeants sont tellement contents d'avoir pu trouver une personne pour le poste X, qu'il oublie que trouver une personne pour un poste est la partie la plus facile. Le défi est de maintenir cette personne à ce poste.

Un exemple de marge de sécurité : le graphisme de mon prochain livre

Mon idée initiale était que le livre parte en impression fin août, mais j'ai formulé à mon graphiste l'échéance "mi-juillet 2022".

Si vous n'avez jamais fait le travail vous-même, doublez votre marge de sécurité initiale. Nous sommes nombreux à être touchés par le biais de l'optimiste, même les chefs de projets expérimentés...

3. Spécifique sur le quoi et les ressources, libre sur le comment.

Je me souviendrais toujours d'un dessin facile à comprendre et qui résume bien la délégation. Foutez un cadre et foutez la paix (jusqu'au prochain jalon)

L'idée est que la personne soit responsable d'un résultat spécifique, même si, la responsabilité finale ne peut pas être déléguée.

En tant que Commandant de compagnie, si un officier fait une erreur, je ne suis pas nécessairement fautif, mais je reste responsable, car j'ai signé pour ça.

On en vient sur un pilier du management : vos succès sont leur succès, leurs fautes sont votre responsabilité.

4. Définissez des jalons

Les jalons sont des livrables intermédiaires ou des sous-objectifs. Tout dépend chez qui vous vous êtes formé dans la gestion de projet. Pour faire simple, c'est une étape intermédiaire qui facilite la planification.

Comme quand vous êtes seul à gérer un projet, vous éviterez de formuler un projet flou comme "Je veux publier un livre en autoédition". Mais vous saucissonnerez le travail à réaliser afin de réduire la difficulté perçue.

Le principe de division est vieux comme le monde. 

Même Marc Aurèle (l'empereur romain et philosophe stoïcien) en parle. Pas sous l'angle de la gestion de projet, mais sous l'angle de diviser nos peurs pour réduire l'influence de celles-ci sur notre psyché.

Une mélodie séduisante, tu peux la mépriser si tu la divises en chacun de ses sons et si tu te demandes à propos de chacun d'eux si tu es moins fort que lui ; car tu serais rempli de honte. Il en sera de même si tu fais cela pour la danse, en la décomposant en chaque mouvement, ou chaque figure... Bref, sauf pour la vertu et ce qui est l'effet de la vertu, souviens-toi d'aller au plus vite aux parties d'un processus, et de parvenir, par la division que tu fais de ces choses, à en rabaisser la valeur. Transporte cette méthode aussi à l'ensemble de ta vie - Marc Aurèle 

Divisez un projet vous permet de mieux identifier les tâches qui vont être problématiques (Cette partie du projet me semble compliquée... et je n'ai aucune idée de comment faire le taf, il faut que je trouve quelqu'un, que je me forme, que je renonce à ça... ou que je trouve une alternative.)

5. Suivez ce que vous déléguez 

Salut Julien,
Tout roule comme tu le souhaites ? Tu as besoin d'un avis ? D'un coup de pouce ?

Certaines personnes ont des problèmes à demander de l'aide. D'autres personnes ont le nez dans le guidon. Donc elles perdent de vue la cible et le cadre que vous avez placé.

Dans les troupes de sauvetage, il y a des rapports quotidiens et nous vivons tous au même endroit, c'est plus facile de déceler les problèmes. De "sentir" quand quelque chose ne tourne pas rond.

Mais si vous n'êtes pas sur place, organisez un pointage régulier avec la personne. Un pointage hebdomadaire au début de la délégation est un minimum. J'ai bien dit pointage, et pas réunionite.

Mais vous pouvez aussi faire des pointages spécifiques en fonction du plan d'action établi en début de projet.

Pour cela, j'utilise Workflowy.
L'idée ?

Quand vous avez une grande équipe, ou plusieurs fournisseurs, vous déléguez des tâches. Mais comment contrôlez que le travail est fait, dans la qualité convenue ?

Lors de ma réunion, je vais saisir l'échéance à laquelle je souhaite que le travail soit fait... Puis je vais créer un lien bidirectionnel pour me rappeler que l'échéance arrive.

Ainsi quand je planifie mes semaines / journées, je peux voir les différentes échéances, des différents projets, qui se trouvent au même endroit (mon agenda).

Cet aspect du suivi des tâches est critique. Il fait toute la différence dans la gestion de votre délégation.

Même si vous utilisez un logiciel pour collaborer sur un projet (comme Meistertask), vous aurez quand même besoin d'anticiper certaines échéances.

6. Soyez conséquent si le travail n'est pas bien fait

Là, plusieurs écoles.

Pour ma part je différencie deux choses : si le résultat a été manqué à cause des comportements (ou l'absence de comportement) de la personne, je n'accepte pas et je lui fais une remarque, en demandant ce qu'elle va changer pour que cela n'arrive moins dans le futur.

Mais si la situation a changé, si un risque se produit... (ou que l'on a décidé de ne pas considérer car trop improbable et donc trop coûteux à gérer), je reste relax, et je me rappelle de la "clause de réserve" si importante aux stoïciens.

"J'écriais un livre" (objectif) "si rien ne m'en empêche" (clause de réserve).

7. Pourfendre la justification

Je ne sais pas vous, mais la justification me fatigue. Et si vous avez un chef ou un client que vous avez déçu, vous vous facilitez la vie en apprenant à dire ces 3 phrases sans gêne : "j'ai fait une erreur, je m'excuse, je ne sais pas".

En tant que leader, coupez court à la justification, vous ne voulez pas des victimes dans votre équipe.

Pour terminer la délégation

Déléguer est une compétence qui nécessite de l'organisation ET de la communication. Ce n'est pas pour rien que des livres sur le sujet existent.

Les points que je viens de citer ne vous garantissent pas une bonne délégation (cela serait prétentieux), mais ils augmentent vos chances d'améliorer rapidement votre délégation.

Pour aller plus loin dans l'art de collaborer avec les autres, je vous recommande 2 livres (que vous soyez un coach, un freelance ou un manager de 50 personnes).

• Comment réussir à travailler avec presque tout le monde de Lucy Gill
• Manager par l'approche systémique de Dominique Bériot

Julien