L'autre jour, je regardais un dirigeant me décrire sa semaine.

Trente projets ouverts. Aucun terminé. Et cette phrase que j'entends chaque semaine en accompagnement :

« Peu importe mes efforts pour prioriser, tout finit prioritaire. »

Vous connaissez ce sentiment. Vous arrivez le lundi avec une liste. Vous repartez le vendredi avec la même liste, en plus longue. Entre les deux, vous avez couru toute la semaine. Et le retard, lui, s'est creusé.

Ce n'est pas un problème de motivation. Ce n'est pas un problème de discipline non plus. C'est structurel. La manière dont vous décidez quoi faire en premier est cassée.

Dans cet article, je vais vous montrer une autre manière de prioriser. Une matrice qui repère deux choses : les projets qui vous ruinent en silence, et ceux qui peuvent rapporter gros pour un minimum de ressources.

Au passage, je vais vous expliquer pourquoi je déconseille à mes clients la fameuse matrice d'Eisenhower.

Quand vous avez trop de priorités, vous n'en avez plus aucune

Reprenons votre situation de départ. Vous êtes entrepreneur. Vous voyez des problèmes, ça vous donne des idées, vous exécutez. Vos idées deviennent des projets. Vos projets se terminent.

Et quand un projet se termine, ça génère quoi ?

Du cash. De la réputation. Et accessoirement, le droit de développer votre boîte sans bosser tous les soirs.

Mieux : avec des équipes qui connaissent vos priorités, vous pouvez partir trois semaines. Vous revenez, et l'entreprise vaut plus que quand vous êtes parti.

Sauf qu'aujourd'hui, vous ressemblez plutôt à ce bonhomme tendu, écrasé sous la pile.

Vous avez trop de priorités en cours, donc plus rien n'est prioritaire, sauf ce qui est bruyant et pressant. Et ce qui est bruyant change tous les jours.

Vous avez des priorités qui se battent entre elles. Améliorer le produit existant ou lancer le nouveau. Vous êtes au milieu, tiraillé.

Et parfois vous avez carrément de mauvaises priorités : un projet facile que vous croyez important, sur lequel vous mettez toute votre énergie, alors qu'il ne change rien à la trajectoire de votre boîte.

Pendant ce temps, les vrais projets de fond restent au fond de la pile. Documenter vos process, poser vos checklists, structurer votre organisation pour l'ère de l'IA. Stratégiques, mais jamais au-dessus de la pile. Parce qu'il y a toujours plus urgent.

La règle de Weinberg : plus de projets, moins de temps pour chacun

Voici le piège que personne ne vous montre.

Il existe une règle, la règle de Weinberg : plus vous avez de projets en cours, moins vous avez de temps pour chacun d'eux.

Vous allez me dire : logique. Dix heures pour deux projets, ça fait cinq heures par projet.

Eh bien non.

Parce qu'il y a du temps perdu dans la transition entre le projet A et le projet B. Et surtout, pendant que vous bossez sur A, le projet B vous envoie des urgences. Le projet C aussi. Le projet D également.

Résultat ? Plus vous avez de projets en parallèle, plus chacun avance lentement. Les sollicitations, les relances, la coordination grignotent tout.

Ce temps perdu, il ne va pas sur vos autres projets. Il part dans un nouveau projet fantôme qui s'appelle « gérer tous les projets en cours ». Le monstre des urgences se nourrit de votre dispersion.

Marie-Laure, que j'ai accompagnée, me l'a résumé après avoir vu un simple dessin que je lui avais fait :

« Je me suis dit que c'est bête : forcément que mes projets n'avancent pas si j'en ai dix en même temps. Ce n'est pas humain, ça ne peut pas passer. » — Marie-Laure, co-gérante de pépinières

Le dessin en question montrait le temps consacré à un projet, puis à dix. Parfois, un petit schéma vaut mille discours.

Pourquoi la matrice d'Eisenhower vous enferme dans les urgences

Quand on galère à prioriser, on dégaine souvent la matrice d'Eisenhower. Deux axes : l'urgence et l'importance. Quatre cadrans.

J'aime bien lui reconnaître trois utilités.

La première : poser un diagnostic. Au début d'un accompagnement, je regarde combien de temps vous passez dans chaque cadran. À la fin, je compare. Ça mesure une transformation.

La deuxième : ouvrir la discussion sur « urgent n'égale pas important ». J'ai deux générateurs de chaos/amour à la maison, mes fils. Quand l'un hurle au supermarché, c'est urgent, pas important. Mais un enfant qui avale une pièce et s'étouffe en silence, c'est l'inverse : aucun bruit, et pourtant vital. Les apparences sont trompeuses.

La troisième utilité, ma préférée : repérer les charlatans. Les experts de productivité qui vous recommandent la matrice d'Eisenhower comme outil de priorisation ne l'ont jamais vraiment utilisée. Sinon, ils sauraient que « urgent » et « important » sont deux notions floues et fluctuantes.

Parce que c'est là le vrai problème.

Si je dors mal, je priorise autrement. Si j'ai déjeuné avec un client, je priorise ce client. Si je viens de lire mes mails, je priorise le plus récent. C'est le biais de disponibilité : ce qui est frais dans votre tête pèse plus lourd que ce qui demande un effort de mémoire.

L'importance perçue fluctue. Donc elle provoque une accumulation de projets. Exactement comme les urgences.

Pire encore : une tâche qui n'est ni urgente ni importante aujourd'hui le deviendra à mesure qu'on approche de son échéance.

Comme elle n'est pas planifiée, elle n'est pas faite. Et elle finit par exploser en urgence. Vous voilà coincé dans la boucle. J'ai détaillé tout ça dans mon article sur pourquoi les gens productifs n'utilisent pas la matrice d'Eisenhower.

Les deux autres fausses solutions

La matrice d'Eisenhower n'est pas la seule impasse.

La deuxième fausse solution, c'est de rester au niveau des tâches. Vous prenez votre liste du lundi et vous jouez au Tetris dans votre agenda. Vous casez un maximum de blocs. Sauf que tant que vous ne montez pas au niveau des projets, vous vous faites avoir par les tâches qui paraissent inoffensives sur le moment.

La solution est simple : montez d'un cran. Passez à la gestion des projets. Périmétrez chaque projet, puis redescendez aux tâches. D'un coup, tout devient plus clair. C'est l'une des méthodes d'organisation qui change vraiment la donne.

La troisième fausse solution, c'est la réactivité. L'entrepreneur héros qui tient sa boîte à bout de bras, persuadé que sans lui tout s'effondre. Et oui, tout s'effondre sans vous, parce que vous avez tout construit pour que ça dépende de vous.

Posez-vous la vraie question. Combien de temps voulez-vous mettre votre vie au service de votre boîte ? Ne serait-il pas plus malin de faire l'inverse, et de mettre votre entreprise au service de votre vie ?

L'IA multiplie par 100 la valeur de savoir prioriser

Un mot sur l'IA, parce qu'elle change la donne.

L'IA rend accessibles des projets qui ne l'étaient pas. Pour coder la matrice dont je vais vous parler, j'aurais dû trouver un développeur, comparer des devis, attendre son retour de vacances, faire des allers-retours d'emails. Des semaines. Des milliers d'euros.

Aujourd'hui, je le fais en deux heures avec un abonnement à 100 balles. Et là est le piège.

Quand tout devient accessible, sans cadre pour choisir où mettre vos ressources, vous partez en sucette. Vous vous dispersez plus vite.

Il y a une idée attribuée à Kevin Kelly : Internet a rendu les gens intelligents plus intelligents, et les gens stupides plus stupides.

Pour l'IA, c'est pareil. Elle rend les gens organisés plus efficaces, et les gens dispersés encore plus dispersés.

L'IA n'est qu'un levier. Si vous l'appuyez sur du vide, vous brassez du vent plus vite. C'est tout l'enjeu du modèle RAIL, que je détaille ailleurs.

Donc la valeur de savoir prioriser n'a pas augmenté un peu. Elle a été multipliée par cent.

La vraie réalisation : il vous faut un critère objectif

Avant l'outil, avant la méthode, il y a une prise de conscience.

Il vous faut un critère plus objectif que la technique du doigt mouillé. Plus objectif que « urgent » et « important », qui dansent au gré de votre sommeil, de votre dernière conversation, de la dernière vidéo que vous avez regardée.

Sans critère objectif, vous priorisez avec votre humeur. Et votre humeur n'a aucune envie de finir vos projets de fond.

C'est ce qui a débloqué Rémi, dirigeant de trois entreprises (60 salariés, 13 M€ de chiffre d'affaires), que j'ai accompagné en A90J :

« Mes sujets stratégiques, comme je devais bosser dessus tout seul, étaient repoussés en fin de journée. Ils arrivaient au moment où j'avais le moins d'énergie. En affectant 30 % de mon temps aux sujets stratégiques, c'était largement suffisant pour les faire avancer beaucoup plus vite. » — Rémi, Président de CMT CREEA

Rémi est passé de six jours de travail par semaine à trois. Pas en travaillant plus dur mais en arrêtant de prioriser à l'humeur.

La matrice des coûts cachés, en pratique

Voici la matrice que je recommande à la place. Elle repose sur deux critères concrets, pas sur votre ressenti du moment.

Premier critère : le coût caché de chaque projet. Qu'est-ce que ça vous coûte, en silence, de ne pas le terminer ? Réputation entamée, retard qui s'accumule, stress qui infuse, qualité qui se dégrade.

Deuxième critère : les efforts requis pour le boucler. Les ressources nécessaires pour l'amener à son terme.

La méthode tient en trois temps.

1. Listez vos projets. Tous. Sortez-les de votre tête et mettez-les noir sur blanc.
2. Notez le coût caché de chacun. Que se passe-t-il, concrètement, si ce projet traîne encore six mois ?
3. Notez les efforts requis pour le terminer. Soyez honnête sur les ressources.

Une fois vos projets positionnés, vous obtenez trois zones.

Les pièges. Peu de coût caché, beaucoup d'efforts à fournir. Ces projets vous attirent parce qu'ils brillent, mais ils ne changent rien à votre trajectoire. Mon conseil ? Procrastinez-les. Oui, vous avez bien lu : je vous recommande de procrastiner certaines choses.

Les réussites rapides. Beaucoup de coût caché, peu d'efforts pour terminer. C'est l'or. Si vous en avez dans cette zone, estimez-vous chanceux et foncez maintenant. Ce sont les mêmes que vous repère la loi de Pareto : peu d'efforts, gros résultats.

Les projets de fond. Coût caché élevé et efforts élevés. Ceux-là, vous ne les expédiez pas. Vous les planifiez, vous les cadrez, vous les faites avancer régulièrement. Un seul à la fois, fini avant d'en démarrer un autre.

La différence avec la matrice d'Eisenhower ? Vous ne demandez plus « est-ce urgent, est-ce important ». Vous demandez « qu'est-ce que ça me coûte de ne pas le faire, et qu'est-ce que ça me coûte de le faire ? ». Deux questions auxquelles votre humeur du lundi matin n'a pas voix au chapitre.

Ce que ça change vraiment

Quand vos critères deviennent objectifs, deux choses arrivent.

Vous arrêtez de dire oui à tout. Marie-Laure dit beaucoup plus non depuis qu'on a commencé : « Je n'ai pas de problème à dire non, parce que je sais ce que ça me coûte de dire oui. »

Et vous finissez ce que vous commencez. Cadrer un projet, le terminer, puis en prendre un autre. Au lieu d'avoir dix chantiers à moitié ouverts qui se sabotent les uns les autres.

Le retard arrête de se creuser. La charge mentale baisse. Vous récupérez vos soirées.

C'est moins spectaculaire qu'une nouvelle appli ou un nouvel outil IA. Mais c'est ça qui sépare le 5 % qui avance du 95 % qui s'agite.

J'ai présenté cette matrice en détail, schémas à l'appui, dans une vidéo sur ma chaîne. Si vous voulez voir comment positionner concrètement vos projets dans les trois cadrans, je vous invite à la regarder.

Et si vous voulez aller plus loin, vous pouvez recevoir la vidéo dans laquelle je montre comment utiliser la matrice.

Et pour utiliser la matrice, c'est ci-dessous :